Khi gặp khủng hoảng tài chính, tiết kiệm chi phí là một trong những giải pháp thường được doanh nghiệp lựa chọn triển khai trước nhất nhằm hy vọng “cứu vớt” tình hình. Tuy nhiên, sự thật đáng buồn là chỉ có 11% doanh nghiệp có thể duy trì được việc “thắt lưng buộc bụng” trong ba năm đầu [1]. Thêm vào đó, chưa đến một nửa công ty có thể đạt mục tiêu tiết kiệm của năm đầu tiên [2].
Nguồn cơn của sự vụ này là do đâu? Nếu nói ngắn gọn thì nguyên nhân chủ yếu là do cắt giảm nhanh, đột ngột mà không phân tích kỹ lưỡng lợi-hại.
Đọc thêm:Vai trò của kế hoạch tài chính trong việc bảo vệ doanh nghiệp trước khủng hoảng
Khi quyết định cắt giảm chi phí lại phản tác dụng
Chỉ 43% lãnh đạo đạt được mục tiêu tiết kiệm trong năm đầu tiên cắt giảm chi phí; chỉ 6% doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội vàng để đầu tư mà không làm mọi thứ phức tạp hơn [2].
Đưa ra quyết định đột ngột mà không có dữ liệu
Khi gặp khó khăn tài chính, doanh nghiệp thường cắt giảm chi phí ở những lĩnh vực không mấy quan trọng như:
– Các hoạt động marketing, quảng cáo, quan hệ công chúng, chương trình khuyến mãi, v.v.
– Chi phí đi lại như công tác, hội nghị, giải trí, v.v.
– Các hoạt động đào tạo nhân sự, trang thiết bị văn phòng và công nghệ
– Tạm dừng toàn bộ hoạt động tuyển dụng để tiết kiệm chi phí nhân sự
Nhiều doanh nghiệp cắt giảm chi phí một cách vội vã mà không xem xét dữ liệu trước, dẫn đến thiếu hụt tài nguyên, nhân sự và vốn cho những dự án quan trọng, chẳng hạn như năng suất giảm sút do nhân viên bị quá tải công việc, mất lòng tin do chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ giảm và hệ thống lỗi thời gây trì hoàn, v.v.
Đọc thêm:Làm thế nào để bảo vệ dữ liệu của bạn khi nhân viên thôi việc
Chính vì vậy, trước khi cắt giảm, lãnh đạo cần xem xét mọi dữ liệu về quy trình làm việc và tài chính nhằm xác định những nút thắt cổ chai, những yếu tố gây lãng phí cũng như những bộ phận và mô hình chi tiêu nào thực sự cần được chú ý.
Cắt giảm chi phí kiểu “phết bơ đậu phộng”
“Phết bơ đậu phộng” [3]là một phương pháp cắt giảm chi phí đồng đều toàn doanh nghiệp, nghĩa là mọi phòng ban hoặc dự án đều phải chịu một mức cắt giảm như nhau. Cách gọi này xuất phát từ việc bơ đậu phộng được phết đều khi làm bánh mì sandwich.
Thoạt nghe thì đây có vẻ như là một biện pháp hợp lý nhưng đây lại một hành động nguy hiểm vì nó không cân nhắc ưu tiên, nhu cầu khác nhau của từng bộ phận. Chưa kể đến một hệ lụy khác của giải pháp này chính là làm nhân viên nản lòng. Hành động này có thể khiến các nhà lãnh đạo trông như đang trừng phạt những đội nhóm xuất sắc, “phóng đại” khối lượng công việc và căng thẳng hiện có thay vì giải quyết cốt lõi của vấn đề là sự lãng phí.
Đọc thêm:CFO Vận Hành (Operational CFO) vs COO: Kết Nối Tài chính và Vận Hành
Tóm lại, mặc dù việc cắt giảm theo tỷ lệ phần trăm cố định, đồng nhất nghe có vẻ đơn giản nhưng lại tạo ra thêm nhiều vấn đề hơn cho công ty. Một cách tiếp cận chiến lược và tinh tế hơn là điều cần thiết để quản lý chi phí hiệu quả.
Sa thải hàng loạt
Việc cắt giảm chi phí bằng cách sa thải thường gây phản tác dụng nghiêm trọng, đặc biệt là khi chi phí tuyển dụng nhân tài mới/ trợ cấp thôi việc cao gấp đôi so với việc giữ chân nhân viên hiện tại. Chưa kể đến việc sa thải hoặc giảm phúc lợi của nhân viên còn có thể gây ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của cá nhân.
Giảm số lượng nhân viên cũng đồng nghĩa là doanh nghiệp phải chấp nhận:
– Mất đi kỹ năng, kinh nghiệm và “bí mật” trong ngành đã được tích lũy trong nhiều năm
– Dịch vụ giảm chất lượng do những nhân viên còn lại phải đảm nhận khối lượng công việc vượt khả năng của họ
– Nhân sự trở nên lo sợ trước thay đổi hoặc thử thách bản thân với những ý tưởng mới
– Danh tiếng của công ty bị tổn hại, nhất là trong các đợt sa thải
Những nhân viên ở lại không chỉ phải gánh thêm công việc mà còn chịu áp lực, căng thẳng, lo lắng và nguy cơ bị kiệt sức. Ban đầu, rất có thể họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn để giữ việc nhưng họ không thể duy trì nhịp độ đó mãi. Kết quả cũng dễ đoán thôi, đó là một khi vượt quá khả năng chịu đựng, nhân viên sẽ “dứt áo ra đi” và doanh nghiệp lại tiếp tục bị “chảy máu chất xám”.
Đọc thêm:Nhân viên “rắc rối” ư? Có ngay giải pháp!
Thay vì sa thải tùy tiện, công ty nên lắng nghe ý kiến của nhân viên không chỉ nhằm xác định các khoản lãng phí mà còn đảm bảo duy trì tinh thần và năng suất của nhân viên. Hơn nữa, thu thập phản hồi theo định kỳ còn giúp nhận diện sớm các vấn đề để doanh nghiệp có thể khắc phục kịp thời.
Đâu là giải pháp tiết kiệm chi phí tối ưu mà doanh nghiệp không phải mạo hiểm?
Tối ưu hóa quy trình
Mục đích của việc tối ưu hóa quy trình là nâng cao hiệu quả trong các hoạt động hiện có. Thông qua việc xác định các lĩnh vực cần tối ưu hóa, doanh nghiệp cũng có thể phát hiện ra các nút thắt. Để tối ưu hóa quy trình hiệu quả, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ dữ liệu hiện có, phân tích từng chỉ số hiệu suất, xác định xu hướng và loại bỏ các nút thắt.
Một khi công ty đã thấu hiểu rõ thực trạng tài chính hiện tại và mục tiêu cần cắt giảm, việc cắt giảm sẽ suôn sẻ hơn, hạn chế tổn hại đến các chức năng quan trọng.
Thêm vào đó, việc khai thác dữ liệu còn cho phép các doanh nghiệp xây dựng mô hình dự đoán để đoán trước những thay đổi và cơ hội trong tương lai, từ đó điều chỉnh quy trình để giảm thiểu rủi ro đồng thời thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục, tinh chuẩn quy trình, phân bổ tài nguyên hợp lý cho đào tạo, đầu tư và những hoạt động khác.
Tận dụng công nghệ
Doanh nghiệp có thể cân nhắc những giải pháp công nghệ sau:
– Tự động hóa: Các quy trình hành chính thường tiềm ẩn những khoản chi phí gián tiếp nhưng tự động hóa có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu những chi phí này từ 15-20% trong khoảng 12-18 tháng sau khi triển khai tự động hóa ⁴.
– Công nghệ đám mây: Doanh nghiệp có thể cân nhắc triển khai giải pháp nền tảng đám mây để giảm bớt gánh nặng đầu tư cho các phần cứng, đồng thời:
+ Giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công
+ Nâng cao hiệu suất vận hành
+ Phân bổ tài nguyên hợp lý hơn
+ Dễ dàng cộng tác
– Phân tích dữ liệu: Cung cấp công cụ phân tích chuyên sâu hỗ trợ doanh nghiệp “phát hiện” những cơ hội tiết kiệm (vd: trong quy trình thu mua hoặc quản lý nhân sự). Phân tích dựa trên AI hỗ trợ các doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt và kịp thời để quản lý tối ưu dòng tiền.
Hệ thống Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM): Giúp cải thiện dịch vụ và tương tác với khách hàng, triển khai các chiến dịch marketing cá nhân hóa, cũng có thể giúp thúc đẩy hiệu quả và doanh thu.
Đọc thêm:Công nghệ có thể thay thế vai trò của các CFO?
Một giải pháp tiên tiến hàng đầu mà TRG International muốn giới thiệu đến bạn chính là phần mềm Quản lý hiệu suất doanh nghiệp (EPM), một giải pháp mạnh mẽ tập hợp tất cả dữ liệu tài chính từ nhiều nguồn khác nhau (kế toán, ERP, CRM, nhân sự, v.v.) về một hệ thống duy nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi chi phí một cách tự động và chính xác hơn.
Giải pháp cho phép các nhà lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt tình hình tài chính của công ty, thường là thông qua các dashboard trực quan, dễ hiểu và phân quyền theo vai trò.
Đọc thêm:Đã đến lúc thay Excel bằng EPM (phần mềm quản lí hiệu suất)
Các hệ thống EPM với các thuật toán dự đoán và các công cụ tiên tiến phục vụ cho việc lập kế hoạch theo kịch bản cho phép người dùng dự đoán các kết quả tài chính khác nhau và so sánh thực tế với ngân sách để xác định các khoản vượt chi và tiềm năng tiết kiệm.
Nền tảng hợp nhất này quy trình hợp nhất thông tin thủ công, tạo thuận tiện để nhân viên và lãnh đạo giám sát năng suất thông qua một nền tảng tập trung.
Tìm hiểu thêm về giải pháp EPM, đặc biệt là lợi ích khi tận dụng EPM để lập ngân sách thông qua webinar này ▶️ Lập ngân sách – Từ thủ công đến linh hoạt
Trong bối cảnh suy thoái kinh tế như hiện nay, các doanh nghiệp khó tránh khỏi việc phải hy sinh một số thứ để duy trì hoạt động hàng ngày. Dù vậy, những quyết định hấp tấp vì lo sợ hoặc làm theo số đông mà không cân nhắc dữ liệu thực tế có thể phản tác dụng.
Trong nỗ lực tối ưu hóa chi phí, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn chuyển đổi số với các giải pháp đám mây. Mặc dù đám mây không phải là giải pháp toàn diện cho mọi khủng hoảng nhưng đám mây cung cấp sự linh hoạt và bảo mật cần thiết để các CFO và lãnh đạo doanh nghiệp tập trung vào các sáng kiến chiến lược quan trọng hơn.
Còn bạn thì sao? Khi doanh nghiệp bạn phải đối mặt với bài toán chi phí hóc búa, bạn chọn giải quyết như thế nào?
Nguồn:
1. https://www.financealliance.io/5-cost-reduction-strategies/
2. https://www.gartner.com/smarterwithgartner/7-cost-reduction-mistakes-to-avoid
3. https://www.linkedin.com/pulse/what-dod-budget-cuts-taught-me-peanut-butter-spread-lorna-tedder-apgke
4. https://www.mckinsey.com/industries/automotive-and-assembly/our-insights/how-industrial-companies-can-cut-their-indirect-costs-fast
