Giải pháp quản lý ngân quỹ (treasury management solution, TMS) là phần mềm chuyên dụng giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền cũng như mọi giao dịch với ngân hàng trong thời gian thực. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn ưu tiên lựa chọn dùng bảng tính hoặc Excel cùng với quy trình thủ công để xử lý những tác vụ quản lý ngân quỹ phức tạp này.
Vậy doanh nghiệp có cần một giải pháp quản lý ngân quỹ không? Câu trả lời ngắn gọn là có!
Tuy nhiên, loại giải pháp và mức độ phức tạp cần thiết sẽ phụ thuộc rất nhiều vào quy mô, ngành nghề và hoạt động tài chính cụ thể của từng doanh nghiệp.
Đọc thêm: 10 Sai Lầm Thường Gặp trong Dự Báo Tài Chính & Cách Phòng Tránh
Khi bạn chìm ngập trong “mê cung” bảng tính
Nếu không có giải pháp quản lý ngân quỹ chuyên dụng, điều gì sẽ xảy ra?
Không khó để tưởng tượng việc bộ phận ngân quỹ phải liên tục “vật lộn” với các quy trình giấy tờ nhập nhằng, nhiêu khê. Trung bình, họ có thể lãng phí hơn 26 giờ mỗi tuần, tương đương với 1.400 giờ mỗi năm cho các công việc tốn thời gian nhưng lại đem lại giá trị thấp, lặp đi lặp lại như theo dõi tiền mặt và đối chiếu giao dịch.
Quy trình thủ công khiến bộ phận ngân quỹ gần như không có thời gian nghỉ ngơi, chưa kể còn mang đến hàng loạt vấn đề như:
– Thủ tục rắc rối gây khó khăn cho việc kiểm toán
– Dễ mất dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố
– Phụ thuộc quá nhiều vào một vài nhân viên cốt cán am hiểu hệ thống, quy trình
– Tùy chọn sao lưu và phục hồi hạn chế
Đọc thêm:Doanh nghiệp bạn đang lãng phí tiền để xử lý hóa đơn! Đây là giải pháp
TuyExcel và những phần mềm bảng tính có vẻ quen thuộc, nhưng chúng lại là một “quả bom hẹn giờ”, tiềm ẩn nhiều rủi ro. Những lỗi nhập dữ liệu diễn ra quá thường xuyên chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến những kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp. Đáng nói là chỉ 26% lãnh đạo tài chính cho biết họ có khả năng nắm rõ tình hình tài chính và dòng chảy của tiền trong doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là hầu hết doanh nghiệp không tận dụng được dữ liệu hoặc không có trong tay thông tin chính xác, khiến lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên cảm tính.
Khi lượng dữ liệu ngày càng tăng, việc quản lý bảng tính sẽ khó khăn hơn và việc kiểm soát thông tin sẽ gần như bất khả thi. Quy trình kém hiệu quả thường khiến tài nguyên “nằm im bất động” trong tài khoản doanh nghiệp trong khi nó hoàn toàn có thể được tận dụng để tạo ra lãi nếu được quản lý hiệu quả hơn.
Tiền mặt vẫn là vua: Góc nhìn từ các chuyên gia ngân quỹ
Trong một bài viết đăng trên EuroFinance, các chuyên gia ngân quỹ cấp cao đã chia sẻ cách họ đang định hình lại chiến lược quản lý:
– Thay đổi tư duy: Coi tiền mặt là thiết yếu hơn là một lựa chọn.
– Nâng tầm ảnh hưởng: Nêu bật tầm ảnh hưởng của quản lý ngân quỹ vượt ra ngoài các chức năng cốt lõi.
– Công nghệ là tất yếu: Nhận thức vai trò quan trọng của công nghệ đối với khả năng hiển thị dòng tiền.
“Doanh thu là phù phiếm, biên lợi nhuận là thực tế—nhưng tiền mặt vẫn là vua”, Jeremy Reedus, Phó Chủ tịch kiêm Thủ quỹ Toàn cầu của Varel Energy Solutions, đã chia sẻ.
Giải pháp quản lý ngân quỹ hiệu quả cho phép thủ quỹ truy cập dữ liệu nhanh chóng, từ đó đưa ra quyết định tốt hơn dựa trên thông tin thực tế thay vì các báo cáo lỗi thời.
Bruce Edlund, Giám đốc Tập đoàn kiêm Trợ lý Thủ quỹ tại Cloud Software Group, chia sẻ rằng trước đây, đội ngũ của ông chỉ làm việc bằng các công cụ nội bộ. Giờ đây, với giải pháp quản lý ngân quỹ TMS, họ không chỉ tự động hóa nhiều quy trình khác nhau mà còn nắm bắt gần như 100% thực trạng dòng tiền trong toàn doanh nghiệp.
Đọc thêm:Spreadsheet vs. Giải pháp Đám mây trong Quản lý Vận hành Doanh nghiệp
Liệu doanh nghiệp bạn có cần một giải pháp quản lý ngân quỹ chuyên dụng?
Để trả lời câu hỏi trên, chúng ta trước tiên hãy phân tích dựa trên quy mô doanh nghiệp.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB)
Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không có bộ phận ngân quỹ riêng mà công việc sẽ do bộ phận kế toán/ hành chính đảm nghiệm. Giải pháp TMS có thể là một “trợ thủ đắc lực” hỗ trợ bộ phận tài chính bằng cách:
– Loại bỏ các bảng tính tốn thời gian, tổng hợp các thông tin về giao dịch, tài khoản ngân hàng trên một nền tảng nhằm thuận tiện để theo dõi tình hình, tránh thấu chi và xác định số tiền nhàn rỗi để đầu tư.
– Thực thi kiểm soát tự động và thiết lập quy trình phê duyệt nhiều lớp cho các khoản thanh toán, nhờ đó giảm đáng kể gian lận.
– Tăng cường tính linh hoạt để xử lý khối lượng giao dịch và tài khoản ngân hàng ngày càng tăng khi doanh nghiệp phát triển.
Đọc thêm:Quy trình đối chiếu ngân hàng của bạn có thể hiệu quả hơn không?
Doanh nghiệp vừa và đang phát triển
Các doanh nghiệp này có thể sẽ hợp tác với nhiều khách hàng, đối tác quốc tế nên thường phải xử lý các loại tiền tệ khác nhau và quản lý các danh mục đầu tư/ nợ phức tạp hơn. Đây chính là lúc một hệ thống TMS mạnh mẽ trở nên thiết yếu nhằm giúp:
– Tập trung và chuẩn hóa các quy trình ngân quỹ trên khắp các đơn vị và công ty con.
– Ứng phó tốt hơn trước những rủi ro ngoại hối và biến động lãi suất.
– Thắt chặt mối quan hệ với ngân hàng thông qua một giao diện duy nhất, thậm chí giúp đàm phán các điều khoản tốt hơn.
Giải pháp quản lý TMS chuyên dụng có thể giúp bộ phận ngân quỹ củng cố vị thế chiến lược của mình, tận dụng những tính năng phân tích, dự báo chuyên sâu của hệ thống để đưa ra quyết định sáng suốt hơn về cơ cấu vốn, đầu tư và tài trợ.
Đọc thêm:TRG hợp tác với CS Lucas: Tối ưu hóa quản lý tài chính doanh nghiệp
Tập đoàn lớn
Đối với những tập đoàn quốc tế, giải pháp quản lý ngân quỹ là một thành phần không thể thiếu trong hệ thống quản lý tài chính toàn diện của họ. Những tổ chức có phạm vi toàn cầu này thường có mạng lưới tài khoản ngân hàng và các khoản vay quy mô lớn và phức tạp, trải rộng khắp nhiều quốc gia và múi giờ khác nhau. Điều này đồng nghĩa với việc họ thường xuyên phải đối mặt với thị trường biến động, rủi ro tỷ giá hối đoái, rủi ro lãi suất và các yêu cầu pháp lý vô cùng phức tạp, đa dạng từ các khu vực khác nhau.
Chính vì vậy, họ cần một giải pháp TMS mạnh mẽ, tích hợp những tính năng tiên tiến để quản lý nhiều loại rủi ro một cách chủ động và hiệu quả. Một TMS lý tưởng sẽ cung cấp khả năng hiển thị tổng thể về dòng tiền, vị thế thanh khoản và rủi ro tài chính trên toàn cầu, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.
Bên cạnh đó, giải pháp TMS cần phải có khả năng báo cáo mạnh mẽ, cung cấp các báo cáo tài chính chi tiết, kịp thời và có thể tùy chỉnh. Khả năng này không chỉ giúp ban lãnh đạo theo dõi hiệu suất tài chính mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định nghiêm ngặt hiện hành như Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS), Đạo luật Sarbanes-Oxley (SOX) và các quy định về chống rửa tiền (AML), cũng như các quy định tài chính địa phương.
Mặc dù các tính năng và quy mô cụ thể của giải pháp có thể khác nhau, nhưng lợi ích cốt lõi của TMS (tự động hóa quy trình, cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu, giảm thiểu rủi ro và cho phép ra quyết định chiến lược) là rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn quản lý tài chính hiệu quả và thành công lâu dài.
Làm thế nào để triển khai giải pháp quản lý ngân quỹ?
Doanh nghiệp của bạn quyết định triển khai giải pháp TMS. Vây, tiếp theo là gì? Tất nhiên là lập kế hoạch để đảm bảo dự án triển khai diễn ra thành công và đội ngũ của bạn có thể tận dụng tối đa hệ thống.
Hãy cân nhắc một vài yếu tố sau đây:
– Mô hình triển khai (Tại chỗ vs. Đám mây): Lựa chọn mô hình triển khai sẽ ảnh hưởng lớn đến quy mô và chi phí của toàn bộ dự án. Giải pháp Đám mây (điển hình như các giải pháp nền tảng SaaS) ngày càng phổ biến hơn so với những giải pháp on-premise (tại chỗ) do thời gian triển khai nhanh và chi phí thấp.
Đọc thêm:Số hóa hệ thống quản lý tài chính: Chiến lược để chuyển đổi thành công
– Các tính năng thiết yếu: Một giải pháp quản lý ngân quỹ TMS hiệu quả nên tích hợp:
+ Công cụ dự báo dòng tiền chuyên sâu
+ Công cụ quản lý rủi ro (theo dõi biến động tiền tệ, lãi suất, rủi ro đối tác)
+ Tính năng tự động hóa để giảm thiểu những thủ tục giấy tờ, thủ công đồng thời hỗ trợ cho việc kiểm toán trong tương lai
– Bảo mật và tuân thủ: Vì giải pháp TMS thường xuyên xử lý dữ liệu nhạy cảm, hệ thống cần phải có cơ chế bảo mật đa tầng (tường lửa, mã hóa, xác thực hai yếu tố) và biện pháp kiểm soát quản lý người dùng chặt chẽ nhằm hạn chế tối đa nguy cơ bị tấn công.
– Lên kế hoạch triển khai theo từng giai đoạn: Chia nhỏ quá trình triển khai thành nhiều giai đoạn, mỗi công đoạn gắn liền với một mục tiêu cụ thể, rõ ràng, có mốc thời gian thực tế. Đồng thời bạn cũng đừng quên xây dựng một đội ngũ triển khai dự án đa chức năng, bao gồm:
+ Quản lý dự án giàu kinh nghiệm, những người có khả năng điều phối và giám sát toàn bộ quy trình.
+ Chuyên gia về kỹ thuật nhằm đảm bảo rằng mọi khía cạnh công nghệ đều sẽ được xử lý một cách hiệu quả và chính xác.
+ Chuyên gia tài chính, những người sẽ đóng vai trò then chốt trong việc tư vấn và đảm bảo những tính năng của giải pháp TMS thiết thực, sát thực tế và nhu cầu người dùng nhất.
– Đào tạo và giám sát: Nhân viên cần các chương trình đào tạo bài bản, chi tiết. Giải pháp dù cho có hiện đại đến đâu cũng đều sẽ trở nên vô dụng nếu người dùng không được đào tạo đúng cách để tận dụng nó.
Giải pháp quản lý ngân quỹ không còn là đặc quyền của các tập đoàn đa quốc gia. Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, TMS đã trở thành một công cụ thiết yếu, mang lại những lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngành nghề.
Việc áp dụng giải pháp TMS không chỉ đơn thuần là một lựa chọn “có hay không cũng không sao” mà là một “nước cờ” chiến lược, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động tài chính, nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh trong thị trường ngày càng khốc liệt.
Hơn thế nữa, trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và sự phát triển của công nghệ tài chính (FinTech), giải pháp TMS không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là một nền tảng để doanh nghiệp thích ứng với những thay đổi, nắm bắt cơ hội và duy trì lợi thế cạnh tranh. Từ việc tối ưu hóa chi phí đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động, giải pháp quản lý ngân quỹ TMS đang ngày càng chứng tỏ vai trò không thể thiếu trong chiến lược phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp.
Bạn có muốn tìm hiểu thêm về công nghệ trong tài chính và cập nhật thông tin về quản lý ngân quỹ? Đăng ký Blog TRG ngay hôm nay để luôn cập nhật thông tin!
