Để quản lý ngân sách hiệu quả, quản lý không chỉ cần theo dõi chặt chẽ từng con số mà còn phải liên tục tìm kiếm giải pháp nhằm tối ưu hiệu suất của toàn doanh nghiệp.
Tuy nhiên, lập ngân sách không bao giờ là công việc của riêng một bộ phận mà cần có sự tham gia của mọi phòng ban. Quản lý và lãnh đạo có thể nhập số liệu vào file, nhưng để biến dữ liệu thành insight, đưa ra quyết định có tác động thực sự, doanh nghiệp cần thiết lập một “văn hóa quản lý ngân sách”, nơi mọi người đều nhận thức được rằng: mỗi hành động của họ đều ảnh hưởng đến ngân sách chung.
Đọc thêm:Tối ưu hóa quản lý ngân sách doanh nghiệp: Nên dùng phần mềm hay không?
Vì sao cần xây dựng văn hóa quản lý ngân sách?
Kết hợp văn hóa và ngân sách sẽ giúp mọi phong ban cũng như nhân viên nhìn nhận, sử dụng và chịu trách nhiệm với nguồn tài nguyên mà doanh nghiệp đang có. Điều này quyết định cách doanh nghiệp lên kế hoạch, phân bổ chi phí, theo dõi và điều chỉnh ngân sách. Văn hóa quản lý ngân sách khuyến khích các phòng ban chủ động chịu trách nhiệm về chi tiêu và nỗ lực tối ưu chi phí trong phạm vi được phân bổ.
Hơn nữa, văn hóa quản lý ngân sách giúp hạn chế lãng phí, đồng thời tạo điều kiện tối ưu hóa nguồn lực thông qua việc nâng cao tính kỷ luật và minh bạch toàn công ty, đảm bảo nguồn vốn được sử dụng đúng mục đích, vào những lĩnh vực tiềm năng nhất.
Lợi ích của văn hóa quản lý ngân sách không chỉ nằm ở con sốmà còn ở sự gắn kết, khi các cá nhân và đội nhóm hợp tác cùng nhau để đạt mục tiêu chung. Mức độ cộng tác này có thể nâng cao tinh thần nhân viên và tạo ra lực lượng lao động gắn bó, nhiệt huyết với thành công lâu dài của doanh nghiệp.
Đọc thêm:7 yếu tố cần thiết để xây dựng văn hóa dữ liệu trong doanh nghiệp (P1)
Đặc điểm của một văn hóa quản lý ngân sách vững mạnh
Minh bạch và có tinh thần trách nhiệm
Thông tin tài chính được chia sẻ công khai, rõ ràng là nền tảng để quản lý ngân sách hiệu quả. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ hạn mức chi tiêu, nắm được mục tiêu và kế hoạch tài chính tổng thể.
Phù hợp với chiến lược
Xây dựng văn hóa quản lý ngân sách hiệu quả giúp kết nối chi tiêu và chiến lược. Tài liệu ngân sách giải thích cụ thể cách mỗi khoản chi bổ trợ cho sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị và mục tiêu của công ty. Nếu thiếu sợi dây liên kết này, ngân sách sẽ chỉ là một bài tập toán đơn thuần thay vì là một công cụ chiến lược thực thụ.
Phát triển ngân sách theo hướng hợp tác
Để xây dựng văn hóa ngân sách cần đa dạng góc nhìn từ các phòng ban, từ đó giúp dự đoán chính xác hơn, tăng mức độ cam kết, đề cao trách nhiệm chia sẻ, kết nối ngân sách với các ưu tiên lớn hơn của doanh nghiệp.
Linh hoạt và thích ứng
Ngân sách cứng nhắc sẽ nhanh chóng lỗi thời trong môi trường thay đổi. Ngân sách hiệu quả cần thường xuyên được rà soát và điều chỉnh nhưng vẫn duy trì kỷ luật tài chính.
Đo lường hiệu suất
Văn hóa ngân sách trưởng thành phát triển các chỉ số cụ thể để đánh giá đội nhóm hiệu quảt, không hiệu quả hay vượt mục tiêu ngân sách. Cách tiếp cận này tạo tính trách nhiệm đồng thời cung cấp phản hồi hữu ích để cải thiện liên tục.
Đọc thêm:Tự động hoá phân bổ quỹ trong kế toán bảo hiểm với SunSystems
Đặt nền tảng cho quyền sở hữu ngân sách
1. Đảm bảo sự ủng hộ từ lãnh đạo
Văn hóa quản lý ngân sách định nghĩa lại cách cá nhân và doanh nghiệp nhìn nhận, quản lý tài chính. Vì vậy, việc nhận được sự ủng hộ từ lãnh đạo là tín hiệu cho thấy thay đổi cần được ưu tiên trong toàn công ty, không chỉ dừng ở mức phòng ban. Lãnh đạo không chỉ tạo nền tảng mà còn giúp kết nối kết nối IT, Sales, Tài chính và các phòng ban khác nhằm phá bỏ rào cản, tạo sự nhất quán và đảm bảo trách nhiệm trong việc tuân thủ ngân sách.
Để thuyết phục lãnh đạo tham gia xây dựng “văn hóa quản lý ngân sách”, mỗi phòng ban cần chứng minh, trình bày cách ngân sách hỗ trợ trực tiếp các sáng kiến trọng điểm, cần thiết thay vì chỉ liệt kê từng con số.
Một ngân sách đề xuất nên bao gồm:
- Mức độ tác động đến tài chính: ROI dự tính, % chi phí tiết kiệm được, khả năng giảm tắc nghẽn…
- Mức độ tác động đến chiến lược: cơ hội ra mắt sản phẩm mới, mở rộng thị trường, cải thiện trải nghiệm khách hàng…
- Hậu quả nếu không hành động: rủi ro tiềm ẩn, kết quả tiêu cực…
Ví dụ, phòng Marketing nên chứng minh cách ngân sách sẽ hỗ trợnhững hoạt động, chiến dịch thu hút khách hàng tiềm năng trong suốt cả năm như thế nào. Tương tự, IT cần lý giải vì sao nâng cấp phần mềm, triển khai giải pháp tự động hóa sẽ giúp giảm chi phí, nâng cao hiệu quả và giải phóng thời gian cho nhân viên để họ tập trung vào các công việc giá trị cao hơn.
Với cách tiếp cận này, các phòng ban có thể truyền đạt hiệu quả giá trị ngân sách yêu cầu và tăng cơ hội nhận được nguồn lực cần thiết.
Đọc thêm:Từ “mù mịt” đến “sáng rõ”: Bí quyết kiểm soát quy trình P2P
2. Thành lập ủy ban quản lý ngân sách liên phòng ban
Ủy ban này thiết lập phạm vi quản lý tài chính dựa trên tinh thần hợp tác, kết hợp đa dạng quan điểm để đảm bảo các quyết định tài chính phản ánh ưu tiên toàn công ty thay vì lợi ích riêng từng phòng ban. Thành viên ủy ban cần:
- Được chọn dựa trên chuyên môn, không chỉ đại diện phòng ban
- Được hướng dẫn, truyền đạt những KPI, mục tiêu chiến lược, mốc thời gian và yêu cầu trách nhiệm rõ ràng
- Cân bằng giữa công việc ủy ban và công việc hàng ngày
- Có kênh giao tiếp riêng biệt
Ủy ban cần đánh giá xem phân bổ ngân sách có thực tế không, đồng thời cũng không quên thúc đẩy bảo toàn tính minh bạch trong báo cáo tài chính, đảm bảo các bên liên quan hiểu các ưu tiên trong ngân sách.
Đọc thêm:Dana-Farber cắt giảm 40% thời gian lập ngân sách như thế nào?
3. Xác định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng
Nguyên tắc phân quyền đảm bảo quyết định được đưa ra bởi những cá nhân có thẩm quyền và sở hữu thông tin chính xác, mới nhất. Người nắm giữ ngân sách nên là: (1) quản lý bộ phận, những cá nhân trực tiếp quản lý các khoản tài trợ hoặc hợp đồng, (2) người được trao quyền quyết định các vấn đề về ngân sách hàng ngày.
Nhiệm vụ của họ là hiểu rõ mọi biến động diễn ra với ngân sách, hiểu báo cáo và dự báo, từ đó đưa ra quyết định. Một cấu trúc phân quyền quyết định ngân sách hiệu quả cần:
- Ghi nhận vai trò và trách nhiệm
- Xây dựng sơ đồ phân quyền, nêu rõ các cấp độ ra quyết định
- Thiết lập quy trình thao tác chuẩn (SOP) cho các quy trình tài chính quan trọng
- Lên lịch báo cáo định kỳ với đội Tài chính và các bên liên quan
Những người sở hữu ngân sách cần theo dõi thường xuyên hiệu suất so với ngân sách và mục tiêu kinh doanh, điều chỉnh kế hoạch kịp thời và đảm bảo nhân viên hiểu rõ giới hạn chi tiêu. Khi trách nhiệm rõ ràng, họ cũng sẽ sẵn sàng cam kết và thực thi hơn.
Cân bằng giữa phương pháp lập ngân sách từ trên xuống và từ dưới lên
Cả hai phương pháp lập ngân sách trên đều có những ưu điểm riêng:
- Ngân sách từ trên xuống (top-down): Lãnh đạo cấp cao xác định giới hạn, các phòng ban hoạt động trong khuôn khổ đó. Phương pháp này nhanh chóng và hiệu quả vì ít bên liên quan hơn, đảm bảo sự nhất quán với chiến lược, nhưng thường bỏ qua thông tin chi tiết về nhu cầu thực tế của từng phòng ban.
- Ngân sách từ dưới lên (bottom-up): Bắt đầu từ cấp phòng ban, mỗi đơn vị lập ngân sách dựa trên nhu cầu dự kiến của mình. Phương pháp này thường thực tế hơn và tăng cam kết của nhân viên vì họ tham gia trực tiếp vào quá trình lập kế hoạch.
Đọc thêm:Ngân sách chiến lược: Đã đến lúc vượt qua giới hạn một năm?
Nhiều doanh nghiệp hiện nay kết hợp và tận dụng lợi thế của cả hai phương pháp trên. Lãnh đạo giữ vai trò xác định mục tiêu và giới hạn chung, trong khi các phòng ban quyết định chi tiết triển khai. Cụ thể như sau:
- Bắt đầu từ tầm nhìn chiến lược (top-down): Lãnh đạo cấp cao xác định mục tiêu chiến lược, chỉ tiêu tài chính và ưu tiên quan trọng cho kỳ ngân sách tới, hoạch định khuôn khổ cho toàn bộ quá trình và đảm bảo ngân sách các phòng ban phù hợp với định hướng của công ty.
- Kết hợp kiến thức vận hành (bottom-up): Các phòng ban lập ngân sách dựa trên hiểu biết của họ về hoạt động hàng ngày, nhu cầu nguồn lực cũng như những khó khăn có thể diễn ra. Điều này giúp ngân sách thực tế hơn và tạo cảm giác trách nhiệm, thúc đẩy nhân viên nỗ lực đạt mục tiêu ngân sách.
- Lặp lại và điều chỉnh: Các phòng ban giải trình yêu cầu khi cần, trong khi lãnh đạo đảm bảo ngân sách phù hợp với mục tiêu công ty bằng các hướng dẫn và tham số nếu có (ví dụ: mẫu chuẩn, dữ liệu quá khứ, giả định…). Cách này cũng giúp ngăn chặn ngân sách của phòng ban đi lệch hướng.
- Sử dụng công nghệ và công cụ: Các giải pháp lập ngân sách có thể tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, tạo báo cáo và cập nhật theo thời gian thực, giúp đơn giản hóa quy trình và thúc đẩy hợp tác giữa lãnh đạo và phòng ban.
Bằng cách kết hợp chiến lược top-down với kiến thức vận hành thực tế của từng bộ phận, doanh nghiệp có thể lập ngân sách chính xác hơn, thực tế hơn và phù hợp với định hướng, đồng thời cải thiện chất lượng và tính khả thi của kế hoạch
Một văn hóa quản lý ngân sách bền vững là nền tảng cho thành công lâu dài của doanh nghiệp. Quản lý ngân sách hiệu quả phụ thuộc vào cấu trúc quyền sở hữu rõ ràng, bắt đầu từ lời cam kết của lãnh đạo đến nhịp điệu hợp tác liên phòng ban của đội ngũ bên dưới.
Đọc thêm:Bỏ ngay Excel để đón đầu xu hướng quản lý ngân quỹ thông minh
Khi thị trường biến động, phương pháp lập ngân sách cũng phải thích ứng theo. Thay vì xem ngân sách là cố định, doanh nghiệp nên coi nó là công cụ linh hoạt hỗ trợ mục tiêu chiến lược. Kết hợp công nghệ với chuyên môn, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống tài chính linh hoạt hơn, phản ứng hiệu quả trước thay đổi, đồng thời duy trì kỷ luật tài chính cần thiết.
Tuy nhiên, phương pháp lập ngân sách truyền thống thường thủ công hoặc được lập bằng những hệ thống lỗi thời, khó đáp ứng kịp thực trạng kinh tế bất định hiện nay. Trong khi đó, lãnh đạo tài chính và doanh nghiệp cần những thông tin chính xác ngay tức thì và công cụ nâng cao để điều chỉnh ngân sách, kế hoạch và dự báo nhanh chóng.
TRG gợi ý cho bạn webinar “Budgeting: From Manual to Agile”
Webinar này giúp bạn hiểu giải pháp đúng không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình lập ngân sách mà còn giúp doanh nghiệp duy trì ổn định khối “tài sản” giá trị hiện tại: thông tin tập trung, liên tục cập nhật, chính xác và đáng tin cậy.
Khi giải pháp phần mềm làm đúng nhiệm vụ (hỗ trợ bạn thay vì gây khó khăn), ngân sách sẽ không còn là một quy trình mất thời gian, gây mất đoàn kết mà sẽ trở thành công cụ chiến lược giá trị.
Đăng ký xem webinar ngay!
