Ngân sách không chỉ là một công cụ chiến lược cần được cập nhật, cải thiện liên tục để phản ánh đúng thực trạng kinh doanh mà còn cần được thiết lập bằng phương pháp hiệu quả. TRG có thể liệt kê ít nhất năm “trường phái” lập ngân sách khác nhau. Nhưng liệu cứ lập ngân sách bằng bất kỳ phương pháp nào cũng sẽ hiệu quả?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ “so tài” hai cách lập ngân sách tiêu biểu và đối lập nhất. Vậy thì bạn đã sẵn sàng nâng cấp quy trình lập ngân sách cho doanh nghiệp mình chưa?
Tại sao doanh nghiệp cần phải lập ngân sách?
Lập ngân sách dù cho là mục đích hay cho doanh nghiệp thì đều là một quy trình không thể thiếu. Ngân sách đóng vai trò như một lộ trình tài chính, vạch ra giới hạn chi tiêu hợp lý cho mọi phòng ban. Quan trọng hơn hết là lộ trình này là tiền đề giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt dựa trên số liệu cụ thể và đánh giá chính xác các tác động tài chính.
Ngân sách rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp:
– Kiểm soát và minh bạch tài chính: Ngân sách cung cấp một bức tranh rõ ràng về tình hình tài chính của công ty, thuận tiện để theo dõi nguồn tiền thu và chi để tránh vung tay quá trán.
– Xác định mục tiêu và lên kế hoạch: Với cái nhìn tài chính rõ ràng, doanh nghiệp có thể điều chỉnh ngân sách theo các mục tiêu chung, chẳng hạn như mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm mới hoặc tuyển dụng nhân sự.
– Phân bổ nguồn lực: Ngân sách giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn, cho phép quản lý ưu tiên các sáng kiến và đảm bảo từng đồng tiền bỏ ra đều có mục đích và được tận dụng tối đa.
– Đánh giá hiệu suất: Số liệu trong ngân sách sẽ là chuẩn mực để so sánh kết quả thực tế với dự báo. Từ đó, xác định được rủi ro cũng như khía cạnh đang hoạt động tốt hoặc cần cải thiện.
– Duy trì nguồn tài trợ: Một ngân sách rõ ràng, hiệu quả là bằng chứng thiết thực nhất để thể hiện trách nhiệm tài chính của công ty, thu hút nhà đầu tư tiềm năng.
Có nhiều phương pháp lập ngân sách khác nhau, mỗi phương pháp có những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp và mục tiêu cụ thể. Để tìm hiểu sâu hơn về cách lập ngân sách khác, bạn có thể tham khảo những bài viết sau:
⚡Ưu & nhược điểm của 5 phương pháp lập ngân sách phổ biến nhất hiện nay
⚡Lập ngân sách: Biến quy trình thủ công thành linh hoạt
⚡Vượt mốc 5 năm: Làm thế nào lập ngân sách chiến lược
⚡Cách lập ngân sách: Hướng dẫn từng bước để phát triển và quản lý ngân sách
Ngân sách gia tăng và ngân sách lập từ con số 0 là gì?
Về cơ bản, sự khác nhau của hai phương pháp lập ngân sách này nằm ở điểm xuất phát: một cho phép bạn xây dựng dựa trên “nền móng” của ngân sách cũ, cách còn lại yêu cầu bạn phải bắt đầu lại từ “con số 0”.
Ngân sách gia tăng
Với phương pháp lập ngân sách gia tăng, ngân sách năm nay sẽ là “khuôn” cho năm tiếp theo, hầu hết các giả định sẽ được giữ nguyên và chỉ điều chỉnh khi cần thiết (thường là một tỷ lệ phần trăm cố định).
– Ưu điểm: Đơn giản, dễ đoán và dễ thực hiện. Chi phí triển khai thấp và giảm bớt căng thẳng nội bộ.
– Ví dụ thực tế: Trong năm 2025, Công ty A chi $100.000 cho các hoạt động Marketing. Năm 2026, công ty dự tính chi phí cho các chiến dịch Marketing sẽ tăng 10% ($10.000), nâng tổng ngân sách Marketing cho năm sau lên $110.000.
– Nhược điểm: Phương pháp này khuyến khích sự lãng phí và kém hiệu quả (kiểu “tiền còn thì cứ tiêu hết đi”). Các phòng ban dễ bị cám dỗ “thổi phồng” ngân sách vì sợ nếu không dùng hết thì sẽ bị cắt giảm tài nguyên vào năm sau. Thêm vào đó, lập ngân sách theo phương pháp gia tăng cũng thiếu linh hoạt và không đáp ứng đúng thực trạng khi thị trường thay đổi.
Ngân sách lập từ con số 0
Đúng như tên gọi, phương pháp lập ngân sách từ con số 0 (hay ZBB) yêu cầu doanh nghiệp phải xây dựng một bản ngân sách hoàn toàn mới khi bắt đầu mỗi năm tài chính, tức là bắt đầu mọi thứ với số 0 tròn trĩnh. Mọi khoản chi tiêu đều phải được gắn liền với một mục đích rõ ràng, mục tiêu, lợi ích mong muốn và thậm chí là cần bao gồm cả những lựa chọn thay thế để đạt được kết quả tương tự
Ví dụ cũng là Công ty A, nhưng với ZBB, Trưởng phòng Marketing không thể chỉ tăng ngân sách cho 2026 lên 10%. Họ sẽ phải:
– Trình bày kế hoạch chi tiết cho từng chiến dịch và hoạt động.
– Chứng minh việc chi $5.000 cho quảng cáo trên mạng xã hội dự kiến sẽ thu hút bao nhiêu khách hàng.
– Giải thích tại sao cần chi $5.000 để triển khai công cụ chatbot AI mới.
– Đánh giá liệu khoản chi $10.000 cho triển lãm năm ngoái có hiệu quả không.
Tất cả đều phải được chứng minh!
Lợi ích của ZBB:
– Chính xác và chiến lược hơn: Chi tiêu có chủ đích, hỗ trợ mục tiêu kinh doanh rõ ràng.
– Thích ứng hơn: Phản ánh sát sao điều kiện thị trường và doanh nghiệp hiện tại.
– Tiết kiệm chi phí: Khuyến khích loại bỏ những hoạt động lãng phí.
Nhược điểm: ZBB rất “ngốn” nguồn lực (thời gian, công sức và kỹ năng) và đi kèm theo phương pháp này là một “núi” giấy tờ, xung đột nội bộ do các phòng ban cạnh tranh tài nguyên lẫn nhau. Đôi khi, phương pháp này cũng khiến doanh nghiệp bỏ qua các dự án cấp thiết dài hạn (như R&D) vì kết quả không định lượng được ngay.
Tóm tắt điểm khác biệt giữa hai phương pháp lập ngân sách doanh nghiệp:
Doanh nghiệp của bạn nên chọn giải pháp nào để lập ngân sách?
Dù lựa chọn lập ngân sách từ con số 0, theo phương pháp gia tăng hay bằng cách thức nào khác thì cuối cùng vẫn quy về nhu cầu cụ thể và mục tiêu của doanh nghiệp.
– Ngân sách gia tăng: Phù hợp cho những doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm, có chi phí ổn định và muốn mọi thứ đơn giản, dễ đoán.
– Ngân sách từ số 0: Phù hợp với những doanh nghiệp muốn kiểm soát chi phí chặt chẽ, tối ưu hiệu quả và đang trong giai đoạn tái cấu trúc.
Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng phương pháp kết hợp (Hybrid Budgeting) để thích nghi tốt hơn với thị trường bất ổn, nhiều biến động. Ví dụ:
– Sử dụng phương pháp lập ngân sách gia tăng cho các hoạt động cố định hằng ngày.
– Cập nhật lại toàn bộ quy trình bằng ZBB sau mỗi 3-5 năm để “thay máu” và loại bỏ lãng phí.
Hoặc ngay cả với những doanh nghiệp chủ yếu dùng ngân sách gia tăng cũng đang dần chuyển sang ZBB để “soi” và tìm kiếm các cơ hội có thể giúp tiết kiệm chi phí. Suy cho cùng, cách lập ngân sách tốt nhất không phải là phương pháp nào giúp tiết kiệm nhiều hơn mà là phương pháp nào phù hợp nhất với nhu cầu, giới hạn và mục tiêu của doanh nghiệp bạn!
Bạn muốn chuyển đổi quy trình lập ngân sách thủ công sang quy trình linh hoạt hơn? Hãy xem hội thảo trực tuyến theo yêu cầu của dưới đây của TRG để tìm hiểu giải pháp nhé!
