Khi quy trình thu mua và thanh toán (procure-to-pay, P2P) của bạn vẫn còn nhiêu khê, thủ công và sử dụng các hệ thống cũ, lỗi thời thì chẳng khác nào bạn đang lái xe trên đoạn đường tối mịt mà không bật đèn pha. Bạn cứ nghĩ mọi thứ sẽ ổn nhưng đến lúc phát hiện ra chướng ngại vật thì mọi chuyện đã trễ rồi!
Việc không nhìn thấy rõ toàn bộ quy trình P2P đồng nghĩa với việc bạn đang vứt tiền qua cửa sổ, dẫn đến không ít rủi ro mà còn khiến bạn bỏ lỡ nhiều cơ hội. Bài viết này sẽ giúp bạn khôi phục “tầm nhìn” đồng thời gợi ý cho doanh nghiệp bạn làm thế nào để chuyển mình thành công trong kỷ nguyên số.
Chi phí vô hình khi quy trình p2p thiếu minh bạch
Chậm trễ phê duyệt, thất lạc hóa đơn hoặc thanh toán muộn đều có thể đem đến những hậu quả khôn lường.
Về mặt tài chính:
– Hóa đơn bị trùng cứ thế bị bỏ qua
– Các hành vi gian lận nằm ẩn trong bóng tối
– Bạn bỏ lỡ các khoản chiết khấu thanh toán sớm quý giá
Hiệp hội Kiểm tra Gian Lận Chứng nhận (Association of Certified Fraud Examiners– ACFE) khẳng định: Kiểm soát lỏng lẻo chính là tiền đề của những sai phạm tài chính. Khi không thể so sánh được chi tiêu thực tế với ngân sách, bộ phận tài chính chắc chắn sẽ để mất những khoản tiền lẽ ra có thể dùng để phát triển công ty hoặc dùng cho việc đổi mới, đầu tư vào nhân viên.
Đó là chưa kể đến những hệ lụy như nhân viên phải mất hàng giờ để đi tìm hóa đơn giấy, đối chiếu thông tin một cách thủ công hay liên tục gửi email nhắc nhở phê duyệt. Chi phí xử lý một hóa đơn thủ công có thể đắt gấp nhiều lần so với dùng hệ thống tự động. Quy trình kém hiệu quả này không chỉ tốn kém mà còn làm giảm tinh thần làm việc, nhập nhằng kéo dài và làm ảnh hưởng đến cả lòng tin với nhà cung cấp.
Không có dữ liệu mới nhất, được cập nhật liên tục, người quản lý chỉ có thể đoán mò. Bộ phận thu mua không biết nhà cung cấp nào có mức giá tốt nhất, bộ phận tài chính không thể dự báo dòng tiền chính xác và quản lý thì không thể đảm bảo thực thi theo đúng những yêu cầu trên hợp đồng. Công ty chỉ biết đối phó thay vì đi trước một bước, lỡ mất cơ hội và không lường trước được rủi ro.
Đọc thêm: Doanh nghiệp bạn đang lãng phí tiền để xử lý hóa đơn! Đây là giải pháp
Chiến thuật giúp bạn kiểm soát quy trình p2p chặt chẽ hơn
Tin vui là bạn không cần phải sống mãi với những “điểm mù” này. Bằng cách áp dụng những chiến lược thông minh, bạn có thể thiết lập lại trật tự, sự minh bạch và linh hoạt cho quy trình P2P.
Tập trung toàn bộ dữ liệu về một chỗ
Các file lẻ tẻ, nhiều hệ thống kế toán rời rạc đang tạo ra một mê cung thông tin. Các giải pháp hiện đại như Yooz và UniFi có thể giúp giải quyết vấn đề đó bằng cách kết nối mọi nguồn dữ liệu với nhau. Ngoài ra, giải pháp còn cung cấp dashboard trực quan nhằm cho phép quản lý nắm bắt nhanh mọi hoạt động từ mua sắm, thanh toán cho đến hiệu suất của nhà cung cấp.
Việc gom dữ liệu lại không chỉ giúp mọi thứ chính xác hơn mà còn giúp các phòng ban tự tin hơn khi đưa ra quyết định, dựa trên một nguồn thông tin nhất quán và chính xác.
Cải thiện khả năng cộng tác
P2P không chỉ liên quan đến bộ phận tài chính mà còn là một quy trình bao gồm cả thu mua, vận hành, nhà cung cấp và cả lãnh đạo cấp cao. Nếu các bộ phận không phối hợp ăn ý với nhau sẽ dẫn đến rắc rối không cần thiết như sót email phê duyệt hoặc hiểu lầm dẫn đến chậm trễ quy trình.
Các nền tảng như Yooz và UniFi giúp kết nối mọi người thông qua các quy trình làm việc tự động, cơ sở dữ liệu chung, giúp chia sẻ và phê duyệt dễ dàng, ngay cả khi bạn đang ở bên ngoài công ty. Điều này giúp giảm thiểu rắc rối và tăng tốc độ công việc.
Đọc thêm: Vai trò mới của Accounts Payable & những thách thức thường gặp
Số hóa với giải pháp đám mây (Cloud)
Tận dụng hệ thống P2P nền tảng đám mây sẽ giúp công ty bạn trở nên linh hoạt truy cập mọi lúc mọi nơi đồng thời đảm bảo bảo mật. Ví dụ, Yooz là một giải pháp tự động hóa P2P được xây dựng trên nền tảng đám mây. Giải pháp đảm bảo các tài liệu được xử lý và phê duyệt ngay lập tức, bất kể bạn đang ở đâu. Quan trọng hơn, nền tảng này còn được trang bị AI hỗ trợ bạn làm việc hiệu quả hơn.
Với các đội ngũ hay di chuyển hoặc các công ty toàn cầu, sự linh hoạt này là vô giá, đảm bảo rằng mọi thông tin đều rõ ràng và sẵn sàng khi người dùng cần.
Ứng dụng AI và tự động hóa
Những công việc lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, đối chiếu hóa đơn tốn nhiều thời gian nhưng chẳng mang lại giá trị gì. Tự động hóa sẽ thay thế những việc này, còn AI sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn.
Bên cạnh Yooz, UniFi sử dụng công nghệ học máy và AI để tự động xử lý giao dịch, phát hiện điều bất thường, dự đoán xu hướng và tự tối ưu hóa. Hãy tưởng tượng một hệ thống tự động đánh dấu một hóa đơn đáng ngờ hoặc dự đoán khả năng chậm trễ của nhà cung cấp trước khi nó xảy ra. Đó chính là sức mạnh của tự động hóa thông minh.
Đọc thêm:Tự động hóa: Nơi nào cần, nơi nào “đáng tiền”?
TRG giúp bạn nâng cấp quy trình
Tuy công nghệ là một giải pháp mạnh mẽ nhưng sự thay đổi thực sự nằm ở cách triển khai. TRG International đóng vai trò then chốt trong quá trình này.
Với hơn 30 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp chuyên biệt cho từng ngành, TRG kết nối những nền tảng tiên tiến với nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp bạn. Chúng tôi hiểu rằng mỗi công ty là độc nhất, nên cách tiếp cận của chúng tôi cũng sẽ được thiết kế riêng để phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Đọc thêm:Tự động hoá quy trình Thu Mua – Thanh Toán (P2P) với giải pháp từ Yooz
TRG mong muốn trở thành đối tác giải pháp đáng tin cậy, hỗ trợ doanh nghiệp bạn trong hành trình số hóa:
– Kiểm tra toàn bộ quy trình P2P hiện tại của bạn để tìm ra lỗ hổng và rủi ro
– Thiết kế lộ trình phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
– Triển khai giải pháp, hạn chế tối đa gián đoạn
– Hỗ trợ liên tục, đảm bảo hệ thống phát triển cùng với công ty bạn
Sự hợp tác toàn diện này đảm bảo một hành trình suôn sẻ, là đòn bẩy để giúp doanh nghiệp bạn phát triển bền vững và thành công.
Hãy hành động ngay!
Không vì lý do gì mà bạn phải “nhọc lòng” với một quy trình P2P kém hiệu quả. Bằng cách tập trung dữ liệu, hợp tác chặt chẽ, số hóa với giải pháp đám mây và tự động hóa với AI, quy trình của bạn sẽ dần “sang trang”, minh bạch và dễ kiểm soát hơn.
TRG cung cấp công cụ và sự hỗ trợ cần thiết để thúc đẩy sự chuyển đổi này, đem đến cho bạn sự tự tin để chuyển mình thông qua quy trình hiệu quả, minh bạch và khả năng ra quyết định chiến lược nhanh chóng, chính xác.
Liên hệ với TRG International ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí. Hãy để chúng tôi cho bạn thấy cách P2P có thể biến từ gánh nặng thành lợi thế chiến lược như thế nào.
Câu hỏi thường gặp về quy trình P2P
1. Quy trình P2P thiếu minh bạch gây nên những tổn thất tài chính nào?
Trả lời: Chi phí xử lý hóa đơn thủ công cao gấp nhiều lần so với tự động hóa, bỏ lỡ chiết khấu thanh toán sớm, nguy cơ trùng thông tin hóa đơn và tình trạng gian lận gia tăng do quy trình kiểm soát lỏng lẻo.
2. Những điểm mù trong quy trình P2P ảnh hưởng như thế nào đến việc ra quyết định?
Trả lời: Khi thiếu dữ liệu mới nhất, người quản lý thường sẽ phải “đoán mò”. Bộ phận thu mua sẽ không biết mức giá nào là tốt nhất, bộ phận tài chính sẽ không thể dự báo dòng tiền chính xác và công ty chỉ biết đối phó thay vì chủ động dự đoán và phòng trước rủi ro.
3. Làm thế nào mà giải pháp Đám mây (Cloud) có thể cải thiện quy trình P2P?
Trả lời: Giải pháp P2P trên nền tảng đám mây giúp doanh nghiệp linh hoạt truy cập hệ thống mọi lúc mọi nơi, rất cần thiết cho các đội ngũ hay di chuyển và các công ty toàn cầu. Đồng thời, những giải pháp này cũng có độ bảo mật cao hơn, cho phép xử lý và phê duyệt tài liệu ngay lập tức.
4. Vai trò của AI và tự động hóa trong việc kiểm soát P2P là gì?
Trả lời: Tự động hóa thay thế các công việc lặp đi lặp lại như nhập liệu và đối chiếu. AI (như trong Yooz và UniFi) giúp xử lý giao dịch, phát hiện bất thường, dự đoán xu hướng và tự tối ưu hóa, biến bộ phận P2P thành một chức năng thông minh và chiến lược.
5. TRG International hỗ trợ doanh nghiệp số hóa quy trình P2P bằng những giải pháp nào?
Trả lời: TRG International là đối tác triển khai các giải pháp tiên tiến như Yooz (giải pháp tự động hóa P2P dựa trên AI) và UniFi (nền tảng tự động hóa quy trình làm việc). TRG cung cấp chuyên môn triển khai, giúp kiểm tra quy trình, thiết kế lộ trình và hỗ trợ liên tục để đảm bảo doanh nghiệp hiện đại hóa hệ thống P2P thành công.
