Này bạn, chủ doanh nghiệp đầy tham vọng! Doanh nghiệp của bạn đang phát triển thần tốc với hàng loạt sản phẩm và dịch vụ mới. Tuyệt vời phải không? Nhưng đi kèm với đó là một núi dữ liệu tài chính khổng lồ khiến bạn và đội ngũ kế toán đau đầu mỗi ngày. Dần dà, bạn cảm thấy đuối sức với việc quản lý mọi thứ một cách thủ công và bắt đầu nghĩ đến một giải pháp “cứu cánh” như Quản trị Hiệu suất Doanh nghiệp (EPM).
Nhưng mà thị trường phần mềm ngoài kia thì đầy rẫy những lời mời chào “có cánh” khiến bạn cảm thấy choáng ngợp đúng không? Vậy đâu mới là giải pháp lâu dài, đáng tin cậy để bạn gửi gắm tương lai doanh nghiệp? Giải pháp EPM nói trên là gì? Mang lại lợi ích như thế nào?
Đừng lo lắng! Bài viết này sẽ “mách nước” cho bạn những yếu tố cực kỳ quan trọng để đưa ra lựa chọn sáng suốt nhất!
Đọc thêm: Chuyên gia giải thích: Phá vỡ bức tường ngăn cách thông tin bằng Infor EPM
Xác định nhu cầu và những gì bạn mong muốn giải pháp sẽ giải quyết
Trước tiên, giải pháp quản trị hiệu suất doanh nghiệp (enterprise performance management, hoặc EPM) là một nền tảng có thể gom hết dữ liệu từ mọi phòng ban, mọi nguồn về một mối tập trung và duy nhất để hỗ trợ bạn lập kế hoạch, dự trù ngân sách, dự báo, báo cáo và phân tích.
Để có thể triển khai một giải pháp mới, điển hình là giải pháp quản lý hiệu suất EPM cho doanh nghiệp thành công, bạn nên hiểu thật rõ mọi nhu cầu sử dụng phần mềm của công ty bằng cách phân tích những thách thức mà doanh nghiệp đang phải đối mặt, có thể kể đến như:
– Khối lượng dữ liệu tài chính mà doanh nghiệp hiện đang phải xử lý hằng ngày.
– Quy trình lập ngân sách, dự báo và báo cáo tài chính hiện tại quá rườm rà và được thực hiện một cách thủ công.
– Doanh nghiệp hiện không có khả năng xây dựng một hệ thống để theo dõi tập trung tất cả chỉ số hiệu suất tài chính.
– Dữ liệu đang nằm rải rác ở nhiềuhệ thống khác nhau như (như ERP, CRM, HRIS…), khiến bạn khó có thể nắm bắt nhanh tình hình bao quát. Thêm vào đó, bạn cũng khó có thể liên kết mục tiêu giữa các phòng ban với chiến lược chung.
– Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lập các kịch bản giả định cho nhiều tình huống khác nhau, như thay đổi thị trường hay điều chỉnh giá sản phẩm, đồng thời cũng không thể hiểu được tác động tiềm ẩnvà đưa ra chiến lược phù hợp.
– Doanh nghiệp không đáp ứng được các yêu cầu quy định hiện hành, khó có thể tạo báo cáo tài chính có độ chuẩn xác cao, kịp thời.
Đọc thêm:Tổng quan về giải pháp quản trị hiệu suất doanh nghiệp của Infor
Doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu kĩ những thách thức và rủi ro tiềm ẩn có thể gặp trong quá trình triển khai hệ thống quản lý tài chính mới. Điều nàycho phép bạn chọn đúngnguồn lực hỗ trợ và hiểu rõ các yếu tố cần có để giải quyết vấn đề kịp thời trước khi các rủi ro dần trở nên mất kiểm soát.
Một điểm quan trọng mà bạn cần lưu ý đó là đừng chỉ quá tập trung vào hiện tại mà hãy nhìn xa và rộng hơn, dự đoán cả nhu cầu sử dụng phần mềm của doanh nghiệp trong tương lai để tránh tình trạng chiến lược chỉ mang yếu tố nhất thời, thiếu tính bền vững.
Ngoài ra, một điểm đặc biệt lưu ý khác chính là đừng bỏ qua khả năng tích hợp của giải pháp. Phần mềm EPM của bạn cần kết nối liền mạch với các hệ thống hiện tại như kế toán hoặc ERP vì bạn không chỉ cầnnắm bắt số liệu nhanh hơn mà còn cần phân tích chuyên sâu, cải thiện hiệu suất tổng thể và đưa ra quyết định chiến lược hơn.
Đọc thêm: Tại sao phần mềm ERP cần EPM để phát huy hết sức mạnh?
Những tính năng cần có của một giải pháp quản lý hiệu suất doanh nghiệp
Một giải pháp EPM phù hợp phải mang lại giá trị tối đa thông qua bốn nhóm chức năng chính sau đây.
Lập ngân sách, dự báo và lập kế hoạch
Giải pháp EPM cung cấp các tính năng sau có thể nâng cao hiệu suất làm việc của bạn:
– Các công cụ lập ngân sách và dự đoán giúp cho quy trình lập kế hoạch tài chính trở nên nhanh chóng và đơn giản.
– Dashboard trực quan,cho phép bạn tương tác vànắm bắt thông tin chi tiết một cách nhanh chóng .
– Các tính năng tạo và lên kế hoạch giả định nhiều tình huống kinh doanh khác nhau để đánh giá rủi ro và tiềm năng.
Ảnh: Một mẫu dashboard dùng để quản lý doanh thu khách sạn được tạo trong Infor EPM
Các công cụ này sẽ hỗ trợ bạn định hướng tài chính bằng cách xem xét những xu hướng, thông tin trong quá khứ, cũng nhưhỗ trợ việc lập kế hoạch tương lai dựa trên tổng thu–chi, tất cả thông tin được thể hiện trong bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Đọc thêm: Những Lưu Ý Dành Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Khi Triển Khai IFRS 18
Hợp nhất và báo cáo tài chính
Giải pháp EPM tiên tiến sẽ tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như phân loại, điều chỉnh và loại trừ, đồng thời quản lý dữ liệu hiệu quả, chính xác đểđẩy nhanh quá trình kết sổ và hợp nhất tài chính.
Giải pháp nên cung cấp các mẫu báo cáo tài chính dựng sẵn, tích hợp các tính năng như chuyển đổi tiền tệ, loại trừ giao dịch nội bộ và truy vết dữ liệu. Những tính năng này mang lại sự tiện lợi vượt trội, tinh giản quy trình hợp nhất và báo cáo.
Hơn nữa, giải pháp EPM cần hỗ trợ quy trình kiểm toán, cho phép điều chỉnh sổ nhật ký, tách biệt nhiệm vụ, giám sát thay đổi dữ liệu và lưu trữ tất cảthông tin về hoạt động của người dùng. Hệ thống cũng nên cung cấp các báo cáo mẫu để thu thập thông tin chi tiết, giúp đơn giản hóa việc ký duyệt, xác nhận và truy ngược thông tin trở.
Hỗ trợ mô phỏng tình huống và phân tích định hướng
Khác với Excelhoặc các phần mềm bảng tính, giải pháp EPM thường sẽ đi kèm với các công cụ mô phỏng, cho phép người dùng nhanh chóng thiết lập những tình huống tài chính giả định với logic phức tạp. Ngoài việc giúp đánh giá tầm ảnh hưởng của từng trường hợp, tính năng mô phỏng của EPM còn giúp doanh nghiệp trở nên chủ động và linh hoạt hơn.
Hãy cân nhắc nhữnghệ thống áp dụng những phương pháp mô phỏng tiên tiến (như mô phỏng Monte Carlo), cho phép bạn kiểm tra nhiều loại kịch bản khác nhau cho từng đơn vị kinh doanh. Đồng thời cũng đừng quên đánh giá mức độ linh hoạt của những tính năng này tại từng thời điểm khác nhau và khi các chỉ số hiệu suất hay tình trạng kinh doanh thay đổi (ví dụ doanh nghiệp bị sáp nhập, mua lại hoặc phải thanh lý tài sản).
Đọc thêm: Spreadsheet vs. Giải pháp Đám mây trong Quản lý Vận hành Doanh nghiệp
Tích hợp với hệ thống ERP và các hệ thống khác
Mục tiêu cốt lõi của giải pháp quản lý hiệu suất EPM là cung cấp một bức tranh tổng thể cho tất cả các lãnh đạo chủ chốt. Nhưng điều này sẽ không thể thực hiện được nếu bạn phải “lặn ngụp” tìm kiếm thông tin nằm ẩn mình trong từng tập hồ sơ, từng lớp hệ thống rườm rà. Và khi tìm được thông tin cần thiết, bạn lại phải tải file dưới định dạng Word hoặc Excel rồi tải lên lại hệ thống là sẽ có thể tiếp tục làm việc.
Tích hợp hệ thống giúp tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, cho phép:
– Chuyển dữ liệu tự động
– Xác thực dữ liệu trong quá trình chuyển, phát hiện lỗi “từ trong trứng nước”
– Chủ động ra quyết định dựa trên thông tin mới nhất
– Giải phóng nguồn lực để tập trung vào các tác vụ chiến lược
– Giảm chi phí vận hành liên quan đến quản lý dữ liệu
Ngoài ra, mức độ khả dụng dữ liệu cũng quan trọng không kém. Đây là lúc các dashboardvà công cụ báo cáo tự phục vụ của EPM phát huy tác dụng,cho phép bạn tự tạo báo cáo, tự phân tích dữ liệu theo nhiều chiều mà không cần phụ thuộc vào bộ phận tài chính hoặc IT.
Khi dữ liệu được luân chuyển tự do và dễ dàng truy cập, nó sẽ thay đổi căn bản cách các phòng ban trong doanh nghiệplàm việc và phối hợp với nhau.
Tóm lại, để doanh nghiệp của bạn bứt phá trong kỷ nguyên số, việc lựa chọn một giải pháp quản trị hiệu suất doanh nghiệp (EPM) phù hợp không chỉ giúp bạn gom mọi dữ liệu về một mối, mà còn cung cấp các tính năng lập ngân sách, dự báo, hợp nhất báo cáo tài chính, mô phỏng tình huống, v.v. để giúp bạn:
– Tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và chi phí.
– Nắm bắt thông tin chính xác, kịp thời để đưa ra các quyết định chiến lược.
– Giải phóng nguồn lực để tập trung vào những giá trị cốt lõi, thúc đẩy tăng trưởng bền vững.
Đừng bỏ lỡ bài viết tiếp theo của TRG! Chúng tôi sẽ tiếp tục “bật mí” những tiêu chí quan trọng để bạn có thể đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp EPM uy tín nhất cho doanh nghiệp. Hãy cùng đón đọc nhé!
