Báo cáo của The Predictive Index [1] cho thấy gần một nửa số nhân viên (46%) cho rằng việc cấp trên hiếm khi hiểu được những gì nhân viên thực sự mong muốn sẽ thường dẫn đến 3 hệ quả chính:
– Đánh mất nhiều cơ hội phát triển
– Nhận được những phản hồi thiếu phù hợp
– Và sự thất vọng ngày càng gia tăng, đặc biệt là ở các thế hệ trẻ
Và có một sự thật rằng sự thiếu kết nối này không bắt nguồn từ chủ đích mà chủ yếu từ sự thiếu rõ ràng và thấu hiểu giữa hai bên. Khi quản lý và nhân viên không thật sự hiểu nhau, niềm tin, sự gắn kết và năng suất làm việc sẽ suy giảm.
Đọc thêm: Đại khủng hoảng lao động’ – Tại sao hàng triệu nhân sự lại bỏ việc?
Trong bài viết này, TRG sẽ phân tích nguồn gốc của sự thiếu kết nối, các yếu tố cốt lõi tạo nên nó và một vài giải pháp để cả quản lý và nhân viên cùng chung tay thu hẹp khoảng cách nhằm xây dựng nên một môi trường làm việc hài hòa và năng suất hơn.
“Tại sao đôi khi tôi cảm giác như sếp chẳng bao giờ lắng nghe tôi?”
Đó không chỉ là cảm giác của riêng bạn — rất nhiều người đi làm hiện nay luôn cảm thấy bản thân “vô hình” trong mắt cấp trên.
Theo báo cáo của The Predictive Index, có tới 46% nhân viên cho rằng quản lý của họ chỉ “phần nào” hoặc “hiếm khi” hiểu được giá trị thật sự mà họ đóng góp. [1]
Khảo sát trên cũng cho thấy 1 thực tế rằng có một khoảng cách lớn giữa những gì đang diễn ra và những gì lẽ ra nên có trong môi trường làm việc hiện nay:
– 44% cho biết họ đã bị bỏ lỡ cơ hội tăng lương, thăng chức hoặc tham gia các dự án quan trọng do những hiểu lầm về kỹ năng hoặc cách họ làm việc.
– 48% tin rằng sự đóng góp của họ thường xuyên bị lãnh đạo xem nhẹ.
– 43% cho rằng những phản hồi từ cấp trên thường không phù hợp với cách họ nhìn nhận về chính mình — và con số này tăng lên 54% đối với thế hệ Gen Z.
Nếu kéo dài, những vấn đề này càng làm xói mòn niềm tin và mức độ gắn kết của nhân viên, đồng thời khiến các nhà lãnh đạo trở nên xa cách đội ngũ của mình hơn.
Tuy nhiên, tin tốt là: vấn đề cốt lõi thật ra không nằm ở ý định xấu mà chủ yếu xuất phát từ sự thiếu đồng nhất và thấu hiểu giữa hai bên. Điều đó cũng đồng nghĩa rằng mọi thứ hoàn toàn có thể được cải thiện!
Đọc thêm:Công cụ đánh giá tính cách MBTI tiết lộ điều gì về Gen Z?
Điều gì thực sự đứng sau sự “lệch pha” này?
Phần lớn sự “mất kết nối” trong môi trường làm việc không đến từ sự lười biếng hay thiếu thiện chí mà thường bắt nguồn từ thiếu phản hồi, giao tiếp không đồng nhất, sai thứ tự ưu tiên và kỳ vọng không rõ ràng.
1. Kì vọng không rõ ràng
Nhiều nhà quản lý không chia sẻ hoặc chỉ chia sẻ rất ít thông tin về kỳ vọng, mục tiêu, chỉ tiêu hay định hướng chung của công ty với các thành viên trong nhóm. Khi giao nhiệm vụ cụ thể, nhiều người xem nhẹ tầm quan trọng của việc giải thích chi tiết và thường để đội ngũ tự tìm hiểu hoặc tự xử lý.
Cách làm này vô tình dẫn đến việc mỗi người có một cách hiểu khác nhau về nhiệm vụ. Và từ đó, hậu quả thường thấy đó là: hoặc kết quả không như kỳ vọng, buộc phải làm lại từ đầu; hoặc đôi khi lại “quá tốt”, vượt ngoài mong đợi và gây mất cân bằng.
Ngoài ra, trong quá trình đánh giá hiệu suất, nếu không có tiêu chuẩn hoặc chuẩn mực rõ ràng để so sánh giữa các nhân viên, việc đánh giá có thể trở nên mơ hồ hoặc thiếu công bằng, làm suy giảm lòng tin giữa các cá nhân trong doanh nghiệp.
Đọc thêm:Công cụ đánh giá tính cách MBTI tiết lộ điều gì về Gen Z?
2. Phong cách giao tiếp khác nhau
Một số lãnh đạo có phong cách giao tiếp nhanh và hiệu quả, thích những bản tóm tắt ngắn gọn giúp họ nắm bắt nhanh điểm chính. Ngược lại, có những người cần đầy đủ bối cảnh, thích xem xét kỹ lưỡng mọi lựa chọn hoặc góc nhìn trước khi ra quyết định cuối cùng. Điều mà nhiều lãnh đạo thường bỏ qua là việc điều chỉnh cách giao tiếp của mình để phù hợp với phong cách và nhu cầu giao tiếp khác nhau của các thành viên trong nhóm.
Đọc thêm:Silent Treatment – Khi Im Lặng Không Còn Là Vàng!
Mặt khác, nhân viên thiếu kỹ năng giao tiếp hoặc kỹ năng tương tác có thể diễn đạt thiếu hoặc thừa, dẫn đến hiểu lầm kéo dài khi cả hai bên cố gắng hiểu nhau.
3. Mục tiêu tiềm ẩn
Lãnh đạo phải đối mặt với vô số áp lực và thách thức từ đồng nghiệp và cấp trên, như nguồn lực tài chính hạn chế, thời hạn gấp gáp, chỉ tiêu KPI tăng, yêu cầu mâu thuẫn giữa các bên liên quan, v.v. Không phải điều gì cũng có thể chia sẻ công khai với toàn đội. Vì vậy, nhiều ưu tiên bị “ẩn giấu” hoặc được xử lý theo kiểu “cứ làm đi, đừng hỏi”, khiến nhiều người không đồng tình.
Việc tồn tại các ưu tiên hoặc mục tiêu ngầm chẳng khác nào yêu cầu đội ngũ làm việc trong bóng tối — có người vấp ngã rồi bỏ cuộc, có người chịu đựng trong im lặng. Những ai dám lên tiếng vì nhận thấy giá trị hoặc mục tiêu không đồng nhất thường không nhận được lời giải thích hay phản hồi thỏa đáng, dẫn đến thất vọng và mất động lực để hoàn thành nhiệm vụ hiện tại.
4. Hạn chế trong việc phản hồi
Hiểu lầm dễ nảy sinh khi phản hồi quá ít, quá phiến diện hoặc tệ hơn là không có phản hồi nào. Trong khi đó, nhân viên tiếp tục làm việc trong vô thức, không biết rằng mình đang “đi sai làn đường”. Thiếu những lời nhận xét và định hướng kịp thời, họ có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Đồng thời, khi không có giao tiếp và phản hồi phù hợp, nhà quản lý cũng bỏ lỡ cơ hội thúc đẩy nhân viên phát triển.
Đọc thêm:Đánh giá hiệu suất công việc cho những nhân viên “cá biệt”
Phản hồi hai chiều hoặc feedforward (phản hồi hướng tới tương lai) giúp cả hai bên có thời gian suy ngẫm, đánh giá và lắng nghe lẫn nhau để đạt được sự thống nhất tốt hơn. Duy trì trao đổi liên tục giữa nhà quản lý và nhân viên không chỉ củng cố mối quan hệ mà còn giảm thiểu vấn đề giao tiếp, tạo nên môi trường làm việc gắn kết và hiệu quả hơn.
Những cách đơn giản để thu hẹp khoảng cách cùng nhau
Để thu hẹp khoảng cách giữa nhà quản lý và nhân viên, chỉ có thiện chí thôi là chưa đủ. Cả hai bên cần thực tế, thấu hiểu lẫn nhau, củng cố niềm tin và hướng đến những mục tiêu chung. Khi tập trung vào việc làm rõ kỳ vọng, cải thiện giao tiếp và duy trì phản hồi thường xuyên, các nhà lãnh đạo và đội ngũ có thể từ đó hợp tác hiệu quả hơn.
1. Thiết lập kỳ vọng và bối cảnh rõ ràng
Kỳ vọng và bối cảnh rõ ràng là nền tảng giúp cả quản lý lẫn nhân viên hiểu “bức tranh toàn cảnh về thành công”. Vì nhà lãnh đạo có trách nhiệm chính trong việc này, họ cần cung cấp cho nhân viên:
– Bối cảnh (vì sao chúng ta làm điều này): Lãnh đạo cần giải thích mục tiêu của nhóm và của công ty. Ví dụ: Nhiệm vụ cụ thể này ảnh hưởng thế nào đến mục tiêu của nhóm cũng như chỉ tiêu của công ty? Đâu là những ưu tiên hàng đầu?
Đọc thêm:Tương lai việc làm dưới góc nhìn của Gen Z và Millennials
– Định nghĩa về thành công: Lãnh đạo cần xác định rõ ràng cách đo lường kết quả và sản phẩm đầu ra. Hiệu suất của nhân viên sẽ được đánh giá theo KPI, OKR, mục tiêu SMART hay phương pháp nào khác? Việc đánh giá sẽ diễn ra với tần suất ra sao?
– Nguồn lực và giới hạn: “Chúng ta có bao nhiêu tiền/thời gian/nhân sự cho dự án này?” là câu hỏi thường trực trong đầu nhân viên. Để tránh lãng phí nỗ lực, lãnh đạo cần nêu rõ nguồn lực hiện có và những điều nằm ngoài phạm vi cho phép, giúp đội ngũ quản lý tốt hơn về thời gian và khối lượng công việc.
Bên cạnh đó, nhân viên cũng cần chủ động đặt câu hỏi để làm rõ nhằm đảm bảo họ hiểu đúng và diễn giải chính xác trách nhiệm của mình. Điều này không chỉ giúp loại bỏ suy đoán không cần thiết mà còn tránh nguy cơ làm các công việc không mang lại giá trị thiết thực.
Đọc thêm:7 đặc điểm nhận dạng một lãnh đạo hiệu quả cao (P.1)
2. Điều chỉnh cách giao tiếp
Như đã đề cập, lãnh đạo thường chịu nhiều áp lực và thách thức từ nhiều phía mà không phải điều gì cũng được nhân viên nhìn thấy. Chính những ưu tiên ngầm đó khiến họ có xu hướng giao tiếp bằng ngôn ngữ chỉ đạo, chiến lược và tầm nhìn tổng thể. Nói cách khác, lãnh đạo thường “ra lệnh” ngắn gọn nhưng thiếu chi tiết. Trong khi đó, nhân viên (đặc biệt là người mới) lại cần hướng dẫn cụ thể “làm thế nào” hơn là chỉ nghe “chúng ta cần đạt được gì”.
Để thu hẹp khoảng cách giao tiếp, lãnh đạo cần chuyển từ “chúng ta cần đạt được gì” sang “chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn như thế nào để đạt được điều đó”. Dù lãnh đạo có thể cho rằng việc đi thẳng vào vấn đề giúp tiết kiệm thời gian, nhưng với nhân viên, cách này có thể bị hiểu lầm là thiếu quan tâm hoặc thờ ơ.
Về phía nhân viên, họ cũng cần rèn luyện kỹ năng giao tiếp để việc trao đổi với cấp trên diễn ra hiệu quả hơn — cụ thể là đặt câu hỏi xoay quanh mục tiêu chiến lược tổng thể và loại bỏ thông tin thừa bằng cách tóm tắt ý chính theo gạch đầu dòng.
Khi cả lãnh đạo và nhân viên thích ứng với phong cách giao tiếp của nhau, luồng thông tin sẽ trôi chảy hơn và giảm thiểu tình trạng hiểu sai mong muốn của nhau.
3. Duy trì phản hồi liên tục
Thói quen phản hồi (feedback) và phản hồi mang tính định hướng (feedforward) nên trở thành một phần văn hóa làm việc hàng ngày. Đừng chờ “thời điểm hoàn hảo” để nói với ai đó rằng “lẽ ra chuyện này nên làm thế này”. Thời điểm tốt nhất để phản hồi chính là ngay bây giờ.
Tuy nhiên, phản hồi hiệu quả phải đi kèm với giao tiếp hiệu quả. Không ai có thể hiểu được những câu mơ hồ như “Tagline này chưa đủ ấn tượng” hay “Tôi làm có ổn không?”.
Feedforward là gì? Tìm hiểu khái niệm này và cách áp dụng phương pháp phản hồi hướng tới tương lai cho bản thân cũng như đội ngũ của bạn thông qua webinar cùng Rick Yvanovich, Giám đốc điều hành của TRG International . Nhấp vào đây để tìm hiểu thêm!
Khi đưa ra góp ý mang tính xây dựng, việc tiếp tục nhấn mạnh sai lầm trong quá khứ chỉ khiến người nhận phản hồi thêm tổn thương. Thay vào đó, lãnh đạo và đội ngũ nên tập trung vào hành vi trong tương lai, sử dụng phương pháp khai vấn (coaching) để khuyến khích đối thoại hai chiều. Hãy thử đặt những câu hỏi mở như:
“Đâu là điều tôi nên dừng lại, bắt đầu lại hoặc tiếp tục làm vào lần tới?”
Cuối cùng, dù các vấn đề nên được giải quyết trực tiếp, chúng cũng cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp và thường xuyên. Các buổi đánh giá hằng năm là không đủ để duy trì sự đồng nhất. Những buổi trao đổi định kỳ (check-in) giúp lãnh đạo và nhân viên củng cố mối quan hệ và đảm bảo họ vẫn đi đúng hướng phát triển.
Infographic:Phân biệt Mentoring (Cố vấn) và Coaching (Khai vấn)
Thu hẹp khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên không chỉ là vấn đề nỗ lực cá nhân, mà đòi hỏi sự thống nhất và định hướng chung. Doanh nghiệp xây dựng được niềm tin và tinh thần hợp tác thông qua việc xác định rõ kỳ vọng, duy trì giao tiếp cởi mở và hệ thống phản hồi thường xuyên.
Những nhà lãnh đạo thật sự dành thời gian để thấu hiểu đội ngũ của mình sẽ tạo nên môi trường làm việc hiệu quả hơn, nhân văn hơn và đạt được thành công bền vững cho doanh nghiệp.
Nguồn:
1. https://www.hrdive.com/news/workers-say-their-boss-doesnt-understand-them/750978/
