Làm sao để ngày làm việc cuối cùng của nhân viên trở nên ý nghĩa hơn

Bạn cảm thấy như thế nào vào ngày làm việc cuối cùng của mình? Có trông mong gì chăng?

Giả sử bạn thuộc bộ phận nhân sự với triết lý quản trị bằng cả trái tim, không phải chỉ dựa trên các quy tắc rằng buộc và điều lệ khô khan thì bạn sẽ làm gì khi nhân viên của bạn chuẩn bị hoàn thành ngày làm việc cuối cùng của họ?

Tính chuyên nghiệp, quy trình cụ thể từng bước một chưa bao giờ lỗi thời nhưng nếu chúng ta có thể làm được nhiều hơn thế, bạn có dám thay đổi?

Khi ấn tượng không chỉ gói gọn trong những ngày đầu tiên

Có rất nhiều doanh nghiệp đầu tư rất nhiều tài nguyên vào quá trình “onboarding” – nhận việc của nhân viên mới để tạo ấn tượng mạnh ngay tức khắc, trong khi đó những ngày làm việc cuối cùng cũng quan trọng không kém thì thường bị ngó lơ.

Hơn hết, đây là thời gian ảnh hưởng tới ấn tượng cuối cùng của nhân sự với công ty trước khi rời đi. Vì vậy, cần đảm bảo rằng “cuộc chia tay” nào cũng là một kết thúc tốt đẹp!

Chắc bạn đang băn khoản lý do tại sao đúng không?

Bởi vì các ấn tượng này tạo nên “danh tiếng của nhà tuyển dụng”(employer branding), hạn chế tối đa sự “nghỉ việc trả thù”. Hơn hết, bên cạnh tính chuyên nghiệp thì sự tử tế, lòng cảm thông chính là yếu tố mà các nhân sự hàng top tìm kiếm ở một nhà tuyển dụng.

Âm thầm nghỉ việc chưa hẳn là lựa chọn tối ưu

Không ít nhân sự lựa chọn rời công ty trong âm thầm. Tuy vậy, việc rời đi mà không nói lời nào thì quả là đáng tiếc vì có rất nhiều cách để giúp cho ngày làm việc cuối cùng trở nên ý nghĩa hơn.

Phải có lý do đằng sau việc một cá nhân quyết định âm thầm rời công ty và sau đó nghỉ việc không một ai hay biết. Nếu bạn ở cương vị là nhà Quản lý Nhân sự hoặc ở một vị trí cao hơn, bạn nên tham gia vào quá trình tạo dựng môi trường cũng như quy trình “offboard” để nhân viên của bạn rời đi một cách thoải mái nhất. Điều này chắc chắn sẽ ngăn họ phàn nàn về bạn với các nhà tuyển dụng mới hoặc bốc phốt công ty bạn trên các tài khoản xã hội của họ.

Xem thêm: Silent Treatment – Khi Im Lặng Không Còn Là Vàng!

Những điều cần làm trong ngày làm việc cuối cùng của nhân viên

Cần gì ở một quy trình nghỉ việc bài bản?

Một quy trình đầy đủ thường bao gồm nhiều bước và khác nhau tùy thuộc vào lý do nghỉ việc (hưu trí, từ chức, sa thải, hay kết thúc hợp đồng) nhưng tựu chung trong đó cần có: quá trình bàn giao, hoàn tất các thủ tục hành chính và giao tiếp rõ ràng. Thông thường, phòng HR sẽ giám sát hầu hết các bước của quá trình nghỉ việc cho từng cá nhân chuẩn bị rời đi.

Trước tiên, về quá trình bàn giao:

Việc tuyển dụng nhân sự mới nên được xem xét để đảm bảo hoạt động trơn tru của toàn bộ đội ngũ để tránh gây quá tải công việc lên các nhân viên khác. Sau đó, đảm bảo tất cả các tài liệu bàn giao được hoàn thành và sẵn sàng cho người mới tới tiếp nhận.

Xem thêm:“Xin lỗi, đầu óc tôi đã… đăng xuất rồi”: Khi chúng ta dần “mất kết nối” với công việc

Thứ hai, hỗ trợ hoàn tất các thủ tục hành chính theo yêu cầu:

Để đảm bảo quyền lợi cho nhân sự sắp rời đi, công ty cần phải được thực hiện theo các quy định nhà nước như gồm có: bảng lương cuối cùng, quyết định từ chức và các hồ sơ cần thiết khác (ví dụ: thuế thu nhập, sổ bảo hiểm xã hội, v.v.)

Nếu công ty bạn cung cấp cho nhân viên các thiết bị làm việc và quyền truy cập thông tin nhạy cảm của công ty thì điều chỉnh quyền truy cập và hoàn trả cũng như kiểm kê tài sản nên được hoàn thành nhanh chóng. Thỏa thuận không tiết lộ (Non-disclosure Agreement) được ưa chuộng trong các trường hợp khi nhân sự rời đi là các vị trí giữ vai trò quan trọng.

Cuối cùng, giao tiếp là chìa khóa:

Giao tiếp hiệu quả, cụ thể, rõ ràng, tôn trọng và trung thực với người sắp nghỉ việc, phòng HR và phần còn lại của đội ngũ nên được thực hiện nghiêm túc để tránh gây ra các ảnh hưởng không đáng có giữa các bên.

Đề xuất hỗ trợ, tư vấn nghề nghiệp

Tư vấn nghề nghiệp (2) bao gồm tự đánh giá, khám phá sự nghiệp và kế hoạch phát triển. Đội ngũ HR có thể tham gia vào các bước này như thế nào? Trước hết, nhân viên HR là một phần không thể thiếu trong quá trình “hướng nghiệp”.

Đặc biệt là nhân viên tuyển dụng tài năng, những người cố gắng tìm hiểu về ứng viên/người tìm việc từ cái nhìn đầu tiên, có thể giúp nhân sự rời đi hiểu thêm về bản thân trong giai đoạn tự đánh giá. Ví dụ như hành vi của họ cho thấy điều gì? Phong cách làm việc nào phù hợp nhất với họ?

Ngoài ra, nhân viên học tập và phát triển (L&D) cũng có thể giúp người sắp rời đi khám phá và đạt được tiềm năng của mình đồng thời lên kế hoạch cho sự phát triển trong tương lai. Do đó, mọi lời khuyên sẽ giúp người rời đi xây dựng nền tảng, thậm chí chỉ là một viên gạch nhỏ cho bức tường tương lai của họ.

Phỏng vấn thôi việc – Những giá trị ẩn mình sau lời tạm biệt

Phỏng vấn thôi việc được coi là công cụ hoàn hảo để giảm thiểu khiếu nại của nhân viên khi rời khỏi công ty bằng việc cho phép họ được trò chuyện, trao đổi thành thật. Nhưng ai là người phỏng vấn phù hợp nhất?

Một bên trung lập là thích hợp cho vị trí này, chẳng hạn đại diện HR, người có thẩm quyền đưa ra các quyết định thay đổi, cải tiến dựa trên phản hồi từ phỏng vấn thôi việc và chính họ được đào tạo để tiến hành các cuộc trò chuyện nhạy cảm này.

Loại phỏng vấn này có thể cho kết quả không hữu ích nếu nhân viên rời đi cảm thấy không an toàn trong cuộc trò chuyện. Đây là lý do công ty cần nuôi dưỡng một văn hóa cởi mở và hỗ trợ hơn, khuyến khích mọi người nói lên ý kiến khi cần.

Và tất nhiên, HR đóng vai trò sống còn trong việc tạo dựng văn hóa.

Xem thêm: Nghỉ việc để trả đũa: Khi nhân viên chia tay công ty trong cay đắng

Last day at work

Cách thức Great People Inside giúp ngày làm việc cuối cùng trở nên đáng giá hơn!

Vậy hành động tiếp theo của bạn khi tất cả các thủ tục đã hoàn thành là gì? Một cuộc khảo sát nhanh có thể là câu trả lời phù hợp, đây là cơ hội tuyệt vời để nhân viên sắp rời đi là hiểu thêm về bản thân và chuẩn bị tốt cho bến đỗ tiếp theo.

TRG cung cấp khảo sát 360 độ của Great People Inside, trong đó GR8 360 Full Spectrum (3) phù hợp nhất trong tình huống này vì nó đánh giá mọi thứ từ đặc điểm hành vi đến năng lực nhận thức và sở thích nghề nghiệp. Một nhóm cá nhân (ví dụ: đồng nghiệp, quản lý trực tiếp, v.v.) làm việc trực tiếp với người làm khảo sát cũng như là nhân sự sắp rời đi về tiềm năng của họ, cùng với đặc điểm phù hợp với tổ chức hoặc vị trí.
Nếu bạn biết nhân viên của bạn cần thêm gợi ý hoặc hướng dẫn về cơ hội phát triển nghề nghiệp trong tương lai, bộ khảo sát này cũng cung cấp gợi ý xu hướng phát triển của họ.

Ngoài ra, đối với các công ty, GR8 Full Spectrum hỗ trợ tổ chức của bạn trong nhận diện và phát triển tài năng cũng như các chương trình quản lý sự nghiệp trong nội bộ công ty.

Có bản dùng thử miễn phí, liên hệ với chúng tôi ngay!

Nguồn tham khảo: