Là một quản lý tài chính, đã bao giờ bạn rơi vào cảnh “dở khóc dở cười” khi phát hiện ra một công thức Excel bị lỗi ngay trước giờ báo cáo Hội đồng Quản trị? Hay chuỗi ngày dài đau đầu nhức óc chỉ để tổng hợp dữ liệu ngân sách từ hàng chục phòng ban gửi về qua email?
Nhiều người vẫn nghĩ chỉ cần thành thạo Excel là đủ để cân cả thế giới. Nhưng liệu nhận định này có còn đúng trong kỷ nguyên số? Nếu buộc phải nâng cấp, làm sao chúng ta có thể tìm ra một giải pháp thực sự phù hợp giữa một rừng giải pháp công nghệ như hiện nay?
Đọc thêm:Đã đến lúc thay Excel bằng EPM (phần mềm quản lí hiệu suất)
Đừng bỏ qua 7 tiêu chí cốt lõi này khi tìm hiểu giải pháp lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho doanh nghiệp
Dân gian có câu “Sai một li, đi một dặm”. Trong quản trị tài chính, một sai số nho nhỏ trong dự báo cũng có thể dẫn đến những quyết định đầu tư sai lầm. Quy trình lập dự toán ngân sách truyền thống thường tốn rất nhiều thời gian, dễ sai sót và thiếu tính linh hoạt cần thiết để đáp ứng với những biến động của thị trường.
Đó là lý do tại sao việc chuyển sang một giải pháp lập kế hoạch và dự toán ngân sách chuyên dụng, thông minh không chỉ là để nâng cấp công nghệ mà còn là nước đi chiến lược của một doanh nghiệp.
Để không rơi vào “bẫy mua sắm” khi cân nhắc giữa các giải pháp công nghệ, các nhà lãnh đạo cần đánh giá và lựa chọn giải pháp dựa trên 7 tiêu chí sau:
1. Khả năng tích hợp dữ liệu và quản lý big data toàn diện
Có một thực tế là có đến 50% doanh nghiệp hiện nay đang phải vật lộn với khối lượng dữ liệu ngày càng phình to. Do đó, nhu cầu về các công cụ quản lý dữ liệu lớn (Big Data) càng trở nên thiết yếu hơn bao giờ hết. Việc “chọn mặt gửi vàng” đúng công cụ sẽ giúp doanh nghiệp khai thác thông tin chính xác, đưa ra các quyết định sáng suốt, đồng thời tối ưu thời gian và chi phí quản lý dữ liệu.
Một giải pháp phù hợp phải kết nối mượt mà với mọi nguồn dữ liệu hiện có của doanh nghiệp, từ hệ thống ERP, CRM cho đến phần mềm tính lương, v.v.
Khả năng này giúp tự động hóa quy trình thu thập và cập nhật thông tin, loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu thủ công bằng tay. Khi dữ liệu được đồng bộ hóa một cách tập trung, doanh nghiệp sẽ sở hữu một “nguồn sự thật duy nhất” (single source of the truth), đảm bảo tính chính xác và nhất quán tuyệt đối cho mọi báo cáo tài chính.
Khi quản lý dữ liệu lớn bắt tay đồng hành cùng công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu (Business Intelligence – BI), doanh nghiệp sẽ dễ dàng xử lý và bóc tách insight giá trị từ các nguồn thông tin khổng lồ. Sở hữu bộ công cụ dữ liệu toàn diện này, các CFO có thể tự tin dự báo chính xác và ra quyết định nhanh hơn, chuẩn hơn.
2. Phân tích kịch bản giả định “what-if” linh hoạt
Khi thị trường biến động, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào một kế hoạch duy nhất. Giải pháp bạn chọn cần phải có tính năng lập và phân tích kịch bản giả định chuyên sâu, cho phép bạn đặt ra các câu hỏi như:
“Nếu giá nguyên vật liệu tăng 10% hoặc nếu doanh thu quý tới giảm 5% thì dòng tiền của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng như thế nào?”
Khả năng mô phỏng nhanh nhiều kịch bản khác nhau (tốt nhất, tệ nhất và có khả năng xảy ra nhất) giúp ban lãnh đạo luôn có thể chủ động ứng phó trước mọi biến cố, đồng thời có sẵn phương án và nhiều kế hoạch dự phòng khác nhau.
Đọc thêm:Ngân sách “đuối sức”? Báo động đỏ cho quy trình của bạn!
3. Khả năng dự báo nâng cao
Bên cạnh các chức năng cơ bản như lập kế hoạch, báo cáo và dự toán ngân sách, khả năng dự báo với độ chính xác cao là một tính năng thiết thực mà các CFO cần đặc biệt lưu tâm khi lựa chọn phần mềm quản lý tài chính.
Khả năng dự báo nâng cao sẽ hỗ trợ trực quan hóa dữ liệu, mang đến cho ban lãnh đạo cái nhìn sắc nét về tình hình tài chính hiện tại của công ty, nhận diện rõ các yếu tố thúc đẩy kinh doanh cốt lõi cũng như triển vọng phát triển trong tương lai.
Khi kết hợp với nguồn dữ liệu đáng tin cậy, giải pháp sẽ mang đến một bức tranh toàn cảnh về tương lai, cho phép bạn dự báo dòng tiền, doanh thu, lãi lỗ và các chỉ số tài chính quan trọng khác một cách dễ dàng.
Qua đó, một giải pháp tích hợp tính năng dự báo nâng cao sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận dữ liệu thời gian thực, chủ động đón đầu cơ hội, giảm thiểu rủi ro tài chính, tinh giản các tác vụ thủ công và đưa ra các nước đi mang tính chiến lược.
Đọc thêm:Ngân sách “đuối sức”? Báo động đỏ cho quy trình của bạn!
4. Tính năng cộng tác theo thời gian thực
Lập ngân sách chưa bao giờ là công việc của riêng phòng tài chính mà nên là nỗ lực chung của toàn bộ doanh nghiệp. Một giải pháp hiện đại và phù hợp phải cung cấp không gian làm việc và cộng tác trực tuyến dễ dàng, nhanh chóng, cho phép các trưởng bộ phận trực tiếp nhập liệu, giải trình số liệu và theo dõi tiến độ phê duyệt cùng một lúc.
Hệ thống cũng cần tích hợp tính năng phân quyền truy cập chi tiết và lưu lại lịch sử chỉnh sửa (audit trail) để đảm bảo tính minh bạch và bảo mật để báo cáo hoặc nhằm tránh những trường hợp xâm nhập trái phép.
5. Khả năng mở rộng linh hoạt
Doanh nghiệp của bạn chắc chắn sẽ tăng trưởng và mở rộng quy mô theo thời gian. Giải pháp được chọn ngày hôm nay phải có khả năng đồng hành cùng công ty trong vòng 5 đến 10 năm tới. Cho dù doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất, tăng số lượng nhân sự, hay thành lập thêm các chi nhánh mới, hệ thống vẫn phải vận hành ổn định và xử lý được khối lượng dữ liệu ngày một gia tăng mà không yêu cầu bạn phải thiết lập lại quy trình từ đầu.
Ngoài ra, một điều mà quản lý bộ phận Tài chính cần lưu ý chính là hiểu rõ doanh nghiệp của mình đang thực sự cần những tính năng mở rộng nào bên cạnh các chức năng cốt lõi trước khi đưa ra quyết định mua hàng. Một hệ thống linh hoạt và dễ dàng tích hợp sẽ đảm bảo luồng dữ liệu luôn được cập nhật liên tục giữa các mô-đun, hệ thống thay vì phải nhập liệu thủ công nhiều lần.
6. Giao diện thân thiện và dễ sử dụng
Một giải pháp công nghệ dù có tối tân đến đâu cũng sẽ nhanh chóng trở nên vô dụng nếu nhân viên từ chối sử dụng vì nó quá phức tạp. Hãy ưu tiên những giải pháp có giao diện trực quan, tích hợp sẵn dashboard thông minh và quy trình thao tác tinh gọn. Đặc biệt, các giải pháp có thể tích hợp với Excel để đem lại một giao diện làm việc quen thuộc nhưng được vận hành trên nền tảng cơ sở dữ liệu tập trung là một điểm cộng lớn và sẽ giúp giảm bớt thời gian đào tạo, giúp đội ngũ nhân sự thích ứng với giải pháp mới nhanh hơn.
7. Hệ thống báo cáo và tính năng BI phân tích dữ liệu chuyên sâu
Các con số khô khan trên bảng tính rất khó để truyền tải insight nhanh chóng. Giải pháp phù hợp cần tích hợp công cụ phân tích Business Intelligence (BI) thông minh, mạnh mẽ, giúp biến các số liệu phức tạp thành bảng biểu, biểu đồ, đồ họa trực quan sinh động. Nhờ đó, ngay cả những nhà quản lý không chuyên về tài chính cũng có thể dễ dàng đọc hiểu xu hướng, phát hiện các điểm bất thường và nắm bắt được bức tranh toàn cảnh về sức khỏe tài chính của công ty.
8. Tiêu chuẩn bảo mật và tuân thủ nghiêm ngặt
Dữ liệu tài chính là tài sản tối mật và nhạy cảm nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào. Do đó, khả năng bảo mật là điều không thể thỏa hiệp. Giải pháp lập kế hoạch và dự toán ngân sách phải đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật cao cấp như mã hóa dữ liệu (cả khi lưu trữ lẫn khi truyền tải), xác thực đa yếu tố và tuân thủ các quy định pháp lý về an toàn thông tin. Việc này giúp doanh nghiệp phòng chống triệt để các rủi ro rò rỉ dữ liệu hoặc xâm nhập trái phép từ bên ngoài.
Lựa chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp chỉ với 5 bước
Để xây dựng một hệ thống quản trị tài chính vững chắc, việc tìm kiếm và triển khai giải pháp cần được thực hiện theo một quy trình bài bản bao gồm 5 bước sau:
[Đánh giá Nhu cầu & Thách thức] ➔ [Xác định Ngân sách & Nguồn lực] ➔ [Khảo sát & Sàng lọc Nhà cung cấp] ➔ [Xem Demo & Thử nghiệm thực tế] ➔ [Lựa chọn & Lên Kế hoạch Triển khai]
Đánh giá nhu cầu và thách thức hiện tại: Định hình rõ ràng những thách thức, điểm nghẽn mà doanh nghiệp đang gặp phải là gì (quy trình thủ công tốn quá nhiều thời gian, dữ liệu bị phân mảnh do phụ thuộc quá nhiều vào Excel hay báo cáo thường xuyên bị chậm trễ).
Xác định ngân sách và nguồn lực: Xác định rõ tổng chi phí sở hữu (TCO) mà doanh nghiệp có thể chi trả, bao gồm chi phí bản quyền phần mềm, chi phí triển khai, đào tạo và bảo trì định kỳ.
Khảo sát và sàng lọc nhà cung cấp: Lập danh sách các nhà cung cấp uy tín trên thị trường, có kinh nghiệm triển khai thành công cho các doanh nghiệp trong cùng lĩnh vực của bạn.
Yêu cầu demo và thử nghiệm thực tế: Yêu cầu nhà cung cấp dựng và cung cấp buổi demo dựa trên dữ liệu mẫu để đánh giá tính thực tiễn của công cụ.
Lựa chọn và lên kế hoạch triển khai: Đưa ra quyết định lựa chọn giải pháp tối ưu nhất và phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp để thiết lập một lộ trình triển khai chi tiết, phân định rõ trách nhiệm của các bên liên quan.
Giải pháp quản lý tài tài chính toàn diện từ TRG International
TRG International hân hạnh giới thiệu bộ giải pháp quản lý tài chính toàn diện nền tảng đám mây cùng hệ thống đào tạo chuyên sâu nhằm đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh:
Bộ giải pháp quản lý tài chính toàn diện nền tảng đám mây thế hệ mới
Giải phóng bộ phận Tài chính – Kế toán khỏi các tác vụ thủ công phức tạp và các file Excel rời rạc bằng bộ giải pháp thông minh:
Infor SunSystems Cloud: Giải pháp quản lý tài chính đa ngôn ngữ, đa tiền tệ với cấu trúc sổ cái gộp (Unified Ledger), giúp doanh nghiệp kết sổ nhanh, chính xác và đáp ứng các chuẩn mực kế toán của cả quốc tế (IFRS, USALI, GAAP…) lẫn Việt Nam.
Infor Q&A (Query & Analysis): Công cụ truy vấn và phân tích dữ liệu chuyên sâu tích hợp ngay trên môi trường Microsoft Excel quen thuộc. Giải pháp cho phép người dùng truy cập dữ liệu trong thời gian thực để lập báo cáo, nhờ đó hạn chế phụ thuộc vào bộ phận IT.
Infor EPM (Enterprise Performance Management): Giải pháp quản trị hiệu suất doanh nghiệp, hỗ trợ tự động hóa quy trình lập kế hoạch, dự báo tài chính, dự toán ngân sách dài hạn và trực quan hóa các chỉ số hiệu suất thông qua hệ thống dashboard kéo-thả hiện đại.
- Và nhiều giải pháp theo yêu cầu khác
Đọc thêm:Infor EPM và SunSystems: Bộ đôi hoàn hảo cho CFO hiện đại
Nâng cao năng lực của đội ngũ với nền tảng đào tạo trực tuyến TRG Academy
Công nghệ chỉ phát huy tối đa sức mạnh khi con người làm chủ được nó. TRG Academy cung cấp những khóa học video tương tác, trực quan, giúp đội ngũ nhân sự của bạn, những người sử dụng chính giải pháp, làm chủ hệ thống công nghệ mới với:
Video bài học ngắn nhưng chuyên sâu, on-demand: Cung cấp hướng dẫn từng bước trực quan.
Lộ trình học: Được thiết kế dành riêng cho từng vị trí trong team như Kế toán tổng hợp, Accounts Payable/Receivable hoặc Quản trị viên hệ thống.
Học đi đôi với hành: Hệ thống tích hợp các bài tập thực hành thực chiến (hands-on), các bài quiz kiểm tra kiến thức và cấp chứng nhận hoàn thành để nhân sự tự tin chia sẻ trên các nền tảng mạng xã hội chuyên nghiệp.
Đừng để những bảng tính lỗi thời kìm hãm đà tăng trưởng của doanh nghiệp!
Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của TRG International để được tư vấn chuyên sâu, trải nghiệm các khóa học miễn phí và nhận giải pháp số hóa tối ưu nhất dành riêng cho doanh nghiệp của bạn.
