Nếu mỗi buổi sáng của bạn bắt đầu bằng việc mở cả chục tệp Excel, lướt qua hàng ngàn công thức và tự hỏi liệu mình đang làm việc trên file “v17_FINAL3_reallyfinal.xlsx” hay không thì đây là “tín hiệu” dành cho bạn.
Trong nhiều thập kỷ qua, phần mềm bảng tính (spreadsheets) đã trở thành một công cụ đáng tin cậy khi cần xử lý số liệu nhờ vào tính năng nhanh gọn, linh hoạt và quen thuộc giúp xử lí công việc hằng ngày hiệu quả. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, các giao dịch trở nên phức tạp hơn, và yêu cầu về khả năng quản lý rủi ro tăng cao, thì bảng tính không còn là “vị cứu tinh” như trước nữa.
Ngược lại, chúng đang âm thầm kìm hãm bạn, khiến bạn tốn thời gian, thậm chí còn đem đến nhiều hậu quả khôn lường.
Đã đến lúc rời bỏ những ô lưới dữ liệu và đón nhận một giải pháp tốt hơn!
Bài viết này sẽ bàn về:
– Lý do tại sao bảng tính đang “phản bội” các đội ngũ quản lý ngân quỹ (treasury);
– Hệ thống quản lý ngân quỹ hiện đại (Treasury Management Solutions – TMS) trông như thế nào;
– Và tại sao việc chuyển đổi không còn là sự lựa chọn mà là một nhu cầu cấp thiết.
Quan trọng hơn cả, chúng tôi sẽ cho bạn thấy một hệ thống TMS hiện đại có thể thay đổi cách bạn làm việc, giúp hoạt động ngân quỹ trở nên nhanh hơn, thông minh hơn và sẵn sàng cho tương lai.
Bảng tính đang kìm hãm bạn — và đây là lý do
Có một sự thật rằng: chúng ta yêu thích sử dụng bảng tính vì chúng quen thuộc.
Mọi chuyên viên tài chính đều biết cách tạo pivot table, vẽ biểu đồ hay mô phỏng các kịch bản. Nhưng chính sự quen thuộc đó lại là vấn đề! Quản lý ngân quỹ đòi hỏi độ chính xác, bảo mật và khả năng phối hợp trong toàn doanh nghiệp.
Đọc thêm:Dấu hiệu nào cho thấy doanh nghiệp bạn đang cần gấp giải pháp quản lý ngân quỹ?
Dù tiện lợi, nhưng bảng tính không đáp ứng được các yêu cầu này.
– Dễ xảy ra lỗi:Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể gây hậu quả nghiêm trọng: một dấu thập phân đặt sai chỗ, một công thức lỗi, hay một thao tác kéo-thả nhầm có thể phá hỏng toàn bộ dự báo dòng tiền. Thực tế, nhiều tập đoàn hàng tỷ đô đã chịu tổn thất chỉ vì lỗi trong bảng tính. Liệu bạn có sẵn sàng mạo hiểm với quyết định tài chính của mình như thế không?
– Tốn thời gian: Bạn đã bao giờ tự hỏi mình mất bao nhiêu giờ chỉ để “dọn dẹp dữ liệu”, tìm số liệu bị thiếu hoặc đối chiếu giữa hàng chục phiên bản file Excel khác nhau? Chắc chắn, cảm giác lúc ấy của bạn là “vô vọng”. Thay vì tập trung vào phân tích và hoạch định chiến lược, đội ngũ của bạn lại lẩn quẩn trong vòng lặp cập nhật thủ công và tìm cách “chữa cháy” do mất dữ liệu.
– Không hỗ trợ làm việc nhóm: Quản lý ngân quỹ đòi hỏi sự hợp tác của CFO, quản lý ngân quỹ, bộ phận phân tích, kiểm toán viên và đôi khi cả đối tác bên ngoài. Nhưng bảng tính lại được thiết kế phù hợp cho một người sử dụng. Khi chia sẻ, file dễ bị lỗi liên kết, xung đột phiên bản, và câu hỏi quen thuộc thường thấy là: “Ai đã sửa công thức này vậy?”.
– Lạc hậu: Ngân quỹ hiện đại cần thông tin theo thời gian thực. Nhưng với bảng tính, ngay khi bạn nhấn “Save”, dữ liệu của bạn đã lỗi thời vì thị trường thay đổi, thanh toán diễn ra, dòng tiền dịch chuyển… nhưng file Excel thì không!
Đọc thêm: Vì sao không phần mềm nào có thể “soán ngôi” của bảng tính/ Excel?
Nếu bạn từng nhìn chằm chằm vào bảng tính và tự hỏi vì sao dòng tiền không khớp với thực tế, bạn sẽ hiểu cảm giác bực bội này là như thế nào!
Quản lý ngân quỹ hiện đại trông như thế nào
Hãy tưởng tượng một thế giới khác: Mỗi sáng, đội ngũ ngân quỹ của bạn mở ra bảng điều khiển (dashboard) hiển thị vị thế tiền mặt theo thời gian thực, đối chiếu tự động, và không cần tìm email cập nhật từ tối qua.
Thế giới đó đang tồn tại, được vận hành bởi hệ thống quản lý ngân quỹ hiện đại (TMS) như CS Lucas.
Đây chính là ý nghĩa của cụm từ “From grid to great” – từ ô lưới bảng tính đến sự vượt trội thực sự:
– Tầm nhìn tập trung: Tất cả dữ liệu tập trung tại một chỗ, cho phép bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh.
– Tự động hóa quy mô lớn: Các quy trình thường ngày như đối chiếu, phê duyệt, báo cáo diễn ra tự động — giải phóng thời gian cho đội ngũ tập trung vào chiến lược.
– Hợp tác dễ dàng: Mọi người cùng làm việc trên một nền tảng duy nhất, sử dụng cùng dữ liệu ngay trong thời gian thực — không còn file “version 17_Final2.xlsx” trôi nổi nữa.
– Linh hoạt cho tương lai: Hệ thống được xây dựng để thích ứng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, mở rộng và đối mặt với nhiều thách thức tài chính mới.
Tóm lại, một giải pháp TMS hiện đại vẫn ấn tượng, nhưng an toàn, thông minh và ít áp lực hơn nhiều.
Đọc thêm: Quản lý tài chính vs. Quản lý ngân quỹ: Giải mã những khác biệt chính
Từ bảng tính đến đột phá: Tại sao nên thực hiện ngay từ bây giờ?
Thay đổi chưa bao giờ dễ dàng, đặc biệt khi bảng tính đã là công cụ quen thuộc suốt nhiều năm. Nhưng càng trì hoãn, bạn càng tụt lại phía sau.
Hãy tự hỏi:
– Bạn đang mất bao nhiêu thời gian mỗi tuần chỉ để quản lý các file bảng tính?
– Doanh nghiệp của bạn đang chịu rủi ro thế nào vì các lỗi ẩn?
– Bao nhiêu cơ hội chiến lược đã vuột mất vì bạn quá bận “vật lộn” với dữ liệu?
Việc chuyển sang giải pháp TMS hiện đại không chỉ là thay phần mềm mà là thay đổi vai trò của bộ phận ngân quỹ trong doanh nghiệp. Từ vị trí “người xử lý số liệu” bị động, họ nay trở thành đối tác chiến lược chủ động, nơi ngân quỹ thúc đẩy tăng trưởng thay vì chỉ “ghi chép con số”.
TRG International – Khả năng tạo vị thế khác biệt
Tại TRG International, chúng tôi đã chứng kiến quá trình chuyển đổi này trên nhiều ngành nghề và khu vực. Những đội ngũ ngân quỹ từng thức khuya để đối chiếu dữ liệu, giờ đây bắt đầu mỗi buổi sáng với sự tự tin. Những CFO từng lo lắng về sai sót, nay đặt niềm tin vào số liệu để ra quyết định táo bạo hơn.
Đó là lý do chúng tôi hợp tác với CS Lucas – một giải pháp được thiết kế đặc biệt cho các chuyên gia ngân quỹ, những người đã sẵn sàng bước ra khỏi rào cản Excel để dẫn dắt bằng dữ liệu và tầm nhìn.
– Nếu bạn là CFO đang “đau đầu” với Excel, CS Lucas sẽ giải phóng bạn khỏi những bảng tính bất tận.
– Nếu bạn là chuyên viên phân tích ngân quỹ mong muốn quy trình thông minh hơn, CS Lucas sẽ trao cho bạn tự động hóa và độ chính xác.
– Nếu bạn là doanh nghiệp đang chuẩn bị mở rộng quy mô, CS Lucas sẽ mang đến tính linh hoạt và khả năng mở rộng cần thiết.
Đọc thêm: TRG hợp tác với CS Lucas: Tối ưu hóa quản lý tài chính doanh nghiệp
Bước tiếp theo của bạn
Sự thật rất đơn giản: bảng tính khó có thể đáp ứng mức độ phức tạp của quy trình quản lý ngân quỹ hiện đại. Chúng đã hoàn thành sứ mệnh của mình và “thời vàng son” của công cụ này đã qua.
Giờ đây, sự lựa chọn thuộc về bạn:
– Tiếp tục mắc kẹt trong những ô lưới lỗi thời, chiến đấu với công thức sai và phiên bản rối loạn;
– Hay bước lên tầm cao mới với một hệ thống TMS hiện đại, giúp đội ngũ của bạn làm việc thông minh hơn, nhanh hơn và tự tin hơn.
Tại TRG International, chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn trên từng bước chuyển đổi. Với chuyên môn của chúng tôi và sức mạnh của CS Lucas, bạn có thể hiện đại hóa hệ thống ngân quỹ và khai mở toàn bộ tiềm năng của nó.
Đừng để công cụ cũ định đoạt tương lai của bộ phận ngân quỹ! Hãy liên hệ với TRG International ngay hôm nay để khám phá cách CS Lucas có thể giúp bạn chuyển mình!
