Phiên bản mới nhất của Hệ thống Kế toán Thống nhất cho Ngành Lưu trú (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry), USALI 12, không chỉ đặt ra những quy định, khuôn khổ mới mà còn góp phần làm thay đổi cách thức doanh nghiệp khách sạn báo cáo tài chính. Cụ thể, những điểm thay đổi đáng chú ý trong USALI 12 bao gồm cách ghi nhận chỉ số doanh thu, nhân sự và cả mức độ bền vững nhằm đáp ứng nhu cầu về môi trường và trách nhiệm xã hội ngày càng gia tăng.
Phiên bản này khuyến khích hoặc thậm chí bắt buộc các khách sạn theo dõi và báo cáo các chỉ số liên quan đến mức độ tiêu thụ năng lượng, nước và quản lý chất thải. Điều này đòi hỏi khách sạn phải có quy trình đánh giá tác động môi trường của mình đồng thời so sánh với các tiêu chuẩn bền vững của ngành.
USALI 12 không chỉ đơn thuần là một bản cập nhật mà là một bước phát triển quan trọng đối với ngành khách sạn khi nhu cầu về tính minh bạch, hiệu quả và trách nhiệm xã hội ngày một tăng. Vậy, phiên bản này có gì mới?
Đọc thêm:USALI là gì và tại sao hệ thống quan trọng với doanh nghiệp khách sạn?
USALI 12 có gì mới?
Có thể nói USALI 12 là “khuôn khổ vàng” trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp khách sạn nói riêng và ngành du lịch, lưu trú toàn cầu nói chung. Phiên bản mới nhất này đề ra các yêu cầu chi tiết về báo cáo doanh thu, chi phí lao động và các chỉ số bền vững, cho phép quản lý và lãnh đạo so sánh “sức khỏe tài chính” của doanh nghiệp mình với chuẩn của ngành một cách chính xác hơn bao giờ hết.
Sơ lược những thay đổi mới nhất của USALI 12 mà các doanh nghiệp khách sạn cần biết:
Để biết thêm thông tin mới nhất về USALI 12, vui lòng tham khảo:usali.hftp.org.
Part I, Schedule 1-1: Phòng chờ (Executive/ Club lounge)
– Chi tiết thay đổi: Trước đây, chi phí của Phòng chờ Executive/ Club lounge và các chi phí tương tự thường được gộp chung với nhau, khó nắm bắt lợi nhuận thực tế. Với USALI 12, Phòng chờ Executive/ Club lounge sẽ được thể hiện như một mục độc lập và chi tiết.
– Mục đích: Chủ sở hữu và quản lý tài sản sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về chi phí vận hành và duy trì các khu vực dành riêng cho những khách VIP này.
+ Doanh thu: Được ghi nhận trong mục Doanh thu Phòng Khác (Other Rooms Revenue), phản ánh khoản phụ phí mà khách hàng chi trả để sử dụng không gian riêng tư này.
+ Chi phí: Các chi phí vận hành liên quan để duy trì khu vực này sẽ được phân bổ cụ thể nhằm tránh bị nhầm lẫn với các bộ phận khác.
Doanh thu và chi phí cho dịch vụ Phòng chờ Executive/ Club lounge sẽ được phân bổ theo:
– Mục chi phí cho Phòng chờ Executive/Club lounge (Rooms – Schedule 1, Executive Lounge Expense) khi doanh thu được ghi nhận,
– Và mục Ưu đãi cho Khách hàng Thân thiết (Rooms – Schedule 1, Loyalty Program Member Benefits) cho những khoản còn lại.
Đọc thêm:Accor đón đầu giai đoạn phục hồi hậu COVID với điện toán đám mây
Part I, Schedule 9: Năng lượng, Nước và Chất thải (Energy, Water, and Waste, EWW)
Trước đây, chi phí cho xử lý chất thải thường nằm ẩn trong các hạng mục bảo trì. Ngoài ra, những thông tin ghi nhận về điện, nhiên liệu, năng lượng tái tạo, xăng, v.v. cũng rất sơ sài.
– Chi tiết thay đổi: USALI 12 giới thiệu một bộ chỉ số bền vững chi tiết hơn. Chi phí chất thải được chuyển từ Mục Vận hành và Bảo trì sang Mục số 9 EWW.
– Mục đích: Cho phép các nhà điều hành và chủ sở hữu giám sát chặt chẽ hơn tác động của việc vận hành khách sạn đến môi trường, từ đó giảm thiểu những hoạt động không bền vững. Các chỉ số mới như năng lượng, nước và chất thải trên mỗi phòng được sử dụng sẽ trở thành chuẩn mực hữu ích để khách sạn chia sẻ tiến độ bền vững với khách hàng, nhà đầu tư và cơ quan quản lý.
Đọc thêm:Những cái bẫy cần tránh khi Khách sạn muốn thân thiện với môi trường
Part I, Schedule 15: Lương bổng cho nhân viên toàn thời gian
Chi phí cho nhân sự là một trong những khoảng phí nặng nhất của doanh nghiệp khách sạn, có thể chiếm 40% tổng chi phí. Chính vì vậy, việc theo dõi hiệu quả khoản này là rất quan trọng nhưng khuôn khổ báo cáo của USALI trước đây tuy có ghi nhận dữ liệu về lương và phúc lợi cho nhân viên nhưng lại không đề cập đến số liệu liên quan mức độ hiệu quả của nhân sự.
– Chi tiết thay đổi: USALI 12 giới thiệu Mục 15 bắt buộc mới để giải quyết vấn đề này.
+ Giờ làm việc của nhân viên toàn thời gian thuộc và không thuộc cấp quản lý được ghi nhận riêng biệt, sau đó sẽ được ghi nhận chi tiết hơn dựa trên vị trí và bộ phận.
+ Đo lường năng suất của nhân viên toàn thời gian, từ mức lương trung bình theo giờ đến số lượng nhân sự cần thiết cho mỗi phòng, số lượng khách, hoặc các dịch vụ khác.
– Mục đích: Cung cấp dữ liệu hiện tại và những năm trước của đội ngũ nhân viên toàn thời gian, giúp quản lý nắm rõ những thay đổi trong chi tiêu cho nhân công và số lượng nhân sự qua từng năm từ đó đo lường hiệu quả của nhân sự.
Part I, Schedule 16: Chi phí kê khai bắt buộc hằng năm cho thương hiệu và điều hành
Mục 16 này cần được ghi nhận mỗi năm nhằm mục đích tăng cường tính minh bạch, bao gồm những chi phí bắt buộc cho chương trình, hệ thống và dịch vụ thiết yếu (phí thương hiệu và quản lý).
Khách sạn thường gộp các khoản đánh giá cho đặt phòng, marketing, hệ thống IT và hành chính thành các gói chi phí. Người lập báo cáo nên liên hệ với chủ thương hiệu hoặc nhà điều hành để được hướng dẫn cách phân bổ các khoản phí trọn gói này. Bất kỳ khoản phí chương trình trọn gói nào chưa được phân bổ cụ thể sẽ được ghi nhận vào mục Marketing Nhượng quyền và Liên kết.
Đọc thêm:Cá nhân hóa hay Lợi nhuận: Khách sạn của bạn có cần sự đánh đổi?
Các chi phí của bên thứ ba như hoa hồng đại lý du lịch, dịch vụ phân tích dữ liệu và các hạng mục tương tự sẽ không được ghi nhận trong mục này.
Chi phí được chia thành 4 phần rõ rệt: Phòng, Bán hàng và Tiếp thị, Công nghệ thông tin, và Chương trình, Hệ thống và Dịch vụ.
1️⃣ Phòng, bao gồm:
– Đặt phòng (bao gồm tất cả các khoản phí bắt buộc cho thương hiệu hoặc giải pháp đặt phòng theo yêu cầu của nhà điều hành).
– Khác (bao gồm các chi phí cho đồ ăn, thức uống phục vụ cho những chương trình khách hàng thân thiết).
2️⃣ Bán hàng và Tiếp thị, bao gồm:
– Dịch vụ quản lý doanh thu
– Chương trình tiếp thị nhượng quyền/ liên kết và tiền bản quyền
– Chi phí cho chương trình khách hàng thân thiết và khuyến mãi
– Chi phí cho các nền tảng thương mại điện tử và tiếp thị kỹ thuật số
– Chi phí cho các hoạt động bán hàng và tiếp thị khác
3️⃣ Công nghệ thông tin, bao gồm:
– Hệ thống quản lý doanh thu
– Hệ thống IT hỗ trợ
– Giải pháp quản lý thông tin tập trung
– Bảo mật thông tin
– Các chi phí công nghệ thông tin khác
4️⃣ Chương trình, Hệ thống và Dịch vụ, bao gồm:
– Hệ thống quản lý nhân sự và tính lương
– Phần mềm quản lý rủi ro
– Giải pháp quản lý thu mua
– Các dịch vụ nhân sự khác
– Phí quản lý cơ bản và quản lý tiền thưởng
– Phần mềm kết toán
– Dịch vụ kế toán phụ trợ
– Các chương trình, hệ thống và dịch vụ khác
Part II: Dịch vụ trọn gói
Phiên bản USALI 11 đã thúc đẩy mô hình dịch vụ khách sạn trọn gói (all inclusive, tính kèm tất cả dịch vụ vào tiện nghi trong giá phòng) ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, vì mỗi khách lại sử dụng các dịch vụ này theo từng cách riêng khác nhau nên rất khó để khách sạn phân bổ doanh thu một cách công bằng giữa các bộ phận.
– Chi tiết thay đổi: USALI 12 tạo một phần riêng để báo cáo doanh thu và chi phí tại các khách sạn trọng gói.
– Mục đích: Phiên bản này hỗ trợ so sánh công bằng và phân tích hoạt động hiệu quả hơn giữa các khách sạn all inclusive và các khách sạn tính giá phòng theo quy định của Châu Âu (European Plan, EP – chỉ tính riêng phòng).
+ Khách sạn AI cung cấp một mức giá duy nhất, trọn gói, bao gồm phòng nghỉ, đồ ăn, thức uống và giải trí.
+ EP chỉ cung cấp giá phòng; khách tự do thêm dịch vụ ăn, uống và các dịch vụ riêng lẻ khác tùy thích hoặc theo gói nếu thấy cần.
Tại sao USALI 12 lại là “vũ khí chiến lược”?
USALI 12 đang dần trở thành “ngôn ngữ chung” giữa các nhà điều hành và chủ sở hữu khách sạn trên toàn cầu, là chuẩn mực kế toán phổ biến mà hầu hết các hợp đồng quản lý đều yêu cầu.
– Minh bạch và tin cậy: Cho phép cả hai bên hiểu rõ doanh thu và chi tiêu, sử dụng cùng một định nghĩa, định dạng và lịch trình báo cáo.
– Công cụ chiến lược: Hơn cả một phiên bản cập nhật quy định báo cáo, USALI 12 là một công cụ chiến lược giúp ban lãnh đạo nắm bắt nhanh, rõ ràng thực trạng tài chính của khách sạn, kiểm soát chi phí, đánh giá hiệu suất và điều chỉnh hoạt động sao cho phù hợp với các ưu tiên hiện đại (tiếp thị số và phát triển bền vững).
– Yêu cầu công nghệ cao hơn: Để đáp ứng các tiêu chuẩn báo cáo mới, khách sạn cần dữ liệu chính xác hơn và các công cụ mạnh mẽ hơn, chẳng hạn như hệ thống Quản lý Hiệu suất Doanh nghiệp (EPM).
Tích hợp các yếu tố ESG vào quy trình kế toán của doanh nghiệp như thế nào? Tìm hiểu những điều mà ãnh đạo khách sạn cần biết tại đây!
Bạn cần hỗ trợ chuyển đổi nền tảng công nghệ hiện tại của khách sạn để đáp ứng những quy định mới của USALI 12? Hãy chia sẻ mối quan tâm của bạn với các chuyên gia của TRG bằng cách yêu cầu bản demo ngay hôm nay!
