Phần mềm tự động hóa không đơn thuần chỉ là giải quyết các công việc mà còn là chất xúc tác, giúp thúc đẩy quá trình chuyển đổi số giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung vào các dự án quan trọng thay vì lãng phí thời gian cho các công việc hành chính lặp đi lặp lại nhàm chán.
Trong một bài viết đăng trên Harvard Business Review, Juan Perez – Phó Chủ tịch Điều hành kiêm Giám đốc Thông tin của Salesforce, đã cho biết: “Tự động hóa là giải pháp để cải thiện hiệu suất và năng suất tức thì cho mọi bộ phận.”[1]
Bài viết còn cung cấp những số liệu ấn tượng vềlợi ích mà phần mềm tự động hóa có thể mang lại:
– 90% nhân viên cho rằng các giải pháp tự động hóa giúp cái thiện năng suất làm việc của họ
– 85% cho biết những công cụ này giúp tăng cường hợp tác giữa các phòng ban
– 90% tin rằng những giải pháp này giúp họ hoàn thành công việc tốt hơn, gặp ít lỗi hơn và ra quyết định nhanh hơn
Những số liệu trên khẳng định rằng phần mềm tự động hóa là chiến lược quan trọng cần được ưu tiên để tái định hình lại cách doanh nghiệp vận hành.
⇒ Đọc thêm:Tăng tốc đổi mới doanh nghiệp: Infor Velocity Suite và sức mạnh của AI
Tự động hóa là gì?
Tự động hóa là một quá trình mà công nghệ được ứng dụng để giải quyết các công việc thủ công, lặp đi lặp lại và tốn nhiều thời gian, công sức. Những giải pháp này có khả năng “học” theo con người để có thực hiện các quy trình theo một cách đồng nhất. Các phần mềm tự động hóa có thể hoạt động liên tục không ngừng nghỉ mà vẫn cho ra kết quả có độ tin cậy cao bất kể là ngày hay đêm.
Tự động hóa bao gồm một loạt các công nghệ và ứng dụng đa dạng, được phát triển với mục đích:
– “Giải phóng” đôi tay con người
– Tiếp quản công việc thường nhật
– Thúc đẩy năng suất, hiệu quả và độ chính xác của công việc bằng cách tinh gọn quy trình
– Tối ưu hóa nguồn lực và tiết kiệm chi phí
⇒ Đọc thêm: Trích xuất dữ liệu, xử lý hóa đơn thông minh hơn với công nghệ OCR
Một số loại giải pháp trong doanh nghiệp
Nhắc đến tự động hóa, có thể bạn sẽ liên tưởng ngay tới trí tuệ nhân tạo (AI). Tuy AI có thể được tích hợp vào các hệ thống tự động hóa nhưng không phải tất cả các giải pháp về tự động hóa đều được xử lý bởi AI. Nhiều giải pháp vẫn hoạt động dựa trên các quy tắc và cấu trúc đã được lập trình sẵn.
Tự động hóa quy trình làm việc (workflow automation)
Các quy trình thủ công rất dễ dẫn đến sai sót hoặc lệch lạch thông tin. Khi nhân viên bị quá tải khiến công việc bị tồn đọng, họ thường sẽ “đi đường tắt” và bỏ qua một số bước của quy trình.
Tự động hóa quy trình làm việc giúp cải thiện hiệu suất bằng cách tận dụng phần mềm để thực hiện một phần hoặc toàn bộ quy trình, giúp giảm tải khối lượng công việc của nhân viên mà vẫn đảm bảo mọi bước của quy trình đều được thực hiện đầy đủ.
Ví dụ, trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng, chatbot và quy trình tự động có thể gửi email hay trả lời các câu hỏi thường gặp thay cho nhân viên. Nhờ đó, đội ngũ của bạn có thể tập trung vào những tác vụ khó nhằn và quan trọng hơn, thay vì luẩn quẩn với những việc lặp đi lặp lại.
Tự động hóa quy trình (process automation)
So với tự động hóa quy trình làm việc, tự động hóa quy trình doanh nghiệp (BPA – Business Process Automation) có thể làm được nhiều thứ hơn là chỉ xử lý các tác vụ đơn lẻ. Các phần mềm này tập trung vào tự động hóa quy trình, hệ thống từ A đến Z.
Mục tiêu của BPA là nâng cao hiệu quả vận hành, cắt giảm chi phí, giảm sai sót bằng cách tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, mọi ngóc ngách khác nhau để phân tích chuyên sâu. Nếu thực hiện thủ công sẽ rất phức tạp và còn tốn rất nhiều thời gian.
Hầu hết mọi hoạt động của doanh nghiệp đều có thể áp dụng BPA để tự động hóa, từ tuyển dụng, tiếp thị qua email cho đến kế toán. Một khi quy trình đã được tự động hóa, những công việc thường nhật như gửi từng email hay chuyển tài liệu giữa các bộ phận có thể được loại bỏ hoàn toàn.
Tự động hóa thông minh (intelligent automation)
Tự động hóa thông minh (IA – Intelligent Automation) là hình thức tự động hóa tiên tiến nhất, kết hợp công nghệ AI, máy học (ML – Machine Learning) và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP – Natural Language Processing).
Các hệ thống tự động hóa thông minh (IA) có thể:
– Hiểu ngữ cảnh
– Học hỏi từ dữ liệu
– Đưa ra quyết định
– Thích nghi với sự thay đổi của môi trường
Tự động hóa thông minh (IA) cho phép tự động hóa những tác vụ phức tạp, không có cấu trúc cố định và cần khả năng nhận thức. Nói cách khác, IA có thể “học hỏi” và tự động điều chỉnh quy trình dựa trên thông tin nhận được.
⇒ Đọc thêm: Sự thật bất ngờ về tự động hóa khoản phải trả mà bạn chưa biết
Lấy ví dụ trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng, các trợ lý ảo được tích hợp AI có thể thay thế nhân viên để trả lời các câu hỏi thường gặp và cung cấp thông tin cho khách hàng. Cách này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tạo điều kiện để AI có thể “trở nên” thông minh hơn sau mỗi lần trao đổi với khách hàng, từ đó nâng cao trải nghiệm dịch vụ của khách hàng.
Tự động hóa có thể được áp dụng vào doanh nghiệp như thế nào?
Tự động hóa có thể được từng bộ phận trong doanh nghiệp ứng dụng và khai thác như thế nào thì mới hiệu quả? Dưới đây là một số ví dụ cụ thể.
Tự động hóa hoạt động tiếp thị
Tiếp thị (marketing) là một chức năng quan trọng nhưng cũng tiêu tốn của doanh nghiệp khá nhiều thời gian và chi phí. Bằng cách áp dụng các công cụ và phần mềm tự động hóa cho marketing, doanh nghiệp có thể:
– Thiết lập danh sách khách hàng tiềm năng cho đội ngũ bán hàng
– Cá nhân hóa các chiến dịch email dựa theo hành vi người dùng
– Theo dõi và đánh giá hành vi của khách hàng
– Xác định khách hàng nào sẽ mua hàng thông qua các tiêu chí đã thiết lập
– Tự động gửi danh sách khách hàng tiềm năng cho bộ phận bán hàng ngay khi có được thông tin
Tự động hóa hoạt động kế toán
Trong một báo cáo của Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL) hợp tác với SAP Concur vào năm 2024, 52% chuyên viên kế toán công nợ dành hơn 10 giờ mỗi tuần chỉ để xử lý hóa đơn. Tuy nhiên, con số này đã giảm 10% so với năm trước. Bên cạnh đó, việc nhập thủ công hóa đơn vào phần mềm ERP hoặc phần mềm kế toán đã giảm từ 85% xuống 60%. Cũng trong báo cáo này, chỉ 7,1% người được khảo sát cho biết họ không sử dụng các giải pháp tự động hóa. [2]
Ngoại trừ các khoản phải trả, tự động hóa còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian cho các hoạt động như quản lý các khoản phải thu, công nợ, lập hóa đơn, đăng ký thẻ tín dụng, sao lưu dữ liệu và các thủ tục tài chính khác cần được xử lý thường xuyên.
Tự động hóa cũng có thể áp dụng cho các quy trình trọng yếu như: kết sổ, quản lý sổ cái và quản lý các tài khoản ngân hàng. Bằng cách loại bỏ các yếu như tính toán và xử lý giao dịch thủ công, tự động hóa không những đơn giản hóa quy trình phức tạp này mà còn giúp đội ngũ kế toán dễ kiểm soát và hoạt động hiệu quả hơn.
⇒ Đọc thêm:Tự động hóa khoản phải trả (AP): Giải pháp nào phù hợp cho ngành sản xuất?
Tự động hóa hoạt động nhân sự (HR automation)
Từ việc đăng tin tuyển dụng cho đến lên lịch phỏng vấn, gửi thư mời nhận việc, v.v… Rất nhiều giai đoạn trong quy trình này có thể được giao phó cho một giải pháp tự động hóa nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận HR.
Thậm chí ngay cả thông tin về các vị trí đang tuyển cũng có thể được gửi tự động đến cả ứng viên bên ngoài và nhân viên hiện tại quan tâm đến các vị trí nội bộ hay có ý định giới thiệu cho người quen.
Nhìn chung, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi từ việc tự động hóa quy trình. Tuy nhiên, câu hỏi lớn hơn được đặt ra ở đây là: Làm sao doanh nghiệp biết nên tự động hóa ở đâu?
Một cuộc đánh giá toàn diện về quy trình hiện tại của doanh nghiệp sẽ giúp bạn xác định đúng cơ hội và lĩnh vực cần được tự động hóa trước nhất.
Xác định cơ hội tự động hóa trong doanh nghiệp
1. Nhận diện các tác vụ lặp đi lặp lại với tần suất cao
Nhân viên bạn cứ mãi loay hoay với những công việc lặp đi lặp lại đến phát chán mà chẳng thể nào dừng được? Đó chính là tín hiệu rõ nhất để bạn cân nhắc triển khai tự động hóa!
Dưới đây là một vài “manh mối” khác giúp bạn khoanh vùng những nơi có tiềm năng cao:
– Các đầu việc mà nhân viên phải thực hiện nhiều lần mỗi ngày
– Các quy trình đòi hỏi phải thường xuyên nhập dữ liệu thủ công
– Các công việc chuyển dữ luyện giữa các hệ thống
– Các báo cáo cần tạo và phân phối định kỳ
– Các tài liệu cần được xử lý theo mẫu có sẵn
Bất kỳ quy trình nào được nhân viên thực hiện từ ba lần trở lên bạn đều có thể cân nhắc để tự động hóa. Như đã đề cập ở phần trước, các quy trình liên quan đến khoản phải thu và khoản phải trả thường mất rất nhiều công sức, trong khi bộ phận tài chính hoàn toàn có thể mang lại giá trị lớn hơn cho doanh nghiệp nếu được giải phóng khỏi những “xiềng xích” thủ công này.
2. Phát hiện các quy trình thủ công dễ mắc sai sót
Nhiều người vẫn xem việc như nhập dữ liệu hay nhập lại thông tin hóa đơn bằng tay là việc bình thường, hiển nhiên. Thế nhưng, những công việc này lại tìm ẩn rất nhiều cái bẫy. Quản lý dữ liệu thiếu hiệu quả có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại đến 12.9 triệu USD mỗi năm [3]. Vì vậy, những quy trình dễ gây sai sót chính là nơi lý tưởng để tự động hóa.
Đọc thêm:Khắc phục các vấn đề quản lý và thanh toán nợ phổ biến bằng tự động hóa
Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy quy trình nên được nâng cấp bằng tự động hóa:
– Những quy trình đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối: Trong các ngành chịu sự quản lý chặt chẽ như tài chính hay y tế, chỉ một “hạt sạn” nhỏ cũng có thể dẫn đến vi phạm quy định, phải chịu phạt hoặc ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Ở góc độ khác, nếu bạn hoặc nhân viên đưa ra thông tin thiếu chính xác trong khi giao tiếp với khách hàng cũng có thể làm ‘lung lay” niềm tin của họ, từ đó gây thấy thoát doanh thu.
– Tổng hợp và đối chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn bằng tay chắc chắn là một việc tốn không ít thời gian. Chưa kể đến là thông tin sau khi được thu thập thường không đồng nhất và chính xác, hạn chế khả năng ra quyết định.
– Báo cáo, phân tích tài chính của doanh nghiệp thường không chính xác, sai lệch không ít thì nhiều do bạn phải thực hiện các phép tính phức tạp, xử lý núi dữ liệu khổng lồ một cách thủ công.
– Bất kỳ công việc nào lặp đi lặp lại theo cùng một quy trình đều đặn mỗi ngày đều rất phù hợp để tự động hóa. Những công việc này tiêu tốn thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp.
– Khi phải đối mặt với áp lực “cân” một lượng lớn dữ liệu trong thời gian ngắn, chắc chắn bạn không thể xử lý ổn thỏa tất cả chỉ bằng những phương pháp thủ công.
Đánh giá các quy trình làm việc trực tiếp với khách hàng
Khi công nghệ ngày càng phát triển và thông minh hơn, khách hàng mong muốn mọi vấn đề họ đang đối mặt sẽ được xử lý nhanh hơn [4]. 84% cho biết họ ưu tiên lựa chọn những cách giải quyết “nhanh-gọn-lẹ” [5].
Những câu hỏi đơn giản như “làm thế nào để đặt lại mật khẩu” không đáng để khách hàng phải chờ đợi hàng giờ đồng hồ. Bộ phận chăm sóc khách hàng cũng không nên lặp đi lặp lại cùng một câu trả lời hàng chục lần mỗi ngày.
Tự động hóa có thể giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm người dùng, tiết kiệm thời gian cho cả nhân viên và khách hàng. Đồng thời, các nhân viên chăm sóc khách hàng có thể tránh được những câu hỏi quá phổ biến và tập trung vào các tình huống đặc thù hơn. Nhưng lợi ích thực sự của tự động hóa không chỉ nằm ở những điểm này.
Tự động hóa có thể bắt đầu từ những bước nhỏ. Quan trọng nhất là doanh nghiệp cần phải xác định được điểm nghẽn nằm ở đâu. Để làm được điều này, lãnh đạo nên trao đổi với nhân viên để hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề và xem xét liệu có những giải pháp nào có thể thay thế hoặc bổ trợ cho quá tình tự động hóa không. Tiếp cận vấn đề từ nhiều góc độ sẽ giúp doanh nghiệp khám phá ra những cơ hội tự động hóa từ tận góc rễ của doanh nghiệp.
Bài viết này là một phần nằm trong whitepaper mới nhất của TRG, trong đó phân tích sâu hơn về lợi ích của tự động hóa và cung cấp nền tảng từng bước giúp doanh nghiệp ở mọi quy mô có thể bắt đầu triển khai ngay lập tức.
Nếu bạn đang tìm cách nâng cao hiệu quả hoạt đông kinh doanh cho chính doanh nghiệp của bạn, hãy cân nhắc giải pháp tự động hóa. Tải ngay tài liệu miễn phí bên dưới và khám phá thêm về chủ đề này hôm nay!
Nguồn tham khảo:
[1] “How automation drives business growth and efficiency – SPONSOR CONTENT FROM SALESFORCE,” Harvard Business Review, Apr. 12, 2023. https://hbr.org/sponsored/2023/04/how-automation-drives-business-growth-and-efficiency.
[2] “Accounts Payable Automation Trends 2024,” report, Jun. 2024.
[3] CloverDX, “Is manual data processing making your organization error-prone?,” CloverDX, Apr. 24, 2025. https://www.cloverdx.com/blog/is-manual-data-processing-making-your-organization-error-prone
[4] P. Goldman and Salesforce, “A Letter from Salesforce’s Chief Ethical & Humane Use Officer,” 2024. [Online]. Available: https://www.salesforce.com/en-us/wp-content/uploads/sites/4/documents/research/State-of-the-Connected-Customer.pdf
[5] M. Dixon, L. Ponomareff, S. Turner, and R. DeLisi, “Kick-Ass customer service,” Harvard Business Review, Jan. 01, 2017. https://hbr.org/2017/01/kick-ass-customer-service
