Có tháng khách sạn hoạt động hết công suất nhưng tháng sau lại phải chật vật lắp đầy những căn phòng trống đó. Tính thời vụ là một tình trạng mà bất kỳ doanh nghiệp khách sạn nào cũng quen thuộc.
Những “thăng và trầm” này thúc đẩy các nhà lãnh đạo, quản lý tìm kiếm một giải pháp vừa giúp cân bằng vừa đảm bảo duy trì tài nguyên khi doanh thu “trồi sụt” – đó là quản lý ngân quỹ, một giải pháp chiến lược giúp khách sạn duy trì dòng tiền, đồng thời giảm thiểu rủi ro và hoạch định cho tương lai, bất kể thời tiết.
Bài viết này sẽ đi sâu vào làm rõ vai trò của quy trình quản lý ngân quỹ đối với các doanh nghiệp khách sạn và lý do tại sao chức năng này có thể giúp duy trì tính linh hoạt khi nhu cầu thay đổi thất thường.
Đọc thêm:6 Xu Hướng Công Nghệ Thay Đổi Ngành Khách Sạn
Tính thời vụ khó lường của ngành khách sạn: Vì sao cứ mãi “trồi sụt”?
Nhu cầu, thị hiếu khách hàng liên tục thay đổi dường như đã trở thành “đặc sản” của ngành dịch vụ khách sạn. Trong khi các ngành khác thường có nhu cầu ổn định, dễ dự đoán, ngành khách sạn lại có những giai đoạn chênh lệch doanh thu rõ rệt giữa những mua cao và thấp điểm.
Bản chất của “đặc sản” mang tên thời vụ
Thị trấn Aspen, một địa điểm du lịch mùa đông nổi tiếng tại Colorado (Mỹ) chính là ví dụ điển hình cho tính thời vụ.
Theo ghi nhận của Aspen Journalism [1], vào đỉnh điểm mùa đông như tháng 1/2024, tỷ lệ lấp đầy phòng khách sạn ở Aspen đã đạt con số ấn tượng đến 72,2% và khu vực lân cận Snowmass cũng không kém cạnh khi ghi nhận được tỷ lệ gần 70,8%. Làn sóng du khách đến hai địa điểm này tiếp tục duy trì ở mức ổn định 73% đến tháng 3.
Tuy nhiên, một khi tuyết tan, số lượng du khách cũng giảm mạnh.
Đến tháng 4/2024, tỷ lệ lấp phòng tại Aspen và Snowmass giảm mạnh xuống chỉ bằng một nửa (32,3%) so với tháng trước. Đây chính là viễn cảnh quen thuộc của Aspen vào mùa thấp điểm hằng năm.
Nguồn: Aspen Skiing Company and Destimetrics– Aspen Journalism
Nguyên nhân nào dẫn đến tính thời vụ trong ngành du lịch-khách sạn? Tựu trung là do ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, điển hình như:
– Thời tiết và khí hậu: Các khu nghỉ dưỡng trượt tuyết đông khách vào mùa đông, trong khi các khu nghỉ dưỡng ven biển lại đông khách vào mùa hè.
– Lễ, Tết và những ngày đặc biệt: Gia đình có xu hướng đi du lịch nhiều hơn trong dịp Tết và nghỉ hè.
– Các sự kiện lớn: Những buổi hội nghị, các sự kiện âm nhạc hoặc thể thao lớn đều có thể làm nhu cầu du khách tăng đột biến trong thời gian ngắn.
– Biến động kinh tế: Lo ngại về suy thoái hoặc lạm phát có thể dẫn đến sụt giảm nhu cầu bất ngờ.
Aspen là một minh chứng hoàn hảo cho những biến động cực đoan, rõ rệt mà các doanh nghiệp khách sạn phải đối mặt. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý ngân quỹ hiệu quả để hạn chế khủng hoảng đồng thời đảm bảo khách sạn dự trữ đủ nguồn lực tài chính để duy trì hoạt động qua những giai đoạn thăng trầm – một đặc tính cố hữu của ngành du lịch khách sạn.
Thách thức trong những giai đoạn chuyển mùa
Biến động doanh thu
Đối với các nhà điều hành khách sạn, chuyển mùa đồng nghĩa với doanh thu không ổn định, gián đoạn dòng tiền và lợi nhuận.
Theo Business Plans Templates [2], chi phí vận hành của khách sạn có thể chiếm 30-50% tổng doanh thu, tùy thuộc vào địa điểm, quy mô và dịch vụ mà khách sạn cung cấp. Trong những tháng thấp điểm, những chi phí vận hành này vẫn không thay đổi, dẫn đến hao hụt lợi nhuận và nguồn tiền mặt dự trữ.
Các khoản đầu tư dài hạn như nâng cấp cơ sở vật chất, thanh toán cho nhà cung cấp hoặc triển khai công nghệ mới có thể bị trì hoãn, đặc biệt là đối với các khách sạn có lợi nhuận ít.
Đọc thêm:7 xu hướng du lịch 2025 ngành Khách Sạn cần biết
Quản lý chi phí hoạt động
Nhu cầu dao động theo mùa khiến doanh nghiệp khách sạn đối mặt với một bài toán khó nhằn về nhân sự. Nếu vung tay để tuyển một đội ngũ nhân viên hùng hậu nhằm chuẩn bị cho những mùa cao điểm thì chắc chắn, doanh nghiệp sẽ phải gồng gánh khoảng chi phí nhân sự khổng lồ khi nhu cầu giảm, doanh thu eo hẹp.
Ngược lại, nếu khách sạn cố gắng duy trì bộ máy tinh gọn sẽ khá chật vật để xoay sở khi số lượng khách bất ngờ gia tăng. Thiếu hụt nhân viên dễ dẫn đến giảm chất lượng dịch vụ.
Bên cạnh đó, khách sạn còn phải đối mặt với những “mê cung” cạm bẫy khác:
1. Lãng phí hàng tồn kho như thực phẩm dễ hỏng hoặc các vật dụng không được sử dụng.
2. Lãng phí năng lượng dù công suất phòng cao hay thấp (ví dụ: chi phí sưởi ấm hoặc làm mát cho các cơ sở lớn).
Đọc thêm: Giải mã xu hướng du lịch của Gen Z: Cơ hội cho ngành khách sạn
Quản lý rủi ro
Những “cơn sóng” rủi ro có thể tấn công doanh nghiệp khách sạn phải kể đến như:
– Thiên tai (ví dụ: bão, bão tuyết, hạn hán)
– Suy thoái kinh tế, lạm phát (ví dụ: người tiêu dùng phải thắt lưng buộc bụng, cắt giảm những chi tiêu không cần thiết bao gồm du lịch và ăn ngoài)
– Khủng hoảng y tế (ví dụ: bùng phát dịch bệnh)
– Bất ổn địa chính trị ảnh hưởng đến ngành du lịch và hành vi của du khách
Một nghiên cứu của Deloitte (2023) cho thấy một thực trạng đáng lo ngại: 43% doanh nghiệp khách sạn vận hành mà không có bất kỳ nguồn vốn dự phòng nào trong suốt ba năm. [3]
Đây chính là lúc chức năng quản lý ngân quỹ phát huy vai trò của mình, tạo dựng “lá chắn” bảo vệ doanh nghiệp trước những rủi ro bằng cách:
– Duy trì các hạn mức tín dụng dự phòng để có thể nhanh chóng bổ sung dòng tiền khi cần thiết.
– Xây dựng quỹ dự trữ tiền mặt luân chuyển phù hợp để đáp ứng những biến động theo mùa.
– Bảo vệ doanhg nghiệp trước những biến động của giá hàng hóa và tỷ giá hối đoái thông qua bảo hiểm và các giải pháp dự phòng thông minh.
Đọc thêm:Quản lý tài chính vs. Quản lý ngân quỹ: Giải mã những khác biệt chính
Dự báo và lập kế hoạch
Dự báo nhu cầu tuy là một trong những hoạt động cốt lõi của khách sạn nhưng rất khó để dự đoán chính xác. Những tình huống bất ngờ có thể khiến mọi thông tin nhanh chóng trở nên sai lệch, gây ra thiệt hại đáng kể. Theo STR, dự báo của khách sạn có thể sai lệch với thực tế từ 5% đến 20%, tùy vào tình hình thị trường.
Dự báo thiếu chính xác không chỉ ảnh hưởng đến việc đặt phòng mà kéo theo những hệ lụy như:
– Thừa hoặc thiếu nhân sự
– Hàng tồn kho không đủ để đáp ứng nhu cầu thực tế của khách
– Lệch hướng chiến lược định giá và khuyến mãi, gây lãng phí ngân sách
Vì vậy, kế hoạch tài chính mà đội ngũ quản lý ngân quỹ hoạch định cần phải linh hoạt. Những giải pháp quản lý ngân quỹ hiện đại ngày nay được thiết kế dựa trên nền tảng dự báo đa tầng – kết hợp dữ liệu lịch sử, xu hướng đặt phòng theo thời gian thực, các chỉ số thị trường và thông tin nội bộ địa phương.
Kết hợp giải pháp cùng với phương pháp dự báo cuốn chiếu, được cập nhật hàng tháng hoặc hàng quý, sẽ cho phép doanh nghiệp khách sạn linh hoạt ứng phó và bảo toàn dòng tiền trước những tình huống bất ngờ.
TRG International luôn bắt nhịp sát sao với những thay đổi không ngừng của ngành và luôn sẵn sàng chia sẻ với bạn. Vì vậy, đừng chần chờ mà hãy đăng ký nhận bản tin từ TRG ngay hôm nay để luôn cập nhật những “tọa độ” mới nhất của ngành!
Nguồn:
[1] https://aspenjournalism.org/data-dashboard-winter-occupancy-reaches-59-in-aspen-and-snowmass/
[2]
https://businessplan-templates.com/blogs/running-costs/hotel-and-resort-development
[3]https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/us/Documents/us-2023-travel-outlook.pdf
