Quá hạn thanh toán là một vấn đề “tưởng nhỏ mà không nhỏ” vì đó không chỉ là vấn đề tiền về tài khoản muộn mà còn là một lời cảnh báo của tài chính và lòng tin tưởng của doanh nghiệp (nếu như chúng biết nói).
Một hóa đơn chậm trễ thanh toán có thể chưa đáng lo nhưng khi tình trạng này diễn ra quá thường xuyên thì… Combo nhiều hóa đơn trễ hạn sẽ sớm trở thành quả bom nổ chậm đe dọa cả bạn và doanh nghiệp.
Không bao giờ là quá muộn để biết:Hiểu đúng PO Matching – Thế nào là đối chiếu hóa đơn 2, 3, 4 chiều?
Những con số biết nói
Năm 2023, 60% doanh nghiệp khu vực APAC gặp tình trạng thanh toán trễ (tăng 3% so với năm trước)
Singapore, Thái Lan và Hồng Kông là những thị trường ghi nhận mức rủi ro gia tăng rõ rệt nhất
Không chỉ từ khách hàng mà phần lớn nguyên nhân của vấn đề quá hạn hóa đơn đến từ lỗ hổng trong quy trình nội bộ, sai sót dữ liệu và sự hạn chế của công nghệ
Hệ lụy: Đóng băng vốn lưu động, gián đoạn dòng tiền và làm suy giảm uy tín tín dụng
Bức tranh toàn cảnh về tình trạng quá hạn thanh toán
Theo khảo sát từ Asia Corporate Payment Survey trên 2.400 doanh nghiệp hiện đang có [1]:
Rủi ro nợ xấu do tỷ lệ ULPD (ultra-long payment delays, khoản chậm thanh toán cực dài, vượt quá 2% doanh thu năm) đã tăng từ 26% lên 29%. Đây là ngưỡng báo động vì 80% các khoản ULPD thường không bao giờ thu hồi được.
Sự chênh lệch thị trường: Úc có thời gian trễ trung bình cao nhất (83 ngày), trong khi Nhật Bản giữ kỷ lục thấp nhất (50 ngày).
Góc nhìn mới: Việc chậm trễ thường là hệ quả của quy trình nội bộ kém hiệu quả, hóa đơn sai sót hoặc thiếu khả năng kiểm soát dữ liệu theo thời gian thực.
Nhận diện 5 kiểu khách hàng hay… lầy
Để hạn chế tối đa tình trạng quá hạn thanh toán hóa đơn, trước hết bạn cần nắm rõ những đối tượng khách hàng nào sẽ dễ thất hứa nhất. Cụ thể là 5 nhóm sau:
Khách hàng “lầy” theo thói quen: Họ luôn trễ deadline như một thói quen.
Mức rủi ro: Trung bình. Gây áp lực lên việc lập kế hoạch tài chính dù cuối cùng vẫn thu hồi được tiền.
Khách hàng thiếu tổ chức (team hay quên): Họ hay chậm trễ do làm thất lạc hóa đơn hoặc do quy trình nội bộ vẫn còn lỏng lẻo.
Mức rủi ro: Trung bình. Có thể khắc phục nếu bạn biết cách nhắc nhở bài bản và trình bày hóa đơn rõ ràng.
Khách hàng kẹt vốn ngắn hạn: Họ có thiện chí muốn thanh toán nhưng tạm thời bị thiếu hụt dòng tiền do chi phí phát sinh đột xuất.
Mức rủi ro: Trung bình. Bạn cần chủ động trao đổi để tìm ra giải pháp thanh toán linh hoạt hơn cho cả hai bên.
Khách hàng đang đối mặt với khủng hoảng dài hạn: Họ gặp áp lực tài chính kéo dài, khiến các khoản nợ tồn đọng dù đã được nhắc nhở nhiều lần.
Mức rủi ro:Cao. Nếu càng kéo dài thì khả năng doanh nghiệp bạn mất vốn sẽ tăng dần theo thời gian.
Khách hàng “mất tích”: Họ hoàn toàn ngừng liên lạc và né tránh nghĩa vụ.
Mức rủi ro:Rất cao. Đây là nhóm dễ phát sinh nợ xấu nhất, đòi hỏi phải có sự can thiệp của pháp lý hoặc dịch vụ thu hồi nợ.
Nhưng khách hàng “lầy” không chỉ là lý do duy nhất khiến quá trình thanh toán bị chậm trễ.
Có thể bạn cũng muốn biết điều này:Đọc vị 12 kiểu người này, bạn sẽ thành thạo giao tiếp nơi công sở
Khi nguyên nhân đến từ chính quy trình nội bộ và công nghệ doanh nghiệp bạn đang dùng
Trên thực tế, những quy trình nội bộ kém hiệu quả hoặc quá phức tạp cũng làm chậm quá trình xuất hóa đơn và thu hồi công nợ, ngay cả khi khách hàng hoàn toàn sẵn sàng thanh toán.
Quy trình rườm rà do công ty bạn có nhiều tầng phê duyệt, kèm theo đó là quy trình xử lý mọi thứ một cách thủ công thông qua các file Excel. Chính vì vậy, việc chậm trễ phát hành hóa đơn hay thanh toán cũng là điều dễ hiểu.
Sai sót hóa đơn do thiếu số PO, chứng từ, thông tin không khớp dẫn đến tranh chấp và tạm dừng thanh toán, kéo dài số ngày thu tiền bình quân (Days Sales Outstanding – DSO).
Thiếu khả năng kiểm soát do doanh nghiệp không nắm bắt được toàn bộ các khoản phải thu hoặc chi trong thực tế, không có báo cáo tuổi nợ rõ ràng khiến bộ phận tài chính phản ứng chậm trước các khoản sắp quá hạn.
- Hạn chế công nghệ: Hệ thống rời rạc, khó kết nối, lỗi thời làm phân mảnh thông tin, tăng nguy cơ xảy ra sai sót khi khối lượng giao dịch ngày một tăng.
Vì vậy, đừng chỉ đổ lỗi cho khách hàng nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang tìm cách giải quyết những thách thức trên.
Tác động dây chuyền từ việc quá hạn thanh toán
Quá hạn thanh toán không chỉ ảnh hưởng đến vận hành, đến một vài con số trên báo cáo mà còn ảnh hưởng đến cả tài chính và năng lực cạnh tranh dài hạn của doanh nghiệp.
Từ áp lực thanh khoản (dòng tiền mắc kẹt trong vòng xoay thu-chi) khiến ngay cả những hạng mục vận hành thông thường cũng trở nên khó khăn (chi trả lương, thuế…), đến suy giảm uy tín tín dụng, đặt doanh nghiệp bạn vào thế khó do ngân hàng có thể siết chặt điều kiện vay vốn, nhà cung cấp yêu cầu thanh toán trước…
Không chỉ dừng lại ở đó mà thanh toán chậm trễ còn tạo nên những áp lực tài chính như:
- Áp lực trực tiếp: Đội ngũ tài chính phải dành thêm thời gian để gửi nhắc nhở, theo dõi thanh toán và xử lý tranh chấp.
- Áp lực gián tiếp: Chi phí cơ hội mà nhân sự phải bỏ ra cho việc quản lý công nợ thay vì các hoạt động thực sự tạo ra giá trị như mở rộng tệp khách hàng, cải thiện sản phẩm/dịch vụ hay phát triển kinh doanh.
Liệu quy trình có chuẩn chỉnh hơn khi doanh nghiệp “lên mây”?
Câu trả lời là: có!
Các giải pháp quản lý tài chính nền tảng cloud giúp giải quyết nguyên nhân gốc rễ của tình trạng chậm trễ thanh toán thông qua việc nâng cao tính minh bạch, tự động hóa và tăng khả năng kiểm soát trong toàn bộ quy trình tài chính.
Minh bạch
Giải pháp quản lý tài chính nền tảng cloud cung cấp cho bộ phận tài chính khả năng theo dõi theo thời gian thực đối với các khoản phải trả (Accounts Payable – AP) và khoản phải thu (Accounts Receivable – AR), giúp doanh nghiệp ngăn ngừa các rủi ro thanh toán trễ ngay từ sớm thông qua:
- Dashboard trực quan nhằm tạo thuận tiện để doanh nghiệp nắm bắt tức thời trạng thái hóa đơn, các khoản sắp đến hạn, cam kết chi trả, v.v., từ đó chủ động điều phối và kiểm soát chu kỳ thanh toán.
- Khả năng truy cập dữ liệu tài chính liên tục ngay cả khi đội ngũ làm việc phân tán trên nhiều hệ thống và địa điểm khác nhau.
- Tính năng báo cáo nâng cao, bao gồm báo cáo tuổi nợ động (dynamic ageing reports) và dự báo dòng tiền, giúp bạn sớm nhận diện các hạng mục quá hạn, chủ động ưu tiên thu hồi công nợ cũng như điều chỉnh chiến lược thanh toán và lập kế hoạch cho vốn lưu động một cách hiệu quả hơn.
Khoảng 60% doanh nghiệp hiện nay ưu tiên chọn các nền tảng tự động hóa AP trên Cloud nhờ tính linh hoạt và khả năng mở rộng vượt trội so với các hệ thống on‑premises truyền thống [2].
Tự động hóa
Các giải pháp quản lý tài chính trên nền tảng Cloud có thể tự động hóa toàn bộ quy trình từ tiếp nhận thông tin thanh toán, đối soát hóa đơn với đơn mua hàng đến phê duyệt hóa đơn.
- 53% doanh nghiệp xác định tự động hóa là yếu tố then chốt giúp cải thiện tính minh bạch trong công tác quản lý các khoản phải trả.
- 70% doanh nghiệp đã chủ động giảm các quy trình xử lý hóa đơn thủ công nhằm hạn chế sai sót do con người.
- 65% đội ngũ tài chính ghi nhận chu kỳ phê duyệt hóa đơn được rút ngắn đáng kể sau khi triển khai các giải pháp tự động hóa [2].
Tự động hóa là gì, và tự động hóa có thể giúp bạn “nhổ ngay cái gai” này như thế nào? Tìm hiểu qua bài viết này ngay!
Thắt chặt kiểm soát quy trình
Các hệ thống quản lý tài chính trên nền tảng cloud hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau vào một nền tảng tập trung duy nhất nhằm loại bỏ tình trạng dữ liệu phân mảnh, tăng cường cộng tác giữa các bộ phận, đảm bảo bạn và mọi người đều đang làm việc trên cùng một nguồn thông tin mới và chính xác nhất.
Hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc giảm số vòng phê duyệt. Các giải pháp quản lý tài chính trên nền tảng cloud thường tích hợp sẵn các cơ chế kiểm tra – xác thực. 68% doanh nghiệp đánh giá cao khả năng phát hiện gian lận và tuân thủ tốt hơn như một lợi ích quan trọng của tự động hóa. Những doanh nghiệp này cũng nhận thấy khả năng kiểm soát nội bộ được cải thiện và rủi ro tài chính giảm rõ rệt [2].
Ngoài ra, các giải pháp cloud còn hỗ trợ bạn chủ động kiểm soát công nợ thông qua:
- Workflow tự động nhắc nhở thanh toán, gửi thông báo
- Quy trình leo thang rõ ràng, xác định khi nào cần nhắc nhở thân thiện, khi nào cần mạnh tay hơn
- Cập nhật trạng thái liên tục cho phép đội ngũ tài chính sớm phát hiện nguy cơ
TRG International luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp bạn tối ưu hóa quản lý tài chính
Với hơn 30 năm kinh nghiệm triển khai giải pháp quản lý tài chính cho các doanh nghiệp thuộc những ngành nghề, lĩnh vực phức tạp như Khách sạn, Sản xuất, Bảo hiểm, Năng lượng… TRG hỗ trợ bạn xác định chính xác “điểm nghẽn” để doanh nghiệp bạn:
Theo dõi rủi ro thanh toán theo thời gian thực
Tự động hóa quy trình nhắc nợ và phê duyệt hóa đơn
Xây dựng nền tảng tài chính vững chắc, sẵn sàng cho kiểm toán
Đừng để dòng tiền của bạn mãi mắc kẹt trong những quy trình cũ. Liên hệ với chuyên gia của TRG International ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu về lộ trình tối ưu hóa quản lý tài chính cho doanh nghiệp của bạn!
Nguồn:
