Có thể bạn luôn được dặn phải lấy hoá đơn khi mua hàng, nhưng đã bao giờ bạn tự hỏi điều gì xảy ra sau khi hóa đơn được gửi đến bộ phận Tài chính chưa?
Hành trình của một hóa đơn phức tạp hơn nhiều so với những gì bạn tưởng. Trước khi hóa đơn được thanh toán, bộ phận Tài chính, cụ thể là chuyên viên quản lý công nợ (Accounts Payable – AP) phải thực hiện một quy trình chuyên biệt nhiều bước, bao gồm đối chiếu đơn đặt hàng, một bước quan trọng trong quy trình thu mua và thanh toán công nợ. Quy trình so sánh và xác minh các tài liệu liên quan đến một giao dịch thu mua để đảm bảo tính chính xác, đồng thời hạn chế sai sót hoặc gian lận trước khi thanh toán cho nhà cung cấp.
Mục tiêu chính của việc đối chiếu đơn đặt hàng là đảm bảo rằng doanh nghiệp chỉ thanh toán cho những hàng hóa hoặc dịch vụ họ thật sự đã đặt mua, chi trả cho đúng giá đã thỏa thuận và công ty cũng đã nhận được hàng/ dịch vụ như mong muốn.
Đọc thêm:Doanh nghiệp nhỏ cần gì ở hóa đơn điện tử?
Tổng quan 3 phương pháp đối chiếu đơn đặt hàng phổ biến
Đối chiếu đơn đặt hàng (purchase order/ PO matching) là một quy trình xác minh quan trọng trong quy trình quản lý công nợ. Các cấp độ đối chiếu khác nhau mang lại mức độ kiểm soát tài chính khác nhau và giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi sai sót hoặc gian lận. Mỗi phương pháp đều kế thừa và mở rộng từ phương pháp trước đó, bổ sung các lớp bảo mật để đảm bảo thanh toán chính xác cho đúng nhà cung cấp vào đúng thời điểm.
Sau đây, hãy cùng TRG tìm hiểu sâu hơn về 3 phương thức đối chiếu đơn đặt hàng phổ biến nhất:
1. Đối chiếu hai bước (two-way matching)
Đối chiếu hai bước (hay còn gọi là đối chiếu hóa đơn) là hình thức đối chiếu đơn đặt hàng đơn giản nhất. Phương pháp này so sánh hai tài liệu chính:
– Đơn đặt hàng (PO): Tài liệu ban đầu do bên mua lập, nêu rõ mặt hàng đã đặt, số lượng và giá đã thỏa thuận.
– Hóa đơn của nhà cung cấp: Phiếu yêu cầu thanh toán do nhà cung cấp gửi, ghi nhận giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao.
Phương pháp đối chiếu trực tiếp này đảm bảo rằng những gì doanh nghiệp đã đặt mua trùng khớp với hóa đơn, thông qua việc kiểm tra số lượng, giá cả và điều khoản trên cả hai tài liệu.
Đọc thêm:7 “thảm họa” tài chính do sai sót khi sử dụng Excel
Cách thức hoạt động:
– Doanh nghiệp nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp cho hàng hóa hoặc dịch vụ dựa trên yêu cầu đặt hàng.
– Bộ phận quản lý công nợ (AP) kiểm tra xem mô tả, số lượng, đơn giá, tổng tiền, v.v. trên hóa đơn có khớp với thông tin trên đơn đặt hàng hay không.
– Bộ phận AP nhập các thông tin này vào hệ thống (Excel, phần mềm kế toán, hệ thống ERP, v.v.).
– Nếu tất cả thông tin đều trùng khớp (hoặc có sai lệch nhưng trong phạm vi cho phép), hóa đơn sẽ được phê duyệt và thanh toán.
Nếu sai lệch nhiều, hóa đơn sẽ bị tạm giữ cho đến khi vấn đề được xử lý.
Ưu điểm:
– Quy trình đơn giản
– Ít tài liệu hơn
– Ít thao tác thủ công
– Chi phí vận hành thấp
– Thanh toán nhanh hơn
Khuyết điểm
– Không có bước xác minh, có thể làm tăng rủi ro và sai sót
– Kiểm soát hóa đơn và hàng hóa còn hạn chế
– Hạn chế khả năng kiểm tra, truy vết
Đối chiếu hai bước phù hợp với các giao dịch diễn ra thường xuyên, rủi ro thấp và không yêu cầu xác nhận giao hàng. Tuy nhiên, phương pháp này không chứng minh được rằng hàng hóa đã được giao hoặc đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
2. Đối chiếu ba bước (three-way matching)
Đối chiếu ba bước là phương pháp được áp dụng rộng rãi nhất và được khuyến nghị cho phần lớn doanh nghiệp. Phương pháp này bổ sung một lớp bảo mật thông qua một loại tài liệu thứ ba: biên bản nhận hàng (Goods Receipt Note – GRN) hoặc phiếu xác nhận đã nhận hàng. Cách làm này đảm bảo rằng hóa đơn khớp với đơn đặt hàng, đồng thời xác nhận bên mua đã nhận được hàng hóa và số lượng đúng với yêu cầu.
Bộ phận quản lý công nợ phải trả sẽ so sánh tất cả thông tin (mặt hàng, số lượng, giá cả) trên cả ba tài liệu. Để hóa đơn được phê duyệt, thông tin trên đơn đặt hàng, hóa đơn và biên bản nhận hàng phải khớp nhau trong phạm vi cho phép.
Đọc thêm: Tự động hóa khoản phải trả (AP): Giải pháp nào phù hợp cho ngành sản xuất?
Bộ phận AP cần kiểm tra các chi tiết sau trên cả ba tài liệu:
– Đơn đặt hàng (PO): Có đầy đủ và chính xác thông tin, bao gồm số tiền thanh toán và thông tin nhà cung cấp.
– Biên bản nhận hàng (GRN): Số lượng đặt mua khớp với số lượng đã giao và được công ty xác nhận đã nhận.
– Hóa đơn của nhà cung cấp: Ghi rõ những gì nhà cung cấp yêu cầu thanh toán.
Đối chiếu PO ba bước giúp bộ phận AP phát hiện lỗi trong hóa đơn, từ đó giảm thiểu lãng phí khi phải thanh toán cho những mặt hàng chưa nhận, đồng thời phục vụ cho việc kiểm toán trong tương lai.
Ưu điểm
– Tránh nguy cơ thanh toán vượt mức, thanh toán trùng hoặc cho hàng hóa mà thực tế bên mua không nhận được
– Ngăn ngừa gian lận nhờ xác minh chặt chẽ hơn
– Ghi chép mua hàng và biên lai đáng tin cậy hơn
– Quản lý hàng tồn kho tốt hơn
– Đầy đủ chứng từ cho mục đích kiểm toán
Nhược điểm
– Phức tạp hơn do cần thu thập nhiều tài liệu hơn
– Thời gian xử lý lâu hơn do có thêm một bước xác minh
– Chi phí hành chính cao hơn nếu không được tự động hóa
– Có khả năng xảy ra sai sót nếu thực hiện thủ công
Phương pháp đối chiếu ba chiều phù hợp với hầu hết các giao dịch hàng hóa, đề cao lợi ích của quá trình xác thực thông tin khi giao nhận hàng. Tuy nhiên, điểm hạn chế của phương pháp này chính là khó có thể giúp người mua phát hiện những vấn đề về chất lượng.
3. Đối chiếu bốn bước (four-way matching)
Đối chiếu bốn bước sẽ giúp nâng cao hơn nữa quy trình thanh toán của doanh nghiệp bằng cách bổ sung một yếu tố thứ tư—báo cáo kiểm định. Phương pháp chi tiết này được phát triển dựa trên quy trình đối chiếu ba bước và thường được áp dụng cho các giao dịch có giá trị lớn. Có bốn tài liệu chính cần được xem xét: đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng, báo cáo kiểm định và hoá đơn từ nhà cung cấp
Đọc thêm: Tự động hoá quy trình Thu Mua – Thanh Toán (P2P) với giải pháp từ Yooz
Báo cáo kiểm định (hay phiếu ghi kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa) ghi lại chi tiết chất lượng hàng hoá đã qua kiểm tra có đáp ứng các tiêu chuẩn hoặc thông số kỹ thuật cụ thể hay không. Nhân viên phụ trách nhận hàng sẽ kiểm tra những kiện hàng có bất kì hư hỏng hoặc lỗi trước khi lập tài liệu này.
Cả bốn tài liệu cần phải khớp nhau về mô tả mặt hàng, số lượng, đơn giá và chất lượng hoặc thông số kỹ thuật trước khi hóa đơn được phê duyệt để thanh toán.
Quy trình đối chiếu bốn bước có mức độ bảo vệ cao nhất. Tuy nhiên, phương pháp này cũng đòi hỏi nhiều nguồn lực nhất và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận thu mua, nhận hàng, kiểm soát chất lượng và tài chính. Đây cũng là phương pháp tốn công sức nhất trong các hình thức đối chiếu, vì vậy phù hợp nhất với những giao dịch cần được giám sát, kiểm tra nghiêm ngặt.
Ưu điểm
– Kiểm soát tối đa và giảm thiểu rủi ro
– Tăng cường đảm bảo chất lượng theo các tiêu chuẩn của doanh nghiệp hoặc ngành (ví dụ: sản xuất, dược phẩm, hàng không, v.v.)
– Ngăn ngừa gian lận ở mức cao nhất, xác minh toàn diện và cung cấp đầy đủ chứng từ phục vụ cho mục đích kiểm toán
Nhược điểm
– Quy trình phức tạp và đòi hỏi nhiều nguồn lực
– Thời gian xử lý lâu nhất, có thể dẫn đến bỏ lỡ cơ hội hưởng chiết khấu nhờ thanh toán sớm hoặc làm căng thẳng mối quan hệ với nhà cung cấp
– Khả năng phát sinh sai lệch cao hơn nếu thực hiện thủ công do liên quan đến nhiều bước xử lý
– Không phù hợp với các giao dịch thông thường hoặc có giá trị thấp
Mỗi phương pháp đối chiếu đơn đặt hàng sau đều có độ bảo mật, độ chính xác cũng như tính phức tạp cao hơn phương pháp trước. Phương pháp đối chiếu hai bước mang lại tốc độ, nhưng đánh đổi bằng việc giảm kiểm soát. Đối chiếu ba bước đạt được sự cân bằng giữa hiệu quả và mức độ kiểm soát, vì vậy được sử dụng phổ biến. Trong khi đó, đối chiếu bốn bước mang lại khả năng kiểm soát chặt chẽ nhất nhưng lại tiêu tốn chi phí vận hành đáng kể, do đó chỉ phù hợp với các mặt hàng đặc thù, giá trị cao.
Việc lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc phần lớn vào nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp, quy mô giao dịch, mức độ chịu rủi ro và yêu cầu của ngành.
Tổng quan về bốn phương pháp đối chiếu đơn đặt hàng
Vai trò quan trọng của quy trình đối chiếu đơn đặt hàng
Đối chiếu đơn đặt hàng (PO matching) định hình cách doanh nghiệp quản lý tài chính toàn diện. Quy trình này kết nối chặt chẽ hoạt động thu mua với xử lý hóa đơn, hỗ trợ cho việc báo cáo tài chính đồng thời tạo nên một chuỗi hồ sơ minh bạch. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng quy định và sẵn sàng cho mọi cuộc kiểm toán.
Một quy trình đối chiếu hiệu quả, chính xác sẽ mang lại những lợi ích như:
– Chứng minh số tiền được ghi nhận hóa đơn trùng khớp với đơn đặt hàng đã được phê duyệt
– Phát hiện sự sai lệch giữa các tài liệu (có thể do thao túng giá hoặc hóa đơn bị làm giả, v.v.)
– Quy trình đối chiếu rõ ràng và chính xác giúp củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp nhờ tính minh bạch
– Thiết lập một quy trình đối chiếu hiệu quả hơn, giúp giải phóng nguồn nhân lực
– Khi được tự động hóa, quy trình đối chiếu cũng giúp giảm thời gian phê duyệt và xử lý
Trước đây, PO matching là một quy trình vừa thủ công vừa tốn thời gian. Nhưng với khối lượng giao dịch ngày càng vượt tầm kiểm soát như hiện nay, xử lý từng hóa đơn một cách thủ công là điều không bất khả thi nếu doanh nghiệp muốn tránh những tình trạng như thanh toán sai mục đích, lãng phí ngân sách hoặc xử lý gian lận mỗi ngày.
Chỉ trong năm qua, quy trình xử lý hóa đơn không hiệu quả đã gây tổn thất lên tới 133.000 USD, tương đương với 104.000 bảng Anh. Điều đáng lo ngại hơn cả là 53% chuyên gia tài chính thừa nhận đã từng gặp phải lừa đảo sử dụng công nghệ deepfake, 47% trong số đó thực sự đã trở thành nạn nhân. [1]
Theo thông kê của ngân hàng đa quốc gia Anh Barclays, 20% chuyên gia tài chính không biết hoặc không thể ước lượng được thiệt hại do việc gian lận hóa đơn gây ra cho doanh nghiệp mình. [2]
Read more:Doanh nghiệp bạn đang lãng phí tiền để xử lý hóa đơn! Đây là giải pháp
Ngày nay, những giải pháp công nghệ tiên tiến như tự động hóa, nhận dạng ký tự quang học (OCR) và trí tuệ nhân tạo (AI) đã mang đến cho doanh nghiệp nhiều lựa chọn hơn để có thể tự động hóa quy trình đối chiếu đơn đặt hàng nhằm nâng cao hiệu quả, độ chính xác và khả năng phát hiện gian lận.
Tuy nhiên, việc xây dựng một quy trình đối chiếu có hệ thống, dù thủ công hay tự động, là điều tất yếu mà doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện.
Lợi ích của việc tự động hóa quy trình đối chiếu đơn đặt hàng đối với bộ phận kế toán/ quản lý công nợ AP
Quy trình đối chiếu đơn đặt hàng hoàn toàn có thể được tự động hóa nhằm mang lại cho bộ phận quản lý công nợ nói riêng và doanh nghiệp nói chung những lợi ích thực thụ. Và những lợi ích đó không chỉ đơn thuần là giảm khối lượng công việc thủ công.
Cải thiện độ chính xác và giảm sai sót do con người
Sai sót từ khâu xử lý hóa đơn thủ công không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của báo cáo tài chính mà còn tốn kém, mất thời gian để sửa từng lỗi trong tài liệu, đồng thời gây căng thẳng mối cho quan hệ với các đối tác chiến lược và nhà cung cấp.
Ngay cả những chuyên viên kế toán giàu kinh nghiệm cũng có thể mắc lỗi cơ bản khi phải nhập dữ liệu lặp đi lặp lại mỗi ngày, đặc biệt trong những ngày khối lượng công việc cao và áp lực lớn.
Các hệ thống tự động hóa giúp so sánh chính xác hóa đơn với đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, từ đó giảm thiểu sự sai lệch về số lượng, giá cả và thông số sản phẩm. Quy trình xác minh có hệ thống này đảm bảo chỉ những hóa đơn hợp lệ và chính xác mới được thanh toán, hạn chế thanh toán trùng hóa đơn hoặc ghi nhận sai.
Đọc thêm:Làm thế nào để bảo vệ dữ liệu của bạn khi nhân viên thôi việc
Phê duyệt hóa đơn và thanh toán nhanh hơn
Tự động hóa quy trình đối chiếu hóa đơn giúp rút ngắn toàn bộ chu trình thanh toán bằng cách loại bỏ các điểm nghẽn do thao tác thủ công gây ra. Trung bình, một hóa đơn có thể mất từ 8 đến 15 phút để xử lý thủ công, tùy thuộc vào mức độ phức tạp. Khi số lượng này nhân lên hàng trăm hoặc hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng, một chuyên viên kế toán có thể mất không chỉ vài giờ mà là nhiều ngày liên tiếp cho công việc này.
Tự động hóa quy trình đối chiếu, phân luồng hóa đơn dựa trên yêu cầu/ quy tắc được thiết lập sẵn giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý, giảm xuống chỉ còn hơn 3 ngày, đồng thời tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc. [3]
Đọc thêm:Khắc phục các vấn đề quản lý và thanh toán nợ phổ biến bằng tự động hóa
Ngoài việc duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp nhờ luôn thanh toán đúng hẹn, tự động hóa cũng giúp bộ phận kế toán/ AP quản lý dòng tiền hiệu quả hơn và duy trì nguồn vốn lưu động tối ưu.
Tiết kiệm chi phí
Tự động hóa giúp đảm bảo chỉ những hóa đơn chính xác mới được thanh toán, từ đó ngăn ngừa các khoản chi dư hoặc thanh toán trùng lặp. Điều này giúp loại bỏ các chi phí không cần thiết như phí phạt do thanh toán trễ, cũng như các chi phí phát sinh từ quy trình thủ công như xử lý giấy tờ, in ấn và lưu trữ tài liệu.
Bộ phận quản lý công nợ có thể theo dõi trạng thái hóa đơn và nghĩa vụ thanh toán ngay trong thời gian thực, đồng thời quản lý ngân sách hiệu quả hơn, đảm bảo mọi khoản chi đều trùng khớp với đơn đặt hàng đã được phê duyệt.
Ngoài ra, việc kiểm tra tự động giúp giảm nguy cơ lọt các hóa đơn bị chỉnh sửa hoặc các giao dịch không được ủy quyền, từ đó bảo vệ cả uy tín và ngân sách của doanh nghiệp.
Nhiều giải pháp tự động hóa kế toán ngày nay được thiết kế để có thể mở rộng linh hoạt theo quy mô doanh nghiệp, cho phép xử lý khối lượng hóa đơn ngày càng lớn mà không cần tăng nhân sự, nhờ đó tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành.
Tóm lại, việc tự động hóa đối chiếu đơn đặt hàng giúp chuyển đổi một quy trình vốn thủ công, dễ sai sót thành một hệ thống vận hành hiệu quả, chính xác và an toàn; mang lại lợi ích chiến lược và tài chính rõ rệt cho mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô hay lĩnh vực.
Giải pháp tự động đối chiếu đơn đặt hàng hoạt động như thế nào?
Để có thể tự động hóa quy trình đối chiếu đơn đặt hàng, doanh nghiệp cần triển khai giải pháp tự động hóa quản lý công nợ AP hoặc hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) có tích hợp các mô-đun AP. Kết nối này tạo nền tảng giúp đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống. Sau đó, hệ thống có thể trích xuất thông tin đặt hàng, hóa đơn và biên lai trực tiếp từ cơ sở dữ liệu tài chính.
Quá trình tự động hóa diễn ra như sau:
Khi hóa đơn được gửi đến qua email, được scan lại hoặc được đồng bộ với hệ thống ERP, công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) sẽ tự động trích xuất dữ liệu quan trọng (tên nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày, từng dòng sản phẩm, số lượng, đơn giá, v.v.) và cả phần thông tin tổng quát (đầu mục, tiêu đề…). Kết hợp công nghệ phân tích bằng trí tuệ nhân tạo và xác minh bởi con người sẽ giúp đạt độ chính xác gần như tuyệt đối.
Sau khi dữ liệu được tiếp nhận, hệ thống sẽ tổ chức và chuẩn hóa thông tin, đảm bảo tất cả tài liệu đều nhất quán, đồng thời xác định các trường cần đối chiếu (số PO, số dòng hàng, số lượng, đơn giá).
Hệ thống được cấu hình sẵn với các quy tắc dành cho đối chiếu 2 bước, 3 bước hoặc 4 bước. Thuật toán đối chiếu sẽ đánh giá và so sánh liên tục dữ liệu từ hóa đơn so với thông tin từ đơn đặt hàng liên quan.
Doanh nghiệp có thể thiết lập các định mức sai số chấp nhận được (ví dụ: cho phép sai lệch 2% về giá hoặc số lượng) để bỏ qua những chênh lệch nhỏ, không cần điều chỉnh thủ công. Nếu phát hiện sai lệch (ví dụ: số lượng trên hóa đơn vượt quá mức cho phép và hoàn toàn không khớp với PO hoặc biên bản nhận hàng), hệ thống sẽ tự động đánh dấu để được chuyển đến đúng bộ phận liên quan (như quản lý thu mua, nhà cung cấp hoặc bộ phận nhận hàng) để rà soát và xử lý.
Nhiều hệ thống còn cung cấp cả quy trình làm việc tự động (tự động gửi nhắc nhở hoặc chuyển đến bộ phận cấp cao hơn để xử lý) nếu không được giải quyết trong thời gian quy định.
Sau khi hóa đơn được đối chiếu thành công (hoặc ngoại lệ đã được xử lý), hệ thống có thể tự động chuyển hóa đơn đến quản lý để chờ phê duyệt. Sau đó, hệ thống cũng có thể tự động kích hoạt quy trình thanh toán nếu doanh nghiệp có tích hợp giải pháp AP với cả hệ thống ngân hàng hoặc nền tảng thanh toán.
Nên tự động hóa quy trình hay không? Quyết định nằm ở bạn!
Xuyên suốt bài viết này, chúng ta đã khám phá cách các phương pháp đối chiếu khác nhau, từ xác minh hai bước cơ bản đến kiểm định bốn bước toàn diện, mang lại mức độ bảo vệ ngày càng chặt chẽ hơn trước sai sót do con người gây ra và các hành vi gian lận.
Không thể phủ nhận rằng, các giải pháp đối chiếu tự động cho phép doanh nghiệp giảm tới 90% chi phí và thời gian xử lý. Tuy nhiên, thành công của hệ thống không chỉ phụ thuộc vào công nghệ mà còn ở việc đào tạo nhân sự. Đội ngũ kế toán, đặc biệt là bộ phận quản lý công nợ cần nắm rõ quy trình xử lý cũng như cách vận hành của hệ thống công nghệ để có thể làm việc một cách hiệu quả nhất.
Việc theo dõi định kỳ các chỉ số hiệu suất chính cung cấp những phản hồi hữu ích, giúp cải tiến liên tục để quy trình đối chiếu đáp ứng linh hoạt các nhu cầu thay đổi không ngừng của doanh nghiệp.
Đối chiếu đơn đặt hàng ngày nay đã trở thành một công cụ kiểm soát tài chính mang tính chiến lược, hỗ trợ ra quyết định và bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.
Những doanh nghiệp đầu tư vào quy trình đối chiếu mạnh mẽ sẽ đạt được hiệu suất tài chính tốt hơn, xây dựng quan hệ đối tác bền vững hơn với nhà cung cấp và giảm thiểu rủi ro gian lận trong môi trường kinh doanh đầy phức tạp hiện nay.
Vậy bạn có thể tự tin tuyên bố rằng quy trình kế toán và quản lý công nợ của mình hiện đang rất hiệu quả và không xảy ra bất kỳ sai sót nào trong suốt quá trình đối chiếu đơn đặt hàng không? Bạn được bảo vệ kỹ càng đến mức nào?
Đừng tìm đâu xa vì TRG International cung cấp giải pháp phù hợp cho bạn: Yooz, mộtgiải pháp tự động hóa quy trình Thua mua – Thanh toán (purchase-to-pay) nền tảng đám mây tích hợp trí tuệ nhân tạo và những tính năng tiên tiếngiúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề, bài toán hóc búa nêu trong bài viết này.
Tìm hiểu những gì Yooz có thể đem đếncho doanh nghiệp của bạn qua buổi webinar theo yêu cầu này!
Nguồn:
2. https://www.barclayscorporate.com/insights/fraud-protection/invoice-fraud/
