Trong bài viết trước, TRG đã điểm qua những tính năng cốt lõi mà một giải pháp EPM cần có. Sau khi lựa chọn được giải pháp phù hợp, bước tiếp theo đương nhiên là lựa chọn nhà cung cấp để doanh nghiệp bạn “chọn mặt gửi vàng.”
Đừng lo, chỉ cần một bản đánh giá toàn diện sẽ giúp bạn tìm đúng đối tác có khả năng “cân” mọi nhu cầu triển khai và vận hành hệ thống của doanh nghiệp bạn.
Đánh giá mức độ tin cậy và khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp
Một bảng đánh giá và chấm điểmchi tiết sẽ giúp bạn cân nhắc từng nhu cầu và mức độ ưu tiên mà doanh nghiệp. Cách này sẽ giúp bạn “soi” rõ sự khác biệt giữa các nhà cung cấp và xếp hạng tầm quan trọng của từng yêu cầu. Nhớ nhé, một khách hàng thông minh sẽ chọn mua giải pháp, không chỉ là phần mềm!
Bản đánh giá nhà cung cấp nên phân tích rõ:
– Kinh nghiệm và kỹ năng của đội ngũ triển khai
– Thành tích mà các bên cung cấp đã đạt được ở các dự án tương tự
– Khách hàng của họ là những ai và câu chuyện thành công từ các doanh nghiệp có quy mô, ngành nghề giống bạn
– Khả năng hỗ trợ, bảo trì và đào tạosau khi triển khai
Đọc thêm:Vì sao đa số dự án Digital Transformation thất bại?
Quan trọng nhất là khả năng hỗ trợ, bảo trì và đào tạo sau triển khai của nhà cung cấp. Thành công của giải pháp EPM phụ thuộc vào việc doanh nghiệp bạn sử dụng phần mềm hiệu quả như thế nào khi nhu cầu kinh doanh thay đổi theo thời gian.
Đánh giá khả năng mở rộng và đánh giá hiệu suất
Thị trường kinh doanh hiện đang thay đổi nhanh hơn bao giờ hết. Các giải pháp EPM dựa trên nền tảng đám mây có thể mang lại khả năng mở rộng vượt trội hơn so với các hệ thống cài đặt tại chỗ truyền thống, cho phép người dùng điều chỉnh tài nguyên theo nhu cầu mà không cần đầu tư quá nhiềuvào phần cứng hay phần mềm mới.
Đọc thêm:Mọi thứ bạn biết về phần mềm SaaS có thể đều sai
Không chỉ mở rộng tài nguyên, kiến trúc nội bộ của phần mềm EPM, đặc biệt là lớp quản lý dữ liệu, đều có thể ảnh hưởng đến hiệu suất. Một hệ thống EPM không chỉ đóng vai trò như một cơ sở lưu trữ dữ liệu mà còn kết hợp nhiều công nghệ để tối ưu xử lý nhiều loại dữ liệu khác nhau:
– Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational): Quản lý chặt chẽ, linh hoạt cả dữ liệu giao dịch và dữ liệu nền tảng (master data).
– OLAP (Online Analytical Processing): Công nghệ phân tích đa chiều nhanh chóng, cho phép thực hiện các phép tính phức tạp; đây là yếu tố rất quan trọng cho lập kế hoạch và báo cáo.
– NoSQL: Xử lý nhiềutập dữ liệu đa dạng, khối lượng lớn và hỗ trợ phân tích dự liệu chuyên sâu torng thời gian thực.
Kiến trúc đa tầng này đảm bảo hệ thống EPM có thể vận hành tối ưu từ tích hợp dữ liệu, hợp nhất tài chính, đến lập kế hoạch tinh vi và lập báo cáo bất kể khối lượng dữ liệu hay độ phức tạp của yêu cầu truy vấn.
Đọc thêm: Từ phần mềm kế toán truyền thống sang đám mây: Đây là kế hoạch cho bạn!
Đánh giátrải nghiệm người dùng và quy trìnhđào tạo người dùng
Giao diện phần mềm cần dễ sử dụng, hỗ trợ tốt cho tất cả người dùng không chỉ riêng bộ phần tài chính trong suốt quá trình sử dụng lâu dài của họ. Những giải pháp có giao diện đơn giản sẽ giúp tăng năng suất và đẩy nhanh quá trình tiếp nhận trên toàn doanh nghiệp.
Ngoài ra, một quy trình đào tạo bài bản, bao gồm video hướng dẫn, bài giảng trực tuyến và hướng dẫn từng bước đặc biệt hữu ích cho các nhóm người dùng khác nhau:
– Chuyên gia triển khai và quản trị viên của hệ thống
– Người dùng doanh nghiệp ở các phòng ban khác nhau
– Chuyên viên tài chính với nhu cầu chuyên biệt
– Lãnh đạo cấp cao cần truy cập dashboard
Đọc thêm:Bạn có đang bỏ quên việc đào tạo cho nhân viên? ODT có phải là giải pháp?
So sánh giá cả và tổng chi phí sở hữu
Tổng chi phí sở hữu bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc sở hữu và vận hành hệ thống trong suốt vòng đời của nó. Quy trìnhđánh giá nhà cung cấp EPM cần xem xét các thành phần liên quan đến tổng chi phí sở hữu như sau:
– Tính toán chi phí đầu tư ban đầu cho phần cứng, phần mềm và hạ tầng mạng. Bao gồm cả các chi phí bổ sung như giấy phép sử dụng,quản trị cơ sở dữ liệu hoặc phần mềm trung gian. Tính cả chi phí triển khai như phí tư vấn, đào tạo và chi phí thay thế nhân sự tạm thời.
– Ước tính chi phí vận hành bao gồm chi phíbảo trì, nâng cấp và hỗ trợ. Nhiều nhà cung cấp hiện sử dụng mô hình định giá theo gói trả trước (subscription). Mô hình này giúp giảm chi phí đầu tư ban đầu nhưng cần được đánh giá kỹ về tác động dài hạn.
– Xác định tiềm năng lợi tức đầu tư (ROI) bằng cách xem xét các cơ hội tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu. Tiết kiệm đến từ việc tăng hiệu quả và giảm nhu cầu nhân sự. Doanh thu tăng nhờ khả năng định giá tốt hơn và cách thức bán hàng chiến lược hơn. Đánh giá tài chính chi tiết này giúp làm rõ giá trị thực sự của từng nhà cung cấp, vượt xa mức giá ban đầu.
Đọc thêm: 10 Sai Lầm Thường Gặp trong Dự Báo Tài Chính & Cách Phòng Tránh
Nghiên cứu Tổng tác động Kinh tế (Total Economic Impact) của Forrester cho thấy các doanh nghiệp sử dụng giải pháp EPM đạt được tỷ suất hoàn vốn (ROI) lên đến 393% trong vòng ba năm [1]. Không ít phòng ban đã có thể giảm năm nhân viên toàn thời gian nhờ loại bỏ các quy trình mô hình hóa và báo cáo thủ công.
Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng tiết kiệm ít nhất2.000 giờ đồng hồ cho việc thu thập dữ liệu và 1.040 giờ thao tác thủ công hàng tháng. Các nhóm tài chính hiện dành hơn 55% thời gian để phân tích thông tin thay vì chỉ tổng hợp dữ liệu [2].
Lợi ích không chỉ dừng lại ở việc tiết kiệm thời gian và chi phí. Các công ty sử dụng phần mềm EPM có khả năng dự báo chính xác gấp ba lần, loại bỏ hơn 100 file Excel dùng để dự báo, nhờ đókhắc phục các vấn đề về kiểm soát phiên bản và chất lượng dữ liệu.
Tóm lại, giải pháp và nhà cung cấp EPM phù hợp sẽ làm thay đổi quy trình tài chính của bạn, biến một quy trìnhbị động sang chủ động hơn vàlợi ích mang lại hoàn toàn xứng đáng: độ chính xác cao hơn, hợp tác tốt hơn, và khả năng linh hoạtvượt trội.
TRG tin rằng bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tự tin hơn trong quá trình lựa chọn giải pháp EPM và đưa ra quyết định sáng suốt nhằm mang lại giá trị bền vững lâu dài. Bạn đã sẵn sàng để “nâng tầm” doanh nghiệp mình chưa?
Nguồn:
1. https://planful.com/blog/what-kind-of-return-to-expect-from-an-epm-investment/
