Trong xu thế hiện nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển hướng sang lập kế hoạch ngân sách chiến lược nhằm hướng đến tầm nhìn dài hạn hơn thay vì chỉ gói gọn trong một năm tài chính. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích những động lực thúc đẩy xu hướng này, đồng thời đưa ra hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp bạn chuyển đổi từ phương pháp lập ngân sách truyền thống hàng năm sang mô hình lập kế hoạch ngân sách chiến lược hiệu quả.
Đọc thêm: Ngân sách khách sạn: Chiến lược tối ưu hóa hoạt động và lợi nhuận
Liệu quy trình lập kế hoạch ngân sách hàng năm có phải là “rào cản” doanh nghiệp phát triển?
Phương pháp lập kế hoạch ngân sách truyền thống thường “trói buộc” doanh nghiệp trong vòng xoáy tư duy ngắn hạn, dẫn đến những tình huống quen thuộc sau:
- Quyết định tài chính chủ yếu dựa trên số liệu của năm trước với những điều chỉnh không đáng kể
- Các phòng ban hoạt động độc lập, ngân sách riêng, thiếu sự phối hợp.
- Việc phân bổ nguồn lực không phù hợp với mục tiêu kinh doanh dài hạn.
- Bỏ lỡ các cơ hội tăng trưởng do ngân sách không linh hoạt
Khác biệt hoàn toàn với phương pháp truyền thống, lập kế hoạch ngân sách chiến lược đặt chiến lược kinh doanh làm trọng tâm. Thay vì để ngân sách “điều khiển” chiến lược, phương pháp này đảm bảo rằng tầm nhìn chiến lược sẽ định hướng cho kế hoạch tài chính.
Đọc thêm:7 “thảm họa” tài chính do sai sót khi sử dụng Excel
Vậy điều gì tạo nên sự khác biệt của lập kế hoạch ngân sách chiến lược?
- Tầm nhìn hướng tới tương lai: Thay vì chỉ tập trung vào các con số quá khứ, phương pháp này chú trọng đến việc dự đoán và chuẩn bị cho tương lai.
- Tính linh hoạt: Tạo không gian cho doanh nghiệp xoay chuyển và thích ứng với các cơ hội hoặc thách thức mới.
- Sự kết nối: Đảm bảo mọi khoản chi tiêu đều đóng góp vào mục tiêu chiến lược tổng thể của công ty.
Đọc thêm:Ưu điểm và Nhược điểm của Phương pháp Lập Kế hoạch Ngân sách Truyền thống
Vậy chính xác thì lập kế hoạch ngân sách chiến lược là gì?
Lập kế hoạch ngân sách chiến lược là phương pháp xây dựng kế hoạch tài chính dựa trên việc tích hợp chặt chẽ các mục tiêu kinh doanh chiến lược vào quá trình lập ngân sách.
Khác với phương pháp truyền thống chỉ gói gọn trong một năm tài chính, lập kế hoạch ngân sách chiến lược hướng đến việc thiết lập các mục tiêu dài hạn, thường kéo dài từ 3 đến 5 năm. Trong đó, các kế hoạch tài chính không chỉ đơn thuần là tài trợ cho hoạt động mà còn là động lực thúc đẩy tăng trưởng, đổi mới và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.
Đọc thêm:Mẹo lập ngân sách hiệu quả cho doanh nghiệp khách sạn
Các yếu tố cốt lõi của quá trình lập kế hoạch ngân sách chiến lược:
- Bắt đầu bằng việc xác định rõ các mục tiêu kinh doanh, sau đó phân tích ngược lại để xác định nguồn lực tài chính cần thiết.
- Khuyến khích linh hoạt điều chỉnh nguồn lực khi xuất hiện cơ hội mới.
- Tập trung vào việc dự đoán nhu cầu trong tương lai thay vì chỉ dựa vào dữ liệu trong quá khứ.
- Xem ngân sách của các bộ phận khác nhau như những phần tử liên kết trong một bức tranh tài chính tổng thể.
- Theo dõi và đánh giá định kỳ để đảm bảo chi tiêu luôn phù hợp với chiến lược đã đề ra.
Lợi ích chính của việc lập kế hoạch ngân sách chiến lược
Lập kế hoạch ngân sách chiến lược mang lại những lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu tăng trưởng và phát triển bền vững:
Phân bổ nguồn lực tốt hơn
Lập kế hoạch ngân sách chiến lược phân bổ nguồn lực dựa trên những gì thực sự quan trọng đối với tương lai của doanh nghiệp. Thay vì duy trì các mô hình chi tiêu quá khứ có thể đã lỗi thời, doanh nghiệp có thể hướng các khoản vốn vào các sáng kiến thúc đẩy tăng trưởng và đổi mới.
Đọc thêm:Tự động hoá phân bổ quỹ trong kế toán bảo hiểm với SunSystems
Cải thiện khả năng ra quyết định
Bằng cách liên kết kế hoạch tài chính với mục tiêu chiến lược, doanh nghiệp xây dựng được một khung tham chiếu rõ ràng để đánh giá hiệu quả đầu tư và cơ hội phát triển. Từ đó, đưa ra các quyết định sáng suốt về việc phân bổ nguồn lực.
Quản lý rủi ro tốt hơn
Tầm nhìn dài hạn của lập kế hoạch ngân sách chiến lược giúp doanh nghiệp sớm nhận diện các thách thức và cơ hội tiềm ẩn, nhờ đó chủ động xây dựng các biện pháp quản trị rủi ro và định vị chiến lược một cách hiệu quả.
Tìm hiểu thêm:Kempinski Hotels tăng độ chính xác dự báo tài chính lên 90% như thế nào?
Làm thế nào doanh nghiệp có thể chuyển từ phương pháp truyền thống sang lập kế hoạch ngân sách chiến lược?
Để chuyển đổi từ phương thức lập ngân sách hàng năm truyền thống sang lập kế hoạch ngân sách chiến lược, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Thay đổi tư duy tiếp cận
Thay vì xem ngân sách hàng năm và chiến lược là hai phạm trù riêng biệt, hãy tích hợp chúng lại với nhau. Thay vì hỏi “Năm ngoái, doanh nghiệp đã chi bao nhiêu tiền?” hay “Chúng ta nên chi bao nhiêu cho năm tới?”, mà hãy hỏi:
- Mục tiêu chiến lược dài hạn của chúng ta là gì?
- Những sáng kiến nào sẽ mang lại giá trị tối ưu nhất?
- Ngân sách có thể hỗ trợ củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp như thế nào?
Đọc thêm:Giải đáp những câu hỏi phổ biến về công cụ dự báo tài chính
Bước 2: Xóa bỏ rào cản giữa các phòng ban
Khuyến khích các phòng ban trao đổi thông tin. Bộ phận tài chính cần hiểu rõ mục tiêu của bộ phận marketing, và bộ phận vận hành cần nắm bắt kế hoạch của bộ phận bán hàng. Doanh nghiệp có thể thành lập các nhóm liên phòng ban để thu thập ý kiến đóng góp từ tất cả các bên liên quan.
Bước 3: Lựa chọn phương pháp lập kế hoạch ngân sách phù hợp
Có nhiều phương pháp lập kế hoạch ngân sách chiến lược, mỗi phương pháp có ưu điểm riêng:
Lập ngân sách dựa trên giá trị:
- Đánh giá chi phí dựa trên giá trị tạo ra
- Xem xét mục đích và bộ phận hưởng lợi của từng khoản chi
- Tập trung vào ROI và tạo ra giá trị
Lập ngân sách từ con số không:
- Tái lập ngân sách mỗi năm
- Yêu cầu giải trình cho mọi khoản chi
- Phù hợp trong giai đoạn tái cơ cấu hoặc suy thoái kinh tế
Lập ngân sách dựa trên hoạt động:
- Liên kết ngân sách với các hoạt động và kết quả cụ thể
- Tập trung vào mục tiêu và kết quả chiến lược
- Xác định yếu tố thúc đẩy chi phí
Doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp để xây dựng ngân sách hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh dài hạn.
Bước 4: Ứng dụng công nghệ
Ngoài các giải pháp bảng tính (spreadsheet), doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc sử dụng các công cụ lập kế hoạch ngân sách chuyên dụng, nền tảng đám mây, cho phép:
- Thực hiện phân tích “nếu-thì” theo thời gian thực
- Theo dõi hiệu suất liên tục
- Phát hiện sớm xu hướng
- Cung cấp thông tin chi tiết kịp thời cho các bên liên quan
Bước 5: Duy trì tính linh hoạt
Khác với lập ngân sách truyền thống, lập kế hoạch ngân sách chiến lược là một quá trình liên tục, đòi hỏi doanh nghiệp phải đánh giá thường xuyên (hàng quý hoặc hàng tháng) để so sánh hiệu suất thực tế với dự báo, từ đó điều chỉnh ngân sách khi cần thiết.
Những thách thức thường gặp đối với lập kế hoạch ngân sách chiến lược
Lập kế hoạch ngân sách chiến lược không phải là một hành trình dễ dàng, doanh nghiệp có thể sẽ đối mặt với không ít thách thức phổ biến, điển hình như những vấn đề sau.
Kháng cự trước những thay đổi
Những phòng ban vốn đã quen thuộc với phương pháp lập kế hoạch ngân sách truyền thống có thể phản đối việc thay đổi.
Để vượt qua thách thức này, doanh nghiệp cần:
- Truyền đạt rõ ràng những lợi ích của lập kế hoạch ngân sách chiến lược
- Cung cấp đào tạo và hỗ trợ đầy đủ cho mọi nhân viên
- Kịp thời ghi nhận và tuyên dương những thành công ban đầu
Đọc thêm:3 bước cần thiết giúp cấp quản lý ứng phó với thay đổi
Đầu tư thời gian
Lập kế hoạch ngân sách chiến lược đòi hỏi nhiều thời gian và nỗ lực đầu tư.
Để giảm thiểu áp lực về thời gian, doanh nghiệp nên:
- Bắt đầu với các chương trình thử nghiệm quy mô nhỏ
- Triển khai theo từng bước, tránh thay đổi đột ngột
- Đầu tư vào các ông nghệ phù hợp để tối ưu hóa quy trình
Thay đổi tư duy
Thành công của lập kế hoạch ngân sách chiến lược đòi hỏi sự thay đổi tư duy từ ngắn hạn sang dài hạn.
Để thúc đẩy sự thay đổi này, doanh nghiệp cần:
- Lãnh đạo làm gương và hành động theo tư duy chiến lược
- Khen thưởng và công nhận những đóng góp thể hiện tư duy chiến lược
- Tạo cơ hội hợp tác liên phòng ban để khuyến khích trao đổi và học hỏi
Đọc thêm:Phát Triển Growth Mindset tại doanh nghiệp: Lợi ích và Phương Pháp
Lập kế hoạch ngân sách chiến lược không đơn thuần chỉ là tối ưu hóa các con số, mà còn là bước tiến quan trọng để nâng tầm hoạt động kinh doanh. Quá trình chuyển đổi từ phương thức truyền thống đòi hỏi sự đầu tư và cam kết của doanh nghiệp nhưng những lợi ích dài hạn mà việc lập ngân sách một cách chiến lược vô cùng xứng đáng: chiến lược chi tiêu phù hợp, khả năng ra quyết định được cải thiện và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.
Hãy chủ động kiểm soát tương lai tài chính của doanh nghiệp bằng cách chuyển đổi từ các quy trình thủ công, cứng nhắc sang hệ thống Quản lý Hiệu suất Doanh nghiệp (EPM) hiện đại và toàn diện. Tìm hiểu thêm về giải pháp này trong hội thảo trực tuyến theo yêu cầu của TRG.
