Ngay cả khi đã tăng cường ứng dụng công nghệ, nhiều doanh nghiệp khách sạn hiện vẫn đang đối mặt với những khó khăn không ngừng đến từ hệ thống cũ kém linh hoạt, dữ liệu rời rạc và công nghệ lạc hậu. Việc đạt được hiệu quả tài chính không chỉ là một chuẩn mực mà đã trở thành yếu tố sống còn đối với sự tồn tại của doanh nghiệp.
Bài viết này sẽ phân tích 4 thách thức chính trong quản trị tài chính mà các doanh nghiệp khách sạn đang gặp phải, đồng thời khám phá làm thế nào những giải pháp tài chính nền tảng đám mây có thể khắc phục những vấn đề đó.
Đọc thêm:Bạn đã nắm rõ USALI 12, “luật chơi” mới của ngành khách sạn?
Nội dung chính:
– 4 thách thức cối lõi bao gồm nhập liệu thủ công, sai sót trong báo cáo, phân bổ chi phí kém hiệu quả và thách thức về tuân thủ
– Thách thức bắt nguồn từ hệ thống tài chính kém linh hoạt, công nghệ lạc hậu và dữ liệu rải rác khiến nhà quản lý phải ra quyết định dựa trên thông tin lỗi thời.
– Công nghệ nền tảng đám mây (cloud) giúp tập trung dữ liệu về một nguồn duy nhất và tự động hóa các quy trình tốn thời gian.
– TRG International, với hơn 30 năm kinh nghiệm, cung cấp các giải pháp quản lý tài chính dựa trên đám mây, giúp các doanh nghiệp khách sạn tinh gọn hoạt động và thúc đẩy hiệu suất chuẩn xác.
Những thách thức cốt lõi trong quản trị tài chính khách sạn
1 – Nhập liệu thủ công
Nhập dữ liệu thủ công có vẻ chỉ là một bất tiện nho nhỏ, nhưng khi cùng lúc nhiều bộ phận, chi nhánh đều xử lý mọi thứ một cách thủ công, điều này sẽ nhanh chóng trở thành nguyên nhân làm giảm năng suất nghiêm trọng. Đội ngũ tài chính của khách sạn thường mất hàng giờ mỗi ngày để nhập dữ liệu hóa đơn, kiểm tra chéo số liệu và sửa lỗi nhập sai.
Những công việc lặp lại này:
– Tốn rất nhiều thời gian và dễ phát sinh lỗi
– Làm chậm quá trình ra quyết định
– Tăng chi phí vận hành
– Khiến doanh nghiệp dễ đối mặt với rủi ro về tuân thủ quy định
Trong một lĩnh vực mà thời gian và độ chính xác là yếu tố then chốt, những tác động cộng dồn từ nhập liệu thủ công là cực kỳ lớn.
Đọc thêm:Doanh nghiệp bạn đang lãng phí tiền để xử lý hóa đơn! Đây là giải pháp
Theo một nghiên cứu gần đây của McKinsey, khoảng 27% [1] các hoạt động tài chính có thể được tự động hóa nhờ các giải pháp số hiện đại và ứng dụng máy học (machine learning). Điều này cho thấy tiềm năng lớn trong việc sử dụng công nghệ để tối ưu quy trình và giảm khối lượng công việc thủ công ở những doanh nghiệp khách sạn.
2 – Báo cáo sai sót & không thể theo dõi số liệu trong thời gian thực
Làm thế nào để quản lý hiệu quả 10 địa điểm khách sạn khác nhau và xác định đúng nơi nào đang thất thoát doanh thu càng nhanh càng tốt?
Khi mỗi cơ sở đều vận hành riêng hệ thống đặt phòng, thanh toán, quản lý buồng phòng hay kế toán, rất khỏ để họ tổng hợp dữ liệu trong thời gian ngắn. Bạn muốn nhận được những thông tin chi tiết của tất cả hệ thống một cách nhanh chóng? Nếu không có một nền tảng tập trung, điều này gần như không thể.
Chỉ một sự sai lệch nhỏ trong chất lượng dữ liệu cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến việc định giá hay so sánh hiệu quả. Hệ quả là, các nhà quản lý khách sạn thường phải ra quyết định dựa trên nguồn thông tin lỗi thời hoặc thiếu sót [2].
Một con số đáng báo động là 84% [4] giám đốc điều hành cho biết họ không hoàn toàn tin tưởng vào dữ liệu được dùng để đưa ra quyết định chiến lược. Điều này càng cho thấy tính cấp thiết của một hệ thống cung cấp thông tin chính xác, tích hợp và cập nhật theo thời gian thực trên toàn bộ khách sạn.
Đọc thêm:Các chuyên gia tài chính chỉ có 5 năm để đổi mới – Họ sẽ phải làm sao?
3 – Phân bổ chi phí kém hiệu quả
Trong ngành khách sạn, các nguồn lực và dịch vụ thường được chia sẻ giữa nhiều bộ phận nhưng chi phí lại không được phân bổ chính xác.
Chẳng hạn, dịch vụ dọn phòng không chỉ gói gọn ở các phòng cho khách. Họ còn đảm nhận việc vệ sinh các khu vực công cộng, spa, phòng họp và cả văn phòng làm việc. Tương tự, đội bảo trì chịu trách nhiệm sửa chữa khắp cơ sở nhưng chi phí tiện ích lại không được chia đều cho tất cả bộ phận liên quan.
Nếu không có một mô hình phân bổ chi phí hợp lý, các dịch vụ dùng chung này thường chỉ được ghi nhận vào một bộ phận duy nhất hoặc bị ước tính sơ sài, không phản ánh đúng mức độ sử dụng thực tế.
Hậu quả là:
– Một số bộ phận được tính chi phí thấp, tạo cảm giác như đang hoạt động hiệu quả
– Một số bộ phận khác lại bị “đội chi phí”, trông như thua lỗ dù thực tế không phải vậy
Khi đó, các nhà quản lý không thể đưa ra quyết định sáng suốt. Ngân sách bị vượt không phải vì chi tiêu quá tay mà vì số liệu không còn minh bạch.
Nếu người quản lý không rõ nguồn lực được sử dụng ra sao và chi phí phát sinh ở đâu, họ sẽ mất quyền chủ động khi điều hành.
4 – Thách thức về tuân thủ các quy định
Tuân thủ quy định không phải việc làm một lần là xong. Đây là nghĩa vụ lâu dài, đòi hỏi sự chú ý thường xuyên đến hàng loạt các quy định phức tạp ở cấp địa phương, quốc gia và quốc tế.
Các chuỗi khách sạn, đặc biệt là những tập đoàn hoạt động toàn cầu, phải tuân theo nhiều bộ quy định khác nhau: thuế, lao động, tiêu chuẩn báo cáo tài chính… Việc quản lý các nghĩa vụ này một cách thủ công hoặc bằng hệ thống lỗi thời dễ dẫn đến sai phạm, thiếu sót, thậm chí là vi phạm quy định.
Ngay cả những đội ngũ tài chính giàu kinh nghiệm nhất cũng có thể bị áp lực khi phải theo kịp các quy định thuế, chuẩn mực báo cáo quốc tế và thủ tục kiểm toán liên tục thay đổi. Khi thông tin tài chính rải rác trên nhiều nền tảng hoặc bảng tính, việc tạo báo cáo chính xác và đảm bảo đúng quy định có thể trở thành “gánh nặng”.
🔶 Case study:Hành trình Dusit Le Palais Tu Hoa Hanoi chuẩn hóa kế toán & tối ưu hiệu suất
Tháo gỡ những rối ren: Cách xây dựng một nền tảng tài chính thông minh hơn
Một hệ thống quản trị tài chính hiện đại dựa trên nền tảng đám mây có thể trở thành bước ngoặt giúp đội ngũ tài chính làm việc chính xác hơn, chiến lược hơn và tự tin hơn.
Dưới đây là cách công nghệ điện toán đám mây giải quyết những thách thức cốt lõi trong việc quản trị tài chính khách sạn:
Dữ liệu được tập trung về một nơi và được cập nhật liên tục
Một nền tảng “cloud-native” giúp hợp nhất toàn bộ dữ liệu tài chính từ nhiều bộ phận và địa điểm vào một hệ thống duy nhất. Thay vì quản lý các file Excel riêng lẻ hay phần mềm rời rạc, bộ phận tài chính có thể tiếp cận dữ liệu chính xác từ một nguồn duy nhất.
Với những bảng tổng quan số liệu cập nhật theo thời gian thực, có khả năng phân tích chi tiết và báo cáo trực tiếp, ban lãnh đạo có thể xem toàn cảnh hiệu suất tài chính của toàn bộ chuỗi khách sạn một cách chính xác và tức thời.
Đọc thêm:Thúc đẩy số hóa cho bộ phận kế toán với phần mềm SunSystems Cloud
Ứng dụng tự động hóa để tiết kiệm nguồn lực
Các công việc thủ công như nhập hóa đơn, đối soát hay phê duyệt chứng từ ngốn rất nhiều thời gian. Các nền tảng đám mây tự động hóa những quy trình này bằng cách tích hợp thu thập dữ liệu và tự động hóa quy trình công việc. Điều này giúp loại bỏ sự trùng lặp, giảm thiểu lỗi sai, và quan trọng hơn là giúp bộ phận tài chính “rảnh tay” để tập trung vào các chiến lược quan trọng.
Phân bổ chi phí và lập ngân sách chính xác hơn
Việc này giúp tăng cường tính minh bạch, ngăn chặn tình trạng báo cáo sai sót và đảm bảo mỗi bộ phận chịu đúng, chịu đủ phần chi phí của mình. Kết quả là ngân sách chính xác hơn và trách nhiệm tài chính rõ ràng hơn trên toàn tổ chức.
Trải nghiệm thực tế sức mạnh của công nghệ đám mây
Nếu đội ngũ tài chính của bạn đang tốn quá nhiều thời gian “vật lộn” với con số hơn là định hình chiến lược, đã đến lúc bạn cần xem xét lại cách thức quản lý tài chính trong tập đoàn khách sạn của mình.
Với hơn 30 năm kinh nghiệm hỗ trợ thành công nhiều doanh nghiệp khách sạn trên khắp thế giới, TRG International là nhà cung cấp đáng tin cậy các giải pháp tài chính doanh nghiệp, giữ vị thế dẫn đầu thị trường toàn cầu. Chúng tôi mang đến các giải pháp quản lý tài chính dựa trên nền tảng đám mây giúp tinh gọn hoạt động, đảm bảo tính tuân thủ và cho phép đội ngũ tài chính thúc đẩy hiệu suất một cách chuẩn xác.
Hãy truy cập trang tài nguyên của TRG để khám phá các câu chuyện thực tế, tìm hiểu cách các doanh nghiệp khách sạn trên thế giới đang đổi mới hoạt động tài chính và vận hành của họ!
Liên hệ tư vấn ngay hôm nay với TRG International để tìm hiểu cách một hệ thống tài chính tích hợp giúp đội ngũ của bạn đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Hãy để chúng tôi chứng minh những lợi ích vượt trội khi dữ liệu được kết nối thông suốt, quy trình vận hành tự động, và bộ phận tài chính có thể chủ động ra quyết định.
Nguồn:
1. https://www.mckinsey.com/capabilities/mckinsey-digital/our-insights/how-bots-algorithms-and-artificial-intelligence-are-reshaping-the-future-of-corporate-support-functions
2. https://insights.ehotelier.com/suppliers/2021/06/22/hotel-budgeting-and-forecasting-4-reasons-why-data-quality-is-essential-to-recovery/
3. https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/pdf/2016/06/2016-global-ceo-outlook.pdf
