Hợp nhất tài chính: Excel có còn là “chân ái” của doanh nghiệp?

Ngày nay, hợp nhất tài chính không còn là một “bài tập” định kỳ về báo cáo mà đã trở thành một phần thiết yếu giúp lãnh đạo đánh giá hiệu quả hoạt động, đảm bảo tuân thủ và hỗ trợ quyết định chiến lược.

Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, mở thêm nhiều chi nhánh, kinh doanh thêm nhiều mặt hàng, hay “lấn sân” vào nhiều thị trường mới đòi hỏi phải dùng nhiều loại tiền tệ cũng như phải tuân thủ nhiều quy định báo cáo khác nhau, một câu hỏi then chốt được đặt ra:

Liệu doanh nghiệp và bộ phận tài chính có nên tiếp tục sử dụng Excel/ phần mềm bảng tính? Hay đã tới lúc doanh nghiệp cần nâng cấp lên một phần mềm hợp nhất tài chính chuyên dụng?

Đọc thêm:⁠⁠Tương lai của hợp nhất tài chính: Nhanh hơn, minh bạch hơn, kết nối hơn

Những điểm chính

• Phần mềm hợp nhất tài chính giúp tự động hóa, kiểm soát và chuẩn hóa toàn bộ quy trình hợp nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian kết sổ, đảm bảo số liệu tài chính luôn chính xác.
• Excel/ bảng tính (spreadsheet) thường được bộ phận kế toán “ưu ái” hơn nó chúng quen thuộc, dễ tiếp cận và chi phí thấp. Tuy nhiên, khi bạn cần thông tin chính xác, minh bạch và mong muốn phần mềm đáp ứng linh hoạt hơn với những nhu cầu ngày càng khắt khe thì Excel đang dần trở thành một rào cản.

Ưu điểm của phần mềm hợp nhất tài chính

Phần mềm chuyên dụng giúp tự động hóa, kiểm soát và chuẩn hóa toàn bộ quy trình hợp nhất, điển hình như:

• Tự động loại bỏ giao dịch nội bộ, liên công ty
• Chuyển đổi tiền tệ
• Kiểm tra tính hợp lệ và nhật ký kiểm toán
• Và tích hợp sẵn những quy tắc nghiệp vụ giúp kiểm soát chặt chẽ hơn quy trình hợp nhất

Nhờ vậy, quản lý tài chính có thể giảm bớt những thao tác thủ công hay quá phụ thuộc vào kinh nghiệm cũng như trực giác cá nhân nhưng vẫn có thể giám sát chặt chẽ mọi quy trình.

Vì sao bộ phận kế toán lại chọn dùng Excel để hợp nhất tài chính?

Những ứng dụng, phần mềm bảng tính như Microsoft Excel, Google Sheet vẫn là công cụ được nhiều chuyên viên kế toán tin dùng. Không thể phủ nhận là những phần mềm này cực kỳ quyền năng, linh hoạt, dễ sử dụng, tích hợp nhiều tính năng và thậm chí là tốn rất ít hoặc gần như miễn phí sử dụng.

Với các startup hoặc công ty nhỏ có cấu trúc đơn giản thì việc thu thập dữ liệu rồi dùng “hàm” (formula) để xử lý là đã đủ.

Đọc thêm:Excel vs. Giải pháp Đám mây trong Quản lý Vận hành Doanh nghiệp

Thực tếthì bộ phận tài chính không chỉ tổng hợp thông tin của một phòng ban với một vài file Excel mà từ nhiều tổ, nhóm, đơn vị, chi nhánh khác. Những nguồn thông tin đó sẽ được tập hợp là thành một file chính để điều chỉnh, cập nhật số liệu, rồi áp dụng logic, công thức mẫu và hợp nhất thông tin.

Excel rất hữu ích cho đến khi nó không còn hữu dụng nữa.

Khi nào thì Excel bắt đầu “fail”?

Khi quy trình hợp nhất ngày càng phức tạp, bảng tính bắt đầu bộc lộ những giới hạn:

• Nhập liệu và xử lý thủ công: Thêm cột, thêm dòng, áp dụng thêm nhiều lớp công thức khiến rủi ro sai sót tăng lên, khó nhận diện và cũng không thể xử lý nhanh chóng.

• “Rối loạn” phiên bản: File “Final”, “Final-v2”, “Final-v3-chot” gửi qua lại giữa các phòng ban khiến bạn không biết đâu là file với số liệu mới nhất.

• Rủi ro mất thông tin: Chỉ cần một ai đó vô tình xóa nhầm một dòng hoặc dùng sai công thức, toàn bộ báo cáo sẽ sai lệch mà không để lại dấu vết.

• Quá phụ thuộc vào những “trùm Excel“: Chỉ một vài nhân sự cũ hoặc giàu kinh nghiệm mới tường tận mọi quy trình hợp nhất (bao gồm cả công thức). Nếu thiếu họ, cả hệ thống sẽ tê liệt vì không ai hiểu nổi logic phức tạp trong hằng hà vô số bảng tính đó.

• Áp lực thời gian: Khi sếp yêu cầu báo cáo ngay trong ngày, việc ngồi dò thủ công hàng ngàn dòng dữ liệu là điều bất khả thi.

Đọc thêm:Từ chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) tới chuẩn mực quốc tế (IFRS)

Về lâu dài, sự phụ thuộc này không chỉ tiềm ẩn rủi ro vận hành mà còn khiến doanh nghiệp khó mở rộng quy trình hợp nhất khi số lượng chi nhánh, đơn vị, khu vực hoặc yêu cầu báo cáo ngày càng tăng.

Chị Hoài Thu, Trưởng bộ phận Tài chính của trường Quốc tế Saigon South International School (SSIS), và nhân viên đều được mệnh danh là những “ông hoàng, bà hoàng Excel”. Nhưng quy trình quản lý tài chính của SSIS nay đã được số hóa và cải thiện đáng kể. Xem clip để biết giải pháp đã giúp chị Thu và team của chị số hóa như thế nào.

Phần mềm hợp nhất tài chính giải quyết gốc rễ thách thức như thế nào?

Khác với cách làm thủ công, phần mềm hợp nhất tài chính không chỉ tự động hóa các bước lặp đi lặp lại mà còn tăng cường kiểm soát quy trình bằng cách:

• Tập trung dữ liệu tập trung trong một hệ thống duy nhất để tránh tình trạng “mỗi người một số”, trùng lặp thông tin hay sai sót do chỉnh sửa.
• Tích hợp sẵn các quy tắc kiểm soát, trường hợp ngoại lệ, v.v… nhằm giúp phát hiện sớm vấn đề trước khi đóng sổ.
• Tạo dấu truy vết (audit trail) rõ ràng, ghi nhận chi tiết ai sửa, sửa lúc nào, sửa cái gì… thuận tiện cho việc kiểm tra nghiệp vụ và kiểm toán hơn.
• Chuẩn hóa quy trình, giảm phụ thuộc vào một vài cá nhân, thiết lập nền tảng bền vững cho tương lai.

Nhờ đó, phần mềm chuyên dụng theo thời gian sẽ giúp tối ưu quy trình hợp nhất hơn và sẵn sàng xử lý các yêu cầu phức tạp như đa tiền tệ hay nhiều quy chuẩn kế toán.

Tìm hiểu thêm:Làm thế nào để chọn phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính phù hợp?

Lựa chọn giải pháp phù hợp dựa trên nhu cầu và tương lai của doanh nghiệp

Việc lựa chọn giữa Excel và phần mềm chuyên dụng không xuất phát từ sở thích cá nhân mà sẽ phụ thuộc nhiều vào việc doanh nghiệp có thể quản lý, kiểm soát và mở rộng quy trình hợp nhất đến mức nào.

Khi doanh nghiệp mở rộng, mọi thứ không chỉ “thăng cấp” mà còn rối hơn. Thêm một công ty con, thêm một loại tiền tệ hay một yêu cầu báo cáo mới đồng nghĩa với việc phát sinh hàng loạt mối liên hệ chồng chéo. Những vấn đề này vốn không phải là thế mạnh của Excel.

Khi đó, để đảm bảo số liệu luôn đúng, đội ngũ tài chính buộc phải bỏ ra nhiều thời gian để rà soát hoặc “chữa cháy” hơn. Dữ liệu gửi trễ, điều chỉnh liên tục hay việc sửa số sau khi đã kết sổ sẽ rất khó để tránh khỏi.

Đó là chưa kể đến trường hợp chu kỳ báo cáo bị rút ngắn. Khi đó, bộ phận tài chính gần như không có dư thời gian để sửa từng lỗi chi li. Lúc này, vấn đề không còn là làm nhanh hay chậm mà là liệu quy trình hợp nhất có còn đáng tin khi phải vận hành trong điều kiện áp lực cao hay không?

Nếu doanh nghiệp của bạn đang trên đà tăng trưởng, đừng để Excel trở thành “vòng kim cô” kìm hãm sự phát triển.

TRG International sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong việc đánh giá lại bài toán hợp nhất và triển khai những giải pháp phù hợp, giúp doanh nghiệp bạn tự tin kiểm soát và tăng trưởng bền vững. Liên hệ với TRG International để tìm hiểu thêm!

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm hợp nhất tài chính là gì?

Phần mềm hợp nhất tài chính được thiết kế để tự động hóa, kiểm soát và chuẩn hóa toàn bộ quy trình hợp nhất báo cáo giữa các công ty thành viên và các kỳ báo cáo khác nhau.

Vì sao bảng tính (Excel) vẫn được sử dụng phổ biến trong hợp nhất tài chính?

Bảng tính vẫn được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì quen thuộc, dễ dùng và chi phí thấp, đặc biệt trong giai đoạn đầu khi quy mô công ty và quy trình vận hành còn đơn giản.

Giữa phần mềm hợp nhất tài chính và bảng tính, giải pháp nào phù hợp hơn cho hợp nhất?

Bảng tính phù hợp khi công ty mới thành lập hoặc quy mô nhỏ. Nhưng khi doanh nghiệp cần độ chính xác, minh bạch và khả năng xử lý chuyên sâu hơn, phần mềm hợp nhất tài chính thường là lựa chọn hiệu quả hơn.