Hệ thống lỗi thời hay các sai sót nhỏ từ phần mềm lập ngân sách có thể tạo ra thêm công việc không đáng có và vắt kiệt sức của nhân viên. Mộtgiải pháp lập ngân sách phù hợpkhông chỉ giúp doanh nghiệp đơn giản hóa được quy trình từ đó cải thiện hiệu suất, mà còn mang lại nhiều giá trị hơn thế.
Tuy nhiên, điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải cẩn trọng trong quá trình đánh giá và lựa chọn phần mềm cho phù hợp với tình hình ngân sách của doanh nghiệp, bởi một quyết định sai lầm có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả làm việc của nhân cũng như là lợi nhuận của công ty.
Đã đến lúc doanh nghiệp cần rà soát và nâng cấp quy trình lập kế hoạch ngân sách của mình.
Đọc thêm:Ngân sách chiến lược: Đã đến lúc vượt qua giới hạn một năm?
Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần nâng cấp quy trình lập ngân sách
Nhận biết trước những dấu hiệu cảnh báo quy trình lập ngân sách hiện tại có lỗ hổng hoặc cần được cải thiện là vô cùng quan trọng để đảm bảo tài chính luôn ổn định và các hoạt động vận hành của doanh nghiệp luôn diễn ra trơn tru. Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, hệ thống quản lý của tài chính cũng nên được cải tiến song song.
Hãy cùng điểm qua những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc bạn cần rà soát lại các phần mềm và quy trình lập ngân sách hiên tại của doanh nghiệp.
#1. Tốc độ xử lý chậm
Mất nhiều thời gian hơn để xử lý dữ liệulà dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy quy trình lập kế hoạch ngân sách của bạn đã đến lúc cần được nâng cấp. Trong bối cảnh mà môi trường kinh doanh luôn biến động không ngừng, thì xử lý dữ liệu tài chính chậm trễ sẽ ảnh hưởng đến:
– Trễ báo cáo
– Dữ liệu không được cập nhật kịp thời cho các bộ phận trong doanh nghiệp
– Kéo dài quá trình xây dựng và phê duyệt ngân sách
Chẳng hạn, nếu một báo cáo tháng thường mất vài ngày để xử lý, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ những thông tin quan trọng và cấp thiết. Bên cạnh gây ra lãng phí thời gian, các giải pháp lỗi thời này còn dễ phát sinh các sai sót và sai lệch trong tính toán từ đó khiến doanh nghiệp bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh.
Ngược lại, các giải pháp hiện đại ngày nay cho phép doanh nghiệp xử lý dữ liệu nhanh hơn và cập nhật thông tin theo thời gian thực để hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.
Đọc thêm: 10 Sai Lầm Thường Gặp trong Dự Báo Tài Chính & Cách Phòng Tránh
#2. Hạn chế về tính năng
Điều mà doanh nghiệp ngày nay thực sự cầnkhông chỉ đơn thuần là một phần mềm có thể tính toánmà là những giải pháp quản lý tài chính toàn diện. Nếu phần mềm lập ngân sách hiện tại của bạn bị giới hạn về tính năng và không thể đáp ứng được những nhu cầu ngày càng phức tạp như sau đây thì đó là dấu hiệu cho thấy đã đến lúc cần nâng cấp:
– Chỉ có thể thực hiện các báo cáo đơn giản
– Không thể tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác
– Thiếu các tính năng dự báo nâng cao và xây dựng kế hoạch ứng phó
– Hạn chế trong các công cụ hỗ trợ
– Khó khăn trong việc tích hợp với hệ thống ERP và CRM hiện có
Những hạn chế kể trên không chỉ làm chậm quá trình quản lý tài chính, mà còn buộc doanh nghiệp phải chuyển dữ liệu thủ công giữa các nền tảng. Điều này làm tăng nguy cơ xảy ra sai sót, thiếu nhất quán trong thông tin hoặc tệ hơn là rò rỉ thông tin.
#3. Tỷ lệ tiếp nhận từ người dùng thấp
Dù cho phần mềm tốt đến đâu cũng chỉ có thể phát huy hiệu quả khi nó được chấp nhận và sử dụng đúng cách.Tỷ lệ tiếp nhận thấpdo phần mềm không phù hợp với nhu cầu hay kỹ năng của người dùng không chỉ lãng phí mà còn tạo thêm nhiều vấn đề mới.
Đọc thêm:Microlearning có phải là tương lai của đào tạo và phát triển nhân viên?
Tỷ lệ tiếp nhận thấp thường thể hiện qua những dấu hiệu sau:
– Nhân viên né tránh sử dụng phần mềm dù đây là công cụ hỗ trợ công việc hàng ngày
– Nhân viên quay lại dùng các phương pháp hoặc hệ thống cũ
– Liên tục nhận được các yêu cầu về hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo
Tỷ lệ tiếp nhận thấp còn gây tổn hại lớn cho doanh nghiệp, dẫn đến:
– Dữ liệu tài chính không đồng nhất giữa các phòng ban
– Báo cáo tài chính không còn đủ tin cậy
– Đội ngũ IT bị quá tải do phải hỗ trợ liên tục
Những doanh nghiệp gặp phải vấn đề này thường phải chi nhiều hơn cho bộ phận hỗ trợ kỹ thuật, trong khi đó nhân viên lại không sẵn sàng để tiếp nhận công nghệ mới. Kết quả là doanh nghiệp có thể bị tụt lại so với các đối thủ cạnh tranh.
Nâng cấp giải pháp lập ngân sách không chỉ góp phần tối ưu hóa quy trình tài chính, mà còn hỗ trợ các lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời hơn. Các công cụ này cũng cần được cập nhật một cách thường xuyên như chính các con số trong báo cáo vậy.
Những sai lầm cần tránh khi lựa chọn các giải pháp lập ngân sách
Lựa chọn đúng phần mềm lập ngân sách có thể tạo ra một bước ngoặc lớn cho khả năng quản lý tài chính và góp phần trực tiếp vào thành công chung của doanh nghiệp. Sau đây là những sai lầm phổ biến nhằm giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn hơn và tránh được những tổn thất không đáng có trong quá trình lựa chọn phần mềm phù hợp.
#1. Cho rằng phương án rẻ nhất là tốt nhất
Một trong những sai lầm phổ biến nhất mà doanh nghiệp hay mắc phải là chỉ nhìn vào chi phí khi lựa chọn phần mềm. Tối ưu chi phí là điều dễ hiểu, nhưng các lựa chọn giá rẻ chưa chắc đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm.
Khi cân nhắc các giải pháp khác nhau, doanh nghiệp nên xem xét kỹtổng chi phí sở hữu (TCO)trong suốt vòng đời của phần mềm, bao gồm nhiều yếu tố như:
1. Yêu cầu phần cứng hoặc phí đăng ký SaaS
2. Chi phí triển khai
3. Chi phí duy trì
4. Phí tích hợp với các hệ thống khác
5. Chi phí đào tạo người dùng
6. Chi phí hỗ trợ sau lắp đặt
Nếu bỏ qua các khoản chi này, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với vấn đề vượt ngân sách ban đầu và phải chịu thêm áp lực tài chính không lường trước.
#2. Không có ngân sách riêng cho IT
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa có ngân sách đầu tư cụ thể cho công nghệ, thậm chí là hoàn toàn không có. Nguyên nhân thường bắt nguồn từ nhận thức còn hạn chế về tầm quan trọng của các giải pháp quản lý tài chính và cách mà chúng tác động mạnh mẽ lên doanh nghiệp.
Khi không có ngân sách và chiến lược rõ ràng cho các nhu cầu về IT, các doanh nghiệp thường rơi vào tình trạng:
– Phải chấp nhận những giải pháp kém hiệu quả và không thể đáp ứng đủ nhu cầu của từng phòng ban hoặc toàn doanh nghiệp
– Trì hoãn việc nâng cấp cần thiết
– Tụt hậu về công nghệ so với đối thủ, điển hình như là giải pháp lập ngân sách, kế hoạch và dự báo cho bộ phận tài chính
Các doanh nghiệp có tầm nhìn xa hiểu rõ những khoản chi tiêu cho IT là một khoản đầu tư chiến lược. Chính tư duy này giúp cho họ chủ động lập kế hoạch và phân bổ ngân sách cho các công cụ, phần mềm phù hợp với mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.
Khi xây dựng ngân sách cho phần mềm lập ngân sách, doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố sau:
– Nhu cầu quản lý tài chính hiện tại và trong tương lai
– Khả năng phát triển và mở rộng quy mô của doanh nghiệp
– Mức độ tích hợp với các hệ thống đang sử dụng
– Chi phí đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật
– Chi phí cập nhật và bảo dưỡng định kỳ
Một ngân sách cho IT rõ ràng và kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các lựa chọn phần mềm phù hợp hơn mà không phải đánh đổi các tính năng thiết yếu để tiết kiệm chi phí.
Đọc thêm: Công nghệ OLAP: xử lý Big Data cho ngành Khách sạn
#3. Phần mềm không có khả năng mở rộng
Mộtgiải pháp lập ngân sách có khả năng mở rộngsẽ có thể đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp. Ngoài việc có thể hỗ trợ xử lý khối lượng giao dịch lớn hơn, giải pháp còn có thể đón nhận thêm nhiều người dùng và mở rộng phục vụ cho các chi nhánh mới, bổ sung tính năng mới, và tích hợp với các nền tảng mới khác khi cần. Có được một phần mềm linh hoạt còn bảo chứng cho độ hiệu quả của hệ thống tài chính tương lai, tránh việc phải thay thế thường xuyên hoặc điều chỉnh phức tạp về sau.
Chính vì vậy, một giải pháp có khả năng mở rộng thực chất có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí về “đường dài”.
Hãy ưu tiên các tính năng hỗ trợ khả năng mở rộng sau:
– Kiến trúc linh hoạt: Hệ thống có thể xử lý dữ liệu và số lượng người dùng mượt mà dù số lượng có tăng lên.
– Thiết kế dạng module: Dễ dàng bổ sung các tính năng mới theo nhu cầu phát sinh.
– Khả năng tích hợp: Kết nối dễ dàng với các hệ thống hiện tại và tương lai.
– Hỗ trợ đa pháp nhân: Có thể quản lý nhiều công ty con hoặc chi nhánh trong cùng một hệ thống.
– Giải pháp dựa trên nền tảng đám mây: Dễ dàng nâng cấp và mở rộng quy mô linh hoạt khi cần.
Đọc thêm: Giải pháp lập kế hoạch và ngân sách còn cần những tính năng gì khác nữa?
#4. Phần mềm cản trở khả năng cộng tác giữa các phòng ban
Làm việc nhóm là yếu tố then chốt để quản lý tài chính hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chọn lựa những phần mềm hỗ trợ kém hoặc thậm chí làm gián đoạn quá trình cộng tác giữa các phòng ban. Kết quả là thông tin bị phân mảnh, không đồng bộ dẫn đến giao tiếp nội bộ kém hiệu quả.
Quy trình lập ngân sách truyền thốngthường yêu cầu nhiều fileExcel khác nhau, rất dễ xảy ra trường hợp trùng lặp dữ liệu, sai sót và lãng phí thời gian. Trái lại, các giải pháp hiện đại ngày nay lại có thể giải quyết vấn đề đó, cho phép các phòng ban cộng tác cùng lúc nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác nhờ các tính năng như:
– Cập nhật theo thời gian thực: Cho phép nhiều người dùng cùng thao tác trên dữ liệu đang hoạt động
– Phân quyền theo vai trò: Cài đặt quyền truy cập chi tiết để xem, chỉnh sửa hoặc phê duyệt ngân sách dựa trên vai trò của người dùng.
– Công cụ ghi chú và bình luận: Ghi chú và nhận xét trực tiếp trong hệ thống để tăng cường giao tiếp.
– Kiểm soát phiên bản: Theo dõi thay đổi và khôi phục phiên bản cũ khi cần.
– Khả năng truy cập từ thiết bị di động: Hỗ trợ đội ngũ làm việc từ xa hoặc khi không có mặt trực tiếp tại văn phòng.
– Tích hợp với các công cụ bên ngoài: Kết hợp với Slack, Microsoft Teams để dễ dàng trao đổi trong quá trình làm việc.
Đọc thêm: Spreadsheet vs. Giải pháp Đám mây trong Quản lý Vận hành Doanh nghiệp
Phần mềm lập ngân sách lấy người dùng làm trung tâm giúp phá vỡ rào cản giữa các phòng ban và mang lại các dự báo chính xác hơn. Nhờ đó, đội ngũ tài chính có thể thu thập ý kiến từ tất cả những nhân sự liên quan, xây dựng ngân sách sát với nhu cầu thực tế hơn.
Một giải pháp phù hợp cần đơn giản hóa quy trình, hỗ trợ ra quyết định theo thời gian thực và dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Việc đánh giá kỹ lưỡng và tránh được các sai lầm phổ biến sẽ giúp bạn lựa chọn được phần mềm lập ngân sách mang lại giá trị thực sự và hỗ trợ mục tiêu tài chính dài hạn.
Bạn muốn tìm hiểu thêm những giải pháp lập ngân sách hiện đại ngày nay hoạt động như thế nào? Hãy xem ngay webinar theo yêu cầu “Lập ngân sách: Từ thủ công đến linh hoạt” của TRG để tìm hiểu làm thế nào để chuyển đổi quy trình tài chính quan trọng này của doanh nghiệp thành mô hình hiện đại, linh hoạt và chính xác hơn.
