Trong bối cảnh toàn cầu hóa, những doanh nghiệp đa quốc gia với nhiều công ty con và đơn vị kinh doanh đang phải đối mặt với một vấn đề hóc búa: giao dịch liên công ty, hay còn gọi là giao dịch nội bộ (intercompany transaction). Hơn cả những con số trên giấy tờ, những giao dịch này là cả một mạng lưới phức tạp.
Liệu giao dịch liên công ty có nhất thiết phải gây ám ảnh đến vậy?
Nguyên nhân thực sự khiến giao dịch liên công ty trở nên phức tạp?
#1 – Dữ liệu thiếu sự nhất quán
Khi làm việc với nhiều phòng ban, đơn vị kinh doanh hoặc công ty con, một trong những vấn đề phổ biến và dễ nhận thấy nhất mà bất kỳ bộ phận tài chính nào cũng sẽ gặp phải ít nhất một lần, đó là sự thiếu nhất quán trong dữ liệu tài chính.
Một nguyên nhân cốt lõi khiến các giao dịch liên công ty trở nên khó quản lý chính là việc dữ liệu thiếu cấu trúc và quy trình không theo tiêu chuẩn. Mỗi pháp nhân có thể sử dụng hệ thống kế toán riêng, với định dạng, quy ước đặt tên và sơ đồ tài khoản khác nhau, dẫn đến các hệ thống không thể liên kết và cập nhật thông tin theo thời gian thực.
Sự phân mảnh này kéo theo hàng loạt hệ lụy: mỗi bên có thể ghi nhận giao dịch theo cách khác nhau, hóa đơn không khớp, tình hình tài chính mơ hồ hoặc mâu thuẫn, v.v.
Đọc thêm:Góc công nghệ: Dữ liệu lớn (Big Data) là gì?
Khi không có một cơ chế quản trị dữ liệu thống nhất, các bộ phận tài chính buộc phải đối soát thủ công, làm tăng nguy cơ sai sót, kéo dài thời gian khóa sổ và tiềm ẩn rủi ro trong khi kiểm toán.
#2 – Khó kiểm soát tuân thủ
Tuân thủ quy định pháp lý không đơn giản chỉ là một yêu cầu mang tính hình thức. Mỗi quốc gia, mỗi khu vực lãnh thổ đều có hệ thống thuế, quy định kế toán và yêu cầu báo cáo riêng biệt.
Ví dụ, một giao dịch giữa công ty mẹ tại Anh và công ty con tại Đức không chỉ cần đáp ứng các quy định về VAT của cả hai nước mà còn phải phù hợp với tiêu chuẩn định giá chuyển giao của OECD.
Đọc thêm:USALI là gì và tại sao hệ thống quan trọng với doanh nghiệp khách sạn?
Việc thiếu tài liệu chứng minh hợp lệ, định giá không phù hợp, hay thậm chí sai sót nhỏ trong báo cáo thuế đều là những tín hiệu đáng báo động. Khi quy định ngày càng chặt chẽ, khả năng đảm bảo tuân thủ chủ động, nhất quán và minh bạch là một yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp duy trì sự bền vững.
#3 – Rủi ro từ quy đổi ngoại tệ
Khi doanh nghiệp mở rộng ra toàn cầu cũng đồng nghĩa với việc họ phải xử lý nhiều loại tiền tệ giữa các pháp nhân khác nhau.
Một công ty con tại Pháp lập hóa đơn bằng đồng Euro, văn phòng tại Singapore dùng đô la Singapore, còn trụ sở chính lại báo cáo bằng bảng Anh. Một giao dịch tưởng như cơ bản trên giấy tờ giờ đây lại đòi hỏi phải chuyển đổi tiền tệ chính xác, kịp thời và thống nhất giữa các khu vực pháp lý khác nhau.
Từ đó, vấn đề bắt đầu leo thang. Nếu tỷ giá được sử dụng đã lỗi thời, không nhất quán giữa các pháp nhân thì ngay cả những sai lệch nhỏ cũng có thể tích tụ thành sai số lớn trong báo cáo.
Đọc thêm:Quản lý tài chính vs. Quản lý ngân quỹ: Giải mã những khác biệt chính
Một vài con số không khớp có thể làm sai lệch việc ghi nhận doanh thu, làm tăng hoặc giảm biên lợi nhuận và dẫn đến phân tích tài chính không chính xác. Lúc này, bạn không còn đơn thuần chỉ là cân đối sổ sách mà đang phải xoay xở với tỷ giá hối đoái biến động trong điều kiện tầm nhìn hạn chế và rủi ro cao.
Tệ hơn nữa, những sai lệch này có thể không bị phát hiện cho đến tận sau này, khi kiểm toán hoặc quá chốt sổ cuối năm khiến những lỗi sai này khó truy vết cũng như sửa chữa. Khi đó, thiệt hại đã xảy ra: kết quả tài chính có thể đã bị trình bày sai và ban lãnh đạo có thể đã ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu không chính xác.
Trong kịch bản tồi tệ nhất, cơ quan quản lý có thể can thiệp nếu nghi ngờ có hành vi vi phạm ngay cả khi nguyên nhân chỉ là sai lệch tỷ giá chứ không phải cố ý gian lận.
#4 – Định giá chuyển nhượng
Định giá chuyển nhượng với mức giá như thế nào thì mới “đúng” cho hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi giữa các đơn vị trong cùng một tập đoàn? Dù có vẻ chỉ là vấn đề nội bộ, định giá chuyển nhượng không hề tầm thường.
Nếu doanh nghiệp định giá nội bộ quá thấp, họ có thể bị cáo buộc là đang chuyển lợi nhuận sang các quốc gia có mức thuế thấp nhằm giảm thuế cho toàn tập đoàn. Ngược lại, nếu mức giá quá cao, điều này có thể gây áp lực tài chính lên các công ty con, bóp méo chi phí được phân bổ. Dù theo hướng nào thì đều có thể ảnh hưởng đến hiệu quả tài chính và tinh thần làm việc trong doanh nghiệp.
Hãy tưởng tượng một tình huống trong đó trụ sở chính tại London tính phí gấp ba lần so với mức tiêu chuẩn cho dịch vụ công nghệ thông tin nội bộ đối với chi nhánh tại Singapore.
Trừ khi doanh nghiệp có các chính sách rõ ràng, được hỗ trợ bởi các nghiên cứu so sánh và phù hợp với nguyên tắc giá giao dịch độc lập do OECD đề xuất, hành vi này rất dễ bị xem là thiếu hợp lý, thậm chí có dấu hiệu thao túng. Các cơ quan thuế hoàn toàn có thể xem đây là hành vi chuyển lợi nhuận hoặc cố tình che giấu, dẫn tới việc bị thanh tra, xử phạt hoặc ảnh hưởng tới uy tín của doanh nghiệp.
Đọc thêm:3 cách cải thiện và giảm sai sót khi đối chiếu giao dịch liên công ty
Bên cạnh đó, xu hướng toàn cầu đang ngày càng tập trung vào việc chống xói mòn cơ sở thuế và chuyển lợi nhuận (Base Erosion and Profit Shifting, BEPS) làm thắt chặt thêm quy trình giám sát giao dịch nội bộ trong tập đoàn. Đồng thời, cơ quan chức năng cũng gia tăng cảnh giác với những phương pháp định giá có dấu hiệu thao túng, đặc biệt là những trường hợp giảm thuế không rõ ràng.
Nếu không có phương pháp thống nhất, tài liệu rõ ràng và hệ thống tin cậy để theo dõi và thực thi chính sách định giá chuyển nhượng, doanh nghiệp sẽ đối mặt với các khoản phạt tài chính, việc thiếu hồ sơ cho kiểm toán còn làm chậm tiến trình báo cáo, hợp nhất tài chính và xói mòn niềm tin của các bên liên quan.
#5 – Nút thắt trong đối chiếu sổ sách
Không điều gì khiến đội ngũ tài chính lo lắng hơn quy trình chốt sổ cuối tháng. Khi các giao dịch giữa các đơn vị không được đối chiếu chính xác, hậu quả chắc chắn không chỉ dừng ở sự chậm trễ, căng thẳng mà còn kéo theo cả những buổi tăng ca thâu đêm, chuỗi email dày đặc để truy tìm sai lệch.
Một rủi ro thường bị xem nhẹ trong quá trình hợp nhất là việc loại trừ giao dịch nội bộ không chính xác. Khi các bút toán không khớp, doanh thu, chi phí hoặc số dư có thể bị tính đúp hoặc bị loại trừ sai, làm ảnh hưởng báo cáo hợp nhất, đánh giá sai hiệu suất kinh doanh thực sự.
Các kiểm toán viên thường xuyên phát hiện những sai lệch kiểu này khiến thời gian rà soát kéo dài. Nếu lỗi diễn ra thường xuyên thậm chí có thể làm giảm niềm tin từ nhà đầu tư và gia tăng nguy cơ vi phạm quy định pháp lý.
Từ nút thắt đến bứt phá: Bí quyết giúp CFO thông minh dẫn đầu cuộc chơi
Những thách thức xoay quanh giao dịch nội bộ không phải là điều mới mẻ, nhưng cách mà các lãnh đạo tài chính hàng đầu giải quyết chúng đã thay đổi đáng kể. Thay vì dựa vào những biện pháp tạm thời hay tiếp tục vá víu các quy trình lỗi thời, các CFO có tư duy tiến bộ ngày nay đang chọn cách tiếp cận chiến lược hơn, dựa vào công nghệ để xử lý triệt để các vấn đề ngay từ gốc rễ.
Phá vỡ các “ốc đảo dữ liệu” bằng hệ thống tài chính hợp nhất
Bước đầu tiên để giải quyết các thách thức trong giao dịch nội bộ giữa các công ty là xóa bỏ các rào cản dữ liệu. Bằng cách triển khai một hệ thống quản lý tài chính tập trung cho phép đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực giữa tất cả các đơn vị, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính nhất quán trong việc nhập liệu và giảm thiểu nhiều lỗi thủ công do các hệ thống rời rạc gây ra.
Cách tiếp cận này mang lại một nguồn dữ liệu đáng tin cậy duy nhất, giúp loại bỏ trùng lặp, hỗ trợ báo cáo chính xác và cho phép bộ phận tài chính đối chiếu giao dịch nội bộ hiệu quả hơn. Quan trọng hơn cả, nó tạo nền tảng cho sự minh bạch, tuân thủ và ra quyết định chiến lược trên toàn bộ tổ chức.
Đọc thêm: Thúc đẩy số hóa cho bộ phận kế toán với phần mềm SunSystems Cloud
Giám sát tuân thủ tự động
Yêu cầu pháp lý luôn thay đổi và việc theo dõi thủ công đơn thuần không thể bắt kịp với tốc độ đó. Tích hợp các chức năng kiểm tra tuân thủ tự động vào hệ thống tài chính cho phép doanh nghiệp chủ động theo dõi các thay đổi trong quy định, tạo các nhật ký kiểm toán nhất quán và đảm bảo mọi giao dịch nội bộ đều tuân thủ đúng với chuẩn mực kế toán trong nước và quốc tế như IFRS, GAAP hay quy định của OECD.
Tích hợp tỷ giá hối đoái theo thời gian thực
Để loại bỏ sai lệch trong quy đổi tiền tệ, một nền tảng tài chính hiện đại cần hỗ trợ đa tiền tệ và tích hợp tỷ giá hối đoái theo thời gian thực nhằm đảm bảo báo cáo tài chính luôn chính xác và được cập nhật kịp thời, loại bỏ rắc rối do chuyển đổi thủ công hoặc điều chỉnh trễ gây ra.
Chính sách chuyển giá minh bạch và được ghi nhận đầy đủ
Bằng cách tận dụng giải pháp hiện đại tích hợp tính năng giám sát chặt chẽ, hỗ trợ truy suất và kiểm toán, doanh nghiệp có thể tự tin thực thi chính sách chuyển giá nhất quán giữa các đơn vị thành viên và ứng phó mọi yêu cầu từ cơ quan thuế.
Tự động hóa cũng giúp loại bỏ sự phụ thuộc vào Excel và các quy trình đối chiếu phức tạp, từ đó giải phóng thời gian cho đội ngũ tài chính để họ tập trung vào các công việc chiến lược hơn.
Đối chiếu thông minh và phát hiện sai sót sớm
Tận dụng các công cụ tự động hóa thông minh giúp đối chiếu giao dịch nội bộ theo thời gian thực và cảnh báo sai lệch từ sớm. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể rút ngắn đáng kể chu kỳ kết sổ hàng tháng, đồng thời giảm rủi ro và khối lượng công việc mà còn nâng cao tính minh bạch và củng cố niềm tin của các bên liên quan.
TRG International – Đồng hành cùng doanh nghiệp bạn phát triển giải pháp hiện đại
Tại TRG International, chúng tôi hiểu rằng việc quản lý các giao dịch nội bộ không phải là chấp vá quy trình mà là một nhiệm vụ giúp củng cố tầm nhìn, xây dựng tính chính xác và sự tự tin của mọi thành viên trong doanh nghiệp.
Chính vì vậy, chúng tôi mang đến giải pháp Infor SunSystems Cloud, một nền tảng quản lý tài chính mạnh mẽ, linh hoạt và thông minh, giúp nâng tầm vận hành của doanh nghiệp. Với khả năng báo cáo theo thời gian thực, hỗ trợ đa tiền tệ và đa pháp nhân, giải pháp này giúp tinh chuẩn các quy trình tài chính phức tạp và nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể.
Dù bạn đang phải đối mặt với những mảnh dữ liệu không đồng nhất, rủi ro trong định giá chuyển giao hay các điểm nghẽn khi chốt sổ cuối kỳ, bằng giải pháp công nghệ hàng đầu cùng chuyên môn triển khai vững chắc, TRG sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn quy trình quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Bạn đã sẵn sàng hiện đại hóa quy trình giao dịch nội bộ chưa? Tải ngay SunSystems Cloud brochure để tháo gỡ nút thắt cho doanh nghiệp của bạn!
