Trong thị trường phần mềm ngày càng bão hòa, không dễ để biết được phần mềm kế toán nào tốt hơn. Việc lựa chọn một giải pháp phù hợp nhất có thể được thực hiện dựa trên 3 khía cạnh:
- Doanh nghiệp
- Phần mềm
- Và nhà cung cấp phần mềm
Đọc thêm:4 tiêu chí cần có của phần mềm kế toán cho ngành dầu khí
1. Doanh nghiệp
Trước hết, ít nhất bạn cần biết các yêu cầu cơ bản của công ty bạn cũng như cơ sở hạ tầng hỗ trợ. Nói cách khác, bạn không thể chỉ nói rằng mình cần một giải pháp kế toán mà không biết tại sao công ty mình cần nó và những thay đó ảnh hưởng như thế nào đến doanh nghiệp. Các điểm bạn cần cân nhắc bao gồm:
Vấn đề liên quan đến doanh nghiệp
- Quy mô: Một điều có vẻ hiển nhiên nhưng dễ dàng bị bỏ qua. Quy tắc chung là tổ chức càng lớn, khả năng bạn cần một giải pháp nâng cao để có thể quản lý nhiều thực thể ở các vị trí khác nhau càng cao.
- Ngành nghề kinh doanh: Bạn cần những chức năng cụ thể theo ngành nào trong phần mềm?
- Tầm nhìn ngắn hạn và dài hạn: Doanh nghiệp của bạn có đang xem xét mở rộng (toàn cầu hoặc trong nước), liên doanh, hoặc sáp nhập hay không?
- Yêu cầu của bạn: Doanh nghiệp chỉ cần trợ giúp trong các hoạt động kế toán hay cần cả các tính năng quản lý tài chính (ví dụ: khả năng phân tích)? Ở điểm này, bạn cần xác định điểm yếu trong phần mềm kế toán hiện có hoặc kế toán thủ công.
- Các quy định mà doanh nghiệp phải tuân thủ: có tính chất địa phương hay toàn cầu?
- Ngân sách cho khoản đầu tư: sẵn sàng chi bao nhiêu ngân sách cho phần mềm kế toán mới?
Vấn đề liên quan đến quy trình
- Quy trình nội bộ trong doanh nghiệp: Nếu cần thiết, người quản lý có sẵn sàng thay đổi quy trình kinh doanh quan trọng / thủ tục / quy trình công việc để thích ứng với phần mềm mới?
Vấn đề liên quan đến IT
- Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp: Nếu cần thiết, người quản lý có sẵn sàng chi ngân sách để nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin sẵn có để thích ứng với phần mềm mới?
- Tùy chọn triển khai: Công ty của bạn có yêu cầu bất kỳ tùy chọn triển khai cụ thể nào, chẳng hạn như nền tảng dựa trên web không?
Vấn đề liên quan đến nhân sự
- Bộ phận Tài chính của doanh nghiệp: Tất cả nhân viên tài chính có nghĩ họ cần phần mềm không? Hiệu suất của họ có thể được cải thiện không? Liệu họ có sẵn sàng hoặc có khả năng thích nghi khi phần mềm mới được ứng dụng không?
2. Phần mềm
Tính khả dụng
- Liệu nó có cho phép nhập dữ liệu tối ưu không?
- Các đối tượng được doanh nghiệp quản lý là vừa phải, không quá ít hay quá nhiều?
- Các mặt hàng có thể được quản lý đồng thời theo tên và mã không?
- Có thể thay đổi dữ liệu tại thời điểm tìm kiếm/đọc báo cáo hoặc quay lại giao diện nhập dữ liệu ban đầu khi được yêu cầu không?
- Phần trợ giúp có hiển thị khi phần mềm đang được sử dụng không?
- Các tác vụ liên quan đến tìm kiếm, xuất/nhập dữ liệu và báo cáo đọc/in có nhanh chóng và dễ dàng không?
- Nhiều cửa sổ nhập dữ liệu có làm giao diện cồng kềnh và bất tiện không?
- Những người trong các phòng ban không có kiến thức kế toán có thể sử dụng phần mềm này không?
Xử lý tự động
- Phần mềm có thể tự động lặp lại các yếu tố hoặc nhiệm vụ, chẳng hạn như tính toán VAT và quản lý sổ cái không?
- Liệu nó có thể xử lý các khoản lời, lỗ trong tỷ giá hối đoái hay không?
- Nó có thể tự động phân bổ chi phí không?
- Liệu nó có nhân rộng các thay đổi được thực hiện ở một nơi lên toàn bộ hệ thống không?
- Nó có hỗ trợ quy trình công việc được xác định trước không?
Tính linh hoạt/ khả năng mở rộng
- Phần mềm kế toán mới này có đáp ứng các yêu cầu về ngành và việc kinh doanh cụ thể về mặt chức năng và giao diện không?
- Nó có thể phát triển khi doanh nghiệp phát triển và nhanh chóng tích hợp các dòng sản phẩm mới và thích nghi với sự thay đổi tổ chức hay không?
- Liệu nó có cho phép tích hợp với các hệ thống khác, chẳng hạn như ERP và BI không?
- Nó có thể nhập, xuất và hợp nhất dữ liệu từ bảng tính và các ứng dụng xử lý văn bản không?
- Nó có cấu trúc mở cho phép các tiện ích tùy chỉnh hay không?
Đọc thêm:Từ chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) tới chuẩn mực quốc tế (IFRS)
Tích hợp
- Nó có cung cấp công cụ kiểm tra tính hợp lệ để đảm bảo sự tồn tại của các tài khoản chuẩn không?
- Nó có cung cấp các quy tắc để xác nhận và đảm bảo tính nhất quán của các trường và tài khoản không?
- Dữ liệu có được cập nhật theo thời gian thực không?
Khả năng quản lý
- Quản lý có thể phân tích dữ liệu đến tận các chi tiết nhỏ nhất không?
- Dữ liệu được lưu trữ trong một kho lưu trữ duy nhất hay không?
- Tính năng này có hỗ trợ nhu cầu quản lý hiệu suất, ví dụ: báo cáo tùy chỉnh, phân tích trên nhiều quan điểm và khả năng lập kế hoạch/lập ngân sách được tích hợp không?
- Dữ liệu có thể được hiển thị dưới các định dạng khác nhau, ví dụ: bảng thông tin, biểu đồ và đồ thị không?
Khả năng truy cập
- Có hỗ trợ truy cập trên nền web hay truy cập từ xa không?
- Nó có hỗ trợ nhiều loại ngôn ngữ / đơn vị tiền tệ / lịch không?
Bảo mật
- Phân bổ quyền người dùng có mạnh không?
- Liệu nó có khả năng sao lưu tự động thích hợp không?
Đọc thêm:Mọi thứ bạn biết về phần mềm SaaS có thể đều sai
Tuân thủ
- Có thể đáp ứng cả kiểm toán nội bộ và bên ngoài với khả năng kiểm toán mạnh hay không?
- Có hỗ trợ tuân thủ cả hai tiêu chuẩn kế toán địa phương và toàn cầu, ví dụ: GAAP, IFRS và VAS không?
Danh tiếng
Nếu một giải pháp phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của bạn, độ tin cậy đôi khi chỉ là một chi tiết nhỏ nhưng cũng có lúc là yếu tố quyết định chính. Bạn phải nghiên cứu thị trường và tìm hiểu xem phần mềm bạn muốn mua là nổi tiếng hay tai tiếng, và tại sao lại như vậy.
3. Nhà cung cấp
Uy tín của nhà cung cấp
- Nhà cung cấp có nổi tiếng không?
- Khách hàng của họ là ai hoặc chất lượng dịch vụ của họ đã được chứng minh hay chưa?
- Có thể đối chiếu những phản hồi từ khách hàng của họ với lĩnh vực kinh doanh của bạn không?
Đọc thêm:Chọn đúng đối tác = Quyết định 50% thành công triển khai Infor SunSystems
Dịch vụ trước bán hàng
- Họ có cung cấp các dịch vụ demo và tư vấn phù hợp với nhu cầu của bạn không?
- Họ có hiểu doanh nghiệp của bạn và cung cấp lời khuyên hợp lý không?
- Họ có chính sách phí rõ ràng không? Có bất kỳ chi phí phát sinh nào không?
Triển khai
- Họ có một phương pháp triển khai cụ thể, mang tính hệ thống hay theo một tiêu chuẩn nào không?
- Họ có cung cấp hoạt động đào tạo kỹ lưỡng cho người dùng hay không?
Hỗ trợ hậu mãi
- Họ có dễ dàng liên lạc để hỗ trợ online/offline, tại chỗ/on-site hay không?
- Họ có thể phát triển các phần bổ trợ (add-on) hoặc các phân hệ tùy chỉnh không?
Tổng chi phí sở hữu
Trong nền kinh tế hiện nay, tất cả các khoản đầu tư cần được đánh giá cẩn thận. Đối với đầu tư CNTT, bạn nên cân nhắc chi phí (phần mềm cộng với dịch vụ) và lợi ích (giờ làm việc/tiết kiệm nguồn nhân lực và các giá trị gia tăng).
Về mặt lý thuyết, giá cả phản ánh chất lượng. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên bỏ ra một khoản tiền lớn trước khi doanh nghiệp của bạn biết cách sử dụng hiệu quả các khoản tiết kiệm đi kèm với một giải pháp kế toán mới.
