Triển khai hệ thống ERP là một trong những dự án tốn chi phí, thời gian và phức tạp nhất mà một tổ chức cần thực hiện. Những rủi ro về chi phí bất ngờ hay chậm tiến độ có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Do vậy, phác thảo một kế hoạch tốt ngay từ đầu là việc làm cần thiết để hạn chế những sai lầm tốn kém cho doanh nghiệp. Loạt bài viết này sẽ cung cấp cho bạn các bước cần thiết theo thứ tự để chuẩn bị cho một kế hoạch triển khai ERP thành công.
Bước 1: Tập trung mọi người vào dự án ERP
Thấu hiểu nhu cầu cầp thiết phải thay đổi
Việc làm đầu tiên và quan trọng nhất trước khi triển khai một hệ thống ERP là làm sao để cả doanh nghiệp của bạn hiểu được mục tiêu và lợi ích của dự án. Lý do của việc này là người ra quyết định cần sự hỗ trợ liên quan đến ngân sách và các nguồn lực để lên kế hoạch cho một dự án rất lớn và quan trọng này. Bất kỳ sự nhầm lẫn hoặc hiểu lầm nào cũng có thể dẫn đến cản trở làm thay đổi và ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.
Đọc thêm:Vì sao Ferrari bỏ qua SAP để chọn Infor khi triển khai ERP
Doanh nghiệp nên:
- Xác định sự cần thiết của việc thay đổi. Chỉ ra những lợi ích sự thay đổi này sẽ mang lại cho tổ chức. Việc này có thể mất một chẳng đường dài để có thể có thể nhận được lượng phản hồi cũng như nhiệt huyết cần thiết cho dự án.
- Xác định rõ tầm nhìn. Giao tiếp với tất cả các bên có liên quan dự án do để xác định vì sao động thái này là cần thiết và những hậu quả sẽ xảy ra nếu sự thay đổi không được thực hiện. Các bên liên quan không chỉ bao gồm các nhà quản lý hoặc lãnh đạo mà còn nhân viên cấp dưới
- Xác định chính xác ngân sách và nguồn lực cần thiết. Việc xác định phân bổ nguồn lực từ đầu để tránh bất kỳ khoản tồn đọng nào là cần thiết cho doanh nghiệp.. Ngoài ra, tất cả các thành viên dự án cần được giải thích rõ ràng về các cam kết cần thiết để tránh hiểu nhầm trong trường hợp hành động mâu thuẫn phát sinh.
Đọc thêm:Từ phần mềm kế toán truyền thống sang đám mây: Đây là kế hoạch cho bạn!
Bước 2: Đảm bảo luôn có người giúp gỡ bỏ các chướng ngại của dự án ERP
Nguồn tài trợ đầy đủ và khả năng lãnh đạo mang lại chìa khóa thành công
Để xây dựng một nền tảng vững chắc, dự án phải được ưu tiên hàng đầu. Để đảm bảo được điều này, việc có mặt của nhà tài trợ có thẩm quyền là vô cùng quan trọng cho toàn bộ dự án. Điều này sẽ giúp bạn loại bỏ các rào cản khi cần thay đổi và tăng tốc độ ra quyết định, góp phần vào sự thành công của dự án.
Doanh nghiệp nên:
- Xác định và truyền đạt rõ ràng ai là người tài trợ dự án. Quyết định rõ vấn đề này ngay từ bắt đầu sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối về sau.
- Nhận dạng các nhà quản lý của tổ chức khác hiểu những thay đổi và cần phải hỗ trợ dự án. Các nhà lãnh đạo nên cố gắng vượt qua trở ngại để thành công. Cụ thể, với một sự hiểu biết rõ ràng về bối cảnh chính trị, họ sẽ giúp xác định cách tốt nhất để xác định vị trí dự án và phân bổ nguồn lực.
- Thiết kế một bài thuyết trình thể hiện đường đi của dự án cho các nhà lãnh đạo. Điều này sẽ tạo ra một nhận thức cơ bản về mục tiêu và lợi ích của việc thực hiện dự án, giúp họ cảm nhận được tầm quan trọng của mình, khiến họ trở thành bạn đồng hành đáng tin cậy trong quá trình thực hiện.
- Tạo kế hoạch liên kết quản lý cho các quản lý được giao nhiệm vụ. Giúp các lãnh đạo có thể hỗ trợ ngay lập tức và đúng thời điểm cho dự án theo các kế hoạch này. Sự khích lệ và công nhận có thể được đưa vào kế hoạch nhằm đánh giá và ghi nhận thành tích cá nhân trong quá trình thực hiện.
- Chủ động tạo điều kiện cho các buổi làm việc có sự tham gia của nhiều bộ phận. Mục tiêu của những buổi làm việc này là giúp các nhà lãnh đạo xác định và nắm rõ vai trò của họ trong suốt dự án.
Đọc thêm:Hành trình áp dụng IFRS tại Việt Nam: Những gì nhà lãnh đạo tài chính cần biết
Bước 3: Kiểm tra “gương chiếu hậu”
Thấu hiểu văn hóa doanh nghiệp và cách thức doanh nghiệp ứng phó với thay đổi trong quá khứ.
Có một sự hiểu biết sâu sắc về quá khứ của doanh nghiệp luôn tạo ra lợi thế rất lớn cho việc triển khai trong tương lai. Các tổ chức cần xem lại văn hóa doanh nghiệp hiện hành cũng như cách thức thực hiện các dự án trước kia có liên quan đến việc thay đổi nền tảng quá trình làm việc của doanh nghiệp.
Điều này sẽ giúp ưu tiên các dự án hiện tại và thiết kế chiến lược cho tương lai. Không nắm rõ được những phản ứng tích lịch sử để thay đổi có thể dẫn đến sự thay đổi mệt mỏi, có thể làm tăng sự thiếu sự tham gia và cam kết dự án.
Doanh nghiệp nên:
- Xác định thứ tự ưu tiên của các sáng kiến. Điều chỉnh ưu tiên của dự án ERP với các dự án khác có liên quan trong tổ chức. Điều này sẽ giúp bạn có được nguồn lực cần thiết để phân bổ cho dự án và đảm bảo được thời gian và ngân sách cam kết cho dự án.
- Lên kế hoạch chi tiết về quản lý thay đổi và kế hoạch truyền thông. Sử dụng kế hoạch này để hỗ trợ và theo dõi các thay đổi được yêu cầu trong từng giai đoạn của quá trình triển khai ERP. Điều này sẽ đem lại một góc nhìn sâu sắc về tiến trình lịch sử của dự án và khả năng thích nghi của tổ chức cũng như của người dùng. Kế hoạch này cũng sẽ giúp giảm thiểu những biến đổi khó giải quyết trong suốt quá trình triển khai dự án.
Bước 4: Xây dựng cấu trúc dự án một cách thông minh
Cơ cấu dự án đúng đắn và xác định rõ các vai trò
Thiếu một cấu trúc phù hợp và không xác định vai trò, trách nhiệm rõ ràng có thể là một vấn đề lớn cho dự án về lâu dài. Với những sai lầm này, đội dự án có thể mắc lỗi làm trùng nhiệm vụ hoặc bỏ qua việc thực hiện đúng những nhiệm vụ trọng tâm. Kết quả là, dự án có thể bị chậm tiến độ làm hao tổn chi phí thời gian, nguồn lực và tiền bạc.
Doanh nghiệp nên:
- Tổ chức một buổi họp kick-off. Trong buổi họp này, mục đích là liên kết các thành viên trong nhóm, thiết lập và sắp xếp các mục tiêu, làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên. Đừng quên mời các nhà tài trợ dự án để đảm bảo sự trung thực và sự tham gia của họ trong dự án.
- Nhấn mạnh những điểm tương tác tích hợp trong dự án Trong buổi họp tất cả nhân viên lần đầu, hãy đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò của mình cũng như làm thế nào để những đóng góp của họ có kết nối với các dòng công việc của những người khác.
- Nhấn mạnh cơ cấu nội bộ hiện tại. Để tạo cảm giác quen thuộc và giảm thiểu các trở ngại cho quá trình liên kết làm việc, hãy nhắc lại cho những người có liên quan về các phương tiện giao tiếp và các bộ phận ra quyết định tham gia trong suốt quá trình triển khai.
Bước 5: Tạo ra một mạng lưới quản lý thay đổi hiệu quả
Đúng thông tin, đúng người, đúng thời điểm
Phương châm này có ý nghĩa quan trọng trong việc điều hướng và tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai ERP. Một mạng lưới gồm những người có sức ảnh hưởng cần được thành lập để hỗ trợ thông tin liên lạc hai chiều (chính thức và không chính thức); nhờ đó, người dùng có thể hiểu chuyện gì đang xảy ra và nguyên nhân của nó.
Doanh nghiệp nên:
- Tổ chức các cuộc họp thường xuyên. Một mạng lưới quản lý thay đổi, trong đó bao gồm những người có sức ảnh hưởng quan trọng từ các phòng ban tổ chức, cần phải có các cuộc họp thường xuyên để theo dõi tiến trình dự án. Điều này sẽ giúp các nhà lãnh đạo dự án thông báo thông tin đến toàn bộ đội dự án cũng như tăng sự minh bạch của quá trình dự án.
- Xây dựng trách nhiệm và quyền sở hữu trong mạng lưới quản trị thay đổi. Ủy thác cho các thành viên dự án quyền kiểm soát đối với hoạt động quản lý sự thay đổi trong các lĩnh vực chuyên môn của họ để họ có thể đảm bảo các giải pháp kịp thời và phù hợp với tình huống bất ngờ.
Bước 6: Có chương trình đào tạo thích hợp cho tổ chức của bạn
Việc làm bắt buộc để giải pháp ERP thực sự được áp dụng hiệu quả đó là đội ngũ nhân viên của bạn phải được chuẩn bị tốt cho quá trình chuyển đổi, không chỉ đối với hệ thống mới mà còn cả các phương pháp làm việc mới của doanh nghiệp.
Để xây dựng một chương trình hiệu quả, trước tiên bạn phải ước tính một cách toàn diện các yêu cầu về kiến thức và nhu cầu đào tạo của tổ chức. Một thước đo quan trọng để đánh giá việc triển khai ERP thành công là hệ thống được tất cả mọi người sử dụng một cách hiệu quả cũng như quá trình làm việc được tăng tốc đáng kể.
Đọc thêm:Microlearning có phải là tương lai của đào tạo và phát triển nhân viên?
Để làm điều này, bạn phải tổ chức một chương trình đào tạo hướng dẫn thu hẹp những khoảng cách giữa hệ thống cũ và mới.
Doanh nghiệp nên:
- Phát triển đào tạo dựa trên vai trò (cả hệ thống và quy trình). Để đảm bảo những người sử dụng khác nhau có thể nhanh chóng làm quen với môi trường mới và hệ thống, khóa học này cần được quy định bắt buộc với tất cả mọi người. Tài liệu tập huấn cần liên hệ chặt chẽ với tình hình doanh nghiệp, và các yêu cầu đào tạo phải được ưu tiên trước khi dự án chính thức đi vào hoạt động (go-live)
- Thiết kế một chiến lược đào tạo phù hợp. Việc đào tạo cần phải phù hợp với các nhu cầu hiện tại của tổ chức cũng như cung cấp những điều kiện tốt nhất cho giảng viên của bạn. Sự chuẩn bị cho cả giảng viên và người dùng cuối sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tận dụng hiệu quả hệ thống ERP của doanh nghiệp khi nó chính thức được “go-live”
Vậy là, sau một chuỗi ngày không ngừng lập kế hoạch và thực hiện dự án, hệ thống ERP của bạn cuối cùng đã đi vào hoạt động. Nhưng liệu rằng đến đây bạn có thể thở phào nhẹ nhõm? Chắc chắn là chưa. Có rất nhiều việc chi tiết sau khi hệ thống “go-live” mà bạn phải quan tâm đến trước khi doanh nghiệp của bạn thực sự có thể thu được lợi ích từ hệ thống.
