Giữa bối cảnh kinh tế luôn bất ổn, việc chuyển đổi nền tảng kế toán từ mô hình tại chỗ truyền thống sang hệ thống đám mây chắc chắn là một thách thức không nhỏ với bất kỳ doanh nghiệp nào. Ấy vậy mà, đây lại có thể là nước cờ thông minh giúp bạn giữ vững vị thế, không sợ bị “out trình” trên thị trường!
Để “chuyển nhà” thành công, chúng ta chắc chắn sẽ cần một bản kế hoạch đóng vai trò như chiếc la bàn thật xịn để đối phó với mọi chướng ngại vật. Trong bài viết này, TRG sẽ là người dẫn đường, mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan về lộ trình số hóa từ “mặt đất lên đám mây” để hành trình chuyển đổi của bạn gặt hái được thật nhiều thành công.
⇒ Đọc thêm:Những Xu Hướng Chính Góp Phần Cải Tiến Phần Mềm Kế Toán
Đánh giá mức độ sẵn sàng cho việc “vượt chông gai”
Trước khi “lên mây”, doanh nghiệp cần tiến hành rà soát và đánh giá cẩn thận để xem mình đã sẵn sàng để vượt chông gai này hay chưa. Một bản đánh giá chi tiết sẽ là lộ trình giúp doanh nghiệp của bạn có cái nhìn rõ ràng đường đi nước bước trong suốt hành trình chuyển đổi
Bản đánh giá này bắt đầu bằng việc xem xét lại toàn bộ hệ thống và quy trình tài chính hiện tại. Các nhà lãnh đạo và đội ngũ tài chính cần hiểu rõ từng ngóc ngách trong cấu trúc hiện có để tìm ra những hạn chế, thấu hiểu cách các giải pháp đám mây có thể khắc phục những vấn đề ấy và tiếp sức cho đội ngũ.
Việc rà soát ban đầu này sẽ giúp bộ phận tài chính khoanh vùng những lựa chọn phần mềm tiềm năng cũng như nhận diện những chướng ngại vật có thể gặp phải.
⇒ Đọc thêm: Linh hoạt vận hành, đáp ứng thay đổi với giải pháp quản pháp tài chính SaaS
Một bản đánh giá toàn diện sẽ bao gồm các yếu tố cốt lõi sau:
– Sẵn sàng về kỹ thuật: Đánh giá xem hạ tầng công nghệ, ứng dụng và kho dữ liệu hiện tại của doanh nghiệp có phù hợp với môi trường đám mây không. Các yếu tố cần được xem xét là băng thông mạng, dung lượng máy chủ và tần suất sử dụng phần mềm, vì tất cả sẽ ảnh hưởng đến chiến lược chuyển đổi.
– Sẵn sàng về vận hành: Đánh giá bao quát năng lực và chuyên môn của nhân viên trong quá trình chuyển đổi để xác định xem có lỗ hổng kiến thức nào cần bồi dưỡng thêm không.
– Sẵn sàng về tài chính: Hãy tìm hiểu kỹ về các phương án chuyển đổi khác nhau và chi phí cho mỗi phương pháp, cũng như ngân sách của doanh nghiệp bạn và các khoản vận hành dài hạn. Vạch rõ giới hạn ngân sách và lập kế hoạch tài chính chi tiết, bao gồm chi phí bản quyền, di dời dữ liệu và thời gian gián đoạn nếu có.
– Bảo mật và tuân thủ:Đừng quên ưu tiên vấn đề bảo mật và quyền riêng tư, đặc biệt là với những tài sản nhạy cảm của doanh nghiệp. Kiểm tra các cơ chế bảo mật hiện tại và tiêu chuẩn phải tuân thủ để tránh những lỗ hổng không mong muốn sau khi chuyển đổi.
Trong khi đánh giá, bạn nên xem xét cả phạm vi chuyển đổi, bao gồm:
– Số lượng người dùng
– Khối lượng dữ liệu cần di chuyển
– Khả năng tích hợp với các hệ thống khác
Dựa vào những yếu tố trên, bạn có thể hình dung được khối lượng công việc cần phải chuẩn bị trước khi bắt đầu nghiên cứu các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp, chẳng hạn như Infor SunSystems Cloud.
⇒ Đọc thêm:Bí quyết di chuyển dữ liệu lên đám mây thành công
Những điều cần lưu ý khi lập kế hoạch chuyển đổi lên nền tảng đám mây
Khi doanh nghiệp đã sẵn sàng “nhảy dù” từ phần mềm kế toán truyền thống lên đám mây, bước cực kỳ quan trọng tiếp theo là phải có một kế hoạch triển khai thật chi tiết để hạ cánh an toàn.
1. Di chuyển dữ liệu
Một chiến lược di chuyển dữ liệu rõ ràng chính là tấm vé sống còn của bạn. Toàn bộ dữ liệu tài chính hiện tại và quá khứ phải được “chuyển nhà” an toàn:
– Bắt đầu với việc kiểm tra mọi chi tiết dữ liệu để đảm báo tính chính xác và nhất quán.
– Xuất dữ liệu tài chính từ các hệ thống hiện tại.
– Sử dụng các công cụ di chuyển dữ liệu do nhà cung cấp phần mềm cung cấp để nhập dữ liệu vào giải pháp đám mây mới.
Thời điểm này cũng là lúc lý tưởng để doanh nghiệp có thể “dọn dẹp” cơ sở dữ liệu của mình và loại bỏ những thông tin không còn giá trị, đảm bảo chỉ giữ lại những gì được cập nhật và hữu ích nhất. Việc này sẽ giúp hệ thống mới của bạn gọn gàng và tối ưu hơn rất nhiều!
⇒ Đọc thêm: Góc công nghệ: Dữ liệu lớn (Big Data) là gì?
2. Chạy thử dự án chuyển đổi
Trước khi chính thức “dọn nhà”, bạn nên cân nhắc chạy thử quy trình chuyển đổi dữ liệu nhằm giám sát, kiểm tra cũng như kịp thời phát hiện “chông gai”. Cách tiếp cận an toàn và hiệu quả nhất là bắt đầu chạy thử với quy mô nhỏ với một lượng dữ liệu tương đối ít hoặc chỉ một phần cấu trúc công nghệ thay vì chuyển đổi toàn bộ cùng lúc.
Chiến lược này giúp doanh nghiệp:
– “Bắt bệnh” kịp thời trước khi sự cốtrở nên nghiêm trọng
– Kiểm tra cách hệ thống vận hành liệu có như mong đợi
– Nhanh chóng điều chỉnh và tối ưu ngay khi cần
– Làm quen và nắm bắt cách thức hoạt động của hệ thống mới
– Đảm bảo dữ liệu quý giá luôn nguyên vẹn và chính xác
– Lên kế hoạch dự phòng nếu xảy ra sự cố
Hãy lưu ý rằng: Chất lượng luôn quan trọng hơn số lượng trong giai đoạn chạy thử. Vì thế, những lần chuyển đổi có kiểm soát như thế này sẽ mang lại nhiều bài học quý báu để chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi toàn diện sau đó.
3. Đào tạo người dùng và hỗ trợ kỹ thuật
Hãy khuyến khích bộ phận tài chính tham gia vào ngay từ những giai đoạn đầu tiên. Sự đồng hành và hỗ trợ từ chính đội ngũ nội bộ đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo dự án chuyển đổi thành công.
Hãy tổ chức các chương trình đào tạo nghiệp vụ phù hợp với nhiều đối tượng qua các phương tiện đa dạng như video, tài liệu hướng dẫn hay các buổi thực hành trực tiếp. Đào tạo đúng cách cho những người sẽ trực tiếp sử dụng phần mềm là điều cần thiết để họ có thể nhanh chóng nắm bắt và làm chủ hệ thống mới.
Đọc thêm:Bạn có đang bỏ quên việc đào tạo cho nhân viên? ODT có phải là giải pháp?
Bên cạnh đó, đừng quên thu thập phản hồi từ các thành viên trong nhóm! Hãy khuyến khích mọi người chia sẻ quan điểm, những khó khăn thực tế mà họ gặp phải và đề xuất những ý tưởng cải tiến. Những góp ý đó không chỉ giúp cải thiện quy trình mà còn tạo cho nhân viên cảm giác họ luôn được lắng nghe và có tiếng nói tại công ty.
Ngoài ra, hỗ trợ kịp thời và các kênh liên lạc rõ ràng sẽ giúp giải quyết nhanh chóng các sự cố kỹ thuật phát sinh trong quá trình chuyển đổi. Câu hỏi, vấn đề từ nhân viên có thể vẫn sẽ tiếp tục xuất hiện ngay cả sau khi doanh nghiệp hoàn tất chuyển đổi. Vì vậy, việc thiết lập một hệ thống liên lạc hiệu quả không chỉ giúp bạn kịp thời xử lý vấn đề mà còn củng cố nền tảng bền vững cho hệ thống đám mây trong tương lai.
4. Quản lý sự thay đổi
Quản lý sự thay đổi là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của quá trình triển khai hệ thống đám mây. Hãy đảm bảo “đầu tàu” ban lãnh đạo ủng hộ dự án này ngay từ đầu vì họ là người đứng ra bảo trợ cho quá trình chuyển đổi, đồng thời cung cấp nguồn lực và quyền hạn cần thiết để hành trình không bị gián đoạn.
Một phần đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý sự thay đổi chính là một kế hoạch tác chiến toàn diện, nhấn mạnh những thành tựu mà doanh nghiệp có thể gặt hái được sau khi “lên mây” như: tự động hóa những tác vụ thủ công và đưa ra các quyết định kịp thời.
Những yếu tố này sẽ giúp xây dựng một thông điệp thuyết phục rằng số hóa là cần thiết, đồng thời giải đáp mọi mối lo ngại và củng cố niềm tin đối với dự án chuyển đổi này.
⇒ Đọc thêm: Cách Autogrill VFS F&B chuẩn hóa vận hành với SunSystems Cloud
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên:
– Tổ chức những buổi thảo luận mở và giải đáp các thắc mắc liên quan đến giải pháp và dự án.
– Thường xuyên cập nhật tiến độ chuyển đổi, đảm bảo tất cả các bên đều hiểu rõ và đồng thuận với mục tiêu triển khai hệ thống đám mây.
Việc chủ động kết nối với các bên liên quan và thành viên của phòng tài chính sẽ góp phần xây dựng một môi trường hỗ trợ lẫn nhau, từ đó giúp quá trình chuyển đổi sang nền tảng đám mây diễn ra suôn sẻ và thành công hơn.
5. Tuân thủ
Bảo mật và tuân thủ là hai chủ đề cốt lõi, đòi hỏi sự nghiên cứu và phân tích chuyên sâu trước khi doanh nghiệp quyết định chuyển đổi từ phần mềm kế toán truyền thống sang nền tảng đám mây.
Giải pháp quản lý tài chính trên nền tảng đám mây mà doanh nghiệp lựa chọn cùng với nhà cung cấp không chỉ cần tuân thủ đầy đủ các quy định về bảo mật dữ liệu và các tiêu chuẩn bảo mật hiện hành, mà còn phải có năng lực dự đoán và thích ứng với những thay đổi pháp lý trong tương lai.
Điều này đòi hỏi:
– Các biện pháp bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt và chặt chẽ, bao gồm các kỹ thuật mã hóa tiên tiến và giao thức truyền dữ liệu an toàn, để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu trong suốt quá trình truyền tải.
– Hệ thống kiểm soát rủi ro toàn diện để đảm bảo tuân thủ cả trong giai đoạn chuyển đổi ban đầu và về lâu dài.
– Các cuộc kiểm tra định kỳ, duy trì giám sát liên tục và luôn cập nhật các bản vá bảo mật khi các mối đe dọa mới xuất hiện.
Việc chuyển đổi từ phần mềm kế toán cũ sang giải pháp quản lý tài chính nền tảng đám mây là một bước ngoặt quan trọng trong hành trình phát triển của bất kỳ tổ chức nào.
Một cái nhìn toàn cảnh và cách thực thi cẩn trọng cho từng bước chuyển đổi sẽ quyết định sự thành công của bạn. Cũng cần nhấn mạnh rằng sự hỗ trợ từ các bên liên quan và chương trình đào tạo đầy đủ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp áp dụng giải pháp mới một cách suôn sẻ.
Chiến lược chuyển đổi của bạn phải bao gồm các phương án nhằm bảo vệ dữ liệu, đảm bảo hoạt động không gián đoạn và đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ. Hãy bắt đầu bằng những bước nhỏ, học hỏi từ dự án thử nghiệm ban đầu và mở rộng dần quy mô. Cách tiếp cận có hệ thống này sẽ giúp đội ngũ của bạn xây dựng sự tự tin và đảm bảo hoạt động tài chính luôn an toàn, hiệu quả trong suốt quá trình chuyển đổi.
Bạn đang tìm kiếm một “ứng viên tiềm năng” cho lần nâng cấp phần mềm quản lý tài chính sắp tới? Khám phá ngay Infor SunSystems Cloud và tìm hiểu mọi thông tin bạn cần thông qua bộ tài liệu tổng hợp 7-trong-1! Tải về ngay hôm nay!
