Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một giải pháp hoàn hảo với nhiều mô-đun, tính năng và chức năng phức tạp. ERP giúp kết nối các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp trên một nền tảng thống nhất, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động và hiệu suất vận hành của mình.
Một điều mà có thể bạn chưa biết là ERP hoàn toàn có thể được tích hợp với các hệ thống khác, chẳng hạn như giải pháp tự động hóa khoản phải trả (Accounts Payable/AP Automation) để ngày càng nâng cao năng lực và giá trị của cả hai hệ thống.
Vậy nếu ERP vốn đã rất toàn diện và phức tạp, tại sao doanh nghiệp lại cần tích hợp thêm giải pháp tự động hóa hóa khoản phải trả AP?
Tại sao nên tích hợp giải pháp Tự động hóa Khoản phải trả (AP Automation) và hệ thống ERP?
Mục tiêu của chức năng tự động hóa khoản phải trả là quản lý quy trình tài chính một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu khối lượng công việc thủ công bằng cách ứng dụng công nghệ.
Một khi được nâng cấp bằng tự động hóa, quy trình AP có thể cải thiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đối tác, tiết kiệm nguồn lực và cải thiện dòng tiền.
Bạn có thể đã nghe đến thuật ngữ “touchless” trong AP automation – tức quy trình “không chạm”. Các công việc thủ công như nhập liệu, đối chiếu chứng từ… đang được loại bỏ hoặc thay thế hoàn toàn bằng tự động hóa. Người dùng chỉ cần kiểm tra, chỉnh sửa và phê duyệt khi cần. Điều này giúp đội ngũ kế toán AP tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
Đọc thêm:Tự động hóa: Nơi nào cần, nơi nào “đáng tiền”?
Trong khi đó, hệ thống ERP giúp luân chuyển dữ liệu mượt mà giữa các phòng ban, đảm bảo mọi người đều truy cập được thông tin mới nhất. Nhờ có “nguồn dữ liệu thống nhất”, doanh nghiệp có thể giảm thiểu khả năng trùng lặp hoặc sai sót dữ liệu do xử lý thông tin một cách thủ công.
Thông thường, phần mềm ERP bao gồm các mô-đun (thường gặp nhất) như sau:
- Quản lý tài chính
- Quản lý chuỗi cung ứng
- Quản lý nhân s
- Quản lý quan hệ khách hàng
- Sản xuất và chế tạo
Hệ thống ERP có cấu trúc mô-đun linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tùy chọn triển khai hoặc tích hợp các chức năng phù hợp với nhu cầu. ERP còn có thể kết nối với các nền tảng khác như kênh thương mại điện tử, cổng thông tin của khách hàng (customer portals) hoặc các ứng dụng đặc thù của ngành.
Khi tích hợp với hệ thống tự động hóa AP, hiệu suất của ERP sẽ được nâng lên tầm cao mới, vượt xa phạm vi tiết kiệm chi phí đơn thuần. Bộ đôi này giúp doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc hơn về tài chính, đồng thời kiểm soát chặt chẽ hơn các quy trình hiện có.
Hãy tưởng tượng dữ liệu hóa đơn được cập nhật tức thì trên toàn bộ các mô-đun ERP, giúp việc truy cập thông tin được diễn ra theo thời gian thực, hỗ trợ phân tích, báo cáo và ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác.
Đọc thêm: Những gì bạn cần biết về các nhà cung cấp giải pháp ERP hàng đầu hiện nay
Sau đây là một số lợi ích toàn diện của việc tích hợp AP Automation và giải pháp ERP:
- Quy trình tinh gọn, độ chính xác cao
- Loại bỏ hoàn toàn nhập liệu thủ công, đối chiếu PO và truy đuổi phê duyệt.
- Giảm tỷ lệ sai sót do con người.
- Rút ngắn thời gian xử lý, tăng năng suất tổng thể.
- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực, từ chi phí nhân công đến giấy tờ, in ấn, xử lý hồ sơ, v.v.
- Mối quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp
- Thanh toán đúng hạn, đúng số tiền, duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững.
- Dữ liệu hóa đơn được ghi nhận và xử lý ngay lập tức, giúp cải thiện điều khoản thanh toán và uy tín doanh nghiệp.
- Nâng cao khả năng hiển thị
- Cung cấp nguồn dữ liệu thống nhất và minh bạch, hiển thị dòng tiền và tình hình tài chính theo thời gian thực.
- Kiểm soát tốt hơn các hoạt động tài chính.
- Truy cập liên tục vào dữ liệu, bao gồm chỉ số hiệu suất (KPI) để hỗ trợ ra quyết định chiến lược chính xác hơn.
- Phát hiện sớm rủi ro và chủ động xử lý.
- Tăng cường tuân thủ và minh bạch
- Lưu thông tin kiểm toán rõ ràng (audit trail) cho mọi hoạt động. Mọi phê duyệt, thay đổi liên quan đến chứng từ đều được ghi nhận và lưu trữ bằng hệ thống.
Đọc thêm:Những Xu Hướng Chính Góp Phần Cải Tiến Phần Mềm Kế Toán
Cách thức tích hợp giải pháp Tự động hóa AP và Hệ thống ERP
ERP là một hệ thống phức tạp, vì vậy mọi thay đổi hay tích hợp đều cần được lên kế hoạch kỹ lưỡng. Yếu tố then chốt để tích hợp thành công nằm ở mức độ luân chuyển dữ liệu liền mạch giữa ERP và hệ thống AP Automation.
Một điểm quan trọng khác cần xem xét chính là hệ thống ERP hiện tại của doanh nghiệp là giải pháp nền tảng đám mây (cloud-based) hay tại chỗ (on-premise).
Với ERP nền tảng đám mây, việc tích hợp có thể thực hiện thông qua API (giao diện lập trình ứng dụng), với ưu điểm gần như không gây gián đoạn hệ thống.
Một số điểm tích hợp phổ biến bao gồm:
- Hai hệ thống có thể trao đổi dữ liệu nhà cung cấp (thông tin liên hệ, điều khoản thanh toán, v.v.)
- Thông tin hóa đơn (số, ngày, số tiền…) được giải pháp AP Automation xử lý và chuyển trực tiếp sang hệ thống ERP
- Quy trình phê duyệt của ERP có thể liên kết với quy trình phê duyệt trong AP Automation
- Dữ liệu thanh toán (ngày, số tiền, trạng thái) được đồng bộ tự động vào nền tảng ERP để lưu trữ và đối soát
Mục tiêu cuối cùng của việc kết hợp cả hai giải pháp AP Automation với ERP là giúp doanh nghiệp đạt được quy trình tài chính hiệu quả, chính xác và được kiểm soát chặt chẽ.
Với ERP triển khai tại chỗ (On-premise), việc tích hợp thường phức tạp và kéo dài hơn, và thường yêu cầu xuất nhập dữ liệu thủ công thông qua các tệp tùy chỉnh.
Đọc thêm:Ưu thế của Infor SyteLine so với các phần mềm ERP khác
Yooz – Giải pháp AP Automation phù hợp với hệ thống ERP của bạn
Dù bạn lựa chọn hướng đi nào, việc tích hợp hệ thống ERP hiện tại với giải pháp tự động hóa khoản phải trả đều có thể mở ra vô số cơ hội mới cho doanh nghiệp.
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, doanh nghiệp cần nắm bắt sự thay đổi của môi trường công nghệ và tìm hiểu các giải pháp tự động hóa hiện có, nhất là khi vai trò của tự động hóa, trí tuệ nhân tạo (AI), machine learning và big data ngày càng trở nên quan trọng.
Không có một “công thức hoàn hảo” nào cho giải pháp kinh doanh tốt nhất, nhưng luôn có những lựa chọn tối ưu hơn – và tích hợp hệ thống chính là một trong số đó. Việc ứng dụng tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh và tối ưu hiệu quả vận hành.
Tại TRG International, chúng tôi cung cấp Yooz – giải pháp tự động hóa quy trình mua hàng đến thanh toán (procure-to-pay) hàng đầu dựa trên nền tảng đám mây và tích hợp AI, giúp doanh nghiệp đơn giản hóa hành trình tự động hóa của mình.
Liệu Yooz có thể tích hợp với hệ thống ERP hiện tại của bạn như thế nào? Và liệu bộ đôi này sẽ mang lại lợi ích ra sao? Tất cả sẽ được “bật mí” thông qua webinar của chúng tôi!
