Việc triển khai sử dụng một phần mềm tài chính mới chắc chắn sẽ mang đến nhiều thay đổi lớn cho doanh nghiệp, nổi bật nhất là những lợi ích như tăng hiệu suất, tinh chuẩn quy trình, tăng độ chính xác và tính bảo mật của dữ liệu. Tuy nhiên, con đường đi đến thành công bao giờ cũng gặp nhiều trắc trở, và nếu công tác quản lý kém, hiển nhiên dự án cũng sẽ chững lại và đem đến cho doanh nghiệp những tổn thất không đáng có.

Đọc thêm: Tổng quan về 6 giải pháp quản lý tài chính đám mây hàng đầu hiện nay

Trong bài viết này, TRG sẽ điểm qua những thách thức mà các doanh nghiệp thường đối mặt đồng thời đưa ra giải pháp khắc phục nhằm đảm bảo doanh nghiệp triển khai hệ thống quản lý tài chính suôn sẻ và thành công hơn.

[infographic] 8 cach giam thieu rui ro khi trien khai phan mem tai chinh

Mục lục

1. Đầu tư nhiều thời gian vào nghiên cứu giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp

2. Không bỏ qua giải pháp SaaS hoặc phần mềm

3. Giải mã thách thức từ việc chuyển đổi dữ liệu

4. Xây dựng đội ngũ triển khai

5. Trau dồi thêm kiến thức về quản lý thay đổi cho bản thân và đội ngũ nhằm tối đa hóa lợi ích

6. Đặt mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng

7. Bảo vệ nguồn nhân lực cần thiết

8. Thường xuyên đánh giá và cải thiện

8 rủi ro phổ biến khi triển khai phần mềm quản lý tài chính & cách khắc phục

8 chiến lược giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro đến từ quá trình triển khai phần mềm tài chính

1. Đầu tư nhiều thời gian vào nghiên cứu giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp

Ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp trước khi bắt tay vào triển khai một hệ thống quản lý tài chính mới chính là đánh giá lại nhu cầu sử đụng phần mềm. Nếu chỉ vội vã đưa ra quyết định mà thiếu sự suy xét kỹ lưỡng có thể dẫn đến tiêu tốn thời gian và nguồn lực.

Bằng cách dành thời gian xác định nhu cầu tài chính và so sánh kỹ lưỡng những tính năng mà phần mềm cung cấp, bạn sẽ có thể đảm bảo sự liên kết hài hòa giữa hệ thống được chọn với cơ cấu doanh nghiệp và mục tiêu kinh doanh đồng thời đảm bảo thành công và lợi ích dài lâu.

Mỗi doanh nghiệp đều có những nhu cầu riêng, vì vậy rất khó để một giải pháp mang mác “one size fits all” (một cho tất cả) có thể thỏa mãn mọi trường hợp. Thay vì chọn một trong những phần mềm chung chung đó, hãy chọn một giải pháp có thể đáp ứng yêu cầu và linh hoạt “co giãn” để phù hợp với sự phát triển mà bạn mong muốn cũng như giúp bạn tránh phiền toái và lãng phí tài nguyên.

Đọc thêm: So sánh chiến lược tiếp cận đám mây: Cloud-first vs. Cloud-only

Trở về đầu trang

2. Không bỏ qua giải pháp SaaS hoặc phần mềm

Khi nghiên cứu các giải pháp phần mềm quản lý kế toán, doanh nghiệp thường sẽ đối mặt giữa lựa chọn phần mềm dạng dịch vụ (SaaS) và phần mềm tại chỗ (on-premise).

Phần mềm tại chỗ cung cấp nhiều lợi ích, bao gồm quyền sở hữu phần mềm, khả năng thay đổi nhanh chóng, tiết kiệm chi phí duy trì trong ngắn hạn và thuận tiện để kiểm soát sự phát triển. Tuy nhiên, lựa chọn này yêu cầu một đội ngũ công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) hùng hậu và nhân sự để quản lý. Thêm vào đó, bạn sẽ phải chịu mọi chi phí và rủi ro liên quan đến dự án.

Giải pháp SaaS mang đến nhiều lợi ích riêng, ví dụ như khả năng mở rộng quy mô, khả năng truy cập từ bất cứ đâu, giữ quyền sở hữu mã nguồn phần mềm, nhà cung cấp hỗ trợ và chia sẻ rủi ro cùng chi phí với bạn, khả năng bảo mật mạnh mẽ từ trung tâm dữ liệu chuyên biệt, giảm tác động tiêu cực lên môi trường, giảm nhân sự ICT. Tuy nhiên, giải pháp này yêu cầu dịch vụ bảo trì và doanh nghiệp sẽ khá phụ thuộc vào nhà cung cấp.

Nhìn chung, để doanh nghiệp quyết định triển khai phần mềm SaaS hay tại chỗ sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, từ khả năng điều khiển, mở rộng hoặc thu hẹp theo yêu cầu, độ bảo mật, khả năng truy cập, mức độ tương thích với người dùng, dịch vụ hỗ trợ và tính bền vững.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải cân nhắc cả điều kiện tài chính lâu dài của doanh nghiệp, đánh giá mức chi phí định kỳ so với khoản đầu tư trả trước sao cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh, nguồn lực sẵn có và chiến lược phát triển của công ty.

Đọc thêm: Linh hoạt vận hành, đáp ứng thay đổi với giải pháp quản pháp tài chính SaaS

Trở về đầu trang

3. Giải mã thách thức từ việc chuyển đổi dữ liệu

Một khi đã xác định được giải pháp phù hợp, ưu tiên tiếp theo doanh nghiệp cần cân nhắc chính là vấn đề chuyển đổi/ truyền dữ liệu từ phần mềm hiện tại sang phần mềm mới.

Số liệu thống kê cho biết chỉ 36% dự án thành công chuyển đổi dữ liệu mà không bị vượt ngân sách và chỉ 46% dự án được hoàn thành theo kế hoạch. Đánh giá thấp giai đoạn này sẽ phát sinh nhiều vấn đề và trì hoãn không đáng có.

Đọc thêm: Vì sao đa số dự án Digital Transformation thất bại?

Doanh nghiệp thường mắc một sai lầm phổ biến là chuyển hết dữ liệu giao dịch; điều này có thể ảnh hưởng đến tính toàn vẹn và kết quả của toàn dự án. Cách tiếp cận đúng đắn đòi hỏi bạn phải biết cân bằng giữa nhu cầu đo lường, phân tích và phí tổn tiềm ẩn cho việc nhập dữ liệu kém chất lượng.

Thay vì chuyển hết tất cả dữ liệu, hãy ưu tiên chuyển master data và thực hiện đánh giá kỹ càng để tránh quá tải và loại bỏ bớt dữ liệu không cần thiết, không hợp lệ hoặc trùng lặp.

Lập hồ sơ dữ liệu (data profiling) để đánh giá chất lượng và cấu trúc của những dữ liệu hiện tại, xác định các nguồn dữ liệu cũng như chênh lệch hay liệu dữ liệu có phụ thuộc vào điều gì không. Bên cạnh đó, bạn cũng cần đánh giá chi tiết các giải pháp đã chọn để đảm bảo sự tương thích với nhu cầu về dữ liệu và thiết lập nền tảng vững chắc cho việc chuyển đổi một cách liền mạch.

Trở về đầu trang

4. Xây dựng đội ngũ triển khai

Dự án triển khai có thành công hay không đòi hỏi một đội ngũ có quy củ và cần có cả những thành viên chuyên về kỹ thuật và kinh doanh. Họ phải được xác định rõ ràng vai trò, nghĩa vụ và được cung cấp đầy đủ thông tin để đảm bảo sự minh bạch trong trách nhiệm của mỗi người.

Thiết lập một đội ngũ toàn diện cho phép bạn tận dụng nguồn năng lực chuyên môn phong phú, giúp việc triển khai đáp ứng được các yêu cầu về mặt kỹ thuật và kinh doanh đồng thời tăng cường hợp tác, tăng hiệu quả giao tiếp cũng như kịp thời xử lý vấn đề và ra quyết định.

Bên cạnh đó, thiết lập một nhóm cốt lõi chịu trách nhiệm quản lý thay đổi, truyền đạt những lợi ích của hệ thống quản lý mới, thông báo đến toàn bộ nhân viên về thời gian triển khai, đào tạo cũng như những mục tiêu chiến lược và tác động của phần mềm lên vai trò và trách nhiệm của mỗi người.

Bạn cũng nên thiết lập sẵn một đội ngũ truyền thông để hỗ trợ quá trình triển khai bằng cách thu thập ý kiến phản hồi và giải quyết khi có vấn đề phát sinh.

Đọc thêm: Tăng tốc chuyển đổi số cho doanh nghiệp với Infor SunSystems 6.4

Trở về đầu trang

5. Trau dồi thêm kiến thức về quản lý thay đổi cho bản thân và đội ngũ nhằm tối đa hóa lợi ích

Quyết định áp dụng hệ thống quản trị mới đôi khi là yêu cầu từ ban quản lý cấp cao đưa xuống và quy trình thường ít khi cân nhắc đến nhu cầu của người dùng hệ thống thực sự. Điều này có thể gia tăng phiền toái và tạo rào cản cho quá trình thực hiện.

Nghiêm trọng hơn là nguy cơ thiếu hụt quy trình đào tạo bài bản. Trong khi xu hướng đầu tư vào các công cụ công nghệ có chiều hướng gia tăng, một khảo sát được thực hiện bởi CWJobs vào năm 2020 cho biết số lượng công ty tổ chức đào tạo cho nhân viên về những công cụ công nghệ mà công ty họ đang đầu tư chưa đến 10%.

Để triển khai một phần mềm quản lý tài chính không chỉ cân nhắc kỹ thuật đơn thuần mà còn yêu cầu doanh nghiệp phải biết cách quản lý thay đổi sao cho hiệu quả. Doanh nghiệp nên khéo léo trong việc truyền đạt lý do đằng sau việc triển khai hệ thống mới, cẩn thận đào tạo nhân viên và xác định những cá nhân thấu hiểu phần mềm nhất nhằm thúc đẩy việc áp dụng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến các yếu tố như sự bất mãn/ phản kháng đối với thay đổi, giám sát tiến trình và điều chỉnh dựa trên phản hồi, đảm bảo mọi người đều được thông báo và tham gia vào quy trình triển khai.

Đọc thêm: 3 bước cần thiết giúp cấp quản lý ứng phó với thay đổi

Đồng thời, bản thân bạn cũng nên dành thời gian để làm quen với phần mềm mới, thấu hiểu cách hệ thống vận hành, phân bổ thời gian và nguồn lực cho những buổi đào tạo sao cho hiệu quả và thực tiễn nhất. Quan trọng nhất là mọi thắc mắc đến từ những người dùng thật sự đều nên được giải quyết, tạo cảm giác thoải mái cho mọi người khi sử dụng phần mềm, giúp họ sẵn sàng đón nhận việc phần mềm hơn.

Trở về đầu trang

6. Đặt mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng

Có được sự ủng hộ của các bên liên quan và quản lý hiệu quả kỳ vọng của họ đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai thành công. Tuy nhiên, một điều quan trọng không kém là thiết lập các mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được nếu bạn không muốn chúng trở thành rào cản.

Đọc thêm: Làm cách nào để xác định được một phần mềm quản lý tài chính tốt nhất

Hãy bắt đầu từ việc xác định mục tiêu cụ thể và các chỉ số đo lường chủ chốt để theo dõi tầm ảnh hưởng của hệ thống lên doanh nghiệp, cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn, điều chỉnh hướng kinh doanh và cải thiện hoạt động theo thời gian.

Kêu gọi các thành viên từ nhóm quản lý rủi ro, kiểm toán và các nhóm quản trị tham gia đóng góp ý kiến và điều chỉnh kỳ vọng của họ để phù hợp với phạm vi và mục tiêu của dự án. Hãy khuyến khích môi trường giao tiếp cởi mở và minh bạch bằng cách thường xuyên cập nhật tiến độ và các mốc dự án quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng niềm tin, giúp những bên liên quan hiểu rõ quy trình của dự án và chuẩn bị tinh thần cho những chậm trễ hoặc thách thức tiềm ẩn trong quá trình thực hiện.

Bằng việc xác định mục tiêu rõ ràng, chủ động trong quản lý kỳ vọng và dự báo trước những thách thức tiềm ẩn đến các bên liên quan sẽ giúp bạn thúc đẩy một mội trường mà mọi người tích cực hỗ trợ lẫn nhau thay vì tỏ ra bất mãn, thậm chí chống đối thay đổi.

Đọc thêm: Thế nào là Quản lý Rủi ro và Tuân thủ (GRC) liên tục?

Trở về đầu trang

7. Bảo vệ nguồn nhân lực cần thiết

Triển khai hệ thống phần mềm quản lý tài chính là một công việc phức tạp; lựa chọn tận dụng đỗi ngũ nội bộ để triển khai tuy có thể giúp tiết kiệm trong giai đoạn đầu nhưng vẫn sẽ không tránh khỏi trường hợp đội chi phí nếu đội ngũ bị hạn chế về mặt chuyên môn kỹ thuật và quy trình khắc phục sự cố kéo dài.

Thay vì cố gắng triển khai một mình, bạn có thể cân nhắc tận dụng kiến thức chuyên môn và dịch vụ từ các nhà cung cấp chuyên nghiệp bên ngoài và là những doanh nghiệp sở hữu một đội ngũ chuyên viên tư vấn, triển khai chuyên nghiệp, hùng hậu. Họ đồng thời cũng sẽ cung cấp cho bạn một trải nghiệm dịch vụ cá nhân, phù hợp với thực trạng doanh nghiệp của bạn nhất và sát cánh bên bạn xuyên suốt quá trình.

Lợi ích chính khi làm việc với đối tác lớn, giàu kinh nghiệm là họ sẽ có nhiều kiến thức chuyên môn và đã từng làm việc với các công ty có nhu cầu tượng tự công ty bạn.

Mặt khác, các đối tác nhỏ hơn lại chuyên về cung cấp dịch vụ hỗ trợ mang tính cá nhân hóa cao, bao gồm cung cấp các chương trình đào tạo và gói hỗ trợ sau triển khai được thiết kế riêng.

Đọc thêm: Thúc đẩy số hóa cho bộ phận kế toán với phần mềm SunSystems Cloud

Dù bạn chọn đối tác có quy mô như thế nào thì việc lựa chọn một bên thứ ba chắc chắn sẽ giúp bạn tận dụng nguồn lực chuyên nghiệp sẵn có thay vì phải tốn công sức và thời gian tuyển dụng nhân viên.

Trở về đầu trang

8. Thường xuyên đánh giá và cải thiện

Dự án triển khai không chỉ dừng lại ở ngày mà giải pháp được đưa vào sử dụng thực tế. Để đảm bảo duy trì thành công, hãy liên tục đánh giá, so sánh hiệu suất của giải pháp với mục tiêu và chỉ số mà bạn đã đặt ra.

Bạn cũng nên thiết lập một cơ chế để tiếp nhận phản hồi thường xuyên từ những người dùng và các bên liên quan để xác định những khía cạnh chưa tốt. Khi chủ động đánh giá và cải thiện hệ thống phần mềm quản lý tài chính, bạn sẽ có thể thích nghi với nhu cầu kinh doanh thường xuyên thay đổi và áp dụng những giá trị đó vào công ty của bạn.

Đọc thêm: Infor SunSystem Cloud – Tương lai của phần mềm kế toán đám mây

Trở về đầu trang

Tựu trung, triển khai một hệ thống phần mềm quản lý tài chính mới là một bước thay đổi đặc biệt quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Bằng cách xác định trước những thách thức có thể diễn ra và thiết lập chiến lược để giải quyết sẽ giúp bạn tự tin và chủ động hơn.

Từ việc thấu hiểu sự phức tạp của chuyển đổi dữ liệu đến kêu gọi sự tham gia của các bên liên quan, mỗi bước tiến trong quá trình triển khai đều cần được đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu, đặt mục tiêu rõ ràng và ưu tiên giao tiếp, đào tạo hiệu quả để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.

Nếu bạn đã sẵn sàng để số hóa bộ phận Kế toán – Tài chính, với bề dày chuyên môn và một đội ngũ chuyên nghiệp, TRG có thể hỗ trợ bạn để dự án diễn ra thành công hơn. Hãy chia sẻ những thắc mắc của bạn với chúng tôi bằng cách gửi yêu cầu tư vấn ngay hôm nay.

8 rủi ro phổ biến khi triển khai phần mềm quản lý tài chính & cách khắc phục

Stay Ahead of the Curve