Bộ phận quản lý các khoản phải trả hay quản lý công nợ (accounts payable, AP) đóng vai trò then chốt như thế nào trong việc xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp?
Trong những bài viết trước, TRG đã từng đề cập một quy trình quản lý công nợ, các khoản phải trả hiệu quả không chỉ tối ưu hóa thanh toán mà còn giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa dòng tiền. Tuy nhiên, những khoản này lại dễ gây thất thoát nếu không được quản lý chặt chẽ, xuất phát từ việc thiếu cái nhìn toàn diện về hóa đơn và tài liệu liên quan, chi phí xử lý hóa đơn ngày càng tăng, và các phương pháp quản lý tiền mặt thủ công.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn những thách thức của quy trình quản lý AP truyền thống và những lợi ích chiến lược mà việc số hóa quy trình này có thể mang lại cho doanh nghiệp bạn.
Đọc thêm:Tổng quan thị trường giải pháp tự động hóa Account Payable hiện nay
Quy trình quản lý công nợ AP và những thách thức thường gặp
Quy trình xử lý AP truyền thống thường khá thụ động, trì trệ bởi hằng hà vô số hóa đơn, giấy tờ và các quy trình thủ công. Phương pháp này đã dẫn đến nhiều vấn đề, bao gồm:
Quá tải thông tin
Khi doanh nghiệp phát triển, bộ phận Kế toán phải đối mặt với khối lượng công việc ngày càng tăng, đặc biệt là trong khâu xử lý lượng lớn hóa đơn. Để quản lý những hóa đơn này đòi hỏi doanh nghiệp phải tốn thêm chi phí để lưu trữ, cản trở việc truy cập thông tin khi cần thiết và chưa kể đến là nguy cơ thất thoát dữ liệu cao. Thêm vào đó là những vấn đề như quản lý, theo dõi, nguy cơ trùng lặp thông tin và thanh toán, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả và tính minh bạch của quy trình AP.
Đọc thêm:Trích xuất dữ liệu, xử lý hóa đơn thông minh hơn với công nghệ OCR
Quy trình xử lý hóa đơn thiếu hiệu quả
Quy trình xử lý hóa đơn thủ công, đặc biệt khi phải luân chuyển qua nhiều bộ phận hoặc chi nhánh để phê duyệt rất dễ dẫn đến trì hoãn thanh toán, tắc nghẽn luồng thông tin, cản trở giao tiếp, đồng thời làm gia tăng đáng kể nguy cơ thất lạc hoặc giả mạo hóa đơn.
Thiếu thông tin chính xác, kịp thời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quyết định kinh doanh. Một trong những giải pháp tiềm năng cho donah nghiệp chính là triển khai hóa đơn điện nhằm khắc phục triệt để những bất cập này.
Đối chiếu hóa đơn từ các nhà cung cấp khác nhau
Sự khác biệt về định dạng hóa đơn, kênh giao tiếp (ví dụ: email, fax) và đơn vị tiền tệ giữa các nhà cung cấp càng làm quy trình đối chiếu thêm phức tạp, sai sót có thể nhân lên nhiều lần, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh. Thêm vào đó, quy trình khớp hóa đơn với đơn đặt hàng, phân bổ chi phí đến đúng bộ phận và đối chiếu thông tin thanh toán với hệ thống kế toán cũng là một trong những lỗi phổ biến và thường xuyên phát sinh sai lệch.
Lỗi nhập liệu thủ công
Xử lý các trường hợp ngoại lệ và nhập thông tin hóa đơn thủ công không những thủ công mà còn dễ mắc lỗi, tốn thời gian để sửa chữa, gây lãng phí các nguồn tài nguyên có thể được tận dụng cho các hoạt động chiến lược hơn. Việc chậm trễ xác nhận thanh toán còn kéo dài quy trình chốt sổ, gây ảnh hưởng đến hiệu quả chung.
Đọc thêm:Doanh nghiệp bạn đang lãng phí tiền để xử lý hóa đơn! Đây là giải pháp
Những bất cập này cho thấy rõ sự thiếu kiểm soát và khả năng quản lý yếu kém đối với công nợ và các khoản phải trả. Thêm vào đó, áp lực về chi phí tuân thủ ngày càng gia tăng, thúc đẩy doanh nghiệp phải ưu tiên tính minh bạch tài chính để phòng ngừa gian lận và đáp ứng các yêu cầu kiểm toán nghiêm ngặt.
Những thách thức nêu trên chỉ là một phần trong vô vàn hạn chế của quy trình quản lý AP truyền thống. Khi chi phí tiếp tục leo thang, việc tăng cường tính minh bạch tài chính không chỉ là biện pháp phòng ngừa gian lận hiệu quả mà còn là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ.
Sự chuyển đổi vai trò của bộ phận quản lý AP
Vai trò của bộ phận AP đang biến đổi mạnh mẽ, không chỉ đơn thuần là thanh toán hóa đơn mà còn đang dần trở thành một trong những trụ cột then chốt của doanh nghiệp, giúp chủ động tối ưu dòng tiền, thắt chặt mối quan hệ với toàn bộ mạng lưới các nhà cung cấp và đem đến thông tin hữu ích để lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.
Vai trò tích hợp của AP trong tài chính và kế toán là không thể phủ nhận và bộ phận AP đang dần đảm đương nhiều trọng trách hơn như báo cáo, phân tích thông tin chuyên sâu, tạo điều kiện để bộ phận lãnh đạo thấu hiểu dòng tiền chảy trong doanh nghiệp, từ đó định hướng chi tiêu một cách chiến lược.
Tìm hiểu thêm:Tự động hoá phân bổ quỹ trong kế toán bảo hiểm với SunSystems
Tuy nhiên, tiềm năng của AP vẫn đang bị kìm hãm bởi khối lượng hóa đơn, giấy tờ khổng lồ, công tác lưu trữ phức tạp và những quy trình tìm kiếm tốn thời gian. Việc xây dựng các quy trình AP hiệu quả sẽ là chìa khóa để doanh nghiệp hiện đại giảm thiểu thất thoát, nâng cao tính linh hoạt và giải phóng đội ngũ nhân sự khỏi những tác vụ lặp đi lặp lại và những rắc rối liên quan đến giấy tờ.
May mắn là những tiến bộ công nghệ đang mở đường cho một hệ thống AP tinh gọn hơn. Thông qua việc sử dụng các giải pháp số như hóa đơn điện tử, nền tảng đám mây, tự động hóa và phân tích dữ liệu trong thời gian thực, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa không gian và thời gian, khắc phục những hạn chế của quy trình thủ công và biến AP thành một công cụ chiến lược.
Xét cho cùng, sự biến đổi của bộ phận AP không chỉ đơn thuần nằm ở việc thay đổi công nghệ nhưng số hóa có thể giúp AP giảm bớt gánh nặng cho doanh nghiệp đồng thời thúc đẩy thành công.
Bạn đang gặp rắc rối trong việc quản lý công nợ và các khoản phải trả? Giải pháp Infor SunSystems có thể giải quyết các vấn đề của bạn. Tìm hiểu ngay SunSystems qua bộ tài liệu 7 trong 1 bên dưới của TRG.
