Đa số doanh nghiệp vẫn phụ thuộc vào bảng tính/ Excel và email để thu thập thông tin và phê duyệt ngân sách. Dù đều là những công cụ quen thuộc nhưng cách làm này thường tốn thời gian, thiếu minh bạch và hạn chế khả năng kiểm soát chưa kể đến việc nhiều file nhiều phiên bản, cập nhật thủ công và trách nhiệm không rõ ràng khiến quy trình trở nên gián đoạn và khó quản lý.
Bài viết này phân tích cách Infor Enterprise Performance Management (Infor EPM) giúp doanh nghiệp loại bỏ quy trình từ Excel đến Email, thay vào đó là một nền tảng lập ngân sách tập trung, có cấu trúc rõ ràng. Bằng cách tăng cường hợp tác, gia tăng tính minh bạch và khả năng kiểm soát, EPM giúp doanh nghiệp tinh chỉnh quy trình lập ngân sách, làm cho quy trình này diễn ra nhanh hơn, rõ ràng hơn và hiệu quả hơn.
Đọc thêm:Hợp nhất tài chính: Excel có còn là “chân ái” của doanh nghiệp?
Vì sao phòng Tài chính thường “hụt hơi” trước mỗi năm tài chính?
Quy trình lập ngân sách thường bắt đầu vào quý 4 hằng năm và thường không được lên kế hoạch trước mà diễn ra do bộ phận Tài chính muốn khóa sổ năm hiện tại và hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
Nhưng khi ngân sách được rà soát và phê duyệt xong thì cũng là lúc bắt đầu một năm tài chính mới. Ban lãnh đạo buộc phải đưa ra các quyết định quan trọng về đầu tư, tuyển dụng và vận hành khi chưa có bất kỳ kế hoạch tài chính hoàn chỉnh nào. Theo nghiên cứu, 29% CFO cho rằng việc lập ngân sách quá lâu là một trong những vấn đề kế toán nhức nhối nhất (1).
Hệ quả là doanh nghiệp dễ bỏ lỡ cơ hội trong các giai đoạn quan trọng cần phải ra quyết định nhanh. Việc kiểm soát chi phí cũng trở nên kém hiệu quả hơn do tầm nhìn và khả năng lập kế hoạch bị hạn chế. Theo thời gian, ban quản lý bị đặt vào tâm thế bị động, đối phó thay vì dẫn dắt doanh nghiệp bằng một chiến lược rõ ràng, chủ động hơn.
Đọc thêm:Khi “thắt lưng buộc bụng” lại đẩy doanh nghiệp vào hiểm nguy
Trên thực tế, sự chậm trễ này không phải là vô tình mà thường là hệ quả của cách thiết kế quy trình. Bộ phận Tài chính thường chờ kết sổ để có số liệu thực tế trước khi bắt đầu lập ngân sách. Chính vì vậy mà quy trình bị đẩy lùi sang quý 4 để càng gần cuối năm càng tốt.
TRG đề xuất: Doanh nghiệp nên bắt đầu lập ngân sách từ sớm trong quý 3 theo phương pháp có hệ thống.
Lập ngân sách với một tư duy mới
Việc khởi động quy trình lập ngân sách ngay từ quý 3 cũng đồng nghĩa với việc bộ phận Tài chính sẽ thu thập sớm dữ liệu từ tất cả các phòng ban, giúp hạn chế tối đa tình trạng chậm trễ và nâng cao chất lượng dữ liệu đầu vào. Nhờ có nhiều thời gian hơn, bạn có thể xây dựng và thử nghiệm nhiều kịch bản tài chính khác nhau nhằm đánh giá trọn vẹn cả phương án tối ưu nhất lẫn phương án rủi ro nhất, đồng thời xem xét kỹ lưỡng từng cấu trúc chi phí.
Khởi động sớm giúp doanh nghiệp sớm định hướng cho năm tới. Quan trọng hơn là bạn sẽ có dư dả thời gian hơn để kịp thời điều chỉnh chiến lược của năm hiện tại và tối ưu hóa kết quả kinh doanh.
Những thách thức trong lập ngân sách không chỉ nằm ở vấn đề thời gian mà còn bắt nguồn từ chính cách thức triển khai truyền thống. Việc phụ thuộc quá nhiều vào Excel và email gửi qua lại chính là nguyên nhân gốc rễ gây ra sự chậm trễ và kém hiệu quả.
Cách cũ: Quy trình phụ thuộc Excel & email
Sơ đồ dưới đây cho thấy quy trình lập ngân sách truyền thống vốn xoay quanh Excel và chuỗi email. Mỗi phòng ban tự lập một tệp Excel riêng rồi gửi qua lại để xem xét. Sau đó, bộ phận Tài chính phải tự thu thập và hợp nhất thủ công tất cả các tệp này trước khi trình duyệt.
Đọc thêm:Ngân sách truyền thống vs. Ngân sách từ số 0: Đối lập nhưng cùng mục tiêu
Những điểm bất cập của quy trình: các bản đệ trình thường xuyên bị trễ hoặc thất lạc, định dạng không nhất quán và vô số phiên bản khiến khó kiểm soát thông tin. Chuyện sẽ không có gì nếu bản đệ trình được phê duyệt ngay. Tuy nhiên, trong trường hợp xấu nhất, lãnh đạo và nhân viên trả lời đánh giá qua lại sẽ nhanh chóng biến thành những luồng email kéo dài vô tận, không ai còn nắm rõ đâu là con số mới nhất hay tiến độ đang đến đâu.
Theo Microsoft Work Trend Index 2025, trung bình mỗi nhân sự nhận 117 email/ngày, chiếm tới 28% thời gian làm việc (2). Điều này trực tiếp làm chậm trễ, gây sai lệch thông tin và dẫn đến tắc nghẽn ở khâu phê duyệt. Hậu quả là bộ phận Tài chính phải tốn quá nhiều thời gian để truy tìm dữ liệu và sửa lỗi thay vì phân tích ngân sách.
Cách mới: Tối ưu quy trình với Infor EPM
Infor EPM cung cấp một hệ thống lập ngân sách tập trung và có cấu trúc. Thay vì từng phòng ban tạo từng file ngân sách riêng trên Excel rồi gửi qua email, với Infor EPM, toàn bộ dữ liệu sẽ được nhập trực tiếp vào một nền tảng quản trị thống nhất nhằm đảm bảo tính chuẩn xác của dữ liệu đầu vào và tạo thuận tiện để theo dõi tình trạng ngân sách theo thời gian thực.
Bộ phận Tài chính có thể thay thế các chuỗi email dài đằng đẵng bằng một quy trình (workflow) phê duyệt rõ ràng, tự động, giúp giảm thiểu độ trễ và làm rõ trách nhiệm ở từng bước. Giải pháp cũng tích hợp tính năng quản lý phiên bản nâng cao và duy trì một nguồn dữ liệu chính xác duy nhất (single source of truth). Mọi thay đổi đều được ghi nhận, cập nhật và không bao giờ bị sai sót giữa vô vàn phiên bản thông tin, file, v.v.
Tìm hiểu thêm:7 cách Infor EPM trao quyền cho Ban lãnh đạo C-suite | Tải tài liệu ngay
Tính năng ký duyệt giúp tăng cường trách nhiệm ở từng giai đoạn quan trọng, đảm bảo mọi quyết định đều minh bạch và đúng quy chuẩn. So với mô hình cũ rời rạc và dễ sai sót, Infor EPM giúp bộ phận Tài chính “nâng cấp” việc lập ngân sách từ một quy trình thủ công, bị động thành một quy trình chặt chẽ, tự động và chính xác hơn. Thay vì mất hàng giờ thúc giục các team khác nộp ngân sách, xử lý lỗi, định dạng lại file hay đối chiếu chênh lệch, hệ thống sẽ tự động hóa các tác vụ này và tích hợp sẵn tính năng kiểm soát ngay trong quy trình.
Quy trình lập ngân sách bằng Infor EPM
Infor EPM thay thế Excel & Email như thế nào?
Infor EPM giải quyết các hạn chế của cách làm truyền thống bằng cách kết nối các công cụ rời rạc thành một nền tảng tập trung, đồng thời hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực, chuẩn hóa luồng công việc từ đó cải thiện khả năng ra quyết định của người dùng.
Dữ liệu tập trung giúp xóa bỏ sự phân mảnh
Infor EPM đóng vai trò là nguồn dữ liệu chuẩn xác duy nhất, hợp nhất toàn bộ dữ liệu lập ngân sách. Thay vì chia sẻ vô số tệp Excel giữa các phòng ban, tất cả nhân sự đều thao tác trên cùng một cơ sở dữ liệu. Bạn không còn phải gửi tệp qua lại hay lo lắng về các phiên bản khác nhau.
Mọi cập nhật đều hiển thị trong thời gian thực ngay trên dashboard. Giải pháp cũng tích hợp sẵn các mẫu báo cáo tiêu chuẩn, chẳng hạn như báo cáo theo chuẩn USALI12, đảm bảo toàn bộ lịch trình chính, KPI và dashboard luôn nhất quán theo đúng định dạng. Điều này đồng nghĩa với việc bất kỳ điều chỉnh nào cũng sẽ được hiển thị ngay lập tức cho toàn bộ người dùng, giúp thông tin luôn chính xác và mới nhất. Đồng thời, nó giúp tiết kiệm đáng kể thời gian kiểm tra, đối chiếu và chỉnh sửa.
Workflow tự động thay thế email
Thay vì phụ thuộc vào các trao đổi qua email dài để giải thích và nộp ngân sách, nhận phản hồi hay chờ duyệt, Infor EPM thiết lập một luồng công việc rõ ràng và chuẩn ngay trên hệ thống để phân công đúng người, đúng việc và từng bước thực hiện đều được định nghĩa minh bạch.
Các phòng ban nộp ngân sách theo định dạng chuẩn, giúp cấp quản lý hoặc CFO có thể xem xét trực tiếp ngay trên hệ thống, loại bỏ bất kỳ mơ hồ nào về nhiệm vụ cũng như thời hạn, đồng thời giảm thiểu đáng kể thời gian chờ đợi phản hồi email.
Tích hợp theo thời gian thực
Infor EPM có khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống bên thứ ba như ERP, PMS, mua sắm (procurement)… để tạo thành một nguồn dữ liệu đồng bộ duy nhất, giúp gắn kết chặt chẽ quy trình lập ngân sách với đánh giá hiệu suất kinh doanh thực tế. Doanh nghiệp nhờ đó ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn dựa trên dữ liệu được cập nhật tức thời, liên tục.
Phân tích dự báo và kiểm soát phiên bản
Infor EPM tối ưu độ chính xác của ngân sách nhờ ứng dụng phân tích dự báo. Hệ thống chủ động dự báo và so sánh các con số trong kế hoạch với dữ liệu thống kê, giúp bộ phận Tài chính đánh giá tính khả thi của các giả định. Dự báo mang lại cái nhìn toàn diện về hiệu suất tài chính dự kiến và liên tục được cập nhật khi có thông tin mới, cho phép bạn điều chỉnh ngân sách linh hoạt theo biến động của thị trường.
Đồng thời, hệ thống duy trì cơ chế kiểm soát phiên bản nghiêm ngặt. Chỉ có duy nhất một phiên bản ngân sách khả thi được hiển thị và mọi chỉnh sửa đều được tự động lưu lại nhằm hạn chế tối đa sai sót, nhầm lẫn do có quá nhiều file chồng chéo nhau, đồng thời cũng giúp dễ dàng truy xuất lịch sử thay đổi và duy trì quyền kiểm soát của bộ phận Tài chính.
Dashboard vận hành theo thời gian thực
Giá trị của hệ thống EPM tập trung không chỉ nằm ở việc tối ưu hóa luồng công việc mà còn ở khả năng chuyển hóa dữ liệu thành những thông tin chuyên sâu thúc đẩy hành động ngay. Infor EPM hợp nhất và hiển thị các chỉ số vận hành và tài chính (như mức tiêu thụ năng lượng, nước, chất thải) một cách trực quan.
Thay vì dựa vào các báo cáo tĩnh hay bảng tính rời rạc, người dùng có thể theo dõi hiệu suất lũy kế tháng (month-to-date) và lũy kế năm (year-to-date) theo thời gian thực. Các KPI như chi phí trên từng đơn vị, chi phí trên mỗi phòng có khách hay chi phí trên mỗi diện tích giúp ban quản lý nhanh chóng đánh giá hiệu quả kinh doanh dưới nhiều góc độ.
Tầm nhìn rõ ràng này giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và sáng suốt hơn. Team cũng có thể ngay lập tức nhận diện bất cập, ví như sự gia tăng đột biến về chi phí tiện ích, và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời trước khi chi phí vượt kiểm soát. Nhờ các bộ lọc tích hợp theo đơn vị kinh doanh, kịch bản và khoảng thời gian, bạn có thể phân tích hiệu suất đa chiều mà không mất thời gian xử lý thêm dữ liệu.
Các chỉ số ESG được tích hợp và thể hiện trên dashboard trung tâm của Infor EPM
Tựu trung, thách thức trong việc lập ngân sách không chỉ là vấn đề thời gian mà cốt lõi nằm ở cách thức quản lý quy trình. Việc bắt đầu muộn, thao tác thủ công và dữ liệu rời rạc vốn xuất phát từ thói quen làm việc qua Excel và email không chỉ làm chậm trễ, gia tăng rủi ro sai sót mà còn hạn chế tầm nhìn của doanh nghiệp. Kết quả là đội ngũ Tài chính luôn ở trong thế bị động thay vì chủ động hoạch định.
Lập ngân sách sớm hơn và tận dụng các giải pháp hiện đại như Infor EPM sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa luồng công việc, nâng cao độ chính xác dữ liệu và theo dõi hiệu suất theo thời gian thực, đồng thời tạo tiền đề để ban lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và tự tin hơn. Cuối cùng, việc lập ngân sách sẽ thoát khỏi mác “nhiệm vụ tốn thời gian” để trở thành một công cụ chiến lược, minh bạch và hiệu quả, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nếu bạn đã sẵn sàng trải nghiệm thực tế Infor EPM, hãy yêu cầu demo từ TRG International ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp
Khi nào thì bộ phận Tài chính nên bắt đầu lập ngân sách?
Hầu hết các phòng Tài chính thường bắt đầu lập ngân sách vào quý 4 khi các số liệu thực tế của năm hiện tại dần hoàn tất nhưng điều này lại khiến việc phê duyệt ngân sách bị kéo dài sang tận năm tài chính mới. TRG khuyến nghị nên bắt đầu ngay từ quý 3 theo phương pháp thu thập dữ liệu song song và có hệ thống, giúp ban lãnh đạo có sẵn một bản kế hoạch chính thức trước thềm năm mới.
Tại sao các team Tài chính vẫn dựa vào Excel và email để lập ngân sách?
Bảng tính/ Excel và email là những công cụ rất quen thuộc, dễ dùng và không đòi hỏi phải đầu tư quá nhiều. Tuy nhiên, chúng lại gây ra tình trạng không đồng bộ về phiên bản và định dạng file giữa các phòng ban, khiến thời gian chờ phê duyệt bị kéo dài.
Infor EPM là gì?
Infor Enterprise Performance Management (EPM) là giải pháp toàn diện chuyên biệt cho công tác lập ngân sách tài chính, dự báo và lập kế hoạch. Hệ thống cung cấp một nền tảng tập trung đóng vai trò là nguồn dữ liệu chuẩn xác và duy nhất, cho phép tất cả các phòng ban cùng làm việc trên một cơ sở dữ liệu chung thay vì các tệp Excel riêng lẻ.
Infor EPM thay thế quy trình lập ngân sách truyền thống như thế nào?
Thay vì các phòng ban phải gửi qua lại các tệp Excel riêng biệt để duyệt qua email, Infor EPM tập trung dữ liệu trên một nền tảng duy nhất để dễ kiểm soát. Hệ thống thay thế các chuỗi email bằng một luồng công việc được tinh chuẩn, đồng thời chỉ duy trì duy nhất một phiên bản ngân sách để tránh chênh lệch dữ liệu giữa các tệp tin.
Infor EPM có tích hợp được với các hệ thống kinh doanh khác không?
Infor EPM tích hợp linh hoạt với các hệ thống như ERP, kế toán, PMS hay thu mua (procurement). Nhờ đó, công tác lập ngân sách luôn bám sát hiệu suất kinh doanh thực tế.
Nguồn:
1. https://www.cfodive.com/news/cfos-cling-to-spreadsheets-despite-their-limits-as-fpa
2. tool/622140/https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/breaking-down-infinite-workday
