Với vô vàn dòng sản phẩm, nhà cung cấp kết hợp biến động về giá cả, v.v., doanh nghiệp sản xuất không chỉ phải vật lộn với hóa đơn không khớp, lỗi dữ liệu, chậm thanh toán mà còn không có thời gian để dự báo, lập ngân sách và lên kế hoạch tài chính chính xác. Nguyên nhân có thể do đâu?
Không gì khác ngoài quy trình thủ, công lạc hậu! Tin tốt là công nghệ tiên tiến như tự động hóa và AI có thể giúp các nhà sản xuất giảm đáng kể lỗi do con người và tối ưu hóa hoạt động.
Khoan, gượm đã! Liệu TRG có đang nói quá không? Trước tiên, hãy cùng TRG điểm qua những thách thức mà doanh nghiệp sản xuất thường gặp trong khâu thanh toán khoản phải trả trước để nắm tình hình nhé.
Đọc thêm:Sự thật bất ngờ về tự động hóa khoản phải trả mà bạn chưa biết
“Điểm danh” những thách thức mà bộ phận AP của doanh nghiệp sản xuất thường đối mặt
Doanh nghiệp sản xuất thường phải quản lý hàng tá sản phẩm mỗi ngày, mỗi sản phẩm lại cần nhiều linh kiện từ các nhà cung cấp khác nhau. Điều này cũng đồng nghĩa với việc một sản phẩm hoàn chỉnh sẽ có nhiều hóa đơn đến từ từng nhà cung cấp linh kiện, mỗi giấy tờ, chứng từ lại có định dạng, đơn giá không giống nhau, thay đổi tùy thuộc vào số lượng và thời vụ.
Chưa dừng lại ở đó, những vấn đề nhức nhối khác mà bộ phận AP của các doanh nghiệp sản xuất thường gặp phải kể đến chính là:
– Lỗi sai sót do nhập liệu thủ công (ví dụ: nhập sai mã số đơn hàng hoặc giá trị hóa đơn)
– Chênh lệch giữa hóa đơn và đơn mua hàng, gây ra tranh chấp không đáng có
– Khối lượng hóa đơn lớn + quy trình thủ công = chậm phê duyệt
– Các điều khoản thanh toán phức tạp giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp
– Doanh nghiệp hợp tác với nhiều nhà cung cấp, mỗi bên lại có yêu cầu, điều khoản và hệ thống thanh toán riêng, làm quy trình mua bán thêm phức tạp
– Quy trình AP không hiệu quả, khiến công ty thiếu hụt vốn, không thể quản lý chặt chẽ dòng tiền, thiếu thông tin để dự báo, lập ngân sách, lên kế hoạch tài chính, v.v.
– Mất kết nối giữa hệ thống quản lý AP/ kế toán và ERP của nhà sản xuất, dẫn đến tình trạng rời rạc dữ liệu
Đọc thêm:Phát hiện và ngăn ngừa nguy cơ trùng lặp hóa đơn thanh toán
Chúng ta có thể thấy rõ là việc xử lý thủ công là điểm chung cốt lõi của những thách thức này. Quản lý AP hiệu quả đòi hỏi thông tin phải luôn chính xác. Đó là lý do tại sao các công nghệ tiên tiến như tự động hóa kết hợp với AI trở thành giải pháp then chốt, giúp các nhà sản xuất giảm thiểu đáng kể sai sót do con người, đồng thời tinh gọn, nâng cao hiệu suất toàn diện.
Những giải pháp tự động hóa quy trình AP hiện tại trên thị trường là gì?
Mỗi giải pháp mà TRG đề xuất sau đều sở hữu những tính năng độc đáo nhằm đáp ứng các nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên, đây chỉ là gợi ý nhằm giúp bạn giới hạn mục tiêu. Để tìm ra giải pháp thực sự phù hợp, doanh nghiệp bạn cần phải tìm hiểu chuyên sâu thêm.
Yooz
Yoozcung cấp giải pháp tự động hóa toàn bộ quy trình từ mua hàng đến thanh toán. Sở hữu hơn 5.000 khách hàng và 300.000 người dùng toàn cầu, hệ thống nền tảng đám mây này tích hợp sẵn những tính năng thông minh như Trí tuệ Nhân tạo (AI), deep learning và Tự động hóa Quy trình bằng Robot (RPA) để tối ưu hóa AP.
Theo Jeremiah Heisey, Giám đốc Tài chính của Beyer Mechanical: ‘Sau khi triển khai Yooz cho năm đại lý, chúng tôi đã giảm được 50% thời gian xử lý hóa đơn, tiết kiệm 75% chi phí phát hành séc, tương đương gần 35.000 đô la mỗi năm. Các Giám đốc Kinh doanh của chúng tôi cũng có được cái nhìn toàn diện về quy trình thanh toán phải trả.
Jeremiah Heisey, Giám đốc Tài chính của Beyer Mechanical, chia sẻ: “Sau khi triển khai Yooz cho 5 đại lý, thời gian xử lý hóa đơn của chúng tôi đã giảm đến 50%, tiết kiệm 75% chi phí phát hành séc, tương đương gần $35.000 USD mỗi năm. Ban lãnh đạo cũng có thể nhanh chóng nắm bắt toàn bộ quy trình thanh toán phải trả.”
Những lợi ích chính mà Yooz có thể đem đến cho doanh nghiệp bạn:
– Tự động hóa 80% quy trình xử lý hóa đơn bằng AI mà không cần cấu hình
– Tích hợp tính năng đối chiếu ba chiều
– Quy trình phê duyệt tự động
– Tương thích với hơn 250 hệ thống tài chính và ERP
– Khả năng theo dõi và báo cáo được cập nhật theo thời gian thực
– Giảm đến 80% chi phí xử lý AP
– Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp thông qua việc phân tích hiệu suất
– Quản lý tập trung mọi tài liệu liên lạc với nhà cung cấp
– Cảnh báo gian lận và đảm bảo tuân thủ
– Tùy chỉnh thông báo cho những deadline quan trọng, ngăn ngừa tình trạng mất phí do thanh toán muộn
Hệ thống lưu giữ hồ sơ số chính xác và an toàn để đáp ứng các yêu cầu tuân thủ. Các quy trình làm việc thông minh, tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp, đảm bảo xử lý nhanh chóng bất kể số lượng hoặc độ phức tạp của hóa đơn.
Hệ thống Quản lý Hóa đơn SAP Ariba
Giải pháp quản lý hóa đơn từ SAP, Ariba Invoice Management, giúp số hóa quy trình tiếp nhận, xử lý và thanh toán hóa đơn, bao gồm cả các loại hóa đơn không có đơn đặt hàng, hóa đơn lặp lại và hóa đơn phức tạp.
Giải pháp này có thể triển khai trên nền tảng đám mây và mang lại những lợi ích sau:
– Đối chiếu hóa đơn 2, 3 hoặc 4 chiều và tính năng lập hóa đơn theo hợp đồng
– Tự động thu thập hóa đơn từ nhiều nguồn khác nhau
– Tự động đối chiếu và phê duyệt để đẩy nhanh quá trình xử lý hóa đơn nhưng vẫn tuân thủ theo đúng với những quy tắc của công ty
– Cấp quyền phê duyệt nối tiếp, song song và theo nhóm tùy theo yêu cầu
– Cung cấp các lựa chọn phê duyệt linh hoạt và trên nền tảng di động
– Hỗ trợ báo cáo và phân tích để giám sát các số liệu then chốt
Khi kết hợp cùng với SAP Business AI và các quy tắc mạng lưới, SAP Ariba Invoice Management không chỉ giúp các nhà sản xuất loại bỏ lỗi do con người mà còn giúp tự động hóa gần như toàn diện quy trình xử lý hóa đơn, cho phép chuyên viên AP tập trung vào các hoạt động chiến lược.
Đọc thêm:Trích xuất dữ liệu, xử lý hóa đơn thông minh hơn với công nghệ OCR
NetSuite Accounts Payable
Giải pháp NetSuite Accounts Payable cho phép các doanh nghiệp sản xuất kiểm soát toàn diện quy trình từ mua hàng đến thanh toán, đồng thời giúp tăng cường khả năng kiểm soát, tự động hóa các quy trình xem xét, phê duyệt và thanh toán hóa đơn.
Giải pháp này cung cấp:
– Tính năng lưu trữ mọi thông tin về nhà cung cấp như thông tin ngân hàng, đơn đặt hàng và giấy báo có…
– Cho phép tạo và theo dõi các đơn mua hàng, đồng thời tự động chuyển yêu cầu đến quản lý liên quan để phê duyệt
– Tính năng thiết lập lịch thanh toán tự động dựa trên ngày đáo hạn hóa đơn
– Các dashboard riêng biệt cho bộ phận AP, có thể tùy chỉnh linh hoạt, thuận tiện cho việc giám sát các đơn hàng, trạng thái phê duyệt, kỳ hạn thanh toán…
– Công nghệ AI/ML và OCR giúp tự động hóa việc trích xuất dữ liệu hóa đơn với độ chính xác cao
– Thanh toán một cách dễ dàng và bảo mật với tính năng NetSuite Payment Automation mà không cần chuyển sang ứng dụng khác
Microsoft Dynamics 365 Finance
Microsoft Dynamics 365 Finance trang bị các chức năng tự động hóa AP linh hoạt, được xây dựng đặc biệt cho lĩnh vực sản xuất. Giải pháp hỗ trợ:
– Nhập hóa đơn thủ công và điện tử
– Tự động hóa quy trình xem xét
– Kiểm tra đối chiếu hóa đơn tự động
– Đánh giá lại giá trị ngoại tệ
– Công cụ hỗ trợ cộng tác với nhà cung cấp
Microsoft Dynamics 365 Finance còn cho phép tự động phê duyệt các hóa đơn khi chúng thỏa mãn những điều kiện nhất định và đánh dấu những hóa đơn cần được kiểm tra.
Tipalti
Tipalti là thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực tự động hóa quy trình AP. Giải pháp đã có mặt tại hơn 196 quốc gia và có thể xử lý 120 loại tiền tệ khác nhau, giúp tự động hóa đến 80% khối lượng công việc. Nền tảng có thể tích hợp với các hệ thống ERP như SAP, Microsoft Dynamics và Oracle, đồng thời cung cấp:
– Cảnh báo trùng lặp hóa đơn
– Trích xuất dữ liệu nâng cao bằng công nghệ OCR
– Xây dựng cổng thông tin cho nhà cung cấp
– Quy trình xử lý tự động và lên lịch xử lý, thanh toán cùng lúc nhiều hóa đơn
– Thiết lập quy trình phê duyệt nhằm tranh thủ tận dụng chiết khấu nhờ thanh toán sớm
Tipalti vượt trội trong khâu nhập và xuất thông tin thành các định dạng tiêu chuẩn như XML hoặc CSV, đảm bảo tương thích với nhiều hệ thống khác nhau. Đặc biệt phải kể đến chính là công nghệ AI giúp nhận diện lỗi giữa hằng hà những hóa đơn và quy định thanh toán.
Đọc thêm:Spreadsheet vs. Giải pháp Đám mây trong Quản lý Vận hành Doanh nghiệp
Stampli
Stampli cung cấp cho nhà sản xuất vô vàn tiện ích từ cộng tác đến lưu trử hồ sơ, thiết lập workflow (quy trình công việc)… tất cả trong một nền tảng nhằm gia tăng tính minh bạch và khả năng kiểm soát tối ưu. Điểm nổi bật của Stampli là khả năng triển khai nhanh chóng chỉ trong vài tuần thay vì vài tháng. Giải pháp còn tích hợp sẵn trợ lý ảo Billy the Bot giúp tự động hóa các tác vụ như thu thập dữ liệu, mã hóa và phát hiện gian lận.
Stampli tích hợp hiệu quả với hơn 70 hệ thống ERP khác nhau đồng thời cung cấp:
– Khả năng tự động hóa quy trình thu thập, mã hóa, phê duyệt, v.v
– Tính năng cộng tác, lưu trữ tài liệu và xây dựng workflow
– Trợ lý ảo Billy Bot, được thiết kế để thích nghi với quy trình AP độc đáo của doanh nghiệp
– So sánh đối chiếu hai và ba chiều
– Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý cùng lúc nhiều chi nhánh chỉ với một hệ thống
– Tích hợp sẵn tính năng báo cáo và phân tích để cung cấp thông ngay trong thời gian thực
– Truy cập nhanh vào tất cả các hoạt động liên quan đến hóa đơn cho mục đích kiểm toán
Bill.com
98% khách hàng của Bill.com cho biết họ cảm thấy hài lòng và an tâm sau khi triển khai giải pháp. Tích hợp công nghệ AI giúp nền tảng tự động nhập liệu thông tin hóa đơn và điều chỉnh theo ưu tiên của người dùng theo thời gian.
Giải pháp còn hỗ trợ thanh toán điện tử, thiết lập quy trình phê duyệt tự động và cung cấp nhật ký kiểm toán số, đồng thời còn giúp đồng bộ hóa với các phần mềm kế toán doanh nghiệp phổ biến như QuickBooks, Oracle NetSuite và Sage Intacct.
Đọc thêm:Ngân sách chiến lược: Đã đến lúc vượt qua giới hạn một năm?
Giải pháp Bill.com cung cấp:
– Nhiều tùy chọn để lưu hóa đơn mà không cần nhập liệu thủ công
– Kiểm soát và thanh toán linh hoạt với quyền truy cập mạng lưới hàng triệu nhà cung cấp của BILL
– Rút ngắn thời gian đối chiếu, cải thiện đáng kể năng suất nhờ khả năng đồng bộ hai chiều tự động với các hệ thống kế toán khác
Mỗi giải pháp được giới thiệu đều mang lại những lợi ích riêng biệt. Giải pháp nào phù hợp nhất còn phụ thuộc vào yêu cầu kinh doanh cụ thể, các hệ thống IT hiện tại và quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Các nhà sản xuất cần xem xét kỹ lưỡng để có thể sàng lọc được những nền tảng thực sự đáp ứng đúng các nhu cầu và lộ trình phát triển của doanh nghiệp.
Phương pháp tốt nhất để triển khai thành công giải pháp tự động hóa AP
Các doanh nghiệp sản xuất cần lên kế hoạch và thực hiện việc triển khai phần mềm tự động hóa khoản phải trả một cách cẩn trọng. Dưới đây là một vài gợi ý bạn có thể cân nhắc:
– Đánh giá toàn bộ quy trình AP hiện tại trước khi tiến hành tự động hóa
– Xác định rõ các mốc thời gian và mục tiêu cụ thể
– Đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ nhân viên
– Nắm bắt các chỉ số đo lường hiệu quả cụ thể
1. Đánh giá quy trình thanh toán khoản phải trả hiện tại
Trước khi bắt đầu dự án tự động hóa AP, các doanh nghiệp sản xuất cần có một cái nhìn toàn diện về các quy định hiện hành, nhằm giúp nhận diện các nút thắt, sự kém hiệu quả và những khâu cần được ưu tiên xử lý. Toàn bộ quy trình AP, từ lúc nhận hóa đơn đến khi hoàn tất thanh toán, cần được ghi chú nhằm phục vụ cho việc phát triển kế hoạch triển khai.
Các khía cạnh quan trọng cần xem xét:
– Thời gian xử lý hóa đơn hiện tại
– Tỷ lệ sai sót trong các quy trình thủ công
– Các nút thắt trong quy trình phê duyệt
– Tiềm năng tích hợp với hệ thống hiện tại
2. Thiết lập các giai đoạn triển khai quan trọng
Chìa khóa để triển khai thành công chính là theo dõi tiến độ liên tục và thiết lập một lịch trình triển khai thực tế, khả thi. Các doanh nghiệp sản xuất nên tập trung vào những giai đoạn quan trọng này:
– Đánh giá kỹ thuật: Bao gồm các yêu cầu tích hợp ERP, khả năng tuân thủ, bảo mật và mở rộng hệ thống.
– Cấu hình hệ thống: Quản lý quyền truy cập người dùng, thiết lập điểm tích hợp chuẩn và workflow làm việc.
– Thử nghiệm và đánh giá: Bao gồm đánh giá độ chính xác trong xử lý hóa đơn, quy trình phê duyệt và chức năng tích hợp.
3. Đào tạo và quản lý quy trình thay đổi
Sau khi triển khai hệ thống, trọng tâm của dự án số hóa giờ đây chuyển sang đào tạo và quản lý sự thay đổi. Doanh nghiệp sản xuất cần chuẩn bị cho mọi thay đổi trong văn hóa công ty và vai trò của nhân viên. Nội dung đào tạo cần tập trung vào:
– Cách điều hành hệ thống
– Các tính năng nâng cao
– Quy trình xử lý sự cố
– Best practice để nâng cao năng suất cho những hoạt động hàng ngày
Các chiến lược quản lý sự thay đổi nên chú trọng đến việc giải tỏa lo lắng của nhân viên về sự ổn định công việc và những thay đổi trong vai trò. Các đội nhóm cần duy trì kênh liên lạc thông thoáng để nhận diện và xử lý các vấn đề kịp thời. Những doanh nghiệp bỏ qua đào tạo bài bản đầy đủ thường gặp tình trạng nhân viên sai sót và làm việc không năng suất.
Các chiến lược quản lý sự thay đổi nên chú trọng đến việc giải tỏa lo lắng của nhân viên về những thay đổi sắp diễn ra đối với công việc hoặc vị trí của họ. Từng phòng ban nên có một kênh trao đổi riêng và tích cực khuyến khích các thành viên trao đổi, nêu ý kiến hoặc thắc mắc để doanh nghiệp có thể kịp thời xử lý vấn đề.
4. Đo lường các chỉ số thành công
Các số liệu rõ ràng hỗ trợ việc giám sát mức độ hiệu quả của quá trình triển khai. Các doanh nghiệp sản xuất cần chú trọng theo dõi cả những cải thiện tức thời và dài hạn trong quy trình thanh toán khoản phải trả (AP) của họ. Các chỉ số quan trọng hàng đầu bao gồm:
Số liệu, KPI rõ ràng hỗ trợ việc giám sát mức độ hiệu quả của toàn bộ dự án triển khai. Các doanh nghiệp sản xuất cần chú trọng theo dõi cả những cải thiện tức thời và dài hạn trong quy trình thanh toán khoản phải trả (AP), bao gồm:
– Thời gian xử lý hóa đơn rút ngắn còn bao nhiêu
– Mức độ cải thiện tỷ lệ sai sót
– Khoản tiết kiệm chi phí trên mỗi hóa đơn
– Tỷ lệ thu hồi chiết khấu thanh toán sớm
Để đảm bảo hệ thống tự động hóa có thể giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu như kỳ vọng, bộ phận AP cần đánh giá định kỳ, báo cáo hàng tháng hoặc hàng quý để theo dõi các chỉ số KPI và kịp thời phát hiện lỗi để điều chỉnh.
Tự động hóa khoản phải trả AP đòi hỏi doanh nghiệp trước nhất phải lên kế hoạch kỹ lưỡng. Các nhà sản xuất phải nắm rõ nhu cầu của mình. Để làm được điều này, họ cần rà soát các quy trình hiện tại, đặt ra các mốc thời gian rõ ràng và đào tạo đội ngũ chủ chốt một cách bài bản.
Một giải pháp AP lý tưởng cho các doanh nghiệp sản xuất không chỉ kết nối “trơn tru” với những hệ thống, nền tảng công nghệ khác của doanh nghiệp mà còn có thể giúp đơn giản hóa và tự động hóa các hoạt động hàng ngày.
Mọi doanh nghiệp đều xứng đáng nhận được những lợi ích mà chuyển đổi số mang lại để giải phóng các nguồn lực và tập trung vào các dự án chiến lược hơn.
Liệu doanh nghiệp bạn đã sẵn sàng để tối ưu hóa quy trình AP của mình chưa?
