Góc công nghệ: “Bật mí” tính năng Account Allocation trong Infor SunSystems

Trong lĩnh vực tài chính – kế toán, nếu dòng tiền ra vào mà không rõ ràng thì đúng là một “thảm họa”. Tính năng phân bổ tài khoản Account Allocation (ACA) sẵn có trong giải pháp quản lý tài chính Infor SunSystems chính là công cụ giúp bộ phận tài chính giữ cho sổ sách luôn sạch đẹp, đối chiếu chính xác dù khối lượng giao dịch có lớn đến đâu.

Dù bạn là chuyên viên kế toán, người dùng mới của SunSystems hay là một CFO giàu kinh nghiệm thì việc hiểu rõ ACA sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn thay vì phải “mò kim đáy bể” mỗi khi cần đối chiếu cuối kỳ.

Đọc thêm:Mở rộng đổi mới và bảo mật cùng Infor SunSystems Cloud

Tính năng Phân bổ Tài khoản Account Allocation (ACA) là gì?

Tính năng phân bổ tài khoản Account Allocation (ACA) của Infor SunSystems thường được dùng để đối soát các bút toán ghi nợ (debit) và ghi có (credit). Nhưng khả năng của ACA không chỉ dừng lại ở đó.

Những tính năng chính của ACA:

• Quản lý và đối chiếu tài khoản kế toán
• Đối chiếu các giao dịch ghi nợ và ghi có
• Phân bổ các khoản thanh toán
• Chỉnh sửa thông tin bút toán đã hạch toán (vd: ngày đến hạn, mã phân tích…)
• Sửa các lỗi nhập liệu sau khi đã nhập sổ

Ông bà ta có câu “Đồng tiền đi liền khúc ruột”, nhưng trong kế toán, “đồng tiền phải đi liền… hóa đơn”. ACA giúp doanh nghiệp đảm bảo từng giao dịch đều rõ ràng, giúp báo cáo tài chính luôn minh bạch, hạn chế tối đa sai lệch.

Khi nào nên dùng ACA?

• Để phân bổ hoặc đối soát giao dịch thanh toán của các khoản nợ/khoản phải thu với hóa đơn gốc.
• Để đối soát một loạt nhiều giao dịch hoặc chia nhỏ và chỉ đối soát một phần giá trị của giao dịch nếu cần.

Ngoài ra, ACA còn có thể tự động xử lý chiết khấu thanh toán và hạch toán phần chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. Vì vậy, có thể thấy đây là một tính năng cực kỳ hữu ích đối với doanh nghiệp thường xuyên phải xử lý nhiều loại ngoại tệ, đồng thời đảm bảo mọi giao dịch luôn chính xác, thông tin tài chính minh bạch và bạn, người dùng SunSystems, luôn có cái nhìn tổng quan, rõ ràng nhất về tình hình của doanh nghiệp.

Đọc thêm:Infor SunSystems Cloud và những câu hỏi thường gặp

Phân hệ ACA và Transaction Matching (TRM) khác nhau như thế nào?

Người dùng mới của SunSystems có lẽ sẽ bị nhầm lẫn giữa ACA và Transaction Matching (TRM) vì hai tính năng này nghe có vẻ giống nhau. Thực ra, cả hai đều cho phép so khớp giao dịch trên một tài khoản, nhưng TRM có thêm một “siêu năng lực” khác, đó chính là tự động hóa quá trình so khớp dựa trên các tiêu chí định sẵn.

Với TRM, người dùng có thể chọn ghi nhận kết quả phân bổ tự động hoặc chỉ dùng để báo cáo, đồng thời:

• Xem báo cáo các giao dịch đã thỏa mãn tiêu chỉ được định sẵn nhưng chưa khớp
• Xem báo cáo toàn bộ giao dịch đã khớp thành công
• Xem báo cáo toàn bộ giao dịch chưa được khớp, bao gồm cả debit và credit

Tóm lại, ACA là thao tác thủ công có kiểm soát, còn TRM là phiên bản “lên level” với khả năng tự động hóa.

Phân hệ ACA và Corporate Allocation (CA) khác nhau như thế nào?

Lại là một phân hệ dễ gây nhầm lẫn khác. Nhưng bạn đừng lo, ngoài cái tên có vẻ tương đồng, tính năng của hai phân hệ này lại hoàn toàn khác nhau.

Corporate Allocation (CA) là một module mở rộng của Infor SunSystems, chuyên dùng để phân bổ và tái phân bổ chi phí giữa các pháp nhân trong cùng một tập đoàn. CA còn được tích hợp sẵn khả năng xử lý giao dịch liên công ty (intercompany).

Corporate Allocation có thể được dùng để:

• Phân bổ chi phí dựa trên hoạt động (Activity-Based Costing)
• Hạch toán các khoản thu-chi liên công ty, giữa các đơn vị kinh doanh
• Tăng mức ngân sách dựa trên số liệu thực tế
• Tính lãi trên số dư tài khoản

Tổng quan những điểm khác biệt chính giữa ACA và CA:

Allocation Marker: Hệ thống “đèn tín hiệu” của ACA

Infor SunSystems sử dụng Allocation Markers (tạm dịch: nhãn dán trạng thái phân bổ) để xác định yêu cầu hoặc trạng thái xử lý của một giao dịch. Hiểu đơn giản thì đây giống như tín hiệu đỏ – vàng – xanh của đèn giao thông để cho bạn biết giao dịch đang ở giai đoạn nào:

Video này hướng dẫn chi tiết cách sử dụng tính năng Force Marker trong module Account Allocation, giúp bạn quản lý các khoản thanh toán ưu tiên một cách hiệu quả hơn.

→ How to use Force Marker in Account Allocation in SunSystems

Giao dịch được chọn để phân bổ như thế nào?

Bước đầu tiên khi dùng ACA là xác định tài khoản và các giao dịch cần đối soát. Người dùng sẽ thiết lập tiêu chí lọc thông qua biểu mẫu “Criteria for Account Allocation” (tiêu chí phân bổ tài khoản) bao gồm:

• Kỳ kế toán, ngày giao dịch, loại bút toán sổ cái, nguồn nhật ký, mã tham chiếu, mã phân tích giao dịch, ngày nhập liệu
• Loại giá trị giao dịch được sử dụng: đơn vị tiền tệ cơ sở, giao dịch, báo cáo thứ hai/thứ tư,hoặc giá trị bản ghi nhớ
• Mã tiền tệ giao dịch, giá trị và loại (debit hay credit)
• Nhãn Allocation Marker (ví dụ: chỉ lọc giao dịch đã phân bổ)

Cơ chế lọc linh hoạt này giúp kế toán “ngụp lặn” trong cơ sở dữ liệu với hàng nghìn dòng giao dịch.

ACA có thể hỗ trợ điều chỉnh những thông tin gì?

Ngoài việc khớp giao dịch, ACA còn cho phép chỉnh sửa một số thông tin tài chính và phi tài chính trên giao dịch đã được hạch toán nhằm giải quyết các lỗi như mã phân tích không khớp, thiếu mô tả giao dịch hoặc dùng để  điều chỉnh điều khoản thanh toán, như ngày đến hạn thanh toán, ngày chiết khấu hoặc tỷ lệ chiết khấu. Team kế toán không cần phải xóa và nhập lại toàn bộ nội dung từ đầu, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.

Các trường có thể chỉnh sửa bằng ACA bao gồm:

• Mô tả giao dịch
• Trạng thái của Allocation Marker
• Mã phân tích bút toán sổ cái (analysis codes)
• Mã điều khoản thanh toán
• Ngày đến hạn thanh toán
• Ngày và tỷ lệ chiết khấu lần 1 và lần 2
• Ngày và tỷ lệ lãi phạt, ngày và tỷ lệ phạt thanh toán trễ
• Thông tin chứng từ thứ nhất và thứ hai (ngày, tiền tố, số chứng từ)
• Mã tham chiếu thanh toán và mã ngân hàng

Tại sao doanh nghiệp Việt cần chú trọng ACA?

Với các quy định kế toán nghiêm ngặt tại Việt Nam, việc duy trì một hệ thống đối soát chính xác, minh bạch là điều bắt buộc. ACA không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn mà còn là “tấm lá chắn” vững chắc trước mỗi lần kiểm toán. Hệ thống chuẩn chỉnh thì bạn mới có thời gian để “chill” và tập trung vào những chiến lược tăng trưởng cao cấp hơn.

Để tìm hiểu sâu hơn và trải nghiệm thực tế hơn về tính năng phân bổ tài khoản ACA này của Infor SunSystems, đăng ký tham gia khóa đào tạo online này của TRG Academy.

Bạn đã là một người dùng của Infor SunSystems và bạn đang có một số thắc mắc về một vài tính năng? Đừng lo! TRG hiểu rằng đôi khi bạn chỉ cần một câu trả lời nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể tham khảo trang FAQ – Những câu hỏi thường gặp này để tìm câu trả lời cho bạn và team.

Dưới đây là một vài thắc mắc phổ biến nhất về phân hệ phân bổ tài khoản Account Allocation (ACA) trong Infor SunSystems:

• Account Allocation (ACA) và Transaction Matching (TRM) trong SunSystems có gì khác nhau?
  Cả hai đều cho phép khớp giao dịch trên một tài khoản, nhưng TRM “cao cấp” hơn nhờ khả năng tự động hóa quá trình dựa trên các tiêu chí đã được định nghĩa trước. ACA thường được thực hiện thủ công.
• Có thể dùng ACA để sửa bút toán đã hạch toán không?
  Có, ví dụ các trường như mô tả giao dịch, mã phân tích, ngày đến hạn, thông tin chiết khấu và tham chiếu thanh toán.
• Allocation Marker có thể tùy chỉnh tên không?
  Có. Các tên marker mặc định là “Not Allocated,” “To Be Allocated,” và “Allocated” hoàn toàn có thể được thay đổi để phù hợp với quy trình và thuật ngữ nội bộ của doanh nghiệp. Ngoài ra còn có tính năng Force Marker để gán nhãn thủ công trong các trường hợp đặc biệt.
• Account Allocation có hỗ trợ giao dịch ngoại tệ không?
  Có. ACA có thể tự động nhận diện và hạch toán chênh lệch tỷ giá phát sinh do biến động tỷ giá ngoại tệ trong quá trình khớp giao dịch. Đây là tính năng quan trọng cho các doanh nghiệp hoạt động đa tiền tệ hoặc có giao dịch quốc tế thường xuyên.
• Khi nào nên dùng ACA, khi nào nên dùng Corporate Allocation?
  Dùng ACA khi cần khớp, đối chiếu giao dịch trên một tài khoản cụ thể hoặc sửa thông tin bút toán đã hạch toán. Dùng Corporate Allocation khi cần phân bổ hoặc tái phân bổ chi phí giữa nhiều pháp nhân, đơn vị kinh doanh trong cùng tập đoàn.