Câu hỏi thường gặp về đối chiếu giao dịch liên công ty

Trong môi trường doanh nghiệp đa pháp nhân, giao dịch liên công ty diễn ra thường xuyên và là thành phần quan trọng trong báo cáo tài chính hợp nhất. Tuy nhiên, việc đối chiếu và kiểm soát các giao dịch này không hề đơn giản, đặc biệt khi quy mô của doanh nghiệp ngày càng mở rộng và yêu cầu minh bạch ngày càng cao.

Trong bài viết này, TRG sẽ giúp bạn có cái nhìn bao quát hơn về quy trình đối chiếu giao dịch liên công ty tại các tập đoàn lớn, có nhiều công ty thành viên thông qua giải đáp những câu hỏi thường gặp nhất xoay quanh chủ đề trên!

Đọc thêm:CFO hiện đại đã kiểm soát giao dịch liên công ty như thế nào?

1. Giao dịch liên công ty (intercompany transactions) là gì?

Là các giao dịch tài chính, thương mại hoặc dịch vụ diễn ra giữa các công ty con, công ty mẹ hoặc công ty liên kết trong cùng một tập đoàn.

Đối chiếu liên công ty (1) là quá trình so khớp và xác minh số dư giữa các pháp nhân liên quan trước khi hợp nhất báo cáo. Mục tiêu là đảm bảo khoản phải thu (account receivables) ở pháp nhân này trùng khớp với khoản phải trả (account payables) ở pháp nhân kia.

Bất kỳ chênh lệch nào đều phải được xử lý trước khi lập báo cáo tài chính hợp nhất, nếu không, các số liệu cuối cùng sẽ bị sai lệch.

Tìm hiểu thêm:3 cách cải thiện và giảm sai sót khi đối chiếu giao dịch liên công ty

2. Giao dịchliên công ty khác với giao dịch nội bộ như thế nào?

Giao dịch liên công ty (intercompany) diễn ra giữa các pháp nhân độc lập trong cùng một tập đoàn. Ví dụ, giữa công ty mẹ và công ty con, hoặc giữa các đơn vị công ty con với nhau.

Giao dịch nội bộ (intracompany) diễn ra trong cùng một pháp nhân. Ví dụ, giữa các phòng ban tại một công ty và không cần phải loại trừ khi hợp nhất.

Căn cứ theo chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế IFRS (2), công ty mẹ phải loại bỏ toàn bộ giao dịch liên công ty (giữa các đơn vị thành viên) khi lập báo cáo tài chính hợp nhất.

3. Có những loại giao dịch liên công ty nào cần theo dõi?

Bộ phận kế toàn thường sẽ phải xử lý 3 hình thức giao dịch như sau (1): xuôi chiều (downstream – từ công ty mẹ xuống công ty con), ngược chiều (upstream – từ công ty con về công ty mẹ) và ngang hàng (lateral – giữa các công ty con với nhau). Cụ thể:

Bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ giữa các công ty con và công ty mẹ
Chuyển giao tài sản, hàng tồn kho hoặc bất động sản giữa các công ty trong tập đoàn
Khoản vay nội bộ hoặc chuyển vốn giữa công ty mẹ và công ty con
Phí bản quyền, phí quản lý hoặc phí sử dụng thương hiệu giữa các công ty trong cùng một tập đoàn

4. Tại sao số liệu liên công ty hay bị lệch giữa các đơn vị?

Nguyên nhân dẫn đến sai lệch số liệu giữa các giao dịch liên công ty thường là sự kết hợp của nhiều yếu tố như: lệch thời điểm hạch toán, tỷ giá ngoại tệ không nhất quán, phân loại tài sản khác nhau, hoặc lỗi nhập liệu thủ công.

Khảo sát của Deloitte (3) đã tiết lộ rằng việc các team tiến hành đối chiếu riêng biệt, thiếu một nền tảng để giao tiếp tập trung là nguyên nhân cốt lõi khiến hầu hết các nỗ lực tối ưu đều không khả quan và gây lãng phí.

5. Tại sao Excel không còn là công cụ ưu việt cho bài toán liên công ty phức tạp?

Bài toán đối chiếu liên công ty đưa ra các yêu cầu cao hơn những gì Excel có thể cung cấp và hỗ trợ:

Dữ liệu theo thời gian thực (real-time data) từ nhiều nguồn truy cập và pháp nhân/ đơn vị khác nhau
Dấu vết kiểm toán (audit trail) đầy đủ để truy vết khi có sai lệch và phục vụ kiểm toán
Khả năng mở rộng (scalability) khi công ty tăng trưởng và mở rộng quy mô
Tăng tốc quy trình kiểm soát tài khoản đối ứng và luồng hạch toán

Dẫn đến hậu quả:

Rủi ro sai lệch tăng cao, tốn thời gian, nhân lực khi công ty mẹ có từ 3 pháp nhân/ đơn vị trở lên với tần suất đối soát nội bộ cao, số lượng giao dịch lớn
Khả năng vi phạm quy định về báo cáo tài chính tại nước sở tại
Khiến quá trình đóng sổ cuối tháng kéo dài, làm chậm quá trình ra quyết định

6. Infor SunSystems Cloud hỗ trợ đối chiếu giao dịch liên công ty như thế nào?

Phân hệ Intercompany sẵn có trong giải pháp Infor SunSystems Cloud giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tăng tính minh bạch và kiểm soát dữ liệu tài chính hiệu quả hơn giữa các công ty thành viên trong cùng một tập đoàn.

Phân hệ này (4) cho phép bạn ghi nhận các bút toán giữa các đơn vị kinh doanh/ pháp nhân trong cùng một công ty mẹ.

Lợi íchcủaviệcdùng Infor SunSystems Cloud đểquảnlýgiaodịchliêncông ty:

Xử lý ngay trên Excel với giao diện thân thuộc
Một nguồn nhập liệu duy nhất
Xử lý tự động, các bút toán được ghi nhận ở cả đơn vị nguồn và đơn vị đích theo nguyên tắc kế toán, đảm bảo đồng bộ
Không cần nhập liệu thủ công ở các đơn vị, giảm thao tác thủ công
Tăng độ chính xác và kiểm soát
Tính năng thông báo tự động đến người dùng qua email
Infor OS: mở rộng tính năng của Infor SunSystems Cloud
…

Đừng để mỗi kỳ đóng sổ cuối tháng trở thành ác mộng triền miên!

Webinar “Đối chiếu liên công ty: Tối ưu giao dịch – Kiểm soát tốt hơn” giúp bạn tìm hiểu các thách thức thường gặp trong môi trường đa pháp nhân. Bên cạnh đó, chuyên viên của TRG International cung cấp thêm cách các doanh nghiệp hàng đầu quản lý giao dịch liên công ty thông qua tập trung hóa, tự động hóa và minh bạch như thế nào.