Ngành khách sạn luôn đối mặt với nhiều thách thức, đặc biệt là trong công tác quản lý tài chính. Với đặc thù lợi nhuận mỏng, doanh thu biến động theo mùa và chi phí vận hành cao, khách sạn và khu nghỉ dưỡng buộc phải tối ưu tài chính nếu muốn duy trì hoạt động bền vững.
Dù công nghệ ngày càng được ứng dụng rộng rãi, nhiều doanh nghiệp trong ngành vẫn gặp khó khăn với bài toán tuân thủ do hệ thống chưa được cập nhật tân tiến, dữ liệu rời rạc và công nghệ lỗi thời.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng điểm qua bốn thách thức tài chính cốt lõi mà các doanh nghiệp khách sạn thường gặp phải và cách các giải pháp tài chính dựa trên nền tảng đám mây có thể giúp họ vượt qua những trở ngại đó.
Đọc thêm:Khách sạn của bạn đã sẵn sàng cho mùa thấp điểm?
4 bài toán tài chính đặt ra cho ngành khách sạn
Nhập liệu thủ công đang âm thầm “bòn rút” tài nguyên của khách sạn
Bề ngoài, nhập liệu thủ công trông có vẻ như chỉ hơi bất tiện một xíu nhưng nếu tình trạng này diễn ra thường xuyên ở nhiều phòng ban khác nhau thì nó đang âm thầm trở thành một nhân tố nguy hiểm, đang âm thầm “bòn rút” tài nguyên của khách sạn.
Đặc biệt là trong bộ phận tài chính, nơi nhân viên phải dành hàng giờ để nhập hóa đơn, đối chiếu số liệu và sửa lỗi sai, những công việc này không chỉ tiêu tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót.
Đọc thêm:Doanh nghiệp bạn đang lãng phí tiền để xử lý hóa đơn! Đây là giải pháp
Tác động của những quy trình thủ công không dừng lại ở việc mất thời gian, chúng làm chậm quá trình ra quyết định, gia tăng chi phí vận hành và khiến khách sạn dễ gặp rủi ro trong việc tuân thủ quy định. Trong một lĩnh vực mà tốc độ và độ chính xác là yếu tố then chốt, hậu quả tích lũy có thể rất nghiêm trọng.
Theo một nghiên cứu gần đây của McKinsey, ước tính có tới 27% hoạt động tài chính hiện nay có thể được tự động hóa bằng các giải pháp công nghệ và trí tuệ nhân tạo đã sẵn có [1]. Phát hiện này cho thấy tiềm năng rất lớn để các khách sạn tinh gọn quy trình và giảm bớt khối lượng công việc thủ công trong bộ phận tài chính bằng cách ứng dụng các giải pháp hiện đại hơn.
Video: Cách Yooz tự động cập nhật thông tin hóa đơn
Khi dữ liệu không còn là công cụ đáng tin cậy trong báo cáo
Các nhà điều hành khách sạn thường phải đưa ra quyết định dựa trên thông tin đã lỗi thời hoặc không đầy đủ. Quản lý một danh mục gồm mười khách sạn mà không biết chính xác cơ sở nào đang thất thoát doanh thu theo thời gian thực là một canh bạc đầy rủi ro.
Khi mỗi khách sạn sử dụng nhiều hệ thống riêng cho từng khâu hoạt động như đặt phòng, thanh toán, dịch vụ khách hàng và quản lý vận hành, việc hợp nhất dữ liệu, tạo báo cáo hoặc kịp thời xác định nguồn gốc thất thoát doanh thu trở nên vô cùng khó khăn.
Theo eHotelier [2], chỉ một sự sụt giảm nhỏ về chất lượng dữ liệu cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực tới việc định giá, xác định khách hàng mục tiêu, đối chiếu hiệu suất và nhiều chức năng kinh doanh cốt lõi khác.
Đọc thêm:Các chuyên gia tài chính chỉ có 5 năm để đổi mới – Họ sẽ phải làm sao?
Cùng quan điểm này, khảo sát “KPMG Global CEO Outlook” [3] cho biết có tới 84% giám đốc điều hành không hoàn toàn tin tưởng vào dữ liệu được cung cấp để họ đưa ra những quyết định chiến lược. Điều này càng nhấn mạnh nhu cầu cấp thiết về một hệ thống thông tin tích hợp, chính xác và theo thời gian thực cho toàn bộ danh mục khách sạn.
Sai lệch trong phân bổ chi phí đang bào mòn lợi nhuận của bạn?
Phân bổ chi phí chính xác là một trong những thách thức dai dẳng và phức tạp nhất.
Vấn đề nằm ở việc nguồn lực và dịch vụ được sử dụng chung giữa nhiều bộ phận, nhưng chi phí liên quan lại không được phân bổ đúng cách. Thiếu một phương pháp đáng tin cậy để theo dõi và phân bổ chi phí theo tỷ lệ phù hợp có thể khiến các báo cáo tài chính trở nên sai lệch.
Chẳng hạn, nhiệm vụ của bộ phận buồng phòng không chỉ giới hạn trong việc dọn dẹp phòng nghỉ. Nhân viên buồng phòng thường đảm nhiệm cả các khu vực công cộng, khu spa, phòng hội nghị và khu vực hành chính.
Tương tự, đội bảo trì thường phụ trách sửa chữa ở mọi khu vực của khách sạn, nhưng phần ngân sách cho chi phí tiện ích thì lại được phân bổ đều cho tất cả bộ phận.
Nếu không có một mô hình phân bổ chi phí chuẩn và cấu trúc rõ ràng, các dịch vụ dùng chung này thường bị ghi nhận vào một bộ phận duy nhất hoặc được phân bổ theo ước lượng chung, không phản ánh đúng mức độ sử dụng thực tế.
Đọc thêm:Cá nhân hóa hay Lợi nhuận: Khách sạn của bạn có cần sự đánh đổi?
Hậu quả của việc này có hai mặt: Thứ nhất, một số bộ phận có thể bị ghi nhận có chi phí thấp hơn thực tế, tạo ra cảm giác lợi nhuận cao giả. Thứ hai, những bộ phận khác lại bị đội chi phí, khiến họ bị đánh giá là kém hiệu quả do phải gánh phần chi phí không thuộc về mình.
Nếu chủ khách sạn và ban điều hành không thể nhìn rõ dòng chảy tài nguyên và chi phí thực sự của từng dịch vụ, họ cũng sẽ đánh mất khả năng quản lý một cách chủ động và hiệu quả.
Thách thức tuân thủ: Những rủi ro đến từ một hệ thống lạc hậu
Tuân thủ là một trách nhiệm và một quy trình diễn ra liên tục, đòi hỏi khách sạn phải thường xuyên chú ý tới những quy định ở cấp địa phương, quốc gia và quốc tế. Từ nghĩa vụ thuế, chuẩn mực kế toán cho tới luật bảo mật dữ liệu và yêu cầu kiểm toán, bức tranh pháp lý đang ngày càng trở nên phức tạp hơn qua từng năm.
Đặc biệt là những cơ sở thuộc các tập đoàn khu vực hoặc toàn cầu, mỗi địa điểm phải đáp ứng một bộ luật lệ và quy định riêng biệt. Khi xử lý các yêu cầu này theo phương pháp thủ công hoặc thông qua những hệ thống đã lỗi thời, nguy cơ xảy ra sai sót, thiếu sót hoặc vi phạm sẽ tăng lên đáng kể.
Đọc thêm:Chinh phục thách thức trong hợp nhất báo cáo tài chính ngành khách sạn
Việc theo kịp các thay đổi trong mã số thuế, chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế và hồ sơ kiểm toán là một thách thức lớn, ngay cả với những đội ngũ tài chính giàu kinh nghiệm. Khi dữ liệu tài chính bị phân tán trên nhiều nền tảng hoặc chỉ được lưu trữ trong nhiều file Excel, việc tổng hợp báo cáo chính xác hoặc chứng minh tính tuân thủ khi bị kiểm tra trở thành một gánh nặng trong vận hành.
Xây dựng hệ thống tài chính tối ưu hóa và linh hoạt hơn
Một giải pháp quản lý tài chính hiện đại dựa trên nền tảng đám mây là một sự thay đổi trong cả hệ thống công nghệ nền tảng mà còn cho cả quy trình vận hành. Giải pháp có thể giúp đội ngũ tài chính làm việc chính xác hơn, tư duy chiến lược hơn và tự tin hơn trong quá trình ra quyết định.
Đọc thêm:Vì sao ứng dụng điện toán đám mây (cloud) là xu hướng của ngành Khách sạn?
Những lợi ích dưới đây cho thấy cách công nghệ điện toán đám mây đang giải quyết những điểm nghẽn cốt lõi trong công tác quản lý tài chính của khách sạn.
Tập trung dữ liệu và theo dõi hiệu suất trong thời gian thực
Không ít giải pháp quản lý tài chính nền tảng đám mây hiện nay có khả năng tập hợp toàn bộ dữ liệu tài chính từ nhiều nguồn, hệ thống và phòng ban và khác nhau vào một nền tảng thống nhất.
Thay vì phải tải lên/ xuống, lưu và xử lý từng file một, bộ phận tài chính giờ đây có thể truy cập vào một nguồn dữ liệu duy nhất. Cùng với các dashboard hiển thị thông tin trong thời gian thực, khả năng truy xuất chi tiết và báo cáo trực tiếp, các nhà quản lý khách sạn có thể theo dõi thực trạng tài chính trên toàn hệ thống một cách nhanh chóng và chính xác.
Tối ưu hoá hiệu suất với hệ thống tự động hoá
Các tác vụ thủ công như nhập hóa đơn, đối soát số liệu và phê duyệt chứng từ thường tiêu tốn nhiều thời gian và dễ phát sinh sai sót. Giải pháp quản lý tài chính có thể tự động hóa toàn bộ quy trình này thông qua tính năng ghi nhận dữ liệu tích hợp và quy trình xử lý công việc thông minh.
Giải pháp không chỉ giúp ngăn ngừa tình trạng trùng lặp thông tin và lỗi do con người gây ra mà còn giúp giải phóng thời gian, cho phép chuyên viên tài chính tập trung nhiều hơn vào các tác vụ quan trọng hơn.
Đọc thêm:Góc công nghệ: Tự động hóa quy trình xử lý các khoản phải trả là gì?
Phân bổ chi phí và ngân sách hiệu quả hơn
Các giải pháp quản lý tài chính hiện đại cho phép theo dõi sát sao việc sử dụng tài nguyên dùng chung. Chi phí có thể được phân bổ cho nhiều phòng ban hoặc cơ sở dựa trên mức độ sử dụng thực tế, thay vì ước lượng thủ công. Từ đó thúc đẩy lập ngân sách đáng tin cậy hơn đồng thời tăng cường trách nhiệm tài chính trên toàn khách sạn.
Đã đến lúc khách sạn bạn bứt phá
Nếu bộ phận tài chính của bạn đang dành phần lớn thời gian để tổng hợp số liệu thay vì hoạch định chiến lược, có lẽ đã đến lúc bạn nhìn lại toàn bộ quy trình vận hành tài chính tại khách sạn.
Với vai trò là đối tác công nghệ hàng đầu của nhiều thương hiệu khách sạn lớntrong suốt nhiều thập kỷ,TRG International tự hào cung cấp các giải pháp quản lý tài chínhgiúp doanh nghiệp khách sạn tự động hóa quy trình, tăng cường tuân thủ và trao quyền cho đội ngũ tài chính để họ thực sự nâng cao năng suất và tính chính xác.
Khám phá trang thông tin của TRG để tìm hiểu thêm những case study số hóa tài chính điển hìnhcủa những doanh nghiệp khách sạn quốc tế hoặc yêu cầu ngay một bản demo với TRG International và khám phá cách một giải pháp quản lý tài chính tích hợp có thể giúp đội ngũ của bạn đưa ra quyết định nhanh hơn như thế nào.
Nguồn:
1. https://www.mckinsey.com/capabilities/mckinsey-digital/our-insights/how-bots-algorithms-and-artificial-intelligence-are-reshaping-the-future-of-corporate-support-functions
2. https://insights.ehotelier.com/suppliers/2021/06/22/hotel-budgeting-and-forecasting-4-reasons-why-data-quality-is-essential-to-recovery/
3. https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/pdf/2016/06/2016-global-ceo-outlook.pdf
