Đầu tư vào bất kỳ hệ thống kinh doanh tích hợp đầy đủ nào đều có thể trở thành thách thức khó khăn hơn bạn tưởng. Bởi vì tính phức tạp, nó đòi hỏi nhiều hơn một chút ít kiến thức thoáng qua. Ngay cả trong giai đoạn đầu tiên – quá trình lựa chọn, có bốn yếu tố cốt lõi có thể dễ dàng bị bỏ qua:
- Độ tin cậy
- Tốc độ
- Tùy chỉnh
- Độ phức tạp
Thách thức này đặc biệt đúng đối với các doanh nghiệp với ý định lựa chọn hệ thống Cloud ERP. Cụ thể, mặc dù có cả một danh sách các mối lo ngại, các nhà quan trị vẫn lựa chọn sai giải pháp ERP. Trước khi quyết định đầu tư vào hệ thống Cloud ERP, tốt nhất nên đảm bảo rằng bạn hiểu rõ các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở thành yếu tố gây ra tổn thất cho công ty.
Đọc thêm:Bảo mật dữ liệu trên nền tảng multi-cloud trong kỷ nguyên số hóa đầy biến động
Sai lầm #1: Không chú ý đến các thuộc tính quan trọng trong quá trình lựa chọn
Độ tin cậy
Hệ thống doanh nghiệp chỉ hữu ích khi mức độ tin cậy của chúng cao. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức sử dụng Cloud ERP vì các công ty này có xu hướng dựa vào lượng thông tin được cung cấp bởi một hoặc nhiều mô-đun Cloud ERP đã được triển khai.
Tuy nhiên, nếu công ty đột nhiên phát hiện ra thiếu thông tin quan trọng trong trường hợp hệ thống Cloud ERP bị hỏng, toàn bộ chuỗi hoạt động có thể bị đình trệ, dẫn đến mất doanh thu định kỳ hoặc tệ hơn nữa.
Thực hiện nghiên cứu cẩn thận để biết hệ thống Cloud ERP hoạt động như thế nào và liệu nó có thể giải quyết được tình trạng thực tế trước khi quyết định đầu tư sẽ là một bước đi thông minh để giúp ngăn ngừa rủi ro và mất mát.
Đọc thêm:Bí quyết di chuyển dữ liệu lên đám mây thành công
Tốc độ
Đối với các doanh nghiệp nhỏ chỉ sử dụng một hoặc hai mô-đun Cloud ERP, các vấn đề liên quan đến tốc độ truyền dữ liệu thường không phải là một thách thức. Tuy nhiên, khi công ty phát triển lên, nhu cầu cải tiến chuỗi quá trình, bắt đầu với việc nhận dữ liệu thô, đến việc cung cấp thông tin hữu ích trở nên cần thiết hơn nhiều.
Trong khi đó, một hệ thống Cloud ERP có thể không đủ linh hoạt để bắt kịp tốc độ tăng trưởng tổng thể, cũng như tốc độ truyền dữ liệu tổng thể từ các hệ thống đám mây đến tổ chức và ngược lại. Do đó, điều quan trọng là yêu cầu thông tin liên quan đến tốc độ của hệ thống Cloud ERP trước khi quyết định đầu tư.
Khả năng điều chỉnh
Sự thành công của việc triển khai Cloud ERP phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của tổ chức về khả năng tăng trưởng dữ liệu và tốc độ mà doanh nghiệp dự định tăng lên (được xác định dựa trên kế hoạch hoạt động hàng năm). Điều này có nghĩa là nếu mua một hệ thống không đủ linh hoạt để đối phó với sự mở rộng liên tục, tại một số thời điểm, tổ chức của bạn sẽ đi vào ngõ cụt trên con đường tăng trưởng.
Chuyện này thường xảy ra vào thời điểm không thích hợp nhất trong chu kỳ kinh doanh, và sẽ trở nên nguy hiểm đối với tổ chức.
Độ phức tạp
Tất cả các hệ thống Cloud ERP có thể được coi là phức tạp, nhưng tùy thuộc vào cách thức, địa điểm và thông tin do doanh nghiệp cung cấp và quản lý.
Nếu doanh nghiệp của bạn chọn Cloud ERP ‘dễ sử dụng’ hoặc quá đơn giản, có khả năng hệ thống sẽ không cung cấp đủ chức năng, chẳng hạn như khi chuyển đổi liền mạch từ doanh nghiệp vừa và nhỏ sang doanh nghiệp lớn.
Sai lầm #2: Bỏ qua kết nối Cloud ERP
Các vấn đề về kết nối và băng thông đặc biệt quan trọng đối với các hệ thống Cloud ERP, không giống như phiên bản tại chỗ (on-premises) chỉ yêu cầu mức độ chú ý vừa phải. Lý do là vì hệ thống Cloud ERP hoàn toàn phụ thuộc vào việc xử lý bên ngoài để hoàn thành công việc.
Mỗi giai đoạn phát triển hệ thống yêu cầu kết nối Cloud ERP tốt hơn và điều này thường có nghĩa là bạn phải chú ý đầu tư nhiều hơn khi doanh nghiệp ngày càng phát triển. Nếu tổ chức của bạn không chú ý đến tốc độ kết nối, rủi ro lãng phí tiền bạc và nguồn nhân lực có nhiều khả năng xảy ra.
Đọc thêm:Từ phần mềm kế toán truyền thống sang đám mây: Đây là kế hoạch cho bạn!
Các quy trình trước và trong khi khởi chạy hệ thống
Trước khi khởi động hệ thống Cloud ERP, yêu cầu băng thông có thể được giảm thiểu và chỉ cần kiểm tra định kỳ. Trong giai đoạn này, điều quan trọng là phải đo lường cẩn thận mục tiêu bằng cách chia tổng công suất cho mức độ tin cậy, thay vì tập trung vào việc tối đa hóa công suất xử lý.
Tuy nhiên, một khi giai đoạn trước khi khởi chạy hoàn tất và doanh nghiệp đã sẵn sàng phát triển, việc tăng cường băng thông trở nên cần thiết. Thật không may, nhiều nhà quản lý dự án ERP có xu hướng quên mất giới hạn này, do đó, bỏ qua nó.
Dự đoán yêu cầu băng thông
Khi các doanh nghiệp đã làm tất cả những gì có thể để giải quyết các vấn đề và vẫn không hiệu quả, có lẽ việc nâng cấp băng thông đã trở nên cần thiết. Hầu hết các nhà cung cấp Cloud ERP đều có các khoản phí mở rộng hợp lý, miễn là hạn ngạch không vượt quá giới hạn của hợp đồng.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không dự đoán chính xác các yêu cầu về băng thông của hệ thống Cloud ERP, chi phí phát sinh thường rất cao và có thể khiến tổ chức chi tiêu nhiều hơn dự kiến.
Điều này dẫn đến thực tế là các doanh nghiệp bắt đầu xác định nhu cầu băng thông cho nhiều năm. Hiện tại, nhiều nhà cung cấp Cloud ERP cung cấp giá cả hợp lý để mở rộng băng thông. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý cần chú ý đến khía cạnh tiềm năng này bằng cách nghiên cứu cả các loại băng thông cơ bản và nâng cao, dựa trên nhu cầu lâu dài.
Tất nhiên, tất cả những điều này đòi hỏi các tổ chức phải thực hiện các kế hoạch kỹ lưỡng và thận trọng, được hỗ trợ bởi bộ phận quản lý rủi ro để đảm bảo rằng hệ thống Cloud ERP tiếp tục hoạt động và chứng minh hiệu quả. Cụ thể, việc đo lường thường xuyên và kiểm tra hoạt động rất cần thiết trong việc áp dụng bất kỳ phương pháp quản lý nào; nếu không, khả năng kết nối Cloud ERP sẽ gây ra những hạn chế đột ngột, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
Sai lầm #3: Chọn gói Cloud ERP không phù hợp
Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây hiện nay cung cấp một loạt các mức dịch vụ để đảm bảo việc triển khai, vận hành và bảo trì hệ thống luôn hoạt động ở công suất cao nhất. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý ngày nay chưa hiểu biết thấu đáo về hệ thống ERP trên nền tảng Cloud mà doanh nghiệp của họ sắp đầu tư. Vì vậy, họ gặp nhiều khó khăn trong quá trình triển khai ERP.
Cụ thể, họ mua gói Cloud ERP không phù hợp hoặc không đủ mạnh để phù hợp với tình trạng và nhu cầu phát triển của tổ chức, dẫn đến hàng loạt lỗi và lỗ hổng sau khi hệ thống hoạt động. Các vấn đề dựa trên mức dịch vụ đám mây ERP có thể gây ra thất thu hoặc phát sinh chi phí bất ngờ.
Đọc thêm:Tự động hóa: Nơi nào cần, nơi nào “đáng tiền”?
Các gói giải pháp Cloud ERP
Đầu tiên là gói lý thuyết, còn được gọi là ‘gói kiến thức’. Gói này thường cung cấp cơ sở lý thuyết cho phân tích kinh doanh, đánh giá hiệu suất, nghiên cứu, đánh giá hệ thống kinh doanh và vẽ ra con đường phát triển. Bởi vì thiên về lý thuyết, những gói này phù hợp cho những doanh nghiệp mới bắt đầu sử dụng Cloud ERP và vẫn đang trong giai đoạn đầu của việc mở rộng.
Cấp độ tiếp theo là gói ‘tích hợp lõi’. Các gói này bao gồm nhiều kỹ thuật, các tác vụ phát triển hoặc vận hành như mapping dữ liệu, xác định nền tảng, phân tích và chuyển đổi, tích hợp hệ thống doanh nghiệp, kiểm thử và đảm bảo chất lượng, hỗ trợ, bảo trì và nâng cấp định kỳ. Gói này phù hợp cho các doanh nghiệp đã có nền tảng ERP cơ bản.
Cuối cùng, khi hệ thống Cloud đã hoạt động ổn định, các gói dịch vụ nâng cao thường được ưu tiên. Các gói Cloud ERP này thường bao gồm các công nghệ như lưu trữ, phát triển khả năng tuân thủ (compliance), phân tích BPO, phân tích dữ liệu/Big Data và tích hợp di động. Gói này rất phù hợp cho các công ty đa quốc gia với nhiều chi nhánh hoặc công ty con trên toàn thế giới nhờ khả năng xử lý thông tin nhanh, mạnh mẽ trong thời gian thực.
Những điều cần lưu ý về mỗi gói
Trong giai đoạn khởi đầu, nếu bạn đã xem xét một gói “kiến thức” cơ bản, bạn sẽ nhận thấy rằng tính khả thi của hệ thống Cloud ERP phụ thuộc hoàn toàn vào năng lực CNTT. Vì vậy, nếu tổ chức của bạn đầu tư với nguồn lực kỹ thuật hạn chế, chi phí để đảm bảo hoạt động trơn tru cho hệ thống ERP cuối cùng sẽ vượt qua chi phí ước tính trước đó.
Đối với gói Cloud ERP tầm trung, chi phí sẽ liên quan chặt chẽ đến giới hạn dịch vụ. Một khi hệ thống đã trưởng thành và phát triển, khả năng mở rộng sẽ trở thành điều thiết yếu. Thông thường, các gói này cần được mở rộng liên tục để đảm bảo khả năng thích ứng với sự phát triển quy mô lớn của tổ chức.
Nếu khả năng mở rộng trở thành vấn đề đối với các gói tầm trung, tốt hơn là nên đầu tư vào các gói nâng cao. Chúng có thể bao gồm quá trình chuyển hệ điều hành từ nền tảng này sang nền tảng khác, ứng dụng phân tích mở rộng, hoặc tăng cường hệ thống đường truyền cơ sở bằng cách phát triển mã tùy chỉnh cụ thể.
Trên tất cả, các doanh nghiệp phải bắt đầu với một kế hoạch rõ ràng dựa trên lịch trình hoạt động nhiều năm và khả năng kỹ thuật tổng thể. Mỗi giai đoạn trong quá trình đầu tư của hệ thống ERP Cloud cần được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo sẽ tận dụng tối đa nguồn vốn đầu tư.
Sai lầm #4: Không xây dựng kế hoạch phục hồi
Một kế hoạch phục hồi là một tập hợp các công cụ để cứu vãn hệ thống ERP khi có sự cố. Mặc dù có các mô hình cơ bản cho kế hoạch này, trong mỗi trường hợp cụ thể của doanh nghiệp và cho từng hệ thống Cloud ERP, kế hoạch khôi phục sẽ có những yêu cầu khác biệt nhất định và không thể thay thế được.
Do đó, không xây dựng kế hoạch phục hồi chi tiết – hoặc không cẩn thận trong việc lập kế hoạch – có thể dẫn đến tình trạng hỗn loạn và thiếu hụt trong khi nhân viên trong tổ chức phải rất vất vả để sửa lỗi.
Khi xem xét các khả năng rủi ro, sẽ hữu ích hơn nếu các nhà quản lý có thể dựa vào đạo lý “phòng bệnh hơn chữa bệnh” và làm việc theo hướng “truy xuất ngược”.
Đọc thêm:So sánh chiến lược tiếp cận đám mây: Cloud-first vs. Cloud-only
Xác định và phân loại các mối đe dọa
Cơn ác mộng tồi tệ nhất của hệ thống Cloud ERP là khi toàn bộ hệ thống không còn hoạt động, nhưng việc kinh doanh vẫn phải tiếp tục. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất cho mình, chẳng hạn như tải lại dữ liệu để duy trì sản xuất. Sau đó, chuyển sang các hoạt động phụ trợ như thanh toán và kế toán, và sau đó, mở rộng thêm vào các quy trình quản trị khác.
Như đã đề cập ở trên, mỗi doanh nghiệp đều khác nhau, do đó, tổ chức của bạn có thể phải giải quyết các vấn đề liên quan đến thanh toán hoặc kế toán trước những việc khác. Vì không có tiêu chuẩn về việc phải thực hiện nhiệm vụ nào trước, người quản lý phải hiểu rõ các hoạt động trong tổ chức để phân loại nhiệm vụ khi hệ thống Cloud ERP không hoạt động và đảm bảo rằng đưa ra quyết định đúng, nếu không muốn phải đối mặt với tình trạng trì trệ và mất doanh thu.
Tạo bản đồ khôi phục
Trên thực tế, việc tạo bản đồ khôi phục cơ bản dựa trên nhu cầu về các kế hoạch khôi phục chi tiết cho hệ thống Cloud ERP. Tất nhiên, bản đồ này có thể dựa trên kinh nghiệm của quản trị viên và không phải tuân theo một khuôn mẫu nhất định. Tuy nhiên, nói chung, doanh nghiệp của bạn nên làm theo ba bước sau:
Kết nối với nhà cung cấp và nhân viên hỗ trợ liên quan
- Liệt kê những người cần liên hệ nếu có sự cố với hệ thống Cloud ERP
- Tạo cẩm nang hướng dẫn giải quyết vấn đề dựa trên các tài nguyên liên quan đến từng khu vực bị ảnh hưởng
- Chỉ định rõ ai sẽ quản lý từng phần của từng tác vụ/lĩnh vực trong quá trình khôi phục
- Xây dựng danh sách kiểm tra cho mọi tình huống
- Đảm bảo rằng người quản lý hoặc nhân viên có trách nhiệm xem xét từng nhiệm vụ/lĩnh vực và ký tên vào từng danh sách kiểm tra sau khi hoàn thành.
“Chi tiết nhất có thể”
Đáng buồn thay, hầu hết các lỗi ERP đòi hỏi một quá trình phục hồi, và trong quá trình này, các kế hoạch phục hồi tốn càng nhiều thời gian, đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp phải đối phó với càng nhiều thiệt hại. Do đó, bản đồ phục hồi phải càng chi tiết càng tốt để đảm bảo rằng tất cả các quy trình, hệ thống hoặc tài nguyên được xác định rõ ràng và các nhân viên biết phải làm gì trong sự việc không may mắn này.
Tạo danh sách phản hồi thực tế
Danh sách này thực sự là cốt lõi của kế hoạch phục hồi của bạn bởi vì hệ thống không có khả năng tự sửa chữa mà không có con người góp sức. Vì vậy, khi nói đến việc khôi phục hệ thống ERP bị lỗi, tốt nhất là nên đảm bảo rằng mọi người trong nhóm bị ảnh hưởng được xác định và được thông báo rõ ràng.
Nếu bạn nghĩ rằng nhân viên của bộ phận nào nên có trong danh sách, hãy kiểm tra danh sách phản hồi một cách cẩn thận, sau đó xem xét nó thường xuyên để đảm bảo sự liên quan và chính xác.
Tạo cơ hội để kiểm tra gói khôi phục
Thứ nhất, khi tạo một hoặc nhiều tình huống khẩn cấp để kiểm tra kế hoạch phục hồi, nhóm ERP trở nên nhạy cảm hơn với bản chất của các nhiệm vụ trong danh sách. Từ đó, họ có thể phản ứng hiệu quả hơn là không biết gì về kế hoạch khôi phục cho đến khi toàn bộ hệ thống Cloud ERP bị hỏng.
Thứ hai, các thành viên trong nhóm sẽ được chuẩn bị và không e sợ thực tế hệ thống Cloud ERP không còn hoạt động nữa. Chính vì thế, họ đủ bình tĩnh để đưa ra quyết định dưới áp lực lớn.
Tựu chung, loạt bài này đã xác định 4 sai lầm cần tránh khi lựa chọn Hệ thống ERP, bao gồm các lỗi có thể xảy ra từ khâu chọn lựa đến cài đặt, sử dụng và thử nghiệm. TRG hy vọng rằng loạt bài này đã cung cấp cho bạn, với tư cách là người quản lý, một số mẹo hữu ích để chạy hệ thống Cloud ERP của mình hiệu quả và năng suất hơn.
