Từ những phần mềm quản lý lễ tân cơ bản, giải pháp quản lý khách sạn đã phát triển thành nền tảng tinh vi nhằm hoạt động như một trung tâm chỉ huy, giúp những doanh nghiệp khách sạn hiện đại quản lý mọi hoạt động vận hành, từ dịch vụ khách hàng cho đến buồng phòng, tài chính, tiếp thị, v.v.
Mục tiêu của giải pháp không chỉ đơn thuần là giải đáp tức thì thắc mắc của khách hàng mà còn nhằm đem đến cho họ một trải nghiệm lưu trú tốt hơn đồng thời nâng cao hiệu suất nhân viên.
Nhu cầu về các giải pháp tiên tiến sẽ tăng lên khi yêu cầu cá nhân hoá dịch vụ của khách hàng ngày một tăng cao.
Vậy phần mềm quản lý khách sạn là gì? Tại sao nó lại trở thành một trong những tài sản thiết yếu mà vô vàn doanh nghiệp khách sạn chú trọng đầu tư? Bài viết này sẽ điểm qua những lợi ích và tính năng cốt lõi của phần mềm quản lý khách sạn cho bạn.
Đọc thêm:Giải pháp quản lý khách sạn nền tảng cloud liệu có là bước đi đúng đắn?
Phần mềm quản lý khách sạn là gì?
Phần mềm quản lý khách sạn là một giải pháp chuyên biệt hoặc tập hợp nhiều công cụ và tính năng phục vụ cho ngành công nghiệp khách sạn, hỗ trợ tự động hóa hoàn toàn (hoặc một phần) hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
Phần mềm giúp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, cải thiện hiệu quả, rút ngắn thời gian báo cáo, duy trì tuân thủ quy định, v.v.
Đọc thêm:Cá nhân hóa hay Lợi nhuận: Khách sạn của bạn có cần sự đánh đổi?
Số liệu thống kê nói gì về giải pháp quản lý khách sạn?
- 99% quản lý khách sạn tin rằng nhiều công nghệ sẽ ngày càng phổ biến và được tận dụng hơn để tối ưu việc quản lý trong 5 năm tới.
- 86% cho biết rằng hệ thống quản lý tài sản là một trong những giải pháp quan trọng hàng đầu. Theo sau là các hệ thống quản lý doanh thu và quản lý kênh đặt phòng.
- 39% tin rằng giá trị cốt lõi của công nghệ nằm ở việc cải thiện hiệu suất vận hành, 31% là “cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng”, 15% là “nâng cao tính linh hoạt cho doanh nghiệp”, và 13% là “đổi mới cho tương lai”.
Nguồn:HotelTechReport
Phần mềm quản lý khách sạn đem đến lợi ích gì?
Bốn lợi ích nổi bật của việc triển khai phần mềm quản lý khách sạn:
- Tăng cường hiệu quả: Tự động hoá đầu việc, giảm công việc thủ công và tinh giản vận hành
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Cải thiện giao tiếp, cá nhân hoá và nâng cao chất lượng dịch vụ
- Cải thiện quản lý doanh thu: Tối ưu hoá giá cả và tiềm năng doanh thu
- Quản lý dữ liệu tốt hơn: Cung cấp insight hữu ích về hiệu suất doanh nghiệp thông qua báo cáo và phân tích
- Cải thiện giao tiếp: Tăng cường giao tiếp giữa các nhân viên, phòng ban và khách hàng
Khi nào doanh nghiệp cần triển khai phần mềm quản trị khách sạn?
Cảm thấy choáng ngợp và quá tải với các quy trình thủ công và hàng đống giấy tờ thường là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần công nghệ để giải phóng nguồn nhân lực.
Những dấu hiệu giúp nhận biết đã đến lúc doanh nghiệp cần triển khai phần mềm quản trị khách sạn:
- “Nút cổ chai” trong công việc do quản lý kênh thủ công
- Quá trình vận hành chậm
- Hệ thống đặt phòng có nhiều hạn chế
- Lỗ hổng bảo mật
- Hệ thống liên tục đình trệ vào lúc cao điểm
- Lỗi dịch vụ phản hồi
Sở hữu một phần mềm dành riêng cho ngành khách sạn, các doanh nghiệp sẽ có lợi thế lớn từ việc sử dụng công cụ mới nhất để tự động hoá và đẩy nhanh quá trình, đồng thời vẫn duy trì được đánh giá năm sao cho dù đang hoạt động như một khách sạn độc lập hay là một chi nhánh của chuỗi thương hiệu quốc tế.
Đọc thêm:Xu hướng tương lai của giải pháp quản lý khách sạn PMS
Những ai nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?
Phần mềm quản lý khách sạn phù hợp với mọi loại hình khách sạn, từ boutique, nhỏ, lẻ cho đến các tập đoàn toàn cầu. Mỗi loại người dùng và phòng ban sẽ có từng nhu cầu về tính năng cụ thể. Nhìn chung, người dùng chính của phần mềm quản lý khách sạn bao gồm:
- Tổng giám đốc: Giám sát toàn bộ doanh nghiệp
- Quản lý doanh thu: Kiểm soát giá cả và kênh phân phối
- Quản lý IT: Quản lý cơ sở hạ tầng kỹ thuật
- Quản lý F&B: Vận hành nhà hàng và bar
Cách phần mềm quản lý khách sạn vận hành
Phần mềm quản trị khách sạn tích hợp dữ liệu và nhiều mô-đun thành một giao diện thống nhất, mang đến cho người dùng một trải nghiệm nhất quán, đảm bảo dòng dữ liệu liền mạch qua khắp phòng ban, cùng với đó là những tính năng giúp tự động hoá các quy trình quan trọng và nâng cao hiệu suất.
Cách thức hoạt động chi tiết:
Cơ sở dữ liệu tập trung
Trung tâm của phần mềm quản trị khách sạn là cơ sở dữ liệu tập trung, lưu trữ tất cả thông tin, bao gồm:
- Thông tin phòng: Loại phòng, tình trạng phòng, giá cả và tiện nghi
- Thông tin khách hàng: Đặt phòng, thông tin liên lạc, sở thích và lịch sử lưu trú
- Dữ liệu tài chính: Giao dịch, hoá đơn và thông tin kế toán
- Thông tin nhân viên: Lịch làm việc, vai trò và trách nhiệm
Quản lý đặt phòng là trung tâm của toàn bộ quá trình. Mỗi đơn đặt phòng sẽ kích hoạt cập nhật tự động trên khắp các kênh phân phối, loại bỏ tình trạng đặt trùng phòng và duy trì mức giá nhất quán.
Tích hợp hệ thống
Mỗi mô-đun trong phần mềm khách sạn đều liên kết chặt chẽ với nhau, cho phép dữ liệu di chuyển liền mạch, tạo thuận tiện để:
- Đồng bộ hệ thống
- Kiểm soát hàng tồn kho
- Hợp nhất hệ thống thanh toán
- Phân tích hiệu suất
Thông thường, hệ thống khách sạn có thể tích hợp với các ứng dụng khác như:
- Đại lý du lịch trực tuyến (Online Travel Agency, OTA): Như Booking.com hoặc Expedia; cho phép cập nhật tình trạng phòng và giá cả trong thời gian thực
- Hệ thống phân phối toàn cầu (Global Distribution System, GDS): Kết nối khách sạn với các đại lý du lịch toàn cầu
- Cổng thanh toán: Tạo thuận lợi cho thanh toán trực tuyến và trực tiếp
- Phần mềm kế toán:Tích hợp dữ liệu tài chính cho kế toán và báo cáo
Đọc thêm:AI vs ứng dụng đặt phòng online (OTA): Cơ hội nào cho các khách sạn?
Tự động hoá tác vụ
Tính năng này cho phép xử lý các hoạt động thường nhật thông minh, từ việc điền thông tin khách vào mục cần thiết cho đến xuất hoá đơn, kích hoạt thông báo phê duyệt cho yêu cầu mua hàng, v.v. Điều này giảm nhu cầu cập nhật thủ công, từ đó giảm các sai sót do con người gây ra.
Quản lý dữ liệu khách hàng
Tạo, lưu trữ và xử lý dữ liệu khách hàng tập trung, hiệu quả xuyên suốt các phòng ban hoặc chi nhánh, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác cho nhân viên. Hệ thống xây dựng hồ sơ chi tiết của khách hàng dựa trên sở thích, lịch sử lưu trú và phản hồi, ngoài phục vụ cho bộ phận lễ tân còn hỗ trợ cho các chiến dịch marketing cá nhân hóa.
Đọc thêm:Những yếu tố góp phần thúc đẩy cải tiến công nghệ tại khách sạn
Nền tảng vận hành
Nhiều phần mềm hiện đại hoạt động dựa trên đám mây, mang lại những lợi ích nổi bật như:
- Truy cập hệ thống mọi lúc, mọi nơi
- Cập nhật nền tảng liên tục
- Giảm chi phí đầu tư cho công nghệ
- Xử lý dữ liệu an toàn
- Hỗ trợ phát triển doanh nghiệp
- Tăng cường tính linh hoạt và khả năng hợp tác
Doanh nghiệp không chỉ có thể tiếp cận insight hữu ích trong thời gian thực mà còn có thể đưa ra những quyết định chiến lược chính xác hơn.
Các mô-đun thiết yếu một giải pháp quản lý khách sạn phải có
Quản lý đặt phòng
Hành trình của khách hàng bắt đầu từ khâu đặt phòng. Một hệ thống đặt phòng thông minh sẽ hỗ trợ xử lý đặt chỗ đa kênh và duy trì chính xác lượng phòng có sẵn và giá cả.
Quản lý lễ tân và phòng
Bộ phận lễ tân chịu trách nhiệm chăm sóc tất cả khách hàng, quản lý khách đến, rời đi và chiến lược phân bố phòng. Vì vậy, giải pháp quản lý khách sạn cần sở hữu những tính năng quan trọng sau nhằm tối ưu nhiệm vụ của bộ phận lễ tân:
- Số hóa quy trình kiểm soát truy cập
- Theo dõi tình trạng phòng trống liên tục
- Quản lý dữ liệu khách hàng
- Giải pháp thanh toán
Quản lý kênh
Một hệ thống kiểm soát phân phối sẽ giúp nâng cao hiệu quả đặt phòng. Khả năng tự động cập nhật giúp duy trì mức giá nhất quán và hạn chế trùng thông tin đặt phòng trên các kênh bán hàng.
Quản lý buồng phòng
Tính năng quản lý buồng phòng giúp tinh giản và tự động hoá các tác vụ:
- Cập nhật tình trạng phòng
- Lên lịch và phân chia dọn dẹp cho nhân viên dọn phòng
- Theo dõi vật tư (ví dụ: khăn tắm, đồ dùng vệ sinh, đồ dùng dọn dẹp, v.v.), tránh thiếu hụt
- Theo dõi và báo cáo các vấn đề cần bảo trì (ví dụ: hỏng hóc thiết bị, rò rỉ nước, v.v.)
- Tăng cường giao tiếp giữa nhân viên dọn dẹp, khách hàng, quầy lễ tân và các bộ phận khác.
Quản lý dữ liệu khách hàng
Nắm bắt nhanh insight liên quan đến khách hàng là yếu tố quyết định trong việc cung cấp dịch vụ xuất sắc, bao gồm:
- Sở thích khách hàng
- Phần thưởng cho khách hàng thân thiết
- Chiến dịch cá nhân hóa
- Quy trình thu thập và quản lý ý kiến khách hàng
Điểm bán hàng (Poin of Sales, POS)
Một nền tảng POS tích hợp sẽ giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng, chính xác hơn, từ đó gia tăng doanh thu F&B. Hệ thống quản lý khách sạn kết nối tất cả điểm bán lẻ dưới một nền tảng duy nhất.
Báo cáo và phân tích
Công cụ business intelligence sẽ giúp định hướng cho các quyết định chiến lược đồng thời cung cấp:
- Dữ liệu hiệu suất theo thời gian thực
- Xu hướng sử dụng phòng
- Dự báo doanh thu
- Phân tích thị trường
Bảo mật và tuân thủ
Mô-đun bảo mật dữ liệu giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm nhờ tuân thủ các tiêu chuẩn sau:
- Tiêu chuẩn bảo mật thanh toán
- Quy định về quyền riêng tư
- Mã hoá dữ liệu
- Quản lý truy cập
Đọc thêm:USALI là gì và tại sao hệ thống quan trọng với doanh nghiệp khách sạn?
Vai trò của TRG International
TRG International có thể hỗ trợ và thúc đẩy doanh nghiệp khách sạn của bạn số hóa thông qua các giải pháp hiện đại, điển hình như Infor Hospitality Management Solution (HMS).
Infor HMS là giải pháp quản lý khách sạn nền tảng đám mây toàn diện, được thiết kế nhằm giúp cả bộ phận quản lý và nhân viên tối ưu hoá các chức năng vận hành và quy trình cốt lõi như quản lý thông tin khách hàng, doanh thu, báo cáo, v.v.
Giải pháp tích hợp sẵn các biện pháp bảo mật hàng đầu, khả năng cập nhật liên tục những quy định ngành mới nhất cùng với khả năng mở rộng theo yêu cầu và tích hợp liền mạch.
Để tìm hiểu thêm về giải pháp Infor HMS, TRG mời bạn tham khảo những tài liệu bên dưới:
- Trang thông tin: Tổng quan về giải pháp Infor Hospitality Management Solution (HMS)
- On-demand webinar: Đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiện đại với giải pháp hiện đại
- Tải ngay brochure Infor HMS
Với hơn 30 năm kinh nghiệm trong việc tư vấn và triển khai phần mềm cho các lĩnh vực khác nhau, TRG International là một đối tác chuyên nghiệp, đáng tin cậy, không những hỗ trợ doanh nghiệp bạn số hóa thành công với giải pháp phù hợp mà còn phát triển bền vững.
Tối ưu quy trình vận hành khách sạn cùng TRG và Infor HMS ngay hôm nay!
