Nhận dạng ký tự quang học, Optical Character Recognition hay OCR, là một giải pháp công nghệ có khả năng tự động trích xuất dữ liệu hóa đơn. Kết hợp OCR và tự động hóa không chỉ giúp rút ngắn quá trình xử lý hóa đơn mà còn giúp tự động động hóa và tăng độ chính xác cho toàn bộ quy trình thanh toán các khoản phải trả (Accounts Payable, AP).
Nếu bạn đang muốn tìm hiểu về tự động hóa xử lý hóa đơn, bạn cần biết về OCR.
Đọc thêm:Sự thật bất ngờ về tự động hóa khoản phải trả mà bạn chưa biết
Nhận dạng ký tự quang học (OCR) là gì?
Từ một công cụ nhận dạng ký tự đơn giản, công nghệ OCR đã phát triển thành một công cụ trích xuất dữ liệu thông minh, có khả năng nhận dạng và chuyển đổi hình ảnh thành định dạng văn bản.
Ví dụ, quét hoặc chụp ảnh biên lai sẽ cho phép bạn lưu biên lai dưới dạng hình ảnh trên điện thoại hoặc máy tính. Với OCR, bất kỳ nội dung dạng chữ, văn bản nào trên ảnh hóa đơn đều có thể được trích xuất, sửa đổi, tìm kiếm hoặc sao chép. Điều này giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian gõ lại từng thông tin để lưu vào phần mềm kế toán.
OCR truyền thống không có khả năng xử lý hóa đơn có định dạng và cấu trúc bảng phức tạp. Hầu hết dữ liệu của doanh nghiệp đều không có cấu trúc, vì vậy rất khó để giải pháp OCR truyền thống xử lý.
Giải pháp OCR hiện đại giải bài toán đó và cung cấp:
- Độ chính xác lên đến 98-99% cho mỗi trang
- Các giải pháp tích hợp AI nhằm xử lý nhiều định dạng hóa đơn hơn
- Phát hiện và sửa lỗi thông minh
- Hiểu mối quan hệ giữa các trường dữ liệu tùy theo ngữ cảnh
Nhận dạng hình mẫu nâng cao là một trong những cải tiến quan trọng nhất giúp OCR hiện đại đạt được độ chính xác gần như hoàn hảo. Tính năng này phân tích các đặc điểm riêng biệt của từng ký tự và phân tích các chữ cái, con số thành các định dạng có thể nhận dạng được.
Việc áp dụng rộng rãi AI góp phần giúp giải pháp xử lý hóa đơn và quản lý tài chính ngày càng trở nên phổ biến. AI và machine learning cho phép OCR hiểu ngữ cảnh của tài liệu và học từ chính những dữ liệu trong quá khứ, từ đó gia tăng mức độ chính xác khi xử lý hóa đơn.
Không chỉ vậy, các tính năng nâng cao này còn cho phép OCR:
- Xác định cấu trúc, quy luật của dữ liệu và khoanh vùng những hóa đơn có dấu hiệu bất thường
- Tự động phân loại chi phí, so khớp dữ liệu, phát hiện lỗi
- Ra quyết định thông minh hơn dựa trên dữ liệu liên quan và kịp thời
Điều này giúp chứng tỏ khả năng của OCR hiện đại vượt xa việc quét dữ liệu hóa đơn đơn thuần ban đầu.
Đọc thêm: Dữ liệu kinh doanh của bạn có đang bị bỏ phí? 5 cách A.I. có thể giúp
Lợi ích của OCR
Hãy tưởng tượng bạn có thể dễ dàng sao chép hàng loạt văn bản, hoặc tìm kiếm một từ khóa cụ thể ngay trên một hình ảnh giống như cách bạn thường làm trên Word, trích xuất thông tin từ hình đó để lưu trữ hoặc đưa qua phần mềm chuyên dụng để phân tích thêm.
Công nghệ OCR cho phép bạn làm điều đó.
Khi kết hợp với quy trình làm việc tự động sẽ giúp bạn cải thiện hiệu suất, tinh chuẩn quy trình và số hóa quy trình xử lý hóa đơn của doanh nghiệp bạn.
OCR hiện đại có thể quét cả nội dung viết tay với độ chính xác ấn tượng và chuyển đổi chúng thành các tài liệu dễ tìm kiếm, lưu trữ, chia sẻ hoặc sửa đổi khi cần.
Sau đây là một số ví dụ về các trường hợp sử dụng OCR:
- Ngân hàng: Xử lý các tài liệu cho vay và giao dịch tài chính thường ngay, ngừa gian lận và tăng cường bảo mật.
- Chăm sóc sức khỏe: Xử lý hồ sơ bệnh nhân, thanh toán bảo hiểm, tinh chuẩn quy trình làm việc, giảm những tác vụ thủ công, cập nhật thông tin nhanh chóng.
- Hậu cần: Theo dõi hàng hóa và hóa đơn.
Đọc thêm:Khắc phục các vấn đề quản lý và thanh toán nợ phổ biến bằng tự động hóa
Công nghệ OCR trích xuất dữ liệu như thế nào?
Nền tảng cho công nghệ trích xuất dữ liệu thông minh bao gồm ba thành phần cốt lõi như sau:
Công đoạn chuẩn bị
Tài liệu phải được chuẩn bị đầy đủ trước khi quy trình nhận dạng ký tự bắt đầu. Giai đoạn này có một số bước quan trọng cần lưu ý:
- Chất lượng hình ảnh: Điều chỉnh độ sáng và độ tương phản để hình rõ nét hơn
- Loại bỏ nhiễu ảnh: Loại bỏ các đốm đen, mờ hoặc vết bẩn trên hình
- Chỉnh sửa độ nghiêng: Canh thẳng các tài liệu bị nghiêng
- Nhị phân hóa: Chuyển đổi sang định dạng đen trắng
- Tối ưu hóa độ phân giải: Duy trì 300 DPI để có kết quả tối ưu
Thuật toán nhận dạng ký tự
Công nghệ này “soi” từng pixel để nhận diện ký tự, rồi đối chiếu chúng với “ngân hàng” phông chữ sẵn có. Nhờ đó, dữ liệu được bóc tách với độ chính xác cao. Các thuật toán này cho phép:
- Xác định và trích xuất từng trường hóa đơn
- Xử lý nhiều loại tài liệu khác nhau, từ hóa đơn bán hàng đến hóa đơn tiện ích, v.v.
- Chuyển đổi dữ liệu đã trích xuất thành định dạng có cấu trúc để xử lý thêm
Xác thực dữ liệu
Quy trình xác thực sử dụng nhiều lớp bảo mật để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Các lớp này bao gồm:
- Xác minh dữ liệu theo các quy định sẵn có
- Tham chiếu chéo dữ liệu với các bản ghi chú và cơ sở dữ liệu hiện có
- Xác thực cấu trúc và định dạng
- Xác định và ngăn ngừa các mục nhập trùng lặp
Các quy tắc xác thực tự động phát hiện các điểm không nhất quán như số tổng cộng không khớp, ngày không hợp lệ, v.v., trước khi chuyển chúng qua phần mềm tài chính để xử lý tiếp.
Các giải pháp xử lý hóa đơn thông minh tích hợp với công nghệ OCR và AI tiên tiến sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng xử lý mọi loại hóa đơn, bất kể độ phức tạp hay định dạng khác biệt. Nhờ đó, công việc nhập liệu và xác thực thủ công được giảm thiểu đáng kể, đặc biệt hữu ích khi phải xử lý khối lượng lớn hóa đơn.
Đọc thêm:Khắc phục các vấn đề quản lý và thanh toán nợ phổ biến bằng tự động hóa
Xử lý hóa đơn nhanh hơn và thông minh hơn với Yooz
Yooz–giải pháp tự động hóa mua hàng và thanh toán hóa đơn điện tử nền tảng đám mây–có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình xử lý tài liệu tài chính.
Điểm mạnh của Yooz nằm ở sự kết hợp độc đáo giữa AI, deep learning, big data và công nghệ RPA để biến dữ liệu thô thành thông tin hữu ích. Giải pháp tổng hợp dữ liệu từ nhiều kênh khác nhau, từ PO và ghi nợ đến biên lai hàng hóa nhận được từ tệp đính kèm email, thiết bị di động, v.v., vào một nền tảng duy nhất để xử lý.
Từ việc thu thập dữ liệu đến phê duyệt và thanh toán, từng giai đoạn đều được tự động hóa, đảm bảo thanh toán đúng hạn và chính xác mọi khoản chi phí. Nhân viên cũng sẽ có thời gian để tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn.
Yooz dễ dàng tích hợp với hệ thống tài chính hoặc giải pháp ERP hiện tại của doanh nghiệp, đảm bảo dòng chảy dữ liệu liền mạch và tính toàn vẹn của thông tin. Hơn nữa, Yooz liên tục được cập nhật để tuân thủ các quy định mới nhất và tiêu chuẩn về bảo mật, giúp doanh nghiệp của bạn luôn được bảo vệ tối ưu.
Hơn hết, Yooz sở hữu mọi lợi thế của một giải pháp đám mây:
- Tính linh hoạt vượt trội
- Khả năng mở rộng hoặc thu nhỏ quy mô theo yêu cầu
- Và khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi
Khám phá những tính năng và lợi ích của Yooz qua buổi webinar theo yêu cầu này.
Công nghệ OCR đã thay đổi quy trình xử lý hóa đơn từ một công việc thủ công, tẻ nhạt thành một hệ thống tự động, thông minh. Các công cụ OCR hiện đại đã đạt đến độ chính xác gần như tuyệt đối, bất kể tài liệu có cấu trúc phức tạp như thế nào mà không cần con người can thiệp quá nhiều. Để đạt được kết quả đó một phần cũng nhờ vào sự phát triển của công nghệ AI và machine learning.
Trích xuất dữ liệu thông minh không chỉ giúp tiết kiệm thời gian. Nhờ phân tích AI, sửa lỗi tự động và kết nối liền mạch với các hệ thống hiện có, những công việc thủ công nặng nề đã lùi vào quá khứ. Doanh nghiệp của bạn sẽ bứt phá với hiệu quả vượt trội, độ chính xác tuyệt đối và chi phí xử lý tiết kiệm.
Số hóa quy trình xử lý hóa đơn của bạn ngay hôm nay!
