Góc công nghệ: Tự động hóa quy trình xử lý các khoản phải trả là gì?

Trung bình, xử lý một hóa đơn được theo cách thủ công sẽ tốn của doanh nghiệp 16,5 USD. Khoản phí tổn này có thể được tiết kiệm đáng kể nhờ tự động hoá thông minh chức năng thanh toán nhằm loại bỏ các quy trình thủ công.

Tự động hóa các khoản phải trả là gì?

Các quy trình tài chính truyền thống tạo ra những nút thắt cổ chai vừa đầy thách thức vừa tốn kém. 

Tự động hóa khoản phải trả (accounts payable, AP) là quá trình số hoá toàn bộ (hoặc một phần) quy trình như nhập dữ liệu và đối chiếu hóa đơn, giúp tiết kiệm nguồn lực và thời gian đồng thời tinh giản quy trình thanh toán và nhiều tác vụ liên quan khác

Dự đoán thị trường giải pháp tự động hóa AP sẽ đạt 7.5 triệu USD vào năm 2030 với tỷ lệ tăng trường kép hàng năm (CAGR) là 12.5% trong giai đoạn năm 2022 – 2030. Nguyên nhân chủ yếu thúc đẩy sự tăng trưởng này đến từ nhu cầu chuyển đổi số và những mối quan ngại về chậm trễ thanh toán, gian lận và thiếu hiệu quả.

Đọc thêm: Tổng quan thị trường giải pháp tự động hóa Account Payable hiện nay

Tầm quan trọng của việc tự động hóa AP

Bộ phận kế toán AP thường phải duy trì hiệu suất cao trong bối cảnh kinh doanh và thị trường ngày càng phức tạp. Quản lý các khoản phải thanh toán và xử lý hoá đơn thủ công không chỉ lãng phí thời gian, nguồn lực mà còn rất tốn kém.

Tự động hóa AP giúp tăng tốc các quy trình và mang lại nhiều lợi ích đáng kể:

• Cho phép doanh nghiệp theo dõi dòng tiền theo thời gian thực và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu

• Xử lý thanh toán nhanh chóng, tránh trễ thanh toán và chi phí đi kèm

• Đảm bảo tính bảo mật với nhiều lớp hàng rào bảo vệ: 

• Mã hoá nâng cao

• Hệ thống xác thực kép

• Khả năng giám sát chủ động

Không chỉ dừng lại ở việc tiết kiệm chi phí, tự động hoá thông minh còn tạo ra nhiều cơ hội và tiềm năng mới cho doanh nghiệp.

Các giải pháp hiện đại được trang bị các hệ thống quản trị tinh vi để bảo vệ lợi ích doanh nghiệp, hệ thống phê duyệt rõ ràng, dữ liệu minh bạch nhằm phục vụ mục đích kiểm toán và tích hợp cơ chế phòng thủ vững chắc để bảo mật cho quy trình thanh toán. 

Đọc thêm:Khắc phục các vấn đề quản lý và thanh toán nợ phổ biến bằng tự động hóa

Các giải pháp tự động hóa AP nền tảng đám mây phát triển đem đến khả năng linh hoạt mở rộng hoặc thu hẹp quy mô theo yêu cầu, đồng thời đáp ứng khối lượng giao dịch và mạng lưới nhà cung cấp ngày càng phong phú của doanh nghiệp. Tính linh hoạt này ngoài giúp giảm chi phí còn giúp tiết kiệm nguồn nhân lực. 

Chu trình thanh toán nhanh chóng và minh mạnh nhờ tự động hóa củng cố lòng tin và uy tín, tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển mối quan hệ với mạng lưới đối tác. 

Đội ngũ tài chính cũng đạt được lợi thế chiến lược nhờ  quản lý vốn hiệu quả hơn, đồng thời tận dụng những báo cáo phân tích thời gian thực để theo dõi những xu hướng, bất thường và cơ hội. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu để phân bổ nguồn lực một cách tối ưu hơn.

Khi nào doanh nghiệp nên tự động hóa bộ phận AP?

Doanh nghiệp trong bất kỳ ngành nào cũng có thể hưởng lợi từ việc tự hoá. Sau đây là một vài dấu hiệu báo hiệu đã đến lúc doanh nghiệp nên thay đổi:

• Ngập chìm trong những công việc giấy tờ và choáng ngợp trước hàng núi hoá đơn giấy. 

• Tốn hàng tuần chỉ để xử lý hóa đơn. 

• Dành phần lớn thời gian cho việc nhập dữ liệu vào hệ thống kiểm toán.

• Thường xuyên phát hiện lỗi nhập liệu. 

• Không tìm thấy hoá đơn khi cần và hoàn toàn không biết gì về tình trạng của hóa đơn. 

• Không thể truy cập vào dữ liệu liên quan để đưa quyết định đúng thời điểm. 

• Bỏ lỡ những chiết khấu khi thanh toán sớm do quy trình thủ công quá dài. 

• Tốn kém cho việc xử lý hoá đơn, bao gồm phí cho nhân sự, không gian lưu trữ, giấy, máy in, mực, văn phòng phẩm, v.v. 

• Thường xuyên gặp tranh chấp với nhà cung cấp do trễ thanh toán, làm ảnh hưởng đến mối quan hệ kinh doanh. 

• Quy trình AP hiện tại không thể đáp ứng với tốc độ tăng trưởng và nhu cầu của doanh nghiệp. 

• Không thể cung cấp tài liệu và bằng chứng cần thiết để kiểm toán.

• Lo ngại xảy ra gian lận và rủi ro do các quy trình hiện tại không được bảo mật. 

Đọc thêm:Quy trình đối chiếu ngân hàng của bạn có thể hiệu quả hơn không?

Nếu bạn đang phải đối mặt với bất kỳ dấu hiệu nào nêu bên trên thì đã đến lúc doanh nghiệp bạn nên cân nhắc triển khai giải phpá tự động hóa cho bộ phận AP.

Giải pháp tự động hóa AP phù hợp với ai và ngành nào?

Những người dùng chủ yếu của giải pháp tự động hóa AP: 

Đội ngũ kế toán; dùng cho việc: 

• Hợp nhất dữ liệu tài chính 

• Quản lý tích hợp hệ thống 

• Đảm bảo độ chính xác trong giao dịch

Bộ phận thu mua, dùng cho việc:

• Đối chiếu đơn đặt hàng

• Tối ưu mối quan hệ với nhà cung cấp 

• Tối đa hóa chiết khấu 

Giải pháp tự động hóa AP đặc biệt thích hợp để dùng trong những ngành thường xuyên xử lý số lượng giao dịch lớn và phải tuân thủ những quy định phức tạp, điển hình như: 

• Khách sạn: Nhằm tự động ổng hợp hóa đơn từ nhiều nhà cung cấp, bao gồm F&B, dịch vụ buồng phòng, bảo trì, v.v. và từ khắp các cơ sở trên nhiều địa điểm. 

• Dịch vụ F&B: Nhằm kiểm soát giá cả thực phẩm dao động liên tục, tối ưu hàng tồn kho, theo dõi thay đổi và điều chỉnh chiến lược mua hàng. 

• Y tế: Nhằm quản lý số lượng lớn hoá đơn từ nhiều nhà cung cấp khác nhau và đảm bảo tuân thủ các quy định như HIPAA. 

• Sản xuất: Nhằm xử lý các đơn hàng và hoá đơn phức tạp liên quan đến nguyên liệu thô, linh kiện và thành phẩm

• Bán lẻ: Nhằmquản lý hàng tồn kho hiệu quả và xử lý số lượng hoá đơn lớn từ nhiều nhà cung cấp. 

• Xây dựng: Nhằm xử lý hoá đơn liên quan tới nhà thầu phụ, vật liệu và cho thuê thiết bị. 

Đọc thêm:7 “thảm họa” tài chính do sai sót khi sử dụng Excel (P.1)

Giải pháp tự động hóa AP hoạt động thế nào? 

Cốt lõi của việc tự động hóa quy trình xử lý các khoản phải trả là theo dõi nhanh và loại bỏ quy trình thủ công mất thời gian, tăng độ chính xác, khả năng hiển thị cũng như hiệu quả. 

Tự động hóa AP bắt đầu với việc trích xuất dữ liệu từ hoá đơn bằng một trong hai phương pháp sau: 

• Hoá đơn điện tử thông qua kết nối B2B/EDI và cổng thông tin nhà cung cấp

• Số hoá hoá đơn giấy bằng công nghệ OCR kết hợp với AI

Khi tất cả thông tin được thu thập, hệ thống sẽ tự động kích hoạt một loạt các hệ thống xác thực để đối chiếu với đơn hàng và biên nhận hàng hoá phù hợp. Điều này đảm bảo chỉ những giao dịch được xác minh mới có thể chuyển sang bước tiếp theo. 

Dưới đây là bảng tổng hợp những công nghệ góp phần tự động hóa AP. 

Các giải pháp AP thông minh hiện nay đang sử dụng công nghệ tiên tiến như machine learning và trí tuệ nhân tạo AI để phát hiện xu hướng, tìm hiểu các quy trình, và cải thiện theo thời gian, nâng cao độ chính xác. 

Quy trình làm việc thông minh vận hành dựa trên các quy định được định sẵn cũng là một trong số yếu tố cốt lõi của tự động hoá. Chúng tự động chuyển tài liệu đến bước tiếp theo và tới đúng nhân sự để được phê duyệt, từ chối, lên lịch thanh toán, v.v., đảm bảo hóa đơn được thanh toán đúng hạn và đúng số tiền. 

Tự động hoá cũng cung cấp thông tin mới nhất, cho phép người dùng đưa ra quyết định kịp thời và sáng suốt. Giải pháp tự động hóa AP còn có thể được tích hợp với hệ thống ERP để tạo luồng dữ liệu liền mạch trong toàn doanh nghiệp.

Về cơ bản, tự động hóa AP là số hóa quy trình định tuyến tài liệu dựa trên các tiêu chí sẵn có. Giải pháp không chỉ tinh giản vận hành, mà còn tăng hiệu quả và tiết kiệm tài nguyên.

Vai trò của TRG International

TRG tự hào là đối tác của Yooz, nhà cung cấp giải pháp tự động hoá P2P nền tảng đám mây hàng đầu, giúp khách hàng số hóa không chỉ quá trình AP mà toàn bộ chức năng tài chính. 

Yooz đáp ứng mọi nhu cầu về P2P, cung cấp:  

• AI, deep learning và RPA để tự động hoá 80% hoá đơn

• Công nghệ OCR cho việc thu thập dữ liệu hoá đơn chính xác

• Tự động hóa quy trình làm xử lý yêu cầu thu mua/ đơn đặt hàng, phê duyệt v.v.

• Nền tảng lưu trữ tài liệu hợp nhất

• Khả năng tích hợp với hơn 250 hệ thống ERP

• Tính năng di động để giảm thời gian phê duyệt.

Liệu Yooz có phù hợp với doanh nghiệp bạn? Tìm hiểu thêm về giải pháp thông minh này thông qua video về buổi webinar giới thiệu Yooz sau của TRG!