Đằng sau mỗi doanh nghiệp sở hữu nhiều chi nhánh là một cuộc chiến ngầm: nỗ lực hợp nhất các bộ dữ liệu tài chính rời rạc. Bạn có thực sự nhìn thấy bức tranh tài chính toàn diện, hay những thông tin trọng yếu vẫn còn ẩn trong mê cung của các hệ thống tách biệt?
Con đường dẫn tới một quá trình hợp nhất hiệu quả hơn không phải lúc nào cũng rõ ràng. Bài viết này sẽ phân tích một số phương pháp chắc chắn có thể giúp doanh nghiệp thêmtự tin khi quản lý đồng thời nhiều công ty nhỏ.
Đọc thêm:CFO hiện đại đã kiểm soát giao dịch liên công ty như thế nào?
Hợp nhất tài chính là gì?
Hợp nhất tài chính là kết hợp thông tin tài chính của các bộ phận và công ty con thành một bộ báo cáo tài chính duy nhất, như thể chúng là một khối thống nhất.
Báo cáo tài chính hợp nhất mang đến một cái nhìn tổng thể về doanh nghiệp. Cụ thể:
– Cơ quan quản lý và kiểm toán: dựa vào báo cáo tài chính hợp nhất để kiểm tra mức độ tuân thủ các quy định và chuẩn mực mà doanh nghiệp phải thực hiện.
– Nhà đầu tư: sử dụng báo cáo tài chính hợp nhất để đánh giá tình hình doanh nghiệp, ví dụ: công ty đang thắng thế hay gặp khó khăn trên thị trường, cũng như cách công ty quản lý hoạt động kinh doanh, tài chính và đầu tư.
– Ban quản lý cấp cao và lãnh đạo: xem xét báo cáo tài chính hợp nhất để đánh giá hiệu quả tổng thể, nhận diện các mảng kinh doanh tạo giá trị cao/thấp, đồng thời xác định rủi ro và cơ hội tiềm năng.
Để phục vụ mục đích hợp nhất, báo cáo tài chính của công ty mẹ và các công ty con cần được lập với cùng kỳ báo cáo và theo chính sách kế toán thống nhất.
Tuy nhiên, quá trình hợp nhất không đơn giản là cộng dồn toàn bộ tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu hay chi phí. Nguyên nhân là các giao dịch của công ty con thường phức tạp và thường cần điều chỉnh để phục vụ hợp nhất.
Đọc thêm:Các chuyên gia tài chính chỉ có 5 năm để đổi mới – Họ sẽ phải làm sao?
Vì sao doanh nghiệp nên hướng tới quá trình hợp nhất tài chính hiệu quả hơn?
Tuân thủ quy định
Một quy trình hợp nhất hiệu quả giúp đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán tại địa phương và quốc tế như VAS, IFRS và GAAP. Ngoài ra, nó còn gia tăng tính minh bạch trong các bước kiểm toán, chuẩn hóa định dạng báo cáo và giúp doanh nghiệp tránh những sai sót không cần thiết nhưng tốn kém, từ đó rút ngắn thời gian khóa sổ.
Đọc thêm:Từ chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) tới chuẩn mực quốc tế (IFRS)
Thông tin cho nhà đầu tư
Các nhà đầu tư và bên liên quan cần những thông tin tài chính mới nhất để đánh giá tiềm năng của doanh nghiệp. Quy trình hợp nhất hiệu quả cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời cho cả nhà đầu tư cũng như các bên liên quan nội bộ và bên ngoài, từ đó tăng cường niềm tin. Đồng thời, nó loại bỏ các dữ liệu bất đồng giữa các công ty con, giúp phản ánh đúng hơn thực trạng tài chính của doanh nghiệp.
Quyết định quản trị
Các quyết định chiến lược trở nên hiệu quả hơn khi dữ liệu tài chính được hợp nhất kịp thời và dễ dàng truy cập. Nhờ có nguồn dữ liệu hợp nhất và tin cậy, ban quản lý có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn về mua bán sáp nhập, phân bổ nguồn lực hay giảm thiểu rủi ro, từ đó thúc đẩy quá trình hoạch định chiến lược định hướng tương lai.
Đọc thêm:Góc công nghệ: Dữ liệu lớn (Big Data) là gì?
Tính minh bạch
Các quy trình đối chiếu thủ công vừa dễ sai sót, vừa dễ bị thao túng. Ngược lại, một quy trình hợp nhất hiệu quả sẽ yêu cầu hệ thống tài khoản, định dạng báo cáo và thống nhất dữ liệu trên toàn bộ đơn vị, khiến việc che giấu sai lệch hay tạo bút toán gian lận trở nên khó khăn hơn.
Hơn nữa, một quy trình hợp nhất hiệu quả còn tích hợp nhiều lớp kiểm soát và bảo mật nội bộ, đảm bảo kiểm tra đầy đủ cả về tính chính xác lẫn tính toàn vẹn, đồng thời xác minh tuân thủ. Nhờ đó, đội ngũ tài chính có thể phát hiện thông tin không chính xác hoặc sai lệch trước khi chúng được đưa vào báo cáo tài chính hợp nhất.
“Bật mí” cách để cải thiện hiệu quả hợp nhất tài chính
Chuẩn hóa chính sách trên phạm vi toàn cầu
Nền tảng của một quy trình hợp nhất thành công là chuẩn hoá và thống nhấtquy trình báo cáo trên mọi đơn vị bằng cách quy định rõ mọi bước thu thập, ghi nhận/đánh dấu và lưu trữ cho mỗi giao dịch kinh doanh. Các quy trình chuẩn giúp giảm khả năng sai sót, giảm nhầm lẫn và loại bỏ trùng lặp, đồng thời cũng giúp bộ phận kế toán rút ngắn thời gian tạo báo cáo trong khi vẫn đáp ứng chuẩn mực quốc tế và địa phương.
Áp dụng phương thức “đóng sổ liên tục” (continuous close)
Cách làm truyền thống là dồn khối lượng công việc đóng sổ vào cuối kỳ, dễ tạo thêm gánh nặng và kéo theo vô số sai sót, làm kéo dài thời gian báo cáo. Chiến lược đóng sổ liên tục cho phép doanh nghiệp phân bổ công việc theo thời gian, khuyến khích cập nhật thông tinliên tục, giúp phát hiện và xử lý sớm vấn đề thay vì chờ đến khi chúng “phình to” vào cuối kỳ.
“Nâng cấp” quy trình đối chiếu
Đối chiếu là một trong những bước tốn thời gian nhất trong hợp nhất. Để tinh gọn, doanh nghiệp cần định nghĩa rõ thế nào là “hoàn tấtđối chiếu” và đảm bảo mọi đơn vị đều hiểu và áp dụng thống nhất. Việc chuẩn hóa quy trình đối chiếu giúp duy trì tính nhất quán, ngăn bỏ sót, cải thiện minh bạch, nhờ đó dễ kiểm tra số dư và xử lý chênh lệch.
Đọc thêm:Hiểu đúng PO Matching – Thế nào là đối chiếu hóa đơn 2, 3, 4 chiều?
Lập nhóm kế toán giao dịch nội bộ chuyên trách
Việc xử lý các giao dịch nội bộ rời rạc giữa các công tyrất dễ trở thành “cơn ác mộng” nếukhông được quản lý và kiểm soát một cách tập trung. Một nhóm chuyên trách, bao gồm thành viên bộ phận tài chính, quản lý ngân quỹ và tuân thủ sẽ đảm bảo hồ sơ giao dịch nội bộ được lập đúng chuẩn và tích hợp tốt. Nhóm này chịu trách nhiệm giám sát cách ghi nhận giao dịch và quy trình đối chiếu nhằm ngăn đứt gãy luồng thông tin và tránh thông tin trùng lặp.
Tận dụng tự động hóa
Quy trình thủ công không chỉ làm chậm hợp nhất mà còn tăng rủi ro lỗi do con người. Tự động hóa các tác vụ lặp lại như thu thập dữ liệu, chuyển đổi tiền tệ và loại trừ giao dịch nội bộ giúp tăngtốc độ và độ chính xác đáng kể. Công cụ tự động hóa cũng giải phóng nhân sự kế toán để tập trung hơn vào những nhiệm vụ mang lại giá trị thực sự, như khóa sổ và cập nhật báo cáo theo thời gian thực.
Nâng cao chất lượng dữ liệu
Tính chính xác của báo cáo tài chính hợp nhất chủ yếu phụ thuộc vào chất lượng của dữ liệu. Doanh nghiệp nên đầu tư vào công cụ và quy trình quản trị dữ liệu để xác minh, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu trên mọi hệ thống và đơn vị kinh doanh. Nhờ đó, báo cáo sẽ được xây dựng trên thông tin đầy đủ, nhất quán và đáng tin cậy. Đây là yếu tố then chốt để ban lãnh đạo có thể đưa ranhững quyết định chiến lược đúng đắn, kịp thời.
Tăng cường khả năng truy vết
Một hệ thống truy vếtmạnh mẽ đặc biệt hữu ích cho bạnlần theo dấu vết của dữ liệu để tìm kiếm nguồn gốc của giao dịch, đảm bảo nguồn phát sinh dù là trong nội bộ hay từ bên ngoài thì đều minh bạch
Khi doanh nghiệp lưu trữ trọn vẹn thông tin, bao gồm cả lịch sử thay đổi và quy trình phê duyệt trong suốt quá trình hợp nhất, bạn tự tin hơntrước mọi cuộc kiểm tra và giải trình.
Tối ưu hóa quy trình hợp nhất tài chính với Infor EPM
Quy trình hợp nhất thủ công thường gây ra nhiều vấn đề như tốn kém nguồn lực, chậm trễvà dễ sai sót. Giải pháp quản trị hiệu suất Infor EPM không chỉ hiện đại, mạnh mẽ mà còn giúp doanh nghiệp đơn giản hóa các quy trình hợp nhất phức tạp. Các đặc tính nổi bật của Infor EPM bao gồm:
Cung cấp một nguồn dữ liệu duy nhất
Infor EPM không chỉ lấy dữ liệu từ bộ phận tài chính mà còn từ các phòng ban khác để xây dựng một khodữ liệu trung tâm, thống nhất. Việc tổnghợp mọi giao dịch liên quan vàomột nền tảng duy nhất giúp đội ngũ tài chính có tầm nhìn rõ ràng và kiểm soát toàn diện mọi giao dịch, bao gồm cả các bút toán nội bộ. Điều này giúpgiảm tối đa sai sót khi báo cáo.
Đọc thêm:Infor EPM hỗ trợ các CFO trong ngành sản xuất như thế nào?
Khóa sổ nhanh hơn
Nền tảng phân tích dữ liệu in-memory sẵn có trong Infor EPM cho phép hợp nhất dữ liệu và phản hồi ngay lập tức. Nhờ vậy, đội ngũ tài chính có thể xử lý các giao dịch nhiều tầng phức tạp nhanh hơn, rút ngắn đáng kể thời gian khóasổ. Ví dụ, nghiên cứu của Nucleus Research cho thấy người dùng Infor EPM có thể rút ngắn thời gian xử lý báo cáo tổng hợp nhanh hơn gấp 30 lần.
Công cụ báo cáo tự phục vụ
Infor EPM được thiết kế thân thiện với người dùng, cho phép dễ dàng tạo và chỉnh sửa báo cáo mà không cần kỹ năng lập trình hay công nghệ chuyên sâu. Người dùng có thể:
– Sử dụng mẫu báo cáo dựng sẵn hoặc tự tạo báo cáo linh hoạt (ad-hoc).
– Trực quan hóa dữ liệu và xây dựng dashboard theo nhu cầu.
Ngoài báo cáo, người dùng còn có thể tùy chỉnh biểu mẫu nhập liệu dùng cho lập ngân sách và hoạch định, tăng cường tính tự chủ trong toàn bộ chu trình quản trị hiệu suấtvà giảm phụ thuộc vào bộ phận IT.
Dashboard trực quan
Một trong những điểm mạnh của Infor EPM là dashboard trực quan và có thể thiết lập theo nhu cầu. Người dùng có thể linh hoạt tùy chỉnh dashboard sao cho phù hợp với vai trò và nhu cầu của cá nhân. Từ các bản tóm tắt tổng quan thể hiện trên dashboard, người dùng có thể “đàosâu” vào dữ liệu giao dịch chi tiết để phân tích và điều tra thêm.
Trên đây chỉ là thông tin tổng quan về những gì Infor EPM có thể mang lại cho bạn và doanh nghiệp. Để có cái nhìn toàn diện hơn về giải pháp này, tải brochure của Infor EPM và khám phá ngay hôm nay!
