Quản lý nợ doanh nghiệp là một trong những tác vụ quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tác vụ này sẽ càng phức tạp hơn, trở thành một khúc mắc khó gỡ nếu bạn vẫn tiếp tục xử lý một cách thủ công, sử dụng phần mềm lỗi thời trong khi doanh nghiệp thì ngày càng phát triển và xu hướng số hóa ngày càng phổ biến.

Tiếp tục duy trì các quy trình thủ công này chắc chắn không đem lại lợi ích cho doanh nghiệp bạn mà còn tốn kém. Trong blog này, chúng ta sẽ đi sâu vào các vấn đề điển hình liên quan đến phương thức thanh toán nợ truyền thống, các giải pháp kế toán và quản lý các khoản nợ hiện đại ngày nay đã thay đổi như thế nào và cách triển khai các hệ thống tự động để doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao nhất.

Đọc thêm: 7 “thảm họa” tài chính do sai sót khi sử dụng Excel

Giải quyết 5 vấn đề thường gặp về thanh toán nợ tự động

Quản lý và thanh toán các khoản phải trả là gì?

Các khoản phải trả/ khoản nợ (Accounts Payable, AP) là số tiền mà một công ty cần thanh toán cho nhà cung cấp cho các hàng hóa và dịch vụ được mua bằng tín dụng. Nói một cách đơn giản, đó là số tiền doanh nghiệp nợ các chủ nợ, nhà cung cấp hoặc nhà phân phối khi doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thực hiện thanh toán.

Quản lý các khoản phải trả là quy trình xử lý các khoản nợ trên một cách hiệu quả và chiến lược để tối ưu hóa dòng tiền đồng thời giảm thiểu rủi ro tài chính. Việc này bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau như theo dõi, ghi chép, xác minh hóa đơn, tiến hành thanh toán và đối chiếu tài khoản với nhà cung cấp.

Một quy trình quản lý các khoản phải trả hợp lý không những giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp mà còn đảm bảo hàng hóa và dịch vụ được giao đúng hạn. Đây cũng là một khâu quan trọng trong quy trình quản lý tài chính tổng thể và ảnh hưởng trực tiếp đến tài chính, danh tiếng và cả tính bền vững của công ty.

Đọc thêm: Lợi ích của việc tự động hóa xử lý nợ phải trả

Một số yêu cầu để quản lý hiệu quả các khoản phải trả

Một quy trình quản lý và thanh toán nợ trả hiệu quả trước hết cần có chính sách và thủ tục chi tiết, bao gồm mọi thông tin liên quan đến vai trò, trách nhiệm của các bên tham gia như bộ phận mua hàng, chuyên viên kế toán AP và nhà cung cấp.

Các chính sách, thủ tục này giúp hướng dẫn cũng như phác thảo các bước cần thiết để theo dõi, xử lý, phê duyệt hóa đơn và thời hạn thanh toán.

Để thực thi theo đúng những thủ tục đó đòi hỏi chuyên viên kế toán phải kỹ lưỡng và chính xác trong khâu nhập liệu, xác thực hóa đơn, đồng thời phần mềm kế toán cũng có tính năng mã hóa dữ liệusau khi vào hệ thống. Ngoài ra, nhân viên kế toán còn cần phải thường xuyên đối chiếu tài khoản với nhà cung cấp nhằm tránh tranh chấp, đảm bảo hóa đơn đã được thanh toán và không có bất kỳ sai sót nào xảy ra hoặc xác định vấn đề trước khi tình hình trở nên nghiêm trọng hơn.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần phân cấp quy trình phê duyệt hóa đơn rõ ràng và phù hợp với quy mô hiện tại và tính chất của hóa đơn, đảm bảo các hóa đơn được xử lý và thanh toán đúng hạn.

Nhìn chung, quy trình quản lý tài khoản phải trả khá phức tạp, tốn thời gian và ãnh hưởng đến nhiều người. Việc nhập dữ liệu thủ công và theo dõi các khoản thanh toán thông qua các tệp và hệ thống khác nhau không chỉ tiêu tốn thời gian của bộ phận kế toán mà còn có khả năng gây tổn thất về tài chính không cần thiết, tạo gánh nặng cho doanh nghiệp.

Đọc thêm: 3 cách cải thiện và giảm sai sót khi đối chiếu giao dịch liên công ty

Các vấn đề thường gặp khi quản lý các khoản phải trả và thanh toán nợ một cách thủ công

1. Khó khăn khi lưu trữ và tìm kiếm thông tin

Khi doanh nghiệp phát triển sẽ kéo theo nhiều thay đổi, một trong số đó chính là lượng thông tin, giấy tờ tạo ra hằng ngày.

Đối với bộ phận quản lý công nợ, khối lượng giấy tờ và dữ liệu ngày càng tăng khiến cho việc quản lý, lưu trữ và truy xuất tài liệu trở nên nhọc nhằn hơn. Lưu trữ hóa đơn giấy lâu dần sẽ dẫn đến quá tải. Khối lượng giấy tờ khổng lồ không chỉ làm tăng nguy cơ trùng lặp dữ liệu mà còn gây khó khăn trong việc thanh toán và tìm kiếm thông tin.

Hơn nữa, việc xử lý thủ công các tài liệu giấy thường dẫn đến sơ sót và càng làm trầm trọng thêm tình trạng kém hiệu quả trong bộ phận AP. Hóa đơn bị thất lạc hoặc thiếu thông tin sẽ làm chậm trễ thanh toán và gây căng thẳng cho mối quan hệ giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp.

Doanh nghiệp cần một hệ thống có khả năng quản lý tập trung mọi dữ liệu liên quan và cũng để bộ phận kế toán cũng như quản lý truy cập thông tin cần thiết, từ đó ra quyết định phù hợp, nhanh chóng hơn.

Đọc thêm: 9 nguyên tắc giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu hiệu quả hơn

2. Quy trình xử lý hóa đơn kém hiệu quả

Quy trình phê duyệt phức tạp, trì hoãn thường là do phải trải qua nhiều bước trao đổi với nhiều cá nhân và phòng ban, từ đó gia tăng nguy cơ thất lạc dữ liệu quan trọng hoặc thậm chí xung đột.

Không chỉ dừng lại ở tác nhân nội bộ, doanh nghiệp còn phải đáp ứng theo các quy định thanh toán của từng nhà cung cấp, mỗi nơi lại yêu cầu một định dạng hóa đơn, phương thức thanh toán và đơn vị tiền tệ khác nhau. Bộ phận quản lý công nợ cần khớp hóa đơn với đơn đặt hàng, phân bổ chúng cho các phòng ban liên quan và đối chiếu thông tin thanh toán với hệ thống kế toán.

Đọc thêm: Những lợi ích của hóa đơn điện tử (e-invoicing)

Nếu thực hiện thủ công, quá trình này sẽ gây ra sự cố nghiêm trọng không thể khắc phục được. Triển khai giải pháp e-invoice là một trong những giải pháp khả thi nhằm cải thiện quy trình cộng tác, giao tiếp đồng thời giúp doanh nghiệp tinh giản quá trình thanh toán, xử lý hóa đơn

3. Thời gian hoàn tất dài và kém chính xác

Quá trình kết sổ và báo cáo có thể bị trì hoãn nếu hóa đơn không được xác thực, đồng thời ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính. Mối quan hệ với các nhà cung cấp từ đó cũng sẽ trở nên căng thẳng vì thanh toán chậm trễ, gây mất lòng tin cho các mối quan hệ hợp tác.

Tác động của những mối quan hệ căng thẳng này có thể vượt ra ngoài lĩnh vực tài chính trước mắt, ảnh hưởng đến cả các thỏa thuận hợp tác trong tương lai.

4. Thiếu khả năng hiển thị và kiểm soát

Quản lý các khoản phải trả một cách thủ công sẽ khiến việc theo dõi trạng thái hóa đơn, dòng tiền và xác định các nút thắt tiềm ẩn trong quy trình thanh toán trở nên khó khăn do bộ phận kế toán không có được nhìn toàn diện về mọi tác vụ và tình hình tài chính.

Thiếu khả năng hiển thị còn dẫn đến trễ hẹn thanh toán, hao tổn tài chính và khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội nhận chiết khấu thanh toán sớm cũng như thực thi theo đúng các quy định kiểm toán, duy trì tính chính xác của hồ sơ tài chính và ngăn chặn gian lận tài liệu.

Tự động hóa quy trình quản lý nợ thủ công truyền thống

Để duy trì tính cạnh tranh trong thị trường hiện nay, các doanh nghiệp phải chuyển đổi số và tận dụng công nghệ cũng như các công cụ kỹ thuật số để tự động hóa quy trình quản lý AP.

Nghiên cứu từ IFLO (2022) cho biết 41% doanh nghiệp được hỏi hiện muốn tự động hóa quy trình thanh toán các khoản phải trả của họ trong 12 tháng tới. Điều này cho thấy xu hướng số hóa và tự động hóa đối bộ phận kế toán đang ngày một gia tăng.

Bằng cách tinh chuẩn quy trình quản lý nợ và các khoản phải thu, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể các lỗi thủ công, nâng cao hiệu quả và giám sát thông tin trong thời gian thực cho các hoạt động tài chính của họ.

Phần mềm AP tự động giúp tăng tốc độ xử lý hóa đơn, tự động thu thập dữ liệu, khớp hóa đơn với đơn đặt hàng và định tuyến chúng để phê duyệt từ đó loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và giảm nguy cơ mắc lỗi.

Tự động hóa có thể cho phép các doanh nghiệp kiểm soát và tuân thủ chặt chẽ hơn, đảm bảo rằng hóa đơn được xử lý chính xác và đúng hạn.

Bằng cách số hóa quy trình AP, doanh nghiệp cũng có thể hưởng lợi từ chức năng báo cáo và phân tích dữ liệu hiện đại, cho phép họ có được thông tin chi tiết và giá trị về mô hình chi tiêu, xác định cơ hội tiết kiệm chi phí và đưa ra quyết định tài chính dựa trên dữ liệu.

Tuy nhiên, việc chuyển đổi từ một hệ thống thủ công đã cũ sang một quy trình tự động đòi hỏi phải xem xét cẩn thận để tránh mắc nhiều lỗi và sai sót hơn nữa.

1. Hiểu rõ tình trạng quản lý công nợ của bạn

Trước khi bắt tay vào triển khai chuyển đổi số, các doanh nghiệp bắt buộc phải đánh giá kỹ các quy trình quản lý nợ hiện tại của mình. Xem xét kỹ lưỡng các hệ thống hiện tại, mọi sai sót tiềm ẩn và đánh giá các chi phí liên quan là những bước cơ bản trong quá trình đánh giá này. Các doanh nghiệp cũng cần ghi nhớ các chính sách, quy trình làm việc AP của mình.

Đọc thêm: Doanh nghiệp bạn bỏ lỡ những gì nếu vẫn còn sử dụng Infor SunSystems 4?

2. Chia nhỏ quy trình triển khai thành nhiểu giai đoạn

Khi bắt đầu hành trình tự động hóa AP, doanh nghiệp phải phân tích tỉ mỉ từng bước trong quy trình hiện tại, bao gồm cả việc lập hóa đơn nhằm quyết định áp dụng giải pháp số như thế nào là hiệu quả, cho phép họ thu thập dữ liệu ngay lập tức.

Khi đã triển khai xong giải pháp số hóa, doanh nghiệp có thể bắt đầu tự động hóa quy trình làm việc, bao gồm toàn bộ quy trình xác thực và phê duyệt hóa đơn. Tự động hóa AP cho phép các nhà quản lý dễ dàng theo dõi trạng thái thanh toán, quản lý chi phí đi lại và giải trí, đồng thời cải thiện đáng kể tính minh bạch tài chính và khả năng hiển thị trách nhiệm pháp lý.

3. Giám sát quá trình chuyển đổi

Trước khi bắt đầu một dự án tự động hóa AP, điều quan trọng là phải thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và thường xuyên theo dõi chúng để đánh giá hiệu suất của bộ phận kế toán và quản lý nợ của bạn. Bằng cách so sánh tiến độ của bạn với các doanh nghiệp đã số hóa cùng ngành, bạn có thể thu được thông tin hữu ích về những khía cạnh mà doanh nghiệp có thể cải thiện hoặc hiện đang vượt trội.

Đọc thêm: Hướng dẫn thiết kế KPI (phần 1)

4. Quản lý thay đổi

Áp dụng công nghệ mới để tự động hóa quản lý công nợ đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi hoặc ít nhất là thực hiện vài điều chỉnh. Do đó, tất cả các bên liên quan, những người sẽ bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi cũng như các nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng và các bộ phận khác cần được thông báo về hệ thống mới và hỗ trợ và đào tạo khi cần thiết.

5. Ghi nhận giá trị lâu dài

Khi lựa chọn số hóa, doanh nghiệp nên cân nhắc đến các yêu cầu trong tương lai khi công ty phát triển và cần đảm bảo được rằng giải pháp kế toán và quản lý AP sẽ luôn tiếp tục đáp ứng các yêu cầu của công ty.

Điều này đòi hỏi sự hiểu biết về lợi ích lâu dài của hệ thống, chẳng hạn như khả năng mở rộng quy mô và thích ứng với nhu cầu kinh doanh thay đổi, vai trò của hệ thống trong việc hỗ trợ các yêu cầu tuân thủ và tác động của hệ thống đối với hoạt động tài chính của công ty.

Bằng cách nhận thức được giá trị lâu dài của việc số hóa, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng hệ thống vẫn hữu ích và phù hợp khi công ty phát triển.

Có rất nhiều cách thức để tự động hóa quy trình quản lý các khoản phải trả nên doanh nghiệp cần nghiên cứu cẩn thận để chọn giải pháp thích hợp nhất.

Số hóa giúp mở đường cho việc quản lý tài chính và tự động hóa quy trình làm việc sao cho hiệu quả, chính xác hơn từ đó giúp doanh nghiệp duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường ngày nay.

Đọc thêm: Linh hoạt vận hành, đáp ứng thay đổi với giải pháp quản pháp tài chính SaaS

Quản lý hiệu quả các khoản nợ với Infor Sunsystems Cloud

Infor SunSystems Cloud là một giải pháp quản lý tài chính hiện đại giúp doanh nghiệp bạn quản lý hiệu quả các hoạt động tài chính phức tạp. Với giao diện thân thiện với người dùng và các tính năng linh hoạt, đây là giải pháp lý tưởng cho doanh nghiệp nào đang tìm kiếm giải pháp để số hóa quy trình kế toán và nâng cao khả năng quản lý tài chính tổng thể.

SunSystems là một giải pháp toàn diện, bao gồm các tính năng cốt lõi như sổ cái kế toán, sổ cái các khoản phải trả và phải thu, sổ quỹ tiền mặt kèm với tính năng đa tiền tệ và phân tích đa chiều, tất cả có trong một nền tảng duy nhất.

Với Infor SunSystems Cloud, quý doanh nghiệp có quyền truy cập vào các công cụ cần thiết để quản lý và tinh giản quy trình quản lý tài khoản bên cho vay/ khoản phải trả của mình, nhanh chóng nắm bắt thông tin giá trị.

Đọc thêm: Tổng quan về các mô-đun cốt lõi của giải pháp Infor SunSystems Cloud

Với kinh nghiệm dày dặn và là một Đối tác Vàng của Infor, TRG International cam kết cung cấp các dịch vụ triển khai toàn diện cho mọi doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngành nghề đang tìm cách cải thiện hệ thống quản lý.

Thành tích đặc biệt của chúng tôi và mức độ hài lòng của khách hàng là minh chứng cho chuyên môn và bề dày kinh nghiệm của đội ngũTRG International. Chúng tôi hoàn toàn tự tin giúp doanh nghiệp bạn số hóa thành công.

Để tìm hiểu thêm về các tính năng cốt lõi của Infor SunSystems Cloud bao gồm cả tính năng quản lý AP cũng như những lợi ích mà giải pháp này có thể đem đến cho doanh nghiệp bạn, hãy tải ngay bộ tài liệu chuyên sâu của TRG.

Hãy thay đổi cách bộ phận kế toán của bạn làm việc với giải pháp phù hợp ngay hôm nay!

Khắc phục các vấn đề quản lý và thanh toán nợ phổ biến bằng tự động hóa

Stay Ahead of the Curve