Trong lúc các cuộc tranh luận về sự trì hoãn đều xoay quanh mặt xấu với những tác động tiêu cực, vậy có bao giờ bạn nghĩ tới một mặt tích cực hơn của chúng? Chẳng hạn như đôi khi sự trì hoãn có thể mang đến khoảng khắc thoải mái hiếm hoi khi bạn tất bật với deadline và góp phần nảy sinh những ý tưởng mới, đột phá sáng tạo trong công việc.
Sự trì hoãn trong công việc là gì?
Trong thời đại ngày nay, sự trì hoãn trở nên phổ biến hơn bao giờ hết, khi mà hầu hết mọi người dành sự quan tâm đến nó và thường xuyên bàn luận về thuật ngữ này trên mạng xã hội. Đơn giản mà nói, đây là hành động cố ý làm chậm tiến độ công việc hoặc hoàn thành một nhiệm vụ được giao, và điều này, cuối cùng sẽ gây lãng phí trong thời gian dài.
Nó không chỉ xảy ra ở trường học mà còn được bắt gặp ở nơi làm việc. Trong trường hợp này, sự trì hoãn ám chỉ hành vi bị hấp dẫn vào những hoạt động không liên quan đến công việc và lơ là nhiệm vụ được giao. Có lúc, sự trì hoãn được sử dụng ở nghĩa tích cực (1). Đôi khi, đó chỉ là cách để trốn khỏi áp lực tạm thời của deadline, tập trung tận hưởng những khoảnh khắc thong thả và tuyệt nhiên không có ý định làm hại lợi ích của tổ chức hoặc gây thất vọng cho đồng nghiệp hoặc khách hàng.
Kết quả từ nghiên cứu của Jia-Min Li và cộng sự (2) cho thấy khoảng 15% đến 20% người trưởng thành từ các nền văn hóa khác nhau đều phải vật lộn với sự trì hoãn. Thậm chí đáng lo ngại hơn, một cuộc khảo sát gần đây (3) bao gồm sự tham gia của 2,000 nhân viên từ một tổ chức, kết quả cho biết hơn 80% trong số người khảo sát cảm thấy mình đang trì hoãn công việc.
Đọc thêm:Khi Công Việc Xâm Chiếm Cuộc Sống Cá Nhân, Liệu Work-life Integration Có Là Nỗi Ác Mộng?
Các yếu tố dẫn đến sự trì hoãn tại nơi làm việc
Môi trường làm việc
Không còn nghi ngờ gì nữa khi mà môi trường làm việc đứng đầu trong các yếu tố gây ra sự trì hoãn. Tựu trung, môi trường làm việc là một không gian — bao gồm vật lý và tinh thần — trong đó nhân viên thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày của họ. Dưới đây là ba yếu tố chính tạo nên môi trường làm việc:
– Môi trường vật lý:Điều này liên quan tới cách mà văn phòng được thiết lập, bao gồm các yếu tố như không gian bàn làm việc, ánh sáng và vị trí đặt văn phòng. Đối với những nhân viên làm việc từ xa, môi trường vật lý bao gồm phần mềm, công cụ và thiết bị họ sử dụng.
– Điều kiện làm việc:Điều khoản của hợp đồng lao động, như lương thưởng, cơ cấu báo cáo, và các quy định về an toàn lao động hoặc tiêu chuẩn vệ sinh được nhận xét là yếu tố mang tính ảnh hưởng cao đến sự trì hoãn.
– Văn hóa công ty:Yếu tố này bắt nguồn từ các cấplãnh đạo. Khi các giá trị của một công ty phù hợp với niềm tin, động lực và nhu cầu cá nhân của nhân viên, chúng góp phần xây dựng một tổ chức thịnh vượng. Văn hóa công ty cũng bao gồm các quy tắc ứng xử trong công việc và định hướng những gì được khuyến khích, không ủng hộ, chấp nhận hay từ chối. Một số khía cạnh khác quan trọng hơn, như tuyên bố sứ mệnh của công ty hoặc ban hànhchính sách giao tiếp cởi mở.
Vì vậy, khi một môi trường thiếu nguồn lực cần thiết hoặc có quá nhiều yêu cầu khắt khe vô lý thì vô hình chung dẫn đến sự nhàm chán và thiếu gắn kết của nhân viên đối với công việc. Cuối cùng, văn hóa doanh nghiệp độc hại sẽ đẩy nhân viên hướng tới sự trì hoãn, chán chường hoặc thậm chí trở nên vô tâm với công việc được giao.
Đọc thêm:Yếu tố lãnh đạo then chốt nào đang vô tình bị lãng quên?
Ảnh hưởng từ sự tương tác giữa con người và trí tuệ nhân tạo (AI)
Với sự thống trị của AI (trí tuệ nhân tạo) trong nơi làm việc, sự tương tác giữa con người và AI cũng là một vấn đề đáng quan tâm. Nhiều câu hỏi được đặt ra: Liệu AI có thực sự giúp các doanh nghiệp phát triển hay đang gây cản trở đến động lực phát triển của họ?
Các tác giả của nghiên cứu “How does human-AI interaction affect employees’ workplace procrastination?” (2) đã đưa ra câu trả lời rõ ràng. Khi AI có thể hỗ trợ hoàn thành các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và đưa ra hàng tá câu trả lời cho mỗi câu hỏi thắc mắc chỉ sau vài giây thì nhân viên sẽ không có xu hướng hoàn thành những nhiệm vụ này cho đến những phút cuối cùng.
Đọc thêm:Dữ liệu kinh doanh của bạn có đang bị bỏ phí? 5 cách A.I. có thể giúp
Sự phân tâm từ thiết bị di động
Thiết bị di động là vật dụng thiết yếu đối với nhiều người tại nơi làm việc. Mặc dù những công cụ này có thể nâng cao năng suất nhưng chúng cũng có thể trở thành những yếu tố gây sao nhãng công việc (4).
Nhân viên dễ dàng bị cuốn vào mạng xã hội làm cho họ lơ là nhiệm vụ quan trọng, khiến họ cảm thấy khó khăn hơn khi cần tập trung. Đó là lý do tại sao một số công ty chặn các trang web (mạng xã hội) gây phân tâm để giúp nhân viên chú ý hơn.
Các yếu tố cá nhân
Không phải ai cũng trì hoãn vì những lý do giống nhau. Các nghiên cứu cho thấy rằng một số đặc điểm tính cách có thể ảnh hưởng đến sự trì hoãn. Dựa trên Big Five Theory gồm năm thuộc tính (cởi mở, tận tâm, hướng ngoại, dễ chịu, nhạy cảm), nghiên cứu của Amy Shaw và cộng sự (5) cho thấy:
– Những người hay trì hoãn có xu hướng là những người hướng ngoại và ổn định về mặt cảm xúc.
– Cảm xúc ổn định cung cấp những dự đoán quan trọng về xu hướng trì hoãn của từng cá nhân.
– Thú vị là, những người có tính dễ chịu hơn có xu hướng trì hoãn ít hơn.
Ngoài ra, thiếu ngủ, các vấn đề về sức khỏe tinh thần như trầm cảm hoặc lo âu, và thậm chí ADHD có thể góp phần vào sự trì hoãn. Không quá khó hiểu nếu các thành viên trong nhóm hoặc đồng nghiệp của bạn đang phải chịu đựng những căn bệnh này dẫn đến trì trệ; do đó, lời khuyên tốt nhất đến từ bác sĩ và nhà trị liệu của họ.
Đọc thêm:Đã đến lúc ngừng sử dụng bài trắc nghiệm tính cách MBTI
Những tác động tiêu cực của sự trì hoãn đối với doanh nghiệp
Mặc dù sự trì hoãn đôi khi được sử dụng với nghĩa tích cực nhưng những người có tính này vô tình làm ảnh hưởng đến cá nhân và có thể gây hại nghiêm trọng đến lợi ích của công ty cũng như hiệu suất làm việc ngay cả khi họ không có ý định như vậy. Nghiên cứu này (6) cho thấy có một mối liên hệ rõ ràng giữa sự trì hoãn và hiện tượng có mặt tại văn phòng nhưng (non-work-related presenteeism) không gắn kết đến công việc vì bị phân tâm bởi các vấn đề cá nhân. Điều này làm giảm năng suất và chất lượng công việc, cuối cùng sẽ khiến doanh nghiệp tốn tiền và nguồn lực.
Một người hay trì hoãn luôn biết mình cần làm gì nhưng gặp khó khăn trong việc tự thúc đẩy bản thân hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn. Điều này không chỉ làm tăng căng thẳng cho họ mà còn tạo ra sự áp lực lên các đồng đội, phá hủy lòng tin lẫn nhau và đứt gãy sự gắn kết trong nhóm.
Đọc thêm:Đánh giá hiệu suất công việc cho những nhân viên “cá biệt
Mặt tích cực của sự trì hoãn
Có bao giờ bạn tự hỏi liệu sự trì hoãn có đem lại lợi ích gì cho cá nhân từng người hay không? Tiếc là, phần lớn kết quả từ các tài liệu nghiên cứu đều cho ra kết quả không khả quan. Nguyên nhân dẫn tới trì hoãn là kỉ luật bản thân kém. Hậu quả theo sau đó là hiệu suất công việc kém hơn và ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe và hạnh phúc, bởi vì người có tính trì hoãn cần làm việc trong thời gian rảnh để kịp hoàn thành nhiệm vụ.
Ahmad Adeel et al. When procrastination pays off: Role of knowledge sharing ability, autonomous motivation, and task involvement for employee creativity
Tuy nhiên, một nghiên cứu hiếm hoi cho thấy rằng trì hoãn cũng là một đặc tính tốt. Biểu đồ từ nghiên cứu của Ahmad Adeel cùng các cộng sự (7) cho thấy sự tương tác giữa động lực (autonomous motivation) và sự gắn kết với nhiệm vụ (task engagement) có thể giảm thiểu sự trì hoãn (procrastination), thúc đẩy khả năng tiếp thu kiến thức (knowledge absorption) tốt hơn, từ đó nâng cao sự sáng tạo (creativity). Vì vậy, kết quả này đáng để xem xét lại rằng đôi khi sự trì hoãn có thể là bước đệm hình thành những ý tưởng mới mẻ.
Dù áp lực chạy đua với thời gian có thể cho ra kết quả tốt hơn dự kiến, đặc biệt cho công việc yêu cầu sự sáng tạo vì sự trì hoãn giải tỏa các căng thẳng và cho phép cá nhân thả lỏng, xây dựng tâm trạng tích cực. Hãy nhớ rằng, trì hoãn quá mức sẽ dẫn đến việc thực hiện các mục tiêu không rõ ràng và cách tiếp cận vội vàng trong phương hướng giải quyết vấn đề.
Cách vượt qua sự trì hoãn tại nơi làm việc
Cải thiện môi trường làm việc
Rõ ràng, cấp độ CxO cần thời gian để thiết lập và xây dựng văn hóa doanh nghiệp trước khi chúng được thấm nhuần từ trong ADN của mỗi nhân viên ở tất cả các cấp. Vì vậy, khi tìm kiếm ứng viên mới, nhà tuyển dụng cũng nên xem xét sự phù hợp văn hóa để giảm thiểu sự kháng cự đối với phong cách làm việc đặc trưng tại từng công ty.
Đừng quên nhắc nhở nhân viên của bạn rằng việc giữ cho bàn làm việc gọn gàng, tiếp xúc vừa đủ ánh sáng mặt trời, hoặc thêm hình ảnh vào không gian làm việc của họ có thể tối đa hóa năng suất và phòng tránh sự trì hoãn.
Đưa ra các hướng dẫn thích hợp về cách sử dụng AI hiệu quả
Doanh nghiệp nên xem các công cụ AI như là những nguồn lực hữu ích để tăng cường năng suất, đồng thời lưu ý rằng nội dung do AI tạo ra có thể chứa những định kiến một chiều và sai sót. Vậy, điều gì nên được đưa vào trong hướng dẫn sử dụng AI tại nơi làm việc?
– Luôn kiểm tra và chỉnh sửa nội dung do AI tạo ra.
– Tránh sử dụng nội dung hoàn toàn được viết bởi AI.
– Ưu tiên sự sáng tạo và khả năng phán đoán từ con người.
– Loại bỏ hình ảnh hoặc video có hình người do AI tạo ra.
– Bảo vệ thông tin nhạy cảm, quan trọng một cách cẩn thận.
Sử dụng AI một cách có trách nhiệm và đạo đức mang lại lợi ích cho cả công ty và cá nhân của mỗi người.
Đối phó với các yếu tố lơ là từ mạng xã hội
Thực hiện các phương pháp phân bổ thời gian như Pomodoro (20-20-20) và hay thiết lập giới hạn quyền truy cập vào các trang web sao nhãng bằng các ứng dụng như Freedom hoặc StayFocusd.
Tạo ra một không gian làm việc riêng biệt và luyện tập sự chú ý có thể giúp duy trì sự tập trung, ngoài ra bạn còn được khích lệ và động viện từ trách nhiệm với đồng nghiệp. Tự thưởng cho mình phần thưởng sau khi hoàn thành nhiệm vụ cũng như điều chỉnh cài đặt thông báo từ ứng dụng trên các thiết bị di động của bạn để giảm thiểu sự gián đoạn.
Buổi chia sẻ hoặc hội thảo đào tạo
Như nghiên cứu đã đề cập về Big Five Theory, mỗi cá nhân sở hữu một mức độ trì hoãn khác nhau.
Do đó, các buổi chia sẻ hoặc hội thảo đào tạo tập trung vào sức khỏe tâm thần/cảm xúc là rất cần thiết; chúng có thể đóng vai trò như một yếu tố phân tán sự tập trung khỏi công việc hàng ngày nhưng vẫn giúp họ – nhân viên học hỏi được điều gì đó mới.
Ngoài ra, cá nhân có trí tuệ cảm xúc cao (High EI) thường có khả năng làm việc tốt hơn và giữ được tính cam kết cao trong công việc, giúp họ quản lý căng thẳng và đối phó với các thử thách tại chốn công sở.
Hợp tác nhóm
Để đối phó với sự trì hoãn một cách hiệu quả, Anujit Chakraborty và cộng sự (8) khẳng định rằng làm việc nhóm đóng một vai trò quan trọng. Các lợi ích từ làm việc theo nhóm — dù là cạnh tranh hay hợp tác — có thể giảm đáng kể sự trì hoãn và nâng cao năng suất so với những người làm việc một mình. Nghiên cứu này cũng cho thấy rằng hợp tác làm việc nhóm dẫn đến hiệu suất cao hơn so với khi nhân viên làm việc độc lập.
Khi làm việc nhóm, nhiệm vụ trở nên thú vị hơn, tất cả cùng nhau gánh vác trách nhiệm và thúc đẩy nhau để hoàn thành công việc. Thêm vào đó, cho phép các thành viên trong nhóm quan sát và kiểm tra lẫn nhau để nâng cao tinh thần trách nhiệm.
Bạn thích bài viết này? Đừng quên chia sẻ với bạn bè, đồng nghiệp của bạn!
References:
- Steel, Piers. (2007). The nature of procrastination: a meta-analytic and theoretical review of quintessential self-regulatory failure. Psychol Bull 133: 65-94. Psychological bulletin. 133. 65-94. 10.1037/0033-2909.133.1.65.
- Jia-Min Li, Lan-Xia Zhang, Meng-Yu Mao, How does human-AI interaction affect employees’ workplace procrastination?, Technological Forecasting and Social Change, Volume 212, 2025, 123951, ISSN 0040-1625, https://doi.org/10.1016/j.techfore.2024.123951.
- Work from home or bring home the work? Burnout and procrastination in Brazilian workers during the COVID-19 pandemic, J. Occup. Environ. Med.(2022)
- Nidhi Gupta, Pitfalls in the use of mobile wireless devices in healthcare: Distraction, errors, procrastination, and burnout, American Journal of Medicine Open, Volume 7, 2022, 100010, ISSN 2667-0364, https://doi.org/10.1016/j.ajmo.2022.100010.
- Amy Shaw, Jay Choi, Big Five personality traits predicting active procrastination at work: When self- and supervisor-ratings tell different stories, Journal of Research in Personality, Volume 99, 2022, 104261, ISSN 0092-6566, https://doi.org/10.1016/j.jrp.2022.104261.
- Howe Chern Wan, Luke A. Downey, Con Stough, Understanding non-work presenteeism: Relationships between emotional intelligence, boredom, procrastination and job stress, Personality and Individual Differences, Volume 65, 2014, Pages 86-90, ISSN 0191-8869, https://doi.org/10.1016/j.paid.2014.01.018
- Ahmad Adeel, Samad Sarminah, Li Jie, Daisy Mui Hung Kee, Yahya Qasim Daghriri, Rsha Ali Alghafes, When procrastination pays off: Role of knowledge sharing ability, autonomous motivation, and task involvement for employee creativity, Heliyon, Volume 9, Issue 10, 2023, e19398, ISSN 2405-8440, https://doi.org/10.1016/j.heliyon.2023.e19398.
- Anujit Chakraborty, Guidon Fenig, From me to we: Beating procrastination in teams, Journal of Economic Behavior & Organization, Volume 231, 2025, 106900, ISSN 0167-2681, https://doi.org/10.1016/j.jebo.2025.106900.
