Exit Interview – Những Giá Trị Ẩn Mình Sau Lời Tạm Biệt

Hãy tưởng tượng thế này: Sarah, một nhân viên phòng Marketing, đang ngồi đối diện quản lý của mình, âm thầm đếm từng phút cho đến khi màn “diễn xuất” gượng gạo này kết thúc. Ở phía bên kia bàn, sếp của cô thì vội vàng đánh dấu vào những ô trống trong một biểu mẫu chung chung. Cả hai đều im lặng và thầm ước rằng mình đang ở bất kỳ đâu khác ngoài căn phòng này.

Nghe quen chứ?

Nếu bạn nghĩ exit interview – phỏng vấn thôi việc – chỉ là một thủ tục “checklist” quen thuộc và có phần rườm rà của phòng Nhân sự, thì rất có thể bạn đang bỏ lỡ một cơ hội cực kỳ giá trị. Sự thật phũ phàng là: nhiều tổ chức đang thực hiện phỏng vấn thôi việc (exit interview) hoàn toàn sai cách: xem đó như một “cuộc khám nghiệm hậu kỳ” thay vì tác vụ chiến lược để thu thập thông tin nội bộ tổ chức.

Theo phân tích từ các đơn vị như ExitPro và Lighthouse Consulting cho thấy: chỉ chưa đến một phần ba các lãnh đạo cấp cao có thể chỉ ra một thay đổi cụ thể nào đã được thực hiện dựa trên dữ liệu từ các cuộc phỏng vấn thôi việc. Đây là một hồi chuông cảnh tỉnh rõ ràng cho các phương pháp hiện tại – vốn đang rất cần được xem xét và cải tổ một cách nghiêm túc.

Nghi lễ chia tay mang tên “Lắng Nghe”

Phỏng vấn thất bại là điều có thể đoán trước. Vấn đề đầu tiên nằm ở thời điểm: thông thường buổi phỏng vấn sẽ diễn ra vào ngày làm việc cuối cùng khi nhân sự đã “rút hết tinh thần”, hoặc là tổ chức quá muộn khi người đó đã tách biệt về mặt cảm xúc với tổ chức. Tiếp theo là vấn đề người hỏi: để quản lý trực tiếp phỏng vấn về chính những điều có thể liên quan đến phong cách lãnh đạo của họ chẳng khác nào “giao chuồng gà cho cáo canh giữ”.

Hình thức phỏng vấn cũng là rào cản lớn: những bảng câu hỏi đóng cứng nhắc khiến nguyên nhân nghỉ việc bị bóp méo thành những ô tích mơ hồ, khó có thể đo lường được, giết chết mọi thông tin sâu sắc chỉ trong vài phút, nhanh như miếng bánh miễn phí biến mất ở phòng pantry.

Nghiêm trọng hơn cả là khủng hoảng niềm tin: nhân viên nghỉ việc sợ gây mất lòng, sợ “đốt cầu”, hoặc sợ bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp, nên họ chọn cách trả lời lịch sự, an toàn và giấu nhẹm những bức xúc thật sự.

Xem thêm:Từ A-Z: 5 Tiêu Chí Vàng Khi Lựa Chọn Giải Pháp Đánh Giá Tâm Lý

Xây dựng không gian an toàn cho đối thoại trung thực

Niềm tin là nền tảng cốt lõi của một cuộc phỏng vấn thôi việc (exit interview) có ý nghĩa. Tổ chức cần thể hiện bằng hành động – chứ không chỉ bằng lời, rằng phản hồi từ nhân viên sẽ dẫn đến thay đổi tích cực, không phải sự trả đũa.

Giải pháp đơn giản nhất? Gỡ bỏ sự hiện diện của quản lý trực tiếp. Việc để bộ phận Nhân sự hoặc một lãnh đạo cấp cao từ phòng ban khác dẫn dắt cuộc phỏng vấn giúp giảm đáng kể sự gượng gạo và tăng khả năng chia sẻ thật lòng. Người phỏng vấn chéo phòng ban thường có góc nhìn trung lập và không bị cuốn vào các mối quan hệ nội bộ.

Gợi ý cho người phỏng vấn:

– Người dẫn dắt nên là HR hoặc lãnh đạo cấp cao từ phòng khác, không phải quản lý trực tiếp

– Được huấn luyện để lắng nghe chủ động mà không phản ứng phòng thủ

– Tránh lập tức bảo vệ hay biện minh cho tổ chức, thay vào đó ghi nhận trung lập

– Đặt câu hỏi mở để khơi gợi chia sẻ chân thật: “Hãy kể về một lần bạn cảm thấy thực sự được trân trọng ở đây – và một lần thì không”

Gợi ý cho người nghỉ việc:

– Chia sẻ dựa trên trải nghiệm cụ thể, tránh công kích cá nhân

– Nếu thấy khó nói thẳng, có thể trả lời một cách trung lập, lịch sự, không thể bắt bẻ như: “Tôi tìm thấy một cơ hội phù hợp hơn với định hướng của mình”

– Chủ động đề xuất cải thiện thay vì chỉ nêu vấn đề

Xem thêm:Monday Blues – Khi Bạn Không Muốn Đi Làm Vào Ngày Thứ Hai

Khi exit interview không còn tự nguyện

Trong bối cảnh làn sóng cắt giảm nhân sự (layoffs) đang trở nên phổ biến hậu COVID và suy thoái toàn cầu, exit interview không còn là một cuộc chia tay chủ động, mà trở thành buổi “nói chuyện bắt buộc” của những người ra đi không mong muốn.

Điều này đặt ra một câu hỏi lớn: Liệu bạn có thể thu được phản hồi chân thực từ một người bị buộc phải rời đi, giữa cảm xúc thất vọng, tổn thương hoặc mất lòng tin?

Câu trả lời là có. Nếu tổ chức tạo được không gian trung lập và thể hiện sự tôn trọng thật sự, thay vì cố “kiểm tra cho xong quy trình”.

exit interview 1

Ở những trường hợp này, cuộc đối thoại trực tiếp cuối cùng này không chỉ đơn thuần là cơ hội để học hỏi, mà còn là bài kiểm tra cuối cùng về văn hóa doanh nghiệp. Một tổ chức thực sự nhân văn sẽ không phỏng vấn để “xác nhận lại lỗi của người bị loại” mà để hiểu sâu hơn về những bất ổn trong hệ thống và cải thiện nó cho những người ở lại.

Bỏ qua những buổi phỏng vấn này hoặc thực hiện chúng như một phần của thủ tục chấm dứt hợp đồng không chỉ khiến dữ liệu trở nên vô giá trị, mà còn làm tổn thương thêm mối quan hệ đã sứt mẻ. Trong khi đó, nếu được thực hiện đúng cách, những buổi phỏng vấn sau layoff lại có thể cung cấp góc nhìn lạnh, nhưng rất thật từ những người không còn ràng buộc lợi ích với tổ chức.

Thời điểm và hình thức lý tưởng

Thời gian tối ưu để tổ chức buổi phỏng vấn thôi việc (exit interview) là khoảng giữa lúc thông báo nghỉ và tuần làm việc cuối, khi nhân sự đã nhận thông báo kết thúc hợp đồng lao động nhưng vẫn còn đủ kết nối để chia sẻ ý kiến có giá trị.

Tiếp cận theo giai đoạn sẽ tăng giá trị thông tin:

– Buổi đầu: lý do nghỉ việc trực tiếp

– Buổi sau (nếu cần thiết): nhìn lại trải nghiệm tổng thể và đóng góp xây dựng tổ chức

Hãy loại bỏ mẫu câu hỏi rập khuôn. Những phản hồi giá trị nhất đến từ các cuộc trò chuyện mang tính cá nhân, gắn với bối cảnh. Ví dụ: hỏi về phân bổ nguồn lực với quản lý cấp trung, hoặc về cơ hội phát triển với nhân viên chuyên môn.

Xem thêm:Tại Sao Chúng Ta Lại Trì Hoãn Tại Nơi Làm Việc?

Khi người nghỉ việc là quản lý – cơ hội càng lớn hơn

Khi người nghỉ việc là quản lý cấp trung hoặc cấp cao, buổi phỏng vấn cần được thực hiện bởi lãnh đạo cấp cao khác có đủ năng lực trò chuyện ngang hàng. Đây là lúc để khai thác thông tin về năng lực lãnh đạo, chiến lược tổ chức và tác động dây chuyền đến các nhóm khác.

Buổi phỏng vấn nên khám phá cả trải nghiệm cá nhân và góc nhìn của họ về đội nhóm mình từng dẫn dắt, vì vấn đề ở một cấp quản lý có thể gây ra hệ quả lan rộng cho toàn bộ tổ chức.

Khi các chỉ số lên tiếng

Các chỉ số hài lòng đơn thuần không thể hiện chiều sâu vấn đề. Điều quan trọng là người phỏng vấn phải nhận diện các mẫu hình lặp lại qua nhiều buổi phỏng vấn, đó mới là dấu hiệu của vấn đề hệ thống.

Chỉ số thực sự đáng theo dõi là thay đổi hành vi. Phản hồi từ exit interview dẫn đến thay đổi chính sách, cải tiến quy trình hay điều chỉnh cách bổ nhiệm lãnh đạo không? Nếu không có bất kì những thông tin nào từ buổi trò chuyện, cuộc đối thoại này chỉ là bài tập hình thức và không mang lại những giá trị nào.

Câu chuyện thực tế: Những con số biết nói

Một công ty dịch vụ tài chính quốc tế từng tự tin rằng bộ máy quản lý của họ “đã qua chọn lọc kỹ lưỡng”. Họ tuyển một quản lý cấp trung về điều hành một phòng ban 17 người và yên tâm rằng mọi thứ sẽ vận hành trơn tru.

Một năm sau, phòng ban này ghi nhận có 9 nhân sự rời đi, 4 nhân sự nghỉ việc, 5 nhân sự xin chuyển bộ phận. Không ai gọi đây là “bình thường” – trừ khi định nghĩa mới của ổn định là mất hơn 50% nhân sự trong vòng 12 tháng.

Ban đầu, thống kê cho thấy phần lớn đến từ các lý do cá nhân, phổ biến và đầy tính… thủ tục cho hợp lệ: “Tìm cơ hội phát triển mới”, “Cá nhân hóa lộ trình sự nghiệp”, v.v. Nhưng một lãnh đạo cấp cao, may thay, đã không dừng lại ở những con số. Họ quyết định đọc lại toàn bộ các ghi chép vềcác cuộc phỏng vấn trước khi rời đi của nhân sự.

Và bức tranh hiện ra rõ ràng, chân thực đến… đáng quan ngại: Cả 4 nhân sự nghỉ việc đều kể cùng một câu chuyện rằng: vị quản lý trực tiếp của họ không hề thể hiện năng lực lãnh đạo. Người này không biết nói lời cảm ơn, không truyền cảm hứng, không có chiến lược rõ ràng, không gì cả ngoài việc họp nhiều và nói cũng rất nhiều.

Điều đáng nói hơn: các buổi đánh giá hiệu suất nội bộ trước đó hoàn toàn không phát hiện ra điều này. Lý do? Vì hệ thống đang đáng giá vị quản lý này dựa trên kỹ năng chuyên môn, chứ không phải khả năng quản trị con người.

Hiệu ứng Boomerang

Phỏng vấn thôi việc (exit interview) còn là cơ hội để xây dựng mối quan hệ tích cực với nhân viên rời đi, những người hoàn toàn có thể quay lại với vai trò mới trong tương lai, hoặc trở thành đối tác và người giới thiệu ứng viên tiềm năng. Điều này đòi hỏi chuyển đổi từ tư duy “thẩm vấn” sang “tư vấn”. Hãy cùng khám phá không chỉ điều chưa ổn, mà cả những điều đã làm tốt và cách duy trì chúng.

exit interview - boomerang

Và đây là bước ngoặt: từ những buổi thủ tục này tưởng chừng “chỉ để tham khảo”, ban điều hành đã nhận ra một lỗ hổng chiến lược trong chính cách tổ chức phát triển lãnh đạo. Kết quả? Quy trình bổ nhiệm mới ra đời, trong đó năng lực lãnh đạo và chỉ số con người được đặt ngang hàng với kỹ năng chuyên môn.

Làm cho buổi phỏng vấn đỡ “ngại” hơn

Để buổi phỏng vấn không có vẻ nghiêm trọng như thẩm vấn, các tổ chức có thể bắt đầu từ những điều rất thiết thực:

– Trước hết, cần tạo cảm giác an toàn tâm lý cho người tham gia bằng cách truyền đạt rõ ràng về tính bảo mật cũng như mục đích sử dụng phản hồi thu được.

– Thời điểm tổ chức buổi phỏng vấn cũng rất quan trọng. Nên sắp xếp khi nhân viên đã có thời gian suy nghĩ thấu đáo về quyết định nghỉ việc nhưng vẫn còn đang trong trạng thái gắn bó, đủ để chia sẻ những suy nghĩ chân thành và giá trị.

– Hình thức phỏng vấn nên linh hoạt, ưu tiên trò chuyện tự nhiên thay vì ép buộc theo mẫu câu hỏi đóng. Việc này giúp khơi gợi những phản hồi sâu sắc, thực tế hơn là các câu trả lời hình thức.

– Người phỏng vấn cần được đào tạo để đặt những câu hỏi có chiều sâu, biết lắng nghe mà không phản ứng phòng thủ khi gặp ý kiến trái chiều. Với người nghỉ việc, việc chuẩn bị trước sẽ giúp ích rất nhiều, tập trung vào những trải nghiệm cụ thể, đưa ra góp ý mang tính xây dựng, thay vì phản ứng cảm tính.

Kết luận: Lợi thế trong cách thay đổi chiến lược đang chờ bạn khai phá

Buổi phỏng vấn trước khi nghỉ việc không cần là trải nghiệm gượng gạo, đầy khó xử. Nếu được thiết kế thông minh và thực hiện chuyên nghiệp, chúng có thể trở thành công cụ chiến lược giúp tổ chức học hỏi, cải thiện và phát triển.

Những tổ chức làm chủ được quy trình này sẽ có lợi thế rõ rệt: tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn, văn hóa mạnh hơn và đội ngũ lãnh đạo tốt hơn. Đó không còn là “việc phải làm”, mà là mỏ vàng chiến lược cần được khai thác.

Cách bạn xử lý buổi trước khi chia tay phản ánh cách bạn trân trọng con người. Và chính những trải nghiệm cuối cùng đó sẽ tiếp tục định hình thương hiệu nhà tuyển dụng, ngay cả khi nhân sự đã rời đi.

Bạn sẵn sàng chuyển mình chưa?
Hãy bắt đầu bằng cách nhìn lại quy trình exit interview hiện tại. Bạn đang tạo điều kiện cho một cuộc đối thoại chân thật – hay duy trì một nghi thức xã giao đầy gượng ép?

Lựa chọn nằm ở bạn: Tiếp tục với sự thoải mái tạm bợ hay chấp nhận thay đổi để tổ chức thực sự cải thiện!

Tư liệu tham khảo