Quản lý tài chính đóng vai trò then chốt cho sự thành công lâu dài đặc biệt là đối với những doanh nghiệp nhỏ. Nhưng nhiệm vụ cốt lõi này lại có thể gây quá tải khi mà lãnh đạo và quản lý phải liên tục cân bằng giữa hằng hà vô số hóa đơn, nghĩa vụ thuế với việc theo dõi những hoạt động hàng ngày.
Nếu quy trình tài chính không hiệu quả, những thách thức vận hành sẽ tăng lên gấp bội. Ngược lại, nắm vững các nguyên tắc dự toán, kiểm soát dòng tiền cơ bản hoặc tận dụng công cụ tài chính phù hợp có thể mở ra nhiều cơ hội mới.
Bài viết này sẽ giúp bạn sơ lược 10 điểm chiến lược quan trọng để quản lý tài chính doanh nghiệp nhỏ một cách hiệu quả. Cùng TRG tham khảo nhé!
1. Tinh thông báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính không chỉ đơn thuần là bản mô tả hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đây chính là công cụ mạnh mẽ giúp bạn đưa ra những quyết định đúng đắn, định hình các chiến lược tương lai.
– Bảng cân đối kế toán: Thể hiện tài sản, các khoản nợ và vốn chủ sở hữu, vẽ nên bức tranh tài chính tổng thể. Từ đó, lãnh đạo đánh giá mức độ ổn định hoặc nhận diện các yếu tố rủi ro tiềm ẩn, ví dụ như rủi ro trong các khoản nợ.
– Bảng báo cáo thu nhập: Nắm bắt toàn bộ thu và chi trong một giai đoạn tài chính cụ thể, giúp bạn xác định rõ lợi nhuận hoặc thua lỗ.
– Báo cáo dòng tiền: Tiết doàng chảy vào và ra của dòng tiền, đảm bảo doanh nghiệp có khả năng đáp ứng các hoạt động hàng ngày đồng thời lên kế hoạch cho tương lai một cách vững vàng.
Đọc thêm:7 “thảm họa” tài chính do sai sót khi sử dụng Excel
Những báo cáo này không chỉ phản ánh toàn bộ tình hình kinh doanh mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng chiến lược phát triển bền vững và toàn diện hơn. Hãy biến dữ liệu thành sức mạnh!
2. Nắm vững tương lai doanh nghiệp với ngân sách và dự báo
Những dữ liệu từ ngân sách và dự báo tài chính tưởng chừng như khô khan nhưng chúng lại có thể cung cấp nhưng thông tin hữu ích giúp bạn phân bổ nguồn lực tối ưu, lên kế hoạch phát triển đột phá và chủ động hơn.
Lập ngân sách
Một ngân sách chi tiết sẽ mang đến cái nhìn tổng quan về thu nhập và các khoản chi của doanh nghiệp. Hãy phân chia chi phí thành các hạng mục cố định (tiền thuê nhà, lương thưởng nhân viên) và không cố định (tiện ích, vật tư) để phân bổ ngân sách một cách hợp lý nhất. Đừng quên thường xuyên xem xét và điều chỉnh để ngân sách luôn bám sát mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp bạn.
Đọc thêm:Ngân sách chiến lược: Đã đến lúc vượt qua giới hạn một năm?
Dự báo
Dự báo không chỉ dừng lại ở việc lập ngân sách. Đây là quá trình tiên đoán hiệu quả tài chính trong tương lai dựa trên dữ liệu và các xu hướng sẵn có. Điều này giúp bạn chủ động ứng phó với tình huống dòng tiền dao động, thay đổi theo mùa và đưa ra quyết định đầu tư hoặc cắt giảm chi phí kịp thời.
Đọc thêm:10 Sai Lầm Thường Gặp trong Dự Báo Tài Chính & Cách Phòng Tránh
Theo dõi và điều chỉnh
Hãy liên tục theo dõi hiệu suất thực tế và so sánh với ngân sách và dự báo đã đặt ra. Nhận diện sớm những điểm khác biệt sẽ tạo điều kiện để bạn điều chỉnh kịp thời, đảm bảo doanh nghiệp luôn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu tài chính đã đề ra.
3. Kế hoạch quản lý dòng tiền cho doanh nghiệp nhỏ
Mọi doanh nghiệp đều cần đảm bảo dự trữ đủ vốn để vận hành trơn tru và tái đầu tư vào các cơ hội tăng trưởng. Chính vì vậy, vai trò của việc quản lý dòng tiền là đặc biệt quan trọng.
Tránh nguy cơ thâm hụt dòng tiền
– Theo dõi chặt chẽ mọi thời điểm tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp.
– Thanh toán hóa đơn đúng hạn để duy trì uy tín và tránh các khoản phí phát sinh.
– Đẩy nhanh quy trình thanh toán bằng cách lập hóa đơn kịp thời, thậm chí tận dụng các lợi ích như chiết khấu khi thanh toán sớm từ nhà cung cấp.
Quản lý các khoản phải thu và phải trả
– Xác định rõ ràng các điều khoản thanh toán và theo dõi sát sao các khoản nợ xấu để tránh thất thoát.
– Định kỳ xem xét các khoản phải thu và phải trả nhằm ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt dòng tiền đột ngột.
Tích lũy nguồn tiền dự phòng
Đúng như tên gọi, nguồn tiền dự phòng giúp doanh nghiệp ứng phó với những tình huống bất ngờ, các khoản chi ngoài kế hoạch hoặc khi doanh thu sụt giảm. Hãy dành một phần doanh thu của bạn để dự phòng cho các sự cố khẩn cấp, đảm bảo sự bền vững cho hoạt động kinh doanh.
4. Tách biệt tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp
Tuyệt đối không để tài chính cá nhân và doanh nghiệp lẫn lộn vì không những sẽ gây nhầm lẫn mà còn khiến mọi thứ trở nên phức tạp hơn rất nhiều, tiềm ẩn nhiều rủi ro không đáng có. Tách rời hai tài khoản sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi chi phí, quản lý thuế và tránh các vấn đề pháp lý. Đây cũng là cách bảo vệ uy tín của doanh nghiệp khỏi những khó khăn tài chính cá nhân.
Đọc thêm:5 lý do doanh nghiệp cần phần mềm kế toán đám mây ngay hôm nay
Mở một tài khoản ngân hàng chuyên dụng cho doanh nghiệp là bước khởi đầu thiết yếu để minh bạch tài chính, đảm bảo rằng mọi giao dịch kinh doanh đều được ghi chép rõ ràng, đúng mục đích.
Duy trì các tài khoản tách biệt không chỉ giúp bbạn và doanh nghiệp kê khai thuế chính xác hơn mà còn cung cấp sự an toàn trong trường hợp nợ kinh doanh hoặc tranh chấp pháp lý.
5. Lựa chọn giải pháp quản lý tài chính phù hợp
Lựa chọn đúng giải pháp quản lý tài chính sẽ tối ưu hóa đáng kể các công việc thủ công như nhập dữ liệu, đối chiếu giao dịch hay lập báo cáo. Điển hình là Infor SunSystems – một phần mềm kế toán hiện đại được thiết kế để phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
Với các tính năng quản lý tài chính toàn diện như hỗ trợ đa tiền tệ, báo cáo theo thời gian thực và tích hợp liền mạch với các hệ thống khác, Infor SunSystems là một giải pháp toàn năng, mang đến cho lãnh đạo những thông tin giá trị và kịp thời để làm nền tảng vững chắc cho mọi quyết định chiến lược.
6. Quản lý thuế doanh nghiệp
Nghĩa vụ thuế thay đổi tùy thuộc vào cơ cấu và địa điểm hoạt động của doanh nghiệp. Các loại thuế thường gặp bao gồm thuế lợi tức doanh nghiệp, thuế công ty, thuế GTGT và thuế quỹ lương. Xác định chính xác các loại thuế liên quan đến doanh nghiệp là vô cùng quan trọng để có kế hoạch hiệu quả và tránh mọi rủi ro không đáng có.
Các khoản khấu trừ và tín dụng thuế
Đừng bỏ lỡ cơ hội tận dụng các khoản như chi phí văn phòng phẩm, phí công tác và lương nhân viên để giảm trừ thuế. Ngoài ra, doanh nghiệp bạn cũng có thể đủ điều kiện nhận các khoản ưu đãi cụ thể, chẳng hạn như ưu đãi cho hoạt động nghiên cứu và phát triển hoặc các chương trình phát triển bền vững. Hãy đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ lợi ích nào!
Đọc thêm: Hành trình áp dụng IFRS tại Việt Nam: Những gì nhà lãnh đạo tài chính cần biết
Đầu tư vào các dịch vụ, chuyên gia về thuế
Tuy doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự chịu trách nhiệm giải trình thuếnhưng một chuyên gia thuế có trình độ sẽ là khoản đầu tư vô cùng xứng đáng. Họ sẽ đảm bảo bạn đang tận dụng tối đa các khoản giảm trừ và cập nhật cho bạn những quy định hiện hành nhất.
Quản lý hồ sơ chặt chẽ
Lưu trữ hồ sơ chính xác là yếu tố then chốt để quá trình kê khai thuế diễn ra thuận lợi. Hãy sử dụng phần mềm kế toán hoặc thuê một kế toán viên để duy trì hồ sơ tài chính một cách có hệ thống, gọn gàng, hiệu quả. Sự ngăn nắp này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tránh những sai sót không đáng có.
Đọc thêm:Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ (SME) Có Nên Áp Dụng IFRS 18?
7. Báo cáo và phân tích tài chính
Báo cáo và phân tích tài chính cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách thức doanh nghiệp của bạn đang vận hành. Để đảm bảo dữ liệu báo cáo luôn chính xác và bạn không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào để tối ưu hóa dòng tiền hay mở rộng kinh doanh, các báo cáo này cần được thường xuyên xem xét kỹ lưỡng.
Đối với doanh nghiệp nhỏ, 3 loại báo cáo tài chính chủ yếu không thể bỏ qua chính là:
– Báo cáo thu nhập
– Bảng cân đối kế toán
– Và báo cáo dòng tiền
3 bộ báo cáo này tóm tắt thông tin chi tiết về tình hình tài chính dựa trên việc đánh giá lợi nhuận, tài sản, các khoản nợ và sự vận hành của dòng tiền. Nghiên cứu phân tích tài chính định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp bạn nắm bắt xu hướng, theo dõi hiệu suất và phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn.
Các chỉ số then chốt cần theo dõi sát sao bao gồm:
– Tỷ suất lợi nhuận gộp
– ROI (tỷ lệ hoàn vốn đầu tư)
– Và tỷ lệ thanh toán hiện tại (chỉ số cho thấy khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn của công ty bạn)
8. Quản lý nợ và các khoản vay
Xây dựng lộ trình rõ ràng
Việc xây dựng một lộ trình trả nợ rõ ràng là một phần quan trọng của quản lý tài chính hiệu quả, đặc biệt là đối với doanh nghiệp nhỏ. Hãy ưu tiên trả các khoản nợ có lãi suất cao trước, sau đó là các khoản vay có lãi suất thấp hơn. Luôn đảm bảo doanh nghiệp bạn có khả năng thanh toán đúng hạn để tránh các khoản phí phạt không đáng có và bảo vệ hồ sơ tín dụng đẹp của doanh nghiệp.
Đọc thêm:Quy trình đối chiếu ngân hàng của bạn có thể hiệu quả hơn không?
Theo dõi tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu
Tỷ lệ nợ trên tổng vốn chủ sở hữu là một công cụ đo lường quan trọng để đánh giá sự ổn định tài chính. Tỷ lệ quá cao có thể báo hiệu doanh nghiệp đang phụ thuộc quá nhiều vào những khoản nợ, làm gia tăng rủi ro tài chính.
Do đó, việc giám sát tỷ số này định kỳ có thể giúp bạn chắc chắn rằng doanh nghiệp không phải gồng gánh hoặc “vỡ nợ”, duy trì hạn mức vay mượn trung bình để quản lý tốt hơn và phát triển bền vững hơn.
Tái cấp vốn và tái cấu trúc nợ
Tái cấp vốn hoặc tái cấu trúc nợ có thể là một lựa chọn đáng cân nhắc đối với doanh nghiệp đang gặp gánh nặng nợ nần. Tái cấp vốn cho phép bạn gộp các khoản nợ có lãi suất cao thành một khoản vay duy nhất với lãi suất thấp hơn. Trong khi đó, tái cấu trúc có thể bao gồm việc đàm phán lại với các chủ nợ để giảm bớt các điều khoản gây áp lực, giúp doanh nghiệp dễ thở hơn và tập trung vào phát triển.
9. Kế hoạch tài chính hướng đến tăng trưởng
Một kế hoạch tài chính bền vững không chỉ giúp quản lý thuận lợi các hoạt động hàng ngày mà còn đảm bảo bạn có đủ nguồn lực để đầu tư vào các mục tiêu tiềm năng.
Xác định mục tiêu tài chính cụ thể
Hãy bắt đầu bằng việc xác định các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được, phù hợp với mục tiêu tăng trưởng kinh doanh của bạn. Dù đó là tăng doanh thu, phát triển thêm dòng sản phẩm mới hay mở rộng sang một thị trường mới, việc đặt ra các mục tiêu tài chính cụ thể sẽ giúp bạn tập trung vào những nỗ lực và nguồn lực một cách hiệu quả nhất.
Xác định các lựa chọn huy động vốn
Để thúc đẩy tăng trưởng, bạn có thể cần thêm vốn. Các lựa chọn đa dạng bao gồm: vay vốn truyền thống, gọi vốn đầu tư mạo hiểm, gọi vốn cộng đồng (crowdfunding), v.v. Mỗi loại hình vay vốn đều có lợi ích và rủi ro riêng, vì vậy điều quan trọng là phải đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu của doanh nghiệp và chọn phương án phù hợp nhất.
Dự báo cho tăng trưởng trong tương lai
Dự báo tài chính chính xác giúp bạn ước tính doanh thu, chi phí và nhu cầu dòng tiền trong tương lai. Hãy sử dụng dữ liệu lịch sử và xu hướng thị trường để xây dựng các dự báo nhằm lập kế hoạch cho nhu cầu gia tăng, mở rộng hoạt động hoặc tuyển dụng nhân sự mới. Việc cập nhật thường xuyên quy trình dự báo sẽ giúp bạn giữ cho kế hoạch tài chính luôn đúng hướng và sẵn sàng đón đầu mọi cơ hội.
Quản lý lợi nhuận để tái đầu tư
Tái đầu tư lợi nhuận vào doanh nghiệp là một chiến lược then chốt để phát triển bền vững. Hãy sử dụng một phần lợi nhuận cho việc mở rộng, cải tiến sản phẩm hoặc tăng cường hoạt động marketing. Có một chiến lược tái đầu tư rõ ràng sẽ giúp bạn duy trì đà tăng trưởng mà không quá áp lực về tài chính, đồng thời xây dựng một tương lai vững chắc cho doanh nghiệp.
10. Chuyên gia về tài chính
Các chuyên gia giúp bạn đảm bảo tuân thủ quy định, tinh giản quy trình và mang lại kiến thức chuyên môn sâu rộng, giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng công việc khác để tập trung hoàn toàn vào tăng trưởng.
Đã đến lúc doanh nghiệp bạn nên cân nhắc tuyển một vài chuyên gia về tài chính khi doanh nghiệp đang phát triển nhưng gặp khó khăn về dòng tiền hoặc vướng vào các vấn đề thuế phức tạp.
– Một kế toán viên sẽ ghi chép sổ sách và đảm bảo các khoản thuế được nộp đúng hạn.
– Một cố vấn tài chính hỗ trợ về đầu tư.
– Giám đốc tài chính (CFO) cung cấp định hướng chiến lược về dự báo, huy động vốn và tăng trưởng.
Dịch vụ của kế toán, cố vấn tài chính hoặc thậm chí là CFO có thể đáp ứng những nhu cầu cụ thể và hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.
Giải pháp quản lý tài chính của TRG International
TRG International là cánh cửa mở ra cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm sự chuyển đổi trong chức năng tài chính. Bộ giải pháp quản lý tài chính toàn diện của chúng tôi bao gồm Infor SunSystems, Infor Q&A, Infor EPM, Yooz và nhiều giải pháp khác, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu từ kế toán, quản lý hóa đơn, lập báo cáo cho đến quản trị hiệu suất.
Khám phá ngay các giải pháp tài chính toàn diện mà TRG International cung cấp và nâng tầm hoạt động kinh doanh của bạn lên một đẳng cấp mới.
TRG International luôn hân hạnh được đồn cùng mọi doanh nghiệp đang tìm kiếm phương pháp số hóa thích hợp. Bộ giải pháp quản lý tài chính toàn diện của chúng tôi bao gồm Infor SunSystems, Infor Q&A, Infor EPM, Yooz và nhiều giải pháp khác, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu từ kế toán, quản lý hóa đơn, lập báo cáo cho đến quản trị hiệu suất.
Khám phá ngay các giải pháp tài chính toàn diện mà TRG International cung cấp và nâng tầm hoạt động kinh doanh của bạn lên một đẳng cấp mới!
